关于提高档案管理科学化水平路径选择的探究

摘 要：在经济飞速发展的今天，我国的档案工作已经发生了很大改变。在新时期，档案工作必须要主动运用科学技术来提高工作质量，使其整体水平得到提高，促进社会的整体素质得到进一步提高。信息技术的运用也是历史发展的必然趋势，对推动档案管理的标准化进程是极为重要的工作环节。本文通过对我国当前学校档案馆工作现状的分析与归纳，给出了几点具体的操作建议，以期使广大员工掌握主动运用先进的科学技术，改善工作条件。

关键词：档案管理；科学化水平；提高路径

提高档案管理工作水平，对于促进我国社会发展和进步具有重要的意义，是推动我国档案事业走向现代化的重要方向。档案是时代信息、社会信息和商业信息的载体，它是人类发展过程中的重要部分，所起到的作用也不尽相同，可以為未来的发展决策做参考依据。因此，有关部门要有针对性地进行研究，寻求提高其科学管理的方法。

一、档案管理科学化的必要性

提高档案工作的科学性已成为当务之急，然而，在实际落实上很困难，给工作人员带来了很大困扰。与其他工作相比较，档案工作是一项专业性很高的工作，包含了很多专业知识，工作人员必须时刻从发展的观点出发，密切联系理论和实际，不断学习。

1.推动档案工作的良性发展

在推动社会主义精神文明的进程中，档案工作扮演着举足轻重的角色，其涉及的范围更广泛，涉及政治、经济和文化等方面。通过对文献资料的剖析与研究，能有效总结过往、预见将来，并能主动吸取其中的教训，确定今后的发展方向，从而达到对症下药的目的。当前，随着科技的发展，档案工作所面对的外部条件发生显著的改变，档案工作的科学化程度不容忽视。只有做到了科学化，才能发挥出其作用以及优越性，为构建和谐社会，创造一个有利于大众健康发展的空间与氛围。

2.加强档案工作的效能

由于档案管理工作所涉及的工作内涵和方式比较繁杂，因此，必须提高其科学化程度，保证其工作的有效性和科学性，从而为今后的工作和改革提供指导。随着人类社会的发展，档案的类型日益多样化，其数量和品质也日益提高。首先，要保证档案工作的积极性和自觉性，必须注重其整体质量和工作水准稳步提高，充分认识到档案管理的类型和质量提高的本质需求，注重日常工作的具体流程，在减少工作任务量的前提下，更好地实现对症下药，真正实现档案管理科学化水平稳步提升。由于传统手工档案管理工作存在着大量的问题，很难保证科学归档和归档的效力，只是依靠简单存取、调阅等相对落后的方式，档案的管理水平和工作质量都不尽如人意，档案管理科学化对档案工作的发展起到了很大的促进作用。与此形成鲜明对比的是，在提高科学水平的前提下，保证档案工作取得全方位突破，这将是提高档案工作效率的重要因素。科学的档案管理可以使档案工作更好地发挥作用，使档案工作更加精彩，管理效果得到稳步提高。

3.适应信息化进程的需要

在信息化快速发展的今天，资讯科技和网络已经渗透人们的日常生活中。提高档案工作的科学性，可以使档案工作更好地与数字社会发展的实际情况相适应，把更多信息化技术应用到档案工作之中，使之能够积极适应新的发展步伐，从而使档案工作更加科学、稳健地运行。加快数字档案管理的建设，加速数字档案室的建设，可以使档案综合管理的整体水平得到最优化。

二、档案管理科学化是新时代的重点要求

1.完善档案管理科学化水准是提升国家文化软实力的必然支撑

众所周知，历史档案信息是我们丰富的精神财富，在这些史料中，原始的记载不仅反映了历史的真正面目，还可使后人对其进行更深刻地研究和分析，使其成为人类精神和文明的结晶。档案所涉及的范围既涉及经济、政治、文化等方面，又涉及不同的社会族群，是保存国家文化的必要材料。随着经济一体化不断发展，越来越多的国外思想开始渗透年轻人之中，这种现象对一个民族的冲击也越来越大。在这种背景下，各国之间的竞争已经不仅仅局限于经济和政治，还必须要将这两个因素结合起来，形成一场文化的角逐，从整体的观点来看，哪一方占据了优势，就会占据文化主导地位。因此，只有积极优化和完善我国的档案管理，才能真正发挥各类档案的功能，促进各类文献资料更好地为我国的发展提供有力的文化支持。

