新公共服务理论视角下干部人事档案专项审核中存在的问题及改进对策研究

摘要：开展干部人事档案专项审核在维护干部人事档案的真实性、准确性、严肃性等方面发挥了积极作用。通过干部人事档案专项审核，发现干部人事档案管理中普遍存在档案材料缺失、部分档案材料造假、档案利用效用发挥不明显、档案意识薄弱等问题。本文从新公共服务理论视角出发，对产生上述问题的原因进行了深入分析，并从优化服务管理、引入社会参与、提高服务效率、维护公民权利四个方面对提升干部人事檔案服务水平的路径进行了探索。

关键词：新公共服务理论；干部人事档案；专项审核；问题；对策

干部人事档案是选人用人的重要依据，在教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才中发挥了基础性作用，尤其在准确识别干部、合理使用干部、历史评价干部、防止干部“带病提拔” 等方面发挥着不可替代的作用。通过专项审核，对档案管理中的存量问题进行清理解决，以档案的清清爽爽保证选人用人的清清爽爽，为建设高素质、专业化干部队伍奠定坚实基础。当前在档案专项审核中，发现档案管理工作中还存在不少问题，通过以新公共服务理论为指导，创新档案管理工作的开展路径，能够进一步优化公共信息资源管理。

一、新公共服务理论在干部人事档案管理中的适用性分析

新公共服务理论是在对新公共管理理论进行反思和批评的基础上提出和建立的。该理论强调公共利益、公共服务、公共权利、公平等理念，是以人民为中心的一种管理理论，注重从公民实际需求的角度为其提供服务和帮助。该理论主张公共服务的社会和民主导向，强调对公共服务质量要使用民主及社会标准进行衡量。[1]在新公共服务过程中，公共利益是各种利益对话与重叠后产生的结果，应当是至高无上的。与传统的公共管理理论不同之处在于，该理论主张公共服务者不是拥有绝对权力的控制者和管理者，而是向公民群体提供公共服务，以帮助其实现自我利益的个人或机构。基于此，在干部人事档案管理中以该理论为指导，让干部人事档案管理能够成为实现公共管理者服务属性和反映公民利益的重要途径之一。

（一）服务公共利益

如前文所述，新公共服务理论强调要满足公民的公共需求。因此，干部人事档案管理部门应该从公共利益出发，向社会公众提供档案信息管理公共服务，在提供档案管理服务过程中，可改变以往相对封闭的管理模式，探索开放式管理。要处理好公共服务与档案保密工作的关系，对涉及国家安全和个人隐私的信息必须依法进行保护，有选择地进行信息公开。

（二）注重公民权利

新公共服务理论认为，对于公共管理者来说，需要注重人的效用，要在从事公共服务时重视公民权利和公民权益。要做好对干部人事档案材料的归档、收集和整理工作，确保材料归档及时、内容真实有效，避免因档案材料缺失或造假对干部本人合法权益造成损害。此外，要积极引导干部本人提高档案意识，主动参与到档案管理与监督工作中，充分发挥档案管理的公共服务功能，不断完善档案信息服务机制。[2]

（三）提升服务效率

新公共服务理论强调，公共管理者不能过分关注效率，但是并不反对追求效率目标，注重在实现公共利益的前提下，不断提升效率。在干部人事档案管理过程中，要加快信息化建设，以信息化提高档案管理的科学性、安全性和利用率。

二、基于新公共服务理论的干部人事档案管理中存在的问题分析

中央组织部在2014年10月至2016年6月，部署开展了干部人事档案专项审核工作。为确保专项审核工作质量，在制订的实施方案中明确了9个工作步骤，档案审核的程序、步骤和标准已渐成体系，越来越规范。但是从新公共服务理论视角分析，档案管理工作还存在一些明显问题。

（一）档案材料完整度不足

新公共服务理论指出，责任不是单一性的，而是具有复杂化、现实性的。通过专项审核发现，因管理责任简单化，干部人事档案在一定程度上存在材料收集内容固化、材料缺失严重等问题。

一方面，档案收集的内容固化。根据《干部人事档案工作条例》规定，收集、鉴别、整理和归档的材料主要是履历、自传、鉴定考察、政审、党团、奖励等十类材料。能够充分反映干部个人工作能力、个人诚信、个人道德素养、社会保障等一系列材料没有纳入到应收集材料种类范围之内。[3]在选拔任用干部时通常需要对干部进行考察，通过将档案记载与现实考察、日常了解、群众评价等进行综合比较分析，能够更加公正、全面、客观地评价干部。但是，干部人事档案管理规定的十项资料收集覆盖面偏窄，如缺少干部专业素养、工作作风材料的归档，不能充分反映人选特点与岗位需求的契合度。

