提高医院人事档案管理水平的思考及其路径分析

摘 要：在社会经济水平不断提高的过程中，医院的医疗环境也得到了明显改善，在该背景下，提高医院人事档案管理水平更具现实意义，该类档案涉及医院职工的个人经历、政治思想、品德作风以及业务能力等多项内容，可以为医院领导开展人才培养工作提供信息支持，进而促进医院高质量、可持续发展。因此，进一步提高医院人事档案管理水平在当下具有重要的实际意义，本文对如何开展该项工作进行思考，并提出做好档案管理工作的有效路径。

关键词：档案管理；提升路径；人力资源；改进措施

医院人事档案是对医院职工实际工作情况的记录，也是医院人事制度改革的重要依据，有效应用医院人事档案开展工作，极大程度地便捷了医院人才的有效利用以及相关管理工作的开展。除此之外，医院发掘人才、培养人才、选拔干部以及晋升干部都需要人事档案提供信息支持。由此可见，人事档案对于医院发展意义重大，提升档案管理质量也成了当下医院的重要工作内容之一，通过高水平开展人事档案管理工作，确保医院现代化发展的实际需求可以得到充分满足，并为管理工作的高水平开展创造有利条件。

一、人事档案管理工作的实际价值

医院档案管理水平的提升不仅可以提升相关人员查询以往资料的效率，将相关资料作为医院培养人才、选拔干部以及晋升干部的依据，还可以为之后待遇的提高提供数据保障，因此，做好人事档案管理工作是相关管理人员的重要职责。但是，随着时代的不断发展，人事档案的数量越来越多，相关内容也不仅涉及传统文字的应用，其中涉及的内容也越来越广泛，工作人员必须积极增强自身的档案管理能力。高质量完成档案管理任务的实际价值主要体现在以下几个方面：（1）提高档案管理质量，使医院档案管理工作可以得到规范有序开展，实现工作科学性以及合理性的增强，对于医院未来发展意义重大。（2）促进档案管理效率的提升。在提升管理水平的过程中，相关工作人员可以积极应用互联网技术以及数字化技术，通过相关技术对档案进行整理，既能提升档案整理效率，便捷档案管理工作高效开展。同时，还能使医院人事档案得到更有效应用，充分发挥医院人事档案的价值。

二、当前医院人事档案管理工作存在的问题

1.医院人事档案管理方式不合理

过去医院的管理都是由上级单位负责，导致医院人事档案管理方式与机关人事档案管理方式非常相似，人事档案重藏轻用，相关管理人员在开展工作的过程中也更加注重档案的收集、整理以及保管，严重忽略人事档案的实际价值以及意义，导致医院人事档案的利用率非常低。并且，部分医院使用的人事档案也相对陈旧，并且更新迟缓，从而导致在开展人才培养工作以及干部晋升工作的过程中，医院领导无法获得最新的人才信息，得不到充足的信息支持。在这种情况下，人才晋升往往无法得到医院职工的全面肯定与支持。除此之外，在对医院人事档案进行管理的过程中，管理模式过于陈旧也是管理方式不合理的主要表现之一。过去医院在对人事档案进行编号时采用的是姓氏笔画排列，但是医院在发展过程中，职工数量大幅度增加，如果还使用该种方式开展编号工作，在后续应用人事档案信息时，将导致工作人员对相应档案进行查找以及锁定的效率非常低下。例如，某医院“黄”姓档案就多达478册，如果要找到某黄姓职工的人事档案，相关工作人员就需要在这478册档案中漫无头绪地寻找，严重浪费人力资源以及相关工作人员的精力。因此，转变当前不合理的人事档案管理方式是相关人员的重要工作内容。