2.档案科学化管理是提升国家信息技术发展的基础

随着网络信息技术的飞速发展和应用，档案的管理方式发生了变化，特别是对信息技术的深入运用，可以大大丰富和充实档案的工作形式，实现对档案管理资料的收集、分析和应用，为我国的文化发展提供了强有力的支撑，可以说档案管理工作正伴随着数字化和信息化技术而产生相应的变化。随着信息化进程的加快，对档案管理的需求不断提高，对档案管理人员的社会责任感y也要求随之提高。档案工作人员要适应当今社会的发展趋势，站在资讯科技的最前沿，对档案的科学化进行全面剖析，力求提高档案的精确度，为国家、社会建设提供更加牢固的支持。面对新时代的发展，档案工作仍然要跨过重重难关，主动处理各种问题和困难。首先，必须要提高工作人员的专业素质。目前，档案工作的整体水平还算不错，但仍然有很多问题，这些问题对档案管理的发展产生了巨大的影响。从宏观上看，我国的档案管理信息化程度仍然很低，很多人员仍然受到传统观念的限制，使用的档案管理系统相对比较陈旧，工作质量和效率都比较低下，而档案的安全问题更应引起大家的高度重视，它不仅关系到档案管理的执行，还关系到信息技术的发展。

三、现代档案管理工作存在的问题

1.档案管理的重要性受到忽略

档案管理是一项重要的工作，它可以为我国的社会发展提供重要的信息。但现实中我们发现，当前一些企事业单位领导对档案管理工作缺乏足够的认识，没有形成科学、客观的认识，从而造成档案管理工作严重流于形式，此举必然会造成档案的正常记录和使用受到影响，将会极大威胁到企事业单位的长远建设发展。某些企事业单位只会把所有的资料都记录下来，不会考虑档案管理的真实性和完整性，也不会将其应用于企事业单位的日常工作，更不能利用其为企业创造更多的利润，影响了企事业单位的经营和发展。

2.档案管理工作规范化程度较低

档案管理人员是推进档案管理工作的重要因素，是确保档案资料得到合理整理的重要环节。21世纪，随着科技的发展和进步，对社会的发展产生了巨大的冲击。从这一点可以看出，新时期对各类优秀人才需求量很大，然而，一些企事业单位在进行档案管理时，并没有投入足够的人力、物力来满足新时期的要求，这种情况下，档案管理員工的工作能力较弱，导致一系列档案管理的问题，再加上职责划分不清晰，极大程度影响单位档案管理信息资源的时效性，后期使用也会受其影响。

3.档案管理工作的技术支撑滞后

科学、合理的技术软件可以极大地提高档案的管理水平和工作效率，使档案工作人员更加高效、优质地进行档案管理。当前，我国各大企事业单位对档案管理工作缺乏足够的关注和理解，使得档案管理人员缺乏档案和信息化专业素质。同时，由于一些企事业单位没有进行很好的档案管理培训、宣传等方面的工作，致使档案工作质量下降，有的甚至会产生数据不真实等情况，从而使其与现实中的档案内容产生了偏差，使档案的真实性大大下降。

4.对档案工作的宣传和管理不到位

档案管理工作者没有充分意识到档案管理工作的重要性，影响了公众对于档案管理工作的理解。与此同时，档案管理工作因为需要较高的专业性，所以，往往需要投入更多的精力和时间，只有这样才能有效完成管理工作，从根本上提升档案管理质量和效率，但是，由于前期宣传力度相对较小，导致档案管理工作者无论是使用方法还是自身知识储备，都处于较为落后的境地。

四、提高档案管理科学化水平的有效途径

1.明确档案管理工作的定位

要提高档案工作的科学性，必须清楚认识到档案服务于现代社会，服务于群众，是档案工作的基础。要把这一理念融入档案管理人员的思想和认识，要坚定发展的理念，深入推进和落实党的执政纲领、路线和方针，重视掌握现代社会形势变化情况，统筹规划档案管理形式，全方位强化自身政治意识、责任意识以及全局意识。档案管理人员必须适应当代发展的要求，做到与时俱进，要想提高档案管理科学化水平，就必须做到全面、高效地对每一个管理环节进行优化、改进。有关人员要把传统的、信息化的管理方式结合起来，把工作重心放在控制每一个环节上，增强服务意识，以便更有效地搜集到有用的信息，并将其利用起来。