另一方面，档案材料缺失。档案专项审核的重点内容，是干部的出生时间、参加工作时间、入党时间、工作履历、职称评聘、学历学位、奖惩情况等基本信息和材料。在审核过程中发现，个别档案材料缺失现象较为普遍。档案管理人员对形成的档案材料归档不及时，甚至是被动收集，部分干部对档案的重要性认识不足，在反馈档案专审材料缺失问题后，补充提交不及时。

（二）存在档案材料造假现象

根据新公共服务理论，公民应该是公共管理负责任的参与者，积极为社会做出贡献的公民更能促进公共利益的发展。因此，公共利益的实现需要依靠具有奉献精神的公民。通过专项审核发现，社会公众参与的缺失在一定程度上影响了干部人事档案管理的监督效果，主要表现为档案材料造假现象的存在。

由于干部人事档案管理工作缺乏社会化的监督方式，档案材料的收集归档主要依靠干部本人提供的材料。审核机制的不严格，加上档案管理人员专业素质不一，尤其是对学历、年龄等一些关键性信息的审核认定存在漏洞，给干部人事档案造假等违法行为留下了漏洞。[4]常见的造假行为有三种：一是对干部个人重要基本信息进行的篡改和伪造，如学历学位、职称评审、党团信息、招工入伍、工作履历等；二是擅自抽取、撤换、添加甚至销毁部分档案材料；三是冒名顶替他人身份信息在入伍、升学、就业等方面谋取不正当利益。

（三）档案利用效用发挥不明显

新公共服务理论强调，公共管理者要凸显服务特质，而不是单纯地控制和驾驭。在全球化和信息化时代的多元民主社会，政府应将其职能由管理转变为服务，因为公民越来越希望参与到政治生活当中。干部人事档案管理部门在现实管理中，过度强调对档案管理控制的重要性，却忽视了其本质上仍是一种公共资源。为了实现安全保密的目的，干部人事档案的管理虽然实现了人档分离，却相对忽视了对其效用发挥的探索。受到这种狭隘思想的制约，在档案信息需求者进行查询、检索人事档案时，难以为其提供有效的支持服务，致使干部人事档案的具体效用没有得到有效发挥。[5]

此外，档案专项审核成果直观呈现了干部人事档案中的重要信息，准确记录了干部的“三龄两历”，真实展现了干部本人的学习经历和工作经历。将宝贵的档案专项审核资源科学应用到干部队伍建设当中，扩大档案利用综合效应，目前还缺少有效的实践路径，在一定程度上还存在着“不考察不查档、不提拔不用档” 的现象。

（四）干部档案意识薄弱

新公共服务理论认为，公共管理者在提供公共服务过程中，承担了公共资源管理者、公共组织执行者及公民参与倡导者等诸多角色。因此，要承认所有公民具有平等的权利，以便更好地为公民解决公共问题，促进公民权的实现。由于部分档案管理从业人员业务能力不熟练，缺乏与被服务对象之间的互动，导致服务管理水平不高；档案管理部门习惯性忽视干部本人应当具有的知情权、隐私权、申诉权；部分干部档案意识薄弱，对档案管理规定和档案价值认识不足，甚至对档案专项审核的政策规定、纪律要求也存在误解，对于补充材料和调查取证的配合度不高；部分干部个人对自己的档案内容缺乏必要的知情权，甚至不清楚归档材料的内容和要求，导致档案专项审核时补充的材料质量偏低，影响了个人重要信息的认定。

三、基于新公共服务理论的加强档案管理工作的对策建议

（一）强化管理责任，优化服务管理

根据新公共服务理论的观点，公共管理责任并不简单，会受到包括公共利益、社会价值及公民需要等在内的、多种制度和标准的复杂因素影响。档案专项审核工作促进了档案材料的收集、整理、归档等日常管理工作的规范化，档案管理部门可以此为契机，优化服务管理，转变既有的封闭式服务管理模式，由被动服务向积极主动服务转变。[6]要强化公民权益，进一步丰富档案材料的收集内容，将更多的核心内容纳入档案材料的收集范围，特别是能够反映干部个性化与时代特征的材料，如干部个人的科研成果、发明专利、诚信情况、社会兼职材料等。档案管理部门及工作人员应改变以往被动的工作状态，主动与档案材料形成部门沟通，建立良好的互动联络协调机制，及时收集干部职务岗位变动、学历教育提升、奖惩、工资薪级调整等动态信息材料，尤其是在乡村振兴、脱贫攻坚、挂职锻炼等重大活动、重大事项中的表现鉴定材料、优秀事迹材料等。

