科研课题财务验收问题及管理优化措施

庄莳菁

伴随着国家对科研工作的重视，财政科技投入快速增长，企业科研课题量也日益增大，近年来也迎来了财务验收的高峰期。课题财务验收包括结题财务审计和财务验收两个环节，财务验收对科研课题验收能否通过具有重要影响。本文结合多年财务验收经验，就财务验收过程中发现的主要问题进行探讨，并对进一步加强科研课题经费管理、优化财务验收提出了意见建议。

一、引言

近年来，我国越来越重视科技创新推动发展的重要性，对科技项目的政策支持与投资力度不断加大，促进了科技创新的热潮，根据国家统计局统计显示，2021年我国研究与试验发展（R&D）经费投入总量为27956.3亿元，比上年增长14.6%，国家财政科技支出为10766.7亿元，比上年增长6.7%（见表1）。尽管近年来受新冠疫情影响，部分财政支持科技项目延迟或暂缓执行，但我国近五年R&D经费投入强度持续提升，国家财政科技支出稳步增加；此外企业研发费用加计扣除减免税政策持续升级加力，科技领域“放管服”改革持续推进，充分调动了企业和科研人员的积极性，为创新发展注入了强大活力，也为科技强国建设提供了有力支撑。大中型企业作为科学研究与技术创新的重要活动主体之一，R&D经费支出投入近年来呈现快速增长的趋势，随着鼓励基础研究等相关政策出台落地，企业研发投入力度将进一步加大，这也就要求我们更要加强对科研经费的使用和管理，做好课题项目执行过程监管及结题验收总结。

二、科研课题财务验收中发现的问题

（一）实际执行与预算批复匹配度不高

预算执行率是财务验收时的一项评分项，匹配度的高低决定了此项打分的高低。匹配度不高主要存在以下几项现象：一是课题组与单位内部职能管理部门信息沟通不充分，导致科研课题申报时预算编制不合理，课题组在预算编制时未充分征询科技管理部门、财务部门意见，而是按照国家政策和财务规章中规定的计价范围和标准编制，与公司实际费率标准、费用开支范围存在一定的差异，同时也未全面考虑课题审计、验收阶段所需费用支出，必然会导致经费执行与预算存在偏差。二是课题组从编制任务书预算、批复立项到课题结题是一个较长的周期，尤其对于研制周期超过三年的课题，在研制过程中普遍会遇到研制所需费用与任务书预算存在差异，影响因素主要有：小到受设备及材料采购价格变化、劳务费上涨变化等影响，大到受国际形势、汇率变动、新冠疫情等影响。

（二）报销周期超过研制周期范围

根据科研课题财务验收要求，经费支出必须发生在科研课题研制周期内，并以财务核算时间为准，这样导致了部分课题经费支出无法纳入本课题财务决算中。从费用报销流程上来看，一般来说从业务事项发生到财务付款审批，并最终体现在财务账面上是需要一定时间的，付款条件未达到、付款流程不及时等都可能致使费用报销入账时间超期；从业务发生时间上来看，因提交审计材料、报送验收申请材料等产生的费用均在课题研制周期后产生，考虑到受课题审计和验收时间和地点的不确定性影响，课题组较难精准估计超期时间和后续费用；从经费拨付角度来看，部分课题经费上报后迟迟未下达经费，直到课题结束前几个月到款，对于小企业或民营企业来说垫付资金较为困难，只能导致突击支出，考虑到上述特殊事项，将费用报销时间控制在课题研制周期内作为唯一标准并非完全合理。

（三）参研单位经费管理能力不足

主研单位对参研单位的执行情况控制力不足，在课题审计及验收时发现，主研单位一般经费管理及执行情况较好，部分参研单位科研经费管理能力不足、对上位文件政策解读不到位，存在未对自筹经费开展单独核算，预算执行率偏低或超预算批复范围开支，研制周期结束后仍有燃料动力费、固定资产使用费等间接费用发生，未按事务所审计整改意见进行及时账务调整等情况，但该类问题被发现时为时已晚，已过课题研制周期，无法补救。而课题财务验收是对主研单位和各家参研单位的经费管理和执行情况等进行综合打分评判，并对审计意见及整改情況进行复核的过程，而非对某一单位的执行情况单独出具财务验收意见，这样多项问题汇总起来容易造成总体评分不高，容易导致课题财务验收无法通过。

