浅议知识转化视角下高校档案馆开发利用能力提升策略

摘 要：从知识转化视角出发，结合SECI模型构建高校档案馆开发利用能力的提升路径，提出高校档案馆要从多元化开发利用、营造知识氛围，完善交互场景、挖掘隐性信息资源，搭建档案资源库、完善平台功能，完善组织培训、延长档案服务链条4个方面策略，促进隐性知识和显性知识相互转化，从而不断提升馆员服务能力，完善高校档案开发利用体系。

关键词：高校档案馆；知识转化；SECI模型；知识创造

高校档案馆是保存高校从事教学、科研、党政管理及各项历史记录的重要知识库，承担公众信息获取、史料编研挖掘、管理决策支撑等重要职能。深入推进档案利用体系建设是“十四五”时期我国对于档案事业发展提出的重点方向之一，也是高校档案馆充分实现档案价值的有力途径。

近年来，高校档案馆在档案利用服务、档案展览、编研出版等方面取得一定进展，但也存在开发利用模式单一、档案利用平台不完善、缺乏相应保障体系等问题。现如今，档案开发利用向知识服务方向发展的趋势已成为档案界的共识，对高校档案开发利用能力提出更高的要求。

因此，本文从知识转化的视角出发，结合SECI模型挖掘档案馆的知识资源，提高档案馆及馆员开发利用能力，进一步发挥高校档案馆的档案价值，强化档案馆公共服务及信息支持的职能。

一、知识转化及SECI模型

知识转化是隐性知识与显性知识之间相互转化的过程，在整个知识管理体系中占据了重要地位。

1995年，Nonaka和Takeuchi提出了知识创造的螺旋模型，即SECI模型，SECI模型认为知识转化分为社会化（Socialization）、外显化（Externalization）、组合化（Combination）、内隐化（Internalization）四个过程，在这个过程中显性知识和隐性知识以不断螺旋式地转化创造新知识，如图1。

1.社会化（隐性知识到隐性知识）

社会化是指隐性知识在个体或者团队之间，以潜移默化的形式转化为他人隐性知识的过程。在这一过程中可以通过观察、模仿等方式，借助非正规化的语言在组织内构建共同理念与服务技能。

2.外显化（隐性知识到显性知识）

外显化是指诀窍、经验等隐性知识通过文字、图像等客观表达形式将知识显性化的过程。在这一过程中组织可以挖掘、梳理、总结隐性知识，形成经验汇总、服务指南、规章手册等显性知识，提高整个团队的知识存量。

3.组合化（显性知识到显性知识）

组合化是指将既存的显性知识通过整理、汇总、分类等方式重新构造，从而形成新的、系统性的显性知识的过程。在这一过程中，组织可以对既往的资料或馆藏档案资源进行整理、分类、研究，重新构造现存知识体系，形成知识增值。

4.内隐化（显性知识到隐性知识）

内隐化是指显性知识通过消化、吸收、理解转化为隐性知识的过程。在这一阶段组织可以借助理论培训、实践学习等方式帮助馆员内隐化，形成自有知识和能力。

SECI模型通过这四个过程实现知识的螺旋上升，为个体和组织创造了新的知识，进而帮助组织实现目标。将SECI模型应用于高校档案馆开发利用能力提升上，不仅能够增加馆员显性知识与隐性知识，还提升馆员的服务能力，同时也增加知识存量，有助于完善档案开发利用体系，提高高校档案馆整体服务效能。

二、高校档案开发利用存在的问题与不足

我国档案馆开发利用能力和建设速度仍比较缓慢。根据国家档案局统计数据显示，2021年度全国各级综合档案馆的开放档案共17549.7万卷（件）。其中，提供利用档案2407.4万卷（件次），提供利用的档案占总开放档案的13.7%。档案开发利用形式主要以接待利用者及参观者等被动、单一形式展开。目前，我国高校档案服务也存在此类现象，还普遍存在档案开发利用模式单一、档案利用平台不完善、缺乏相应保障体系等情况。

1.开发利用模式单一

高校档案开放的范围和数量有限，导致高校档案馆难以满足学校内部及社会各界多元化的需求。高校档案馆利用服务形式提出需求、馆员查询的被动服务模式为主，开发内容上以档案展览、档案汇编模式为主，缺乏地方人文特色及高校学术特色，知识化利用服务、档案创意开发等新兴档案开发利用模式有待发展。

2.档案利用平台不完善

档案利用平台是连接用户、馆员与档案馆的桥梁，是集成资源整合、信息交流传播、知识学习、开发编研等多种服务的综合性基础平台。目前，高校档案利用平台存在功能建设不到位，缺少维护管理等情况。档案利用平台主要功能集中在存储、检索电子档案、定位纸质档案等方面，而用户个性化、精确化查询利用功能不完善，馆员与用户交互功能建设不到位，馆员内部档案编研、推荐检索等模块欠缺。

3.缺乏相应保障体系

建立良好的制度和运转机制是高校档案馆进行档案开发利用的根本。在知识资源建设体系方面，高校档案资源主要依托高校各部门提交档案、档案馆被动收取的方式，各类信息数据资源库和特色档案库建立不完善，知识加工、知识提炼及隐性知识的挖掘还有所欠缺。在人才保障体系方面，现有馆员存在开发利用经验不足、知识结构和专业技能难以满足需求、个体之间能力差异大、复合型人才欠缺等情况，知识分享和知识创新的激励机制不完善，相应的知识评估和绩效制度也有待加强。

