档案信息化建设与档案管理的研究

摘 要：“互联网+”时代，采用信息化手段对档案管理进行有效改革创新与管理，不仅能增强档案管理的实效性，还能提高档案信息的利用率，最大限度地发挥档案的作用，为企业单位相关工作的开展提供强有力的支持。本文从档案信息化建设与档案管理的价值与原则角度出发，深入探索提升档案信息化建设与档案管理水平的有效策略，希望能革新档案管理形式，推动档案事业高质量、可持续发展。

关键词：档案信息化建设；档案管理；策略

做好档案信息化建设是新时代实现档案工作现代化的必然之举，对推进档案管理数字化转型，提高档案服务质量有积极推动作用。档案管理工作者要重视档案信息化建设，以新理念、新技术、新手段从多个角度、多层次全方位加大档案信息化建设力度，推动档案管理质量和效率不断提升，满足档案服务社会的发展需求，为企业、为社会提供优质可靠的档案服务。同时，档案管理部门还要立足自身发展现状，以多元化手段革新档案管理，创设良好档案信息化建设与档案管理环境，为全面实现档案管理优化与创新提供助力。

一、档案信息化建设对档案管理的价值

1.有利于拓展与完善档案信息存储量，提升档案管理水平

当前，在档案信息化建设的推动影响下，档案管理部门能够借助数字扫描、缩微技术、光盘技术等先进信息化技术完善、丰富档案信息存储方法和数量，提高档案存储密度，降低存储成本，为企业、社会创造出更多经济效益。同时，通过加强档案信息化建设还能实现对海量档案信息资源的有效存储和安全、高效传递与共享，确保档案资源得到有效优化配置，提高其利用率，增强档案管理的实效性，为档案管理部门对外提供完善信息化档案服务奠定良好基础。这样还能大大压缩档案管理人员的工作量，提高其工作效率，为领导层进行决策提供精准信息参考，为相关企业单位运行发展提供支持。

2.有利于推进档案标准化、现代化发展，推动档案自动管理

信息化时代的到来，加快各行业领域的现代化建设，特别是档案管理行业，对自身现代化、标准化、服务化的需求与日俱增。档案管理与信息技术的融合，不仅能产生令人意想不到的管理效果，还能充分发挥信息技术优势，为用户提供标准化服务，推动档案管理工作标准化发展。同时，档案管理部门人员职能也会随之发生改变，由原来的保管、提供利用转化为采集、管理、服务三位一体，为相关企业单位提供优质档案服务，提高档案资源的利用率。例如，在档案管理工作期间，档案管理人员有效应用信息技术，将档案数据以信息的方式进行存储，不仅丰富档案资源存储形式，还为不同部门之间档案资源共享提供便利，为各行业各部门快速、有效查询档案信息提供便利。同时，信息化、数字化档案也让档案管理分类更加明确、合理，对档案信息的查找、调用也更加便捷、高效，这对相关企业单位运行发展都有积极的推动作用。

3.有利于查询档案资料降低管理难度，打造智慧档案系统

信息化与档案管理工作的深度融合，不仅有助于发挥档案数据、信息、知识的时代价值，还对提升档案信息资源的利用率，催生档案管理新模式、新业态有积极作用。通过信息化與档案管理的“化学反应”，能形成一个完整的现代化档案管理体系，为用户查询档案提供智能服务。同时，以电子档案来保存档案资源还能有效解决纸质档案存储难的问题，能够有效降低档案收集、保存的处理难题，确保其完整性、安全性。大数据时代，数字化的应用促使档案信息化管理实现了跨界、跨行业、跨时空地域的管理，真正达到资源优化整合的效果，促进信息快速流转、融合，推动企业单位档案信息资源共享规模、服务质量同步快速发展。随着信息化的不断加深，这一现象还会持续深化，档案信息化建设也会更加深入，档案管理的整体效率也会大幅度提升，对档案管理发展也大有裨益。例如，青海人社在档案一体化建设中，以电子档案系统为基础，通过标准化建设，将全省档案数据集中管理，形成省级电子档案库，为跨部门、跨区域业务联办提供助力，也为实现全省通办打下良好基础。同时，青海人社还通过业务与档案协作，高度整合档案资源，为全省提供完善、高效的档案查借阅服务，为档案管理实现数字化、智能化转型奠定基础。

二、档案信息化建设与档案管理的三大原则

1.技术规范性原则

在档案信息化建设与管理工作中，档案管理部门一定要遵循技术适用性、规范性原则，要确保档案信息化建设持续进行下去，满足各个领域对档案资料大批量、快速化查阅需求。档案管理部门要立足本单位发展实况，以合适的系统软件平台，通过兼容性较强的拓展接口来全面拓展系统平台中各项功能，为后期新技术、新架构、新内容的融入打好基础，也将档案信息化建设的优势展示出来，提高众人对档案信息化建设的重视和关注。另外，档案管理部门还要制定明确的规定，以规范化内容、方式来约束档案数字化、信息化建设，为之后的档案管理活动做好框架，提高工作效率。