2.坚持科学的档案管理思想

提高档案管理的科学水平常常要从档案的观念等层面加以实施，有关单位要加强服务意识。在快速发展的时代，要对档案工作进行全面的重视和了解，并在此基础上，将其融入社会调查工作，这对发挥档案管理信息资源的作用具有极为重要的意义。同时，有关部门也要增强对档案的理解，明确职责，对资料的安全性和完整性进行科学控制，主动参加到维护社会的稳定之中，维护国家和民族的权益。

3.提高档案管理人员的专业素质

档案管理人员的专业素质与档案管理的科学水平有着直接的关系，档案管理人员必须具有较强的认识和正确的工作态度，方可促进档案工作全面发展。为了提高档案工作质量，各有关部门应从多方面入手，在用人的过程中，应首先考虑具有较强管理素质和专业性较强的人员。随着我国信息化进程的加快，档案管理技术的发展也日趋成熟，各单位要切实加强档案管理人员的专业素质，必须进行经常性的培训和教育。一方面，要提高管理者的专业自信和职业荣誉感，另一方面，还要提高员工的工资和福利待遇，激发其工作积极性，让他们对档案工作的重要性有一个更加深入的认识。

4.加强基层组织建设

为了提高各企事业单位档案管理的科学化程度，必须加强对其软硬件建设和经费投入，从根本上保证各企事业单位档案管理的精确度和科学性。全面加强系统的管理，可以建立电子阅览室、信息共享平台和档案管理站点，使读者能够快速获取各类信息，实现共享和使用，提高各类档案管理的使用效率。科学、合理地运用各类档案管理资料，运用现代科技，改进和优化电子档案管理的内容，采用更加先进的管理方式，实现档案管理的科学性。全面推进档案管理规范化进程，主动突破传统的档案管理局限，加快各类综合档案管理模式的建立，从而达到对档案资源的精确管理，明确档案的交接和审核流程，从源头上对系统和程序进行优化，确保所有的档案管理都可以顺利开展。同时，加强对档案资源的动态管理，定期组织相关人员进行监督管理，确保其符合时代要求。

5.强化档案管理信息化系统

随着信息化进程的推进，档案管理的数字化、信息化、智能化进程将变得越来越紧迫，要想实现这一目的，就必须建立起一个更加科学、合理的档案管理信息体系。因此，必须重视电子档案管理的安全问题，因为网络技术的迅速发展，电子档案管理的应用越来越广泛，但同时也会受到病毒或者不法分子的攻击，确保电子档案管理的安全性是非常必要的。在此过程中，电子档案管理的真伪问题同样值得重视。在实践中，由于缺少标准化的体系，各部门之间不能互相连接，在当前情况下，很难保证其资料的全面存取，有关部门必须加强对档案管理信息化系统的建设。档案管理信息化系统可以按照用户的需要在各种载体上同步生成，或者互相转换，包括档案管理的字体、印章和签名，通过最基本的剪切、复制和粘贴功能就可以达到相同的效果，导致电子档案管理的真实性很难得到保证。尽管如此，仍可利用电脑技术实现对档案及资讯的全面保障。比如，把档案设定为只读模式或对其进行密码处理，以实现对电子档案管理的有效防护。另外，由于信息的独立性和计算机的特性，人们可以添加、删减和编辑信息，从而快速生成一份全新的文档。在这种环境中，一旦数据被篡改，原始文档就会出现各种各样的问题，这就需要对现有档案进行及时备份，以便对其进行正确的分析和使用，从而有效克服了传统纸质档案管理效率低下和保存质量低下的问题。

五、总结

简而言之，档案资料的使用不再局限于传统的身份验证、工作检查和学习研究，人们可以利用其来捍卫自己的合法权利，将档案资料从静止的状态转变为生动的影像，为人类所用。在新的社会形态下，档案管理日益变得更加科学、更加充实，档案管理员既要具有一定的业务技能，又要熟练运用现代化的手段和管理技术，只有这样才能贴合新时代的需要，提升档案管理水平，更好地为人民和国家服务。

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（作者单位：海南省文昌中学）

作者简介：许奋（1974—），男，汉族，海南文昌人，本科，档案馆员，研究方向：档案管理。