事业单位档案管理工作的优化路径研究

摘 要：档案管理是调研、监督、审核等工作的前提和基础，是保證事业单位有序发展、业务决策和调整的重要依据，其作为改革的重要组成部分，在改革中探索和创新档案管理模式，利用高质量的档案信息，支持事业单位的改革、业务调整、投资建设等工作。本文根据现有研究资料，结合事业单位档案管理相关理论及法律法规，针对事业单位档案管理工作优化路径及其方法进行了分析，并提出档案管理人员要全面细致地了解岗位工作内容等路径建议。

关键词：事业单位；档案管理；档案安全

事业单位的档案管理具有全面性和细致性的特征，在此项工作中必须将技术与方法创新结合起来，全面应用先进思想和技术提升档案管理质量，充分挖掘档案信息的价值与决策支撑作用，满足事业单位的建设和发展要求。其中，档案信息的整理和挖掘利用是改革中需要解决的关键环节，必须将档案管理工作的优化途径与信息化建设有效结合起来，不断优化档案管理组织机制，建立健全档案信息挖掘使用机制，为事业单位建设和发展创造良好的条件。

一、全面细致了解档案管理岗位工作内容

1.认真细致了解岗位职责

只有认真细致地了解岗位工作职责，才能为高质量完成档案管理工作奠定良好的基础。在这一过程中，档案管理人员可以从两个方面来了解自己的岗位工作职责。一方面，了解档案管理的相关法律法规和政策规定，确定授权的职能范围，事业单位档案管理工作涉及的内容比较广泛，不仅涉及事业单位各项业务，还可能有涉密等诸多问题，档案管理人员需要明确自己的岗位工作职责，厘清自己所处岗位与其他岗位之间的职责关系，以及对应的档案管理内容，规范、细致、高效地完成档案管理工作。

另一方面，事业单位的档案管理部门承担比较大的工作责任，在了解岗位工作内容的过程中，需要根据事业单位的相关管理制度以及国家有关法律法规，明确工作责任以及对应的工作目标，确保在工作当中能够有条不紊地履行工作职责，高质量地完成各项档案管理任务。

2.熟练掌握各种档案管理流程

档案管理的基本流程是收集、归纳、归档和使用，但是，不同档案的使用流程也存在一定的差异，因为档案的密级不同，使用方法和与之对应的流程也存在较大的差异。事业单位在档案管理工作中，应该要求每一名档案管理人员都能够熟悉不同种类档案信息的管理流程，了解不同档案信息管理流程之间的差异。比如，具体的档案收集范围和收集方式，档案收集后如何进行归纳，达到档案入档的标准，如何对档案进行分类，然后在规定的过程中分门别类并按照密级准确进行保存，这些都需要每一名档案管理人员在工作中熟练掌握并加以运用。在档案管理的流程再造和优化中，除了不同类型档案管理的流程之外，还需要考虑一些特殊的流程，如档案的报废、公开或者是销毁流程，这些工作在事业单位档案管理当中成绩不显著，但是，档案管理人员也必须熟练掌握，一旦遇到类似的档案管理任务，可以及时按照规定的流程进行，避免因相关任务完成不当或流程不当可能而承担责任，有效避免由此给事业单位各项管理工作带来的负面影响。

二、加强档案管理队伍建设

1.转变档案管理工作观念

转变档案管理观念要从深入认识档案管理与各项业务工作之间的关系开始，第一，建立正确的档案管理观念，以档案管理日常工作为核心内容，站在服务型政府建设的角度，审视其在日常工作中的地位和作用，及其对经济社会发展的重要意义，强调档案管理的权威性、安全性、准确性和及时性，并不断提高档案管理的技术水平和效能。

第二，倡导档案文化，引导员工树立合法、合规的管理意识。建立扁平化的、高效的档案管理体系，通过组织、识别、存储、核实、保护等一系列方式，积极引导员工树立科学的档案管理观念，并使之成为日常工作的重要组成部分。

第三，在培训中加强档案管理的教育，站在事业单位改革发展的角度，审视档案管理的重要性及其在事业单位中的作用。第四，提升员工档案管理素养，推行“档案+”“档案改革”等档案管理创新举措。