2.院方对医院人事档案管理工作的重视程度有所不足

当前，部分医院领导并没有意识到医院人事档案所具有的重要价值，导致在当今信息时代的背景下，有些医院并不重视档案部门的数字化、信息化建设工作。在开展人事档案管理工作的过程中，部分医院还使用纸质作为媒介，虽然该种保管方式更加直接并且高效，但是在保管过程中，医院人事档案也很容易受到环境的影响，如受潮、风化、变黄，导致人事档案信息丢失，并且无法恢复，同時相关人事变动信息，工作人员也无法第一时间记录在纸质档案上。除此之外，部分医院还存在长期没有专人负责人事档案管理工作的情况，从而导致人事档案管理工作根本得不到有效开展，造成近十年归档的散材料堆积，未归入个人档案里，积累了20多万份。某院在管理近6000册人事档案的情况下，仅配备了一名专职档案岗，开展历年积压散材料归档工作时人手严重不足，导致相关工作内容根本得不到有效落实。由此可见，当前，部分医院并没有认识到人事档案管理工作的重要性，也不愿意花费更多的资源开展人事档案管理工作。

3.医院人事档案管理人员综合素质相对一般

受到医院对人事档案管理工作重视程度不够的影响，医院高素质、专业化档案管理人才严重不足，相关管理人员并不具备人事档案管理的专业知识与技能。通常情况下，人事档案管理岗位的工作人员都是从其他部门借调过来的，所以其人事档案管理水平相对较低，综合素养也较一般。受到该种情况的影响，在开展人事档案管理工作的过程中，遗漏等错误问题经常发生，相关工作人员对档案所有者提交的资料也不够重视，没有第一时间将相关资料入档，导致后期相关人员人事档案资料缺失。除此之外，由于院方对医院人事档案管理工作重要性的认识普遍不足，相关岗位的福利待遇也相对一般，导致相应岗位的工作人员竞争意识严重不足，开展人事档案管理工作的积极性也相对一般，由于工作质量高与工作质量低并没有非常明显的差异，导致整个部门的档案管理质量都相对较低，医院人事档案的实际价值也得不到充分发挥。在这种情况下，医院职工的人事档案内容相对空洞，一般相应档案中只是列举了档案所有者的工作经历、获奖情况以及基本信息，缺少档案所有者的详细资料，并且没有其工作表现以及工作业绩，导致在人才培养工作以及职位晋升工作开展的过程中，领导无法将人事档案作为有效依据，真正有能力的职工得不到充分发挥才能的机会，导致医院的高质量发展受到直接影响。

三、提高医院人事档案管理水平的思考及相关路径

1.优化医院人事档案管理模式

为了提高医院人事档案管理水平，优化医院人事档案管理模式既是基础也是重中之重。在互联网时代的大背景下，对人事档案管理模式进行优化的过程中应当确保其与时代发展趋势相适应，在时代大势的推动下实现高质量、可持续发展。因此，在对医院人事档案管理模式进行优化的过程中，相关工作人员应当强化计算机技术以及互联网技术的应用，通过计算机以及互联网技术实现对医院人事档案的高效管理，进一步提升人事档案管理的信息化、规范化水平。通过计算机技术以及信息技术的有效应用，医院人事档案管理工作以及归档工作的效率都得到显著提升，并且管理过程中存在的问题也得到了有效解决。例如，上文提到某院存在接近6000册档案的积压资料归档工作，通过传统工作模式开展该项工作不仅需要耗费大量人力、物力，还需要相当长一段时间才能完成该项工作。但是，通过计算机技术以及互联网技术的有效应用，相关问题迎刃而解。工作人员可以通过先将所有散材料按照类别分好类，再将每一份以自然数编号，同时将姓名、类别、编号三组信息录入EXCEL表。目前，已将所有历年散材料进行编号录入，需要找具体某位职工的散材料时，只需在EXCEL表里输入该职工的姓名，即可一次性筛选出该职工共有多少份散材料未归档，分别是哪类材料，以及对应类别中的编号，然后找到相应资料再进行归档即可。通过计算机技术以及互联网技术的有效应用，医院职工零散材料的搜寻时间大大缩短，过去花费数小时都不一定收集齐全的材料，当下通过计算机几分钟就可以完成，可见，通过计算机技术对管理模式进行优化之后，医院人事档案管理水平、管理效率以及管理准确性都大幅度提升，对于促进人事档案充分发挥实际作用也有着重要意义。虽然当前可以通过计算机来高效完成归档工作，但是医院过去纸质人事档案的录入工作也有着不小的工程量，并且通过姓氏笔画来搜寻相关人员的人事档案也具有一定难度，所以，有效对纸质档案的编号方式进行优化也是一项重要的工作内容。当前该问题已经得到充分解决，医院工作人员通过对姓氏笔画编号法进行改进，采用五位数法编号，确保每册人事档案都有其独立、唯一的编号，既是身份识别码又是定位码，如张三对应的编号为56507，知道了他的编号后可快速定位这册档案在5排6列5格07号。同时，将相应编号与电子档案的编号统一，从而有效提高了档案查找和零散材料归档的效率，实现纸质人事档案以及电子信息人事档案的合理协调应用。该项举措显著提高了医院人事档案管理水平，并为医院人才管理工作以及职位晋升工作的高质量开展提供了重要帮助。

