浅议事业单位档案管理数字化的实践

摘 要：随着信息技术和网络技术的发展，很多单位已经将传统的纸质档案全部数字化，给事业单位的档案管理工作带来很大挑战。我国事业单位在档案管理工作中也遇到一些问题，如信息资源没有得到充分利用、信息化管理水平不高、档案归档工作有待加强等，这些问题制约着事业单位的发展。随着数字化时代不断发展，事业单位应该加强对数字化档案管理工作的重视。文章分析事业单位档案管理数字化的实践，探讨事业单位档案管理数字化的实现路径，根据事业单位档案数字化管理实践中存在的问题，提出提升事业单位档案管理数字化水平的策略与建议。

关键词：事业单位；档案学；信息技术；信息化

随着我国经济和科技的不断发展，事业单位的管理也出现了一些新问题。档案是指过去和现在的机关、团体、企事业单位和其他组织以及个人从事经济、政治、文化、社会、生态文明、军事、外事、科技等方面的活动，直接形成对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。机关事业单位进行档案管理数字化，既可以适应国家有关的法律、法规、政策，又可以促进档案的管理，为各单位提供更好的服务。随着信息技术快速发展，档案数字化也逐渐成为行业发展新趋势。信息化时代为档案管理数字化工作带来机遇与挑战。因此，提升事业单位档案管理数字化水平刻不容缓。

一、档案收集

事业单位档案管理数字化，需要做好基础工作。首先，要完善基础档案信息，建立档案分类标准；其次，是完善收集机制，明确收集方式、收集范围。事业单位应根据自身的特点制定合理的工作流程，将纸质资料与电子资料、内部资料与外部资料等进行分类管理，并对相关分类方法进行完善；最后，要对档案进行规范管理和鉴定。数字化建设离不开专业人才团队，其中既有相关专业领域的技术人才，也有相关管理人员。可以通过培训、学习等方式来提高他们的综合素质及专业技能。此外，事业单位要定期对档案进行检查评价与分析，以此来提高人员档案意识极其重视程度。通过分析不同类型的档案数据以及档案管理现状与发展趋势等信息资料，总结出适合本单位发展特点的管理模式或管理方法。

二、档案数字化

档案数字化是指通过计算机、网络等先进技术，将各种信息资料转化为可利用的电子形式。数字化档案是指保存于档案载体中的信息资源，其最大特点就是信息的载体不同，可分为实体档案和数字档案。事业单位的档案基本功能就是提供档案服务，因此，事业单位档案工作要做好服务，必须加强档案信息化建设工作，把传统的纸质文档资料转化为数字化文档资料。数字化工作可以将数据存储在服务器上，利用计算机进行操作处理。数据处理是信息数字化过程中最重要的环节，也是事业单位信息化建设不可缺少的一个环节。在信息化进程中，需要对现有数据进行标准化处理，要将标准化工作制度化，要建立科学高效的数据管理机制，同时还要加大对数据资源的开发与利用力度。

三、应用技术

随着信息时代的到来，档案管理工作也在逐步走向网络化和电子化。要实现档案管理数字化，必须建立统一的档案管理平台，并持续强化档案管理。同時，还需要有一个完善的数据库系统和安全体系来保障数据的安全性及完整性。随着电子文件、电子图书等新兴信息技术不断应用，不断提高数字化程度。事业单位要将传统纸质文件归档与数据入库同步进行，加强纸质文件与数据入库同步处理工作。另外，需要建立起符合时代要求的自动化系统，实现各部门之间、部门内部各个信息模块之间的协调配合，提高档案信息化建设效率以及档案收集和整理效率。同时，需要加强对事业单位员工数字化技能培训，使其能够掌握数字化技术和相关知识，还要建立起统一的信息化管理平台。事业单位应按照规范化程序将相关工作纳入数字化轨道上来开展工作，确保各类信息能够做到有效流转与共享。

四、开展事业单位档案管理数字化改造的必要性

2020年6月20日修订通过的《中华人民共和国档案法》规定，档案馆和机关、团体、事业单位以及其他组织应当加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全。事业单位档案信息化建设必须立足于现实，结合具体情况，对传统的档案管理方式进行改革和创新。首先，随着社会不断发展和进步，传统的纸质文件和纸质档案已经无法满足当前事业单位的发展需要。因此，需要对纸质文件和电子档案进行全面数字化，为事业单位信息化建设提供良好的平台，以更好地满足社会公众信息服务要求。其次，目前，社会公众对信息服务需求日益提高，尤其是信息服务对于社会经济发展所起到的作用也越来越大，为满足社会公众对信息服务不断增长的要求，就需要事业单位要根据实际情况进行档案管理数字化建设。