2.全面提高档案管理信息化素养

档案管理人员信息化素养是新时期行政事业单位档案数字化、信息化建设的必要条件，在这一过程中需要体现出信息化建设的现实需求。具体措施如下：第一，要充分发挥档案信息化工作在事业单位改革及发展中的作用，引导其深入了解信息技术与档案管理之间的关系，采用新一代信息技术集成信息系统，结合多样化的应用软件，实现全面信息化的实施过程，以改善档案管理的技术手段。第二，档案信息化培训要面向操作实践和应用实践，侧重于档案管理人员信息素养上的不足，重点放在信息化软件、管理软件以及数字化软件的掌握和运用上，要熟悉软件的功能及其操作的基本流程和要求，尤其是档案数字化技术的总体架构，包括服务器、网络等硬件设备以及软件系统等。信息技术是培训的重点内容，其中也包括档案数字化安全管理体系，如对信息资源进行权限管理、安全策略设计及审核等。第三，完善信息化管理体制，确保信息系统运行有序、稳定，包括文件的数字化处理和信息检索等，与数字化和信息化建设相关的制度，尤其是档案管理流程体系中每一个流程的具体控制标准和要求，这些都是信息化素养的重要内容，针对这些内容需要设计专门的培训方案，明确培训提升的基本目标。

3.提高档案管理的基础能力

档案管理是一项重要的工作，不仅关系到档案的安全和完整，还关系到档案的有效利用。其中，主要包括基本理论、流程、规定、设备等。要想提高档案管理基础能力，需要采取一些有效的措施，具体包括以下几点。第一，要建立良好的档案管理制度。档案管理制度是档案管理的基础，其规定了档案的管理流程、管理职责、管理规范等，可以有效指导档案管理工作；第二，优化、调整培训内容，提升培训质量。档案培训必须面向操作实践，面向一线档案工作的实践需要，将技能提升与理论知识的学习融合起来，全面提升档案管理实践能力；第三，要建立完善的档案管理信息系统。档案管理信息系统可以有效实现档案的管理、查询、统计等功能，可以提高档案管理的效率，提高档案管理的水平；第四，要加强档案管理的监督检查。要定期对档案管理工作进行检查，及时发现问题，及时采取措施解决档案管理中的问题，纠正档案管理人员错误思想和行为，确保档案管理工作制度和措施有效实施，要重点针对档案管理中的数字化建设、档案分类、档案的使用和安全等开展工作。

4.开展各种形式档案学习交流活动

档案学习交流活动是提高档案管理人员工作能力和水平的有效方法和手段，在档案学习交流活动的组织实施上，可以采取如下几项措施。第一，组织开展单位内部档案管理学习交流活动，也就是由本单位的档案管理人员，针对档案管理工作开展各种形式的学习交流会，分析本单位档案管理的形式及其存在的不足，共同针对档案管理当中的薄弱环节，提出相应的改进或优化建议，在此基础上完善本单位的档案管理机制。第二，开展跨单位的档案管理学习交流活动，换单位的档案管理，学习交流活动可以在本系统内开展，也可以与系统之外的其他单位进行学习交流，在学习交流的过程主要学习借鉴档案管理工作的一些先进经验，档案信息化建设和数字化建设的成果及其方法，档案开发利用的具体形式和过程等，通过学习交流也可以了解自身档案管理上的不足，对本单位档案管理工作进行改进和优化，同时，也可以引导档案管理人员在工作中不断增强自身的档案管理素养。第三，鼓励档案管理人员开展档案管理研究，通过各种形式的课题研究，引导他们深入了解档案管理工作的重要，结合本单位的实际情况不断创新档案管理的形式和内容，挖掘档案的价值和潜力，更好地服务于单位的各项工作。

三、构建扁平化的档案管理组织体系

1.通过决策下放增强档案管理效率

决策下放是扁平化档案管理体系的关键环节，实现决策下放需要注意以下几点。第一，要提高档案管理的效率，事业单位就要改变传统的档案管理模式，实行决策下放。将档案管理的权力从上级部门下放到下级部门，让下级部门有能力和权力来管理档案，从而提高档案管理的效率。第二，档案管理制度的优化应该侧重于信息化和数字化实施以后，按照管理流程及岗位工作内容和职责的调整与变化，进一步明确工作岗位的职责界限，以及新的档案管理和使用程序的建设，为实现高质量档案管理目标奠定良好的基础，尤其是其他部门如何配合档案管理部门做好档案搜集、整理、归档等一系列的工作，這些都需要通过档案管理制度加以规范和明确。第三，减少档案管理的中间环节，将档案管理的决策下沉到具体的责任岗位上，由责任岗位工作人员根据事业单位的管理制度及相关法律、法规的要求，完成具体的档案搜集、整理、归档、保存等工作，通过外部监督机制对工作质量进行监督，这对档案管理效率的提升具有良好的帮助和促进作用。