2.提高对医院人事档案管理工作的重视程度

提高对医院人事档案管理工作的重视程度对于人事档案管理水平的提升也有着重要的实际意义。首先，为了确保医院人事档案的价值能够得到有效体现，医院领导先要加强对人事档案的重视，在进行职位晋升决策的过程中，领导应当重视人事档案中的资料内容，如相关人员的工作成绩等，将其作为晋升依据，不仅保证了职位晋升工作的合理性，让全体医院职工信服，还有效凸显了医院人事档案的重要价值，使相关人事档案管理人员认识到该项工作的重要性，从而确保人事档案管理工作可以得到高质量开展。其次，医院领导还应当深入挖掘人事档案的实际价值，促使人事档案的利用效率进一步提升，尤其是在人力资源信息系统建设已经基本完成的當下。

例如，可以将医院人事档案在信息化管理的基础上，进一步对职工人事档案进行分类，将不同部门的职工人事档案进行分类管理，在归档职工资料的过程中将工作业绩、奖惩信息、职位变动以及岗位调动等信息分别记录。通过对人事档案进行细化记录管理，确保其使用潜力以及使用价值能够得到进一步发挥。

最后，在对通过信息技术开展人事档案管理工作的过程中，相关工作人员要加强对档案内容真实性的鉴定。在对档案信息进行录入的过程中，相关工作人员应当按照统一标准，规范录入医院职工信息。在相关档案信息变动时，档案管理人员应当与相关岗位的数据库有效对接，从而防止虚假信息以及不实内容录入医院职工人事档案，通过以上措施进一步提升医院人事档案信息的全面性以及准确性，促进医院人事档案管理水平的进一步提升。

3.加强对医院人事档案管理团队的建设

加强医院人事档案管理团队建设，提升人事档案管理人员综合素养也是提升医院人事档案管理水平的重要手段。尤其是在计算机技术以及互联网技术在人事档案管理中全面普及的当下，人事档案管理工作对工作人员提出了更高的要求。

因此，在医院日常运营的过程中，领导层应当针对相关管理人员积极开展人事档案管理技能培训工作，利用在职时间帮助相关管理人员掌握各项技能，使其在工作过程中可以有效应用相关技能，从而进一步增强其人事档案管理熟练性以及管理水平的提升。除此之外，在相关人事档案管理岗位任职的过程中，医院管理层应当积极选聘高素质专业化人才，减少不同岗位的人员调动，进一步提升人事档案管理部门专业化程度，从而促进医院人事档案管理水平的提升。

四、结束语

综上所述，医院人事档案管理工作高质量、高水平、专业化开展对于医院实现高效可持续发展有着重要的实际意义。因此，院方应当提高对人事档案管理工作的重视程度，积极促进医院人事档案管理水平的提升，使人事档案信息为医院发展提供坚实的数据支持。

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（作者单位：广西医科大学第一附属医院）

作者简介：梁安（1988—），男，汉族，广西贵港人，本科，经济师，研究方向：人力资源管理和档案管理。