五、事业单位档案管理数字化实践中存在的问题

1.缺乏统一的数字档案管理标准

当前，在我国档案管理领域还没有制定出一套与之相适应的、符合档案事业发展需要的标准，对档案数字化处理过程中产生的数据进行规范，并在实际工作中予以实施。数字档案管理标准是数字档案馆建设的基础，也是其建设能否成功的关键之一。一是加强对档案数字化处理技术、网络系统及数据库构建等方面的研究和探索；二是制定数字档案馆标准；三是在实施过程中要进行试点工作，进行经验总结，从而形成一套适合我国实际情况的标准体系。

2.缺乏专业的档案管理人员

由于对档案管理数字化工作认识不够深刻，缺乏专业的档案管理人员，导致档案管理数字化建设难度较大。目前，在数字档案建设过程中，缺少专业的档案管理人员，没有专人负责此项工作。因此，要加强档案管理人员培训，提高其计算机知识水平和业务能力，以便更好地适应数字化时代的要求。另外，还应建立健全管理制度，以确保数字化过程中档案的安全和有效管理。

3.缺少专业的信息技术和设备

电子文件在形成、流转过程中，容易出现信息内容丢失、重复劳动、损坏等问题。为保证档案信息的安全，必须对电子文件进行有效管理和保护。因此，需要配备专用的计算机设备和相应的安全防范设备，以确保电子文件在传输过程中能够安全有效地保存和使用。目前，我国还没有一套完整的档案管理专业设备和保护体系，对档案管理数字化建设顺利开展造成了一定影响。

六、提高档案管理数字化建设水平的措施

随着科学技术不断发展，数字技术在各个领域都得到广泛应用。同时，人们对信息的需求日益增加，档案是一种重要的信息载体，为更好地进行信息传递，需要提高其工作效率。在新的历史时期，为更好地保存和传递信息，必须进一步推进数字化档案工作的应用与发展。

1.制定完善的管理制度

在开展档案管理工作过程中，要做好档案分类管理和档案保管，同时，也要加强档案的保密和安全问题。要使档案管理信息化工作得到进一步发展，就需要建立一套健全的档案管理体系，以保证档案工作顺利进行。首先，要制定一套完整、规范的管理制度，明确人员责任，确保每一个员工都能积极参与文件收集、整理和归档工作中；其次，要制定完善且严格的电子文件归档制度，明确人员分工、责任及完成时限；再次，在进行资料整理归类过程中要做到严格按照规定标准执行，规范操作程序；最后，制定详细且统一的技术标准和维护措施等制度，并加强监督检查工作。

2.加强档案数字化建设

档案管理数字化是信息时代的必然产物，其存在为档案事业的发展提供技术支持，让档案管理更加科学、高效和规范。首先，在档案数字化建设中，要加强对数字档案技术应用的管理。在使用数字技术的同时，还应该根据档案管理要求制定相关的标准和规范，提高对电子文件归档制度的重视程度。其次，通过制定相应的规范来提高对电子文件归档制度进行监督和管理，加强对档案数字化建设人才队伍的建设。通过培养相关人员来提高对信息化技术发展的认识和应用水平，并通过各种方式来培训人才队伍建设，提升其业务素质水平。最后，还需要定期对电子文件进行检查工作，确保电子文件归档制度在工作中能发挥出最大作用。

3.强化专业人才队伍建设

人才是单位的重要组成部分，档案管理工作涉及档案科学、技术、法律和计算机等多方面的知识，因此，要加强对档案专业人才的培养。第一，加强对事业单位工作人员的培训工作，根据相关要求，提高事业单位工作人员的专业素质，使其能够掌握更多专业知识与技能。第二，制定相关的培训制度。档案管理工作是一项专业性很强的工作，必须强化对相关人才的培养和培训。第三，在单位内部建立起相应的培训制度和考核机制，对档案管理、信息化建设等相关知识进行系统化、规范化培训。第四，加强对专业技术人员的培养。建立一支综合素质较高、信息技术水平较强的复合型人才队伍。