2.促进不同部门和岗位间档案管理协作

在事业单位档案管理扁平化组织管理机制改革当中，既要简化档案管理的中间环节，又要强化档案管理工作的横向协作，横向协作主要涵盖部门之间的协作以及岗位之间的协作。一方面，跨部门的档案协作要以明确档案管理基本流程与不同部门的责任作为主要内容，明确不同部门在档案管理工作中的具体职责及对应的责任岗位和工作标准，尤其是部门协作监督机制和协调方式，确保档案信息和材料能够在不同部门高效流转，最终汇总于档案管理部门。在此基础上还需要通过培训教育和引导等多种方式，不断强化部门之间的协作意识和协作能力，确保事业单位档案管理工作能够有序高效进行；另一方面，在岗位协作上要明确不同工作岗位在档案管理工作之间的关联关系，明确档案管理基本流程及其对应的工作岗位，要求每一名事业单位档案管理人员能够严格按照管理流程，强化岗位之间的协作能力，确保档案信息能够在不同工作岗位之间高效传播。档案管理岗位之间的协作需要建立有效的沟通渠道，创建有效的沟通网络，建立有效的协作合作伙伴关系，建立和完善档案管理岗位之间协作的相关工作制度，为实现档案工作有效协作而努力。

四、重视和加强思想道德教育和绩效考核管理

1.重视和加强思想道德教育

档案管理人员的思想道德教育内容比较多，主要包括党风廉政教育和档案文化建设。其中，推进档案机关法规制度建设，弘扬档案事业正确发展理念，尤其是新时期档案管理思想和先进的档案管理方法，落实档案机关职责、档案管理的相关制度、内部管理规定，从理论上理解和把握档案管理与单位各项工作之间的关系，注重档案质量以及服务单位各项业务开展的具体方法，以此为基础强化思想素质及其职业道德基础，引导其在工作中严格落实党的“二十大”精神和要求，实现思想道德与职业道德融合发展，为做好档案管理奠定良好的思想道德基础，以职业道德指引强化其责任意识、职业能力。同时，要增强档案管理人员的保密意识，加强从业人员保密教育，加强档案处理规程等制度建设和教育，督促其在工作和生活中自觉约束、控制自己的行为，建立数据安全管理机制，完善保密制度，加强保密管理，将制度建设与安全防范技术手段结合起来，严格执行档案资料安全管理相关规定，让事业单位的档案管理人员充分认识到保密意识的重要性，在工作和生活中自觉遵守保密意识，杜绝出现泄露事业单位机密档案信息的情况。

2.认真落实档案管理绩效考核制度

科学、完善的档案管理绩效考核制度是确保行政事业单位做好档案管理工作的重要条件，也是行政事业单位内部控制机制在档案管理工作中的重要体现。事业单位档案绩效管理工作需要注意以下几点：首先，要实行长期考核，通过长时间监控和评估档案管理；其次，依靠客观指标来确定考核的目标，对能反映档案工作效果的量化指标进行考核，先通过因素分析等方面和手段确定关键指标要素及对应的权重，确保指标设定与被考核对象的档案管理工作内容的特征相吻合。再次，要实行全员考核，建立档案文化作为考核的内容，且加强绩效考核，制定详细科学考核机制，加强考核过程的监督，最大程度地确保绩效考核工作公平公正的进行，使绩效考核结果能够充分体现员工在档案管理过程中的贡献及其价值，利用绩效考核督促档案管理人员认真履行自己的工作职责。从而使档案管理工作取得更好的效果。此外，要重视档案机关财务管理和资产保护等情况，严格执行各项责任制，不断完善档案绩效管理制度，夯实档案资产、信息安全管理的薄弱环节。最后，档案管理考核要将效率、质量、准确性和数字化等项目结合起来，增强考核的全面性、系统性，通过绩效考核客观、全面评价档案管理人员的实际管理绩效及其为事业单位档案管理做出的贡献。

总之，行政事业单位必须把握档案管理的新要求、新发展趋势、新档案管理思想和技术，全面体现事业单位改革与业务拓展的现实需求，提高信息化、数字化建设能力、水平和成果，夯实其思想道德素质、责任观念、操作能力，实现档案管理高质量发展的目标。全面落实上级主管机关档案管理的改革与发展要求，为业务工作、党建工作、投资建设等提供优质的档案管理服务，发挥档案管理在行政事业单位改革中的助力作用。

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（作者单位：山东省潍坊市奎文生态环境监控中心）

作者简介：王琨（1980—），女，汉族，山东潍坊人，本科，馆员，研究方向：档案。