2.安全保密性原则

档案信息化建设是一把“双刃剑”，既有助于档案存储、管理、查阅、调用，也可能会让档案管理受网络病毒、黑客的攻击，导致重要档案资料丢失，影响企业单位工作运行。对此，档案管理部门要时刻遵循安全、保密性，依法履行公民保密义务，明确涉密权利和义务，确保档案信息化建设的安全性。如需携带涉密档案信息外出或外调用涉密档案信息，操作人员必须要获得相关保密部门的审核批准。在带回单位之后，部门负责人要及时查看信息的安全性、完整性，确保其不被丢失或受外界病毒侵入。同时，档案管理部门还要立足“用户需求”，以真实、精准的档案资源来确保资料的准确性、全面性，避免因档案信息不准影响企业工作。另外，档案管理部门还要建立安全管理制度，构建安全保障系统，从根本上提高档案信息化抗风险能力，提高其安全系数，保证档案资源的基本安全。

3.效益统筹性原则

纸质档案实现信息化管理需要投入大量人力、物力、财力和技术。因此，在档案信息化建设中，档案管理部门要严格遵循效益性原则，统筹安排，做好纸质档案资料的精准迁移，提高工作效率。档案管理部门还要从自身发展需求入手，通过全面研究、深挖需求、分析总结等方法，重点解决优化中的实际问题，为档案信息化建设铺平道路，提高建设效率。对于大型档案信息化建设项目，档案管理部门也要充分考虑效益期限，要以低投入、高产出的投资理念来开发信息化项目，创造高经济效益，带动其他项目发展。

三、档案信息化建设与档案管理的策略

1.加强对信息化建设的重视，为其奠定可靠理论基础

对于档案信息化建设，档案管理部门先要从思想上加强重视，这样才能确保其顺利、高效进行下去。对此，档案管理部门要全面、精准认知档案信息化建设的重要性和价值，要以此来革新管理层、档案管理部门人员的思想理念，以良好管理意识来推动档案信息化建设，确保以档案信息化建设为基础的档案管理工作能有序展开，提高档案管理实效性。同时，档案管理部门还要积极实施档案信息数字化转化，要制定一个统一标准，以规范化、统一性原则来提升电子档案建设的规范性，构建数据管理系统，为档案信息化建设和管理奠定理论基础。例如，临沭县人社局在建设信息化档案管理过程中，先从思想上高度重视档案信息化建设工作，大力提升信息化建设水平，提高档案利用率和管理实效性。同时，该局还非常重视对外部先进经验的借鉴吸收，通过到外地实地考察等方式来学习信息化建设先进经验和方法，开阔建设思路和眼界，为档案信息化建设提供强大理论支持和助力。如今，该局的档案信息化建设工作已取得显著成效，不仅扫描电子档案37万页，还实现边录入边使用效果，为人社系统业务提供数据支持，推动人社业务提质增效，方便群众办事创业。

2.构建完善的信息化管理体系，推动文档一体化发展

档案信息化建设不仅包含各种基础设施、应用系统、信息资源建设，更涉及制度规范、安全保障体系建设等内容，因此，档案管理部门要制定合理、科学的信息化建设总规则，增强信息化平台建设的实效性，推进其健康可持续发展。

（1）档案管理部门要立足自身发展情况，以客观性、规范性展开相关建设工作，做好总规划、总布局，推动档案管理信息化建设工作有序展开。对建设中遇到的问题，档案管理部门可以结合实际进行合理调整，避免档案信息化管理过程中出现问题，影响建设完整性。为避免档案管理部门刻板执行情况的发生，档案管理部门之间还要彼此强化沟通、联系，以有效沟通来解决建设中的问题，实现整体化布局，提高工作效率。

（2）档案管理部门要注意对部门指导意见和实际现状的结合，要以符合国家信息化建设标准来切实开展工作，推进档案信息化建设的快速进行。期间，档案管理部门要秉承科学发展观来确保沟通的实效性，要积极吸取先进经验，改革完善管理制度，优化创新档案管理服务体系，提高管理水平，确保各部门能够共享档案信息化建设成果。