三、知识转化视角下高校档案馆开发利用提升策略

1.社会化知识转化：多元化开发利用，营造知识氛围

文化反映了一个组织及其全体成员的深层次价值观，具有整合、适应以及导向功能。高校档案馆可以借助自身的文化元素发掘具有历史人文特色的创意产品或符号，塑造档案馆自身的形象IP，借助海报、视频等模式扩大档案馆影响力，通过多元化的档案开发形式潜移默化地加深档案人员、校内师生及社会各界的认同感。从档案馆内部出发，高校檔案馆可以建立起创新档案服务、树立优秀榜样的文化，营造主动学习、互相分享、向优秀榜样看齐的组织氛围，定期在校内邀请不同部门人员、专家学者开展分享会，举办馆内交流会等方式促使馆员自发进行观察、模仿、沟通、交流，进一步促进学校及档案馆内部知识的流动和管理，有效集合馆内智慧，提高团队知识开发能力，优化档案利用服务质量。同时，组织内部可以建立“学徒制”“导师制”的工作机制，确保新任馆员能够快速积累经验、完善技能体系。此外，高校档案馆可积极与其他地方档案馆或优秀企业档案室建立联谊或共享关系，互学互鉴。鼓励馆员通过轮岗交换、实地体验、一带一等方式，借鉴其他优秀档案馆开发利用经验，开阔自身视野。

2.外显化知识转化：完善交互场景，挖掘隐性信息资源

由于隐性知识不易传播性和对知识主体的依赖性，容易导致隐性知识的流失，而当隐性知识转化为他人能够理解、吸收的知识更有利于进行交换。高校档案馆可以挖掘更多深层次的档案隐性知识并利用VR、AR、GIS等技术，与时代特色结合提供多维度的展现形式，增强用户观展时的理解程度及公众参与度，增强档案文化传播能力。同时，馆员可以借助网络技术与平台功能加强与用户的交流，如使用平台留言、论坛、微信群、微博等方式融入用户群体，了解用户动态及真实需求，发现自己在档案服务过程中的不足并着力改进，为师生、校友、社会人士等不同用户提供精准服务。从档案馆内部出发，档案馆应充分挖掘馆员优秀的工作经验、服务技能，鼓励馆员将自己所获得的工作技巧、诀窍等以文字、图像等形式展现出来。在日常工作中，完善工作日志制度，鼓励馆员将日常工作心得、体会等记录下来并进行定期回顾、整理。同时，组织内部也可以将日常运营、管理活动中的各类经验转换为工作手册，以供馆员快速上手工作或与其他组织进行交流学习。此外，建立完善的知识评估机制、知识激励机制、信息收集制度和资源库建设等保障制度，形成以“领导牵头、部门协调、财政支持、制度保障”的资源组合，能够为档案开发利用提供基本的保障。

3.组合化知识转化：搭建档案资源库，完善平台功能

建设档案资源库是对组织内现有的档案资源进行加工、重组的过程，能够帮助组织内部将收集到的档案资源有序化，促进显性知识组合，增强档案的开发利用价值。首先，高校档案馆可以通过整合现有档案资源，将在库档案进行加工、编码，根据档案主题和学科特色进行归类，利用知识图谱、机器学习等技术实现档案内容之间的关联分析和智能检索，打造专题特色档案资源库，进一步搭建知识体系、形成知识脉络，实现档案开发利用的便捷化、信息化、智能化。其次，高校档案馆可进一步充分应用数据挖掘、语义重组、语义关联等技术，实现对档案信息数据的内容分析和知识提取，利用平台为公众提供高级检索、个性化推荐等精确检索的方式，提高档案利用效率。同时，这些技术也可为档案开发提供相似词检索、推荐检索、档案比对等知识化服务，提高档案编研的准确性和有效性。此外，利用平台可结合文本、图片、视频多种呈现方式，或学术研究、师生教育、档案故事等多种呈现主题，打破固有的档案单一化呈现场景，还要克服因档案信息载体不同或馆藏类别不同等因素给档案资源开发利用带来的障碍，不断提高档案开发利用内容的质量。

4.内隐化知识转化：完善组织培训，延长档案服务链条

组织知识包括内部知识存量与从外部获取的信息和知识。组织培训能够促使组织内部的知识进行有效吸收、转化和开发，形成新知识。同时，组织培训还能提升理解、同化和应用新的外部知识的能力，使外部知识被内部人员消化吸收。高校档案馆可以丰富自身的培训体系，将馆员知识、技能培训结合个人特点以及高校人文理念与专业学科背景，帮助馆员进一步将显性知识转化为隐性知识，因地制宜提升馆员知识层次及档案开发利用能力。高校档案馆在培训方向上，应融合高校校史、校情和高校优势学科，向具有学校特色、行业特色的专业档案人员靠拢，在档案开发过程中挖掘高校自身的档案文化和历史基因；在培训内容和培训形式上，要充分尊重群体之间的差异，提供具有层次化、差异化的内容资源及线下与线上相结合的培训途径。此外，高校档案馆要采取理论与实践相结合的培训策略，积极在组织内推行“做中学”的模式，将学习的显性知识结合实际工作，探索档案开发利用的最佳服务方案。同时，要鼓励馆员在档案开发利用过程中不断尝试和探索新的档案服务形式，将档案服务链延伸至微末之处，提高档案服务的“温度”，满足公众在享受现有档案服务过程中不断产生的新需求，并在这个过程中不断内化为自身的知识体系，提升档案开发利用的能力。

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（作者单位：西南财经大学档案馆）

基金项目：四川省档案管理科研课题项目“CA认证技术在我国高校电子档案管理中的应用与实践研究”（项目编号：scgdx202109）。

作者简介：郑微（1996—），女，汉族，重庆人，硕士研究生，助理馆员，研究方向：档案管理、知识管理。