（四）审计报告出具质量不高

委托第三方会计事务所对结题课题开展财务经费审计，为的是能客观公允地反映主研单位及参研单位的课题经费到位情况、各预算科目执行情况。但在验收阶段时发现，部分会计师事务所因不了解所审课题执行的文件政策，对经费转拨不及时、自筹资金承诺额度未到位等较为重大的问题未予以披露；发现与相关部委沟通不到位，对审计报告的出具要求了解不充分，出现该披露未披露事项，报告模板与要求不一致等问题；也发现因审计人手及审计时间有限，存在未按规定要求逐笔核查原始凭证，报告出现明显的数据错误等基础问题，三级复核履行不到位现象；还发现因审计人员的能力素质不足，文字修养及写作能力欠缺，未能用准确词汇客观反映事实。在财务验收时，专家是基于审计报告结果予以审核评分的，缺乏科学性和全面性的审计报告易造成财务专家理解有偏差，影响课题验收结果。

三、提高财务验收质量的优化措施

（一）优化经费管理规定

财务人员作为课题经费管理的直接参与者，在管理过程中容易发现上位文件、本单位科研经费管理制度、内部控制文件等存在的缺陷，应及时向相关部门及有关领导反馈，优化相关管理规定条款。一是建议相关部门及时根据国家最新文件要求，进一步统一财务验收评价标准，实现财务验收规范化，例如明确预算执行情况打分，资金结余率在多少范围合适；明确固定资产管理情况打分，若无固定资产购置此项如何打分。二是建议进一步明确结余资金使用及收缴实施细则，根据现有的相关政策要求，一次性通过验收的结余资金可由课题承担单位统筹用于研发活动，使用方案是否需要报备，后续是否有外部监督审计并未明确；未通过验收和整改后通过验收的项目，结余资金收回是否考虑仅收回存在重大问题的个别单位资金，其他执行较好的单位不受牵连。三是各单位作为科研经费管理最底层的实施部门，在上级实施细则未明确的情况下，为便于课题组人员高效开展项目实施，建议也可根据最新管理要求，结合单位实际情况，自行制定相关内部操作规定，规范内部预算调整程序，提升科研经费管理运行效益。

（二）强化项目全过程管理

针对实际执行与预算批复匹配度不高问题，课题组应与财务人员加强沟通协作，财务部门要落实科研财务助理要求，全过程参与项目申报、执行、验收等环节，为课题组提供专业化服务。在项目申报时，一是课题组应充分与参研单位沟通协调，摸清研究任务工作量，结合研制活动实际需要合理、科学编报课题预算；二是财务人员要协助课题组编制项目经费预算，审核经费预算内容是否符合制度规定的列支范围，间接费用费率是否符合公司现状，提出合理化的改进建议，有助于提高预算编制的科学性、合理性。在项目执行过程中，一是课题组要结合研制进度，合理安排年度经费预算，如有变化及时按流程调剂各费用科目预算，财务人员做好预算编制及调剂的指导；二是课题组要在费用支出后及时提交报销流程，采购、外协等项目要尽早启动流程，避免因产品缺货或招投标流程过长，影响研制进度和产生超期费用；三是财务人员要定期对课题经费执行情况开展统计及分析，及时向课题主管部门或课题组反馈执行情况并提出优化建议。