4.加大资金投入力度

在信息时代，档案管理工作对资金的要求也越来越高，只有加大资金投入力度，才能让档案管理信息化建设快速发展。首先，对档案收集和整理过程中所需资金要及时进行补充和调整，对符合要求的部门给予一定的经费支持。其次，对于数字化建设过程中所需要的硬件设备以及系统软件要不断更新，保证其正常运行，并定期对数字档案设备进行维护与保养。最后，应加大数字化档案建设项目资金投入力度，使档案管理信息化建设项目能够顺利开展。除此之外，还需要积极引进高素质人才，使数字档案管理更加专业有效。

5.优化档案管理系统设置

档案管理系统是一个庞大的数据库，涉及许多方面。在档案管理中，档案管理系统应该包括电子文件管理系统、电子文件归档与控制系统、数字化档案存储与检索系统、数字信息发布与共享系统等，这些都是档案数字化建设的基础。要想优化档案管理设置，一是需要保证这些功能模块有充足的运行时间。在实际使用过程中并不是所有功能都能随时运行，对于那些比较复杂的功能运行需要采用特殊设备。在电子文件管理上，为保证系统的安全性，不能将重要的信息放在同一个数据库里。另外，需要注意的是电子卷宗应该及时更新和维护，还要关注电子文档归档与控制系统中的存储与检索等功能。二是在数字化档案管理中必须要有专门负责管理电子文档保存的人员。三是保证纸质文件归档和控制功能，这部分功能可以有效降低纸质文件存储与控制成本以及数据安全问题。

6.提高档案信息化的安全性和保密性

安全是数字档案的基础，只有确保计算机网络安全、数据安全，才能实现档案信息的共享，因此，在开展电子文件归档时就需要严格按照国家规定对电子文件进行分类和管理。对于有较高保密要求的文档必须要进行密级和加密操作。为保障电子文件不会被泄露，要建立起一套完备的保密机制，使其具备可执行性、可检查性和可靠性。档案管理部门可以利用现代信息技术为档案信息提供一个安全可靠的存储环境。档案利用人员需要在计算机上安装杀毒软件和防火墙，并对其进行定期备份，一旦发生病毒或黑客入侵可以及时应对。档案管理部门还可以在工作中利用身份认证技术，确保用户能够使用真实的身份进行文件阅读操作。

7.优化技术创新体系

技术创新是事业单位的重要组成部分，只有不断创新才能让技术为事业单位发展服务。档案数字化是一项系统工程，其技术非常复杂，要想提高档案管理数字化建设水平就必须从多方面入手，要注重优化技术创新体系，通过科学合理的建设方式才能更好地推动档案管理工作顺利开展。第一，要在数字档案管理系统研发中注重应用高科技成果和先进的管理方法。第二，要积极采用数字资源管理系统对数据进行管理和维护，通过完善数据备份方案来确保数据安全。第三，要完善系统安全体系，保证所有数据库中的信息都有严格的安全控制和防护措施。第四，还要加强网络建设，实现信息资源共享。

随着网络技术应用越来越广泛，网络已经成为人们生活中不可缺少的部分，在日常工作中也会经常使用到。数字档案管理系统主要是对事业单位档案进行数字化处理，以实现更好地保存和传递，将不同部门连接起来。数字档案管理系统需要具备网络设备、数据库系统、办公自动化软件等方面因素。

七、结束语

随着科学技术的不断发展，我国传统事业单位档案管理模式已经无法满足新时代要求，要想适应时代发展，就必须进行档案管理方式的创新。档案管理数字化是一项非常重要的工作。采用数字技术对档案管理进行有效改进，提高档案的使用效率。在推动机关档案管理数字化过程中，必须进一步强化信息技术的运用，强化新技术运用的成效，建立健全評价和奖励制度，还应根据事业单位工作实际情况对管理模式进行调整，确保信息化和档案管理模式相适应。另外，还需对档案管理数字化进行统一规划与指导，提升工作能力。事业单位在开展档案管理数字化时，一定要结合实际情况，加强对相关人员进行专业知识与技能培训。通过采取一系列措施，解决当前事业单位在档案管理数字化过程中存在的问题，使档案管理数字化建设得到有效提升。

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（作者单位：青岛市教育科学研究院）

作者简介：尹贵（1975—），女，汉族，山东青岛人，本科，档案馆员，研究方向：党建档案。