（3）档案管理部门要从实际发展角度出发，借助信息软件推动文档一体化管理，实现特色档案管理。在档案信息化建设已成必然之举的前提下，档案管理部门要顺势而为，改革创新档案信息化管理手段，将各种先进数字化管理方式融入档案信息化建设中，发挥其作用，推动档案管理一体化建设，提高其建设实效性。同时，档案管理部门还要根据本地发展实情，借助信息软件来建设特色电子档案索引数据库，提高重要数据保存安全性，提升工作人员工作效率，推进档案信息化管理工作高效发展。例如，南宁人社局推出的“智慧人社”，立足群众需求，以“最多跑一次”的要求优化流程，以标准化体系实现人社业务、信息全面规范化，为群众提供便捷、高效、零距离的档案服务，提高该局服务质量。同时，南宁人社局建立的“智慧人社”还实现人社内部各业务互联互通，不仅能“单点登录、全网通办”，还搭建“一网一微一端一体机”服务矩阵，将服务延伸到网上经办，实现真正的“一网通办”，达到业务档案、线上线下一体化的效果，有效提升服务质量和办事效率，为群众提供优质贴心服务，得到群众的一致好评。

3.积极建设专业化人才队伍，为其发展提供人才支持

档案信息化建设需要档案管理部门将管理模式的重心从实体平移到信息化上，在这个过程中，管理人员需要不断运用现代信息技术来完成相关作业。因此，需要专业化人才队伍来为构建高质量档案信息化建设与管理提供坚实智力与人才支持。

（1）积极开展线上人才培训平台

如今，线上学习已成为各企业单位培训优秀人才的重要手段，也是企业拓展培训手段的重要渠道。档案管理部门可以借助各种线上优质教育资源、微信公众号、微博等渠道来搜索与之相关的信息，及时获取、解读国家有关档案管理领域的政策规定，为线上人才培训提供支持。同时，网上还有很多有关档案管理工作重难点、分析信息化建设技术难点、实际操作技能展示等课程和资源，内容丰富、形式多样，档案管理部门可以组织员工进行线上学习，利用集中或碎片时间来快速熟知和掌握档案数字化管理的信息技术，提高档案信息化管理水平，为档案信息化建设奠定人才基础。

（2）加大线下人才定向培养活动

为更好地贯彻党和国家有关档案管理的法律法规，规范档案信息化建设，帮助档案管理人员及时掌握档案管理新理论、新知识、新技术，档案管理部门要定期组织员工展开线下培训，以定向培养的方式来强化员工对某一方面的认知和理解，保证培训实效性。同时，线下培训期间，档案管理部门还可以邀请各级档案管理系统专家、信息化教授以及其他社会培训机构专业导师来开展学术会议、讲座或访问等活动，提高线下培训的质量。例如，六安市人社局举办的档案管理工作专题培训会，培训内容除系统学习档案管理方面的法律法规之外，还对当前国内较为先进的前沿技术成果以及档案法规进行系统性分析、解读，利用信息技术为参训人员直观讲解档案信息化建设的理论与实践课程，提升参训人员的理论基础。同时，为提高培训的实效性，该局还为参训人员提供了由专业师资团队编著的，涵盖基本理论、概念和发展方向的档案管理岗位培训课程，方便参训人员学习，对参训人员学习先进经验提升工作技能有积极推动作用。

（3）大力引进优秀人才

固有的思想理念很容易影响档案管理人员的工作热情和效率，阻碍档案信息化建设发展。对此，档案管理部门要做好外部优秀专业人才引进机制，要以外来优秀人才激活内部“活性”，点燃内部员工学习热情，提高档案信息化建设实效性。档案管理部门还要围绕档案信息化建设与档案管理对外来人才进行专业化考核，要摒棄“重学历轻实践”的错误理念，以人岗相适的原则来引入新型人才，促进内部人才融合，提高人才队伍建设。档案管理部门还要抬高招聘门槛，要选择专业素养高、职业能力强、充分了解信息技术和知识的员工，要确保其能担任日常工作职责。同时，档案管理部门还要设置人才竞争机制，要利用竞争来激发档案管理人员工作热情和积极性，促使其主动参与信息化建设队伍中，提高其信息化素养，为高效构建档案信息化提供人才支持。

四、结语

档案信息化建设与管理是一项复杂、系统的工程，档案管理部门要充分意识到这项工程的重要性和价值，创新其管理模式，以新理念加快档案信息化建设步伐，推进其不断优化创新发展，保证档案管理的安全性和完整性。同时，档案管理部门还要与时俱进，紧跟时代步伐，以资源整合实现统一管理，以强化管理人员责任意识来提高档案管理工作效率，推动档案信息化建设与档案管理良性发展。

参考文献：

[1]张 楠.新时期档案信息化建设的策略研究[J].文化产业，2022

[2]马婷艳.档案信息化建设与管理的优化策略[J].陕西档案，2022

[3]刘想想.档案管理与档案信息化建设的探索研究[J].林业科技情报，2022

[4]成 震.事业单位档案信息化建设与管理方法探析[J].文化产业，2021

（作者单位：内蒙古自治区赤峰市红山区人力资源和社会保障局人事人才服务中心）

基金项目：信息技术背景下人事档案管理工作的改革探究，项目编号：KJCX21868。

作者简介：孟凡强（1984—），男，汉族，山东日照人，本科，副研究馆员，研究方向：档案管理 。