（二）强化监督责任，引入社会参与

在干部人事档案管理工作过程中，要注重引入社会参与。要强化对档案管理工作的监督，建立责任制、落实责任人。由干部本人自己填写的材料在归档时，档案管理部门及工作人员必须对其进行严格审核，重点审核拟归档材料是否已经办理完毕，是否满足对象明确、真实完整、填写规范、手续完备的要求，以保证无误，必要时可以责成干部本人重新填写；组织人事部门直接填写的内容，填写人、审核人要认真负责，保证无误，坚决防止有关人员虚填信息或者伪造材料。要坚持“凡提必审、凡转必审、凡进必审” 的原则，强化对归档材料及信息真实性的审核和监督，将档案审核监督深度嵌入到档案管理的全链条中。对档案审核中发现的问题，要认真进行调查，接受公众监督，必要时可委托或会同教育、公安、人力资源社会保障及其他有关部门进行调查。对于档案问题尚未查清并且处理不到位的，不得办理录取、职务任免、人事调动等手续，坚决扼制档案造假等非法行为，维护档案信息的真实性和客观性。

（三）提高服务效率，注重开发利用

对干部人事档案进行合理充分的开发利用，能够充分体现其社会价值，发挥效用。通过档案专项审核，干部的“三龄两历一身份” 等信息都得到了准确的认定。为提高档案专项审核成果的利用率，可以将组织审核认定的干部个人信息与人事部门共享，避免个人信息的重新采集，给干部职工造成不必要的麻烦。此外，可探索开展档案分析工作，依托专业化的档案管理信息系统，将档案记载的干部信息进行数据化处理，运用大数据分析等信息技术，全方位、立体化给干部“画像”，实现从人工操作到信息化、智能化的转变，为精准掌握干部信息、拓宽选人用人视野、优化干部队伍结构提供数据参考。[7]

（四）强化档案意识，维护公民权利

在档案管理工作过程中，要鼓励、引导公民参与到档案管理与监督工作之中，对干部定期开展档案知识的培训与教育，做好档案相关政策的宣传解释工作，提高干部的档案意识，改变公众对档案“神秘” 的固有印象，使档案管理工作面向大众。人事档案管理作为一种公共服务，是一个全员性的工作，事關公众的利益。档案管理部门在档案专项审核过程中，要主动发现问题、思考问题、解决问题，及时充实干部档案工作的力量，大力加强档案专业人才和服务团队建设，提高其公共服务能力。要重视保障干部本人的隐私权、知情权和申诉权，严禁泄露或擅自对外公开干部人事档案内容。干部个人“三龄两历一身份” 等相关信息在重新认定后，应当及时通知干部本人及其所在单位。

四、总结

通过专项审核可以发现，干部人事档案管理中存在一些突出问题。新公共服务理论从公共服务视角出发，对解决上述突出问题，加强干部人事档案管理工作的方式和方法的创新，提供了新的有益的借鉴，有利于巩固深化档案专项审核工作的成果，全面提升干部档案管理工作水平，更好服务于领导班子和干部队伍建设。

参考文献：

[1] 王菊.新公共服务理论创新探析[D].哈尔滨：黑龙江大学， 2021.

[2] 张震雄.新公共服务理论视角下高校人事档案管理研究[J].山西档案，2019，（3）：54-56.

[3] 张丽.建立公务员诚信档案的作用、内容与途径探析[J].兰台世界，2014，（23）：110-111.

[4] 黄萍，程苏嘉.干部人事档案专项审核的问题及对策：以N医学高校为例[J].黑龙江人力资源和社会保障，2022，（13）：137-139.

[5] 赵增明.政府信息公开背景下干部人事档案管理透明化研究[J].山西档案，2017，（3）：51-53.

[6] 霍奇道.新公共服务理论视角下高校人事档案管理浅谈[J].档案管理，2020，（3）：117-118.

[7] 万淑君，张玮.干部人事档案专项审核全覆盖试点工作实践：以南开大学为例[J].中国档案，2021，（6）：60-61.

作者简介： 付士波，男，汉族，山东肥城人，硕士，馆员，研究方向：干部人事档案管理。