（三）加强经费监督检查

由于参研单位类型不同，涉及企事业单位、高校、民企等，管理方式及管理水平也不同，难免对文件执行存在偏差，建议相关政策文件应明确赋予主研单位对项目经费使用开展监督检查的权力，加强对参研单位研究过程经费执行情况的检查力度。一是必要时主研单位课题组可联合课题主管部门、财务部门开展现场阶段性成果检查，对每个参研单位开展预算、中期、结题评估工作，督促其切实建立和完善科研经费的内控体系，针对存在的问题在后续工作中逐步改正，同时向参研单位强调哪些条款是不可触碰的，给参研单位划“红线”。二是在合同中约定参研单位一旦触碰“红线”等违规行为予以相应处罚，并建立合格参研单位评估机制，将评估结果与后续申报项目挂钩，从而提高参研单位对预算编制和经费执行的重视。三是研究建立项目后评价体系，在项目结束后由主研单位牵头组织开展后评价工作，对项目的目标、实施过程、效益、影响和可持续性等方面进行评价，并将此工作作为项目验收的前提条件，提高专项资金使用效益。

（四）提高审计报告质量

审计报告是课题验收的基础，在审计报告编写过程中应参照财务验收的相关要求，做到全面、公允， 保证信息真实可靠。课题验收财务审计与企业年报审计不同，具有较强的针对性、政策性、专项性，建议会计师事务所定期加强对审计人员进行相关政策培训及业务指导；在课题财务审计前进行内部专题培训，确定审计工作方案，明确审计内容及范围，统一审计报告格式、披露内容、审计基准日等信息；在审计过程中落实审计项目三级复核制，避免因执业人员审计水平不同、对政策熟悉度不同导致同一批次出具的审计报告质量差异较大；同时，建议相关部委加强对承接课题财务审计的事务所定期开展培训及研讨，明确审计要求、统一审计标准，建立相对稳定的科研经费审计队伍，避免出现同一批结题课题不同事务所审计要求及标准不同。再者，建议相关部委给予事务所充足的审计时间，避免出现因人手不足或时间仓促，导致审计范围不全及审计报告质量不高，影响了财务验收的公正性、客观性。

（五）搭建课题经费管理信息化平台

基于现有科研经费来源渠道多样，科研课题经费投入持续增长，仅靠课题管理人员和财务人员通过手工台账维护课题数据信息，已无法及时、准确反映出现有课题进展情况，容易出现人为的信息错误或信息传递不及时。随着大数据、云计算、人工智能的快速发展，利用现有信息化技术手段，建立课题管理信息化平台，避免各系统间出现信息孤岛现象，建立信息共享机制；从而推进业务活动与财务管理的深度融合，促进多部门之间的高效协同，加强课题科研经费管理的精细度。建议从课题立项、合同管理、预算管理、经费使用等业务环节入手，由课题申报人员在课题立项和执行过程中维护课题信息系统，填报课题研制周期、任务书预算等相应信息，便于课题在后续年度预算管理中得到总额控制；通过优化组织结构，重塑业务流程，简化审批程序等程序，集成现有独立运行的多个信息系统，展现出更为直观的课题数据，为课题执行管控、结题准备提供充足的数据支撑，提高课题科研经费管理效率，落实党中央、国务院对科技领域的“放管服”改革要求，减轻科研人员事务性负担，充分发挥科研人员的积极性和创造性；同时，也能有效减少财务人员对业务数据进行大量手工、重复性工作，使其更多地投入到财务数据分析、业务决策支持等财务管理工作中。

结语：

综上所述，提高课题财务验收通过质量，需要公司内部课题组人员加强对财务验收工作的重视，在课题立项时需要充分论证预算需求，执行过程中要加强经费使用与任务书的匹配度，同时还需配备具有专业能力的财务人员，不断通过培训及经验总结来提高业务素质及管理能力，建立业财融合的课题经费管理信息化平台，加强对课题经费执行过程中的监督检查；需要管理机构根据最新政策要求，尽快优化完善课题财务验收标准及评价机制，细化课题经费管理相关制度，提高课题审计人员的综合素养和业务能力，共同管理好、监督好、合理合规使用好科研课题经费。

（作者单位：上海飞机客户服務有限公司）