浅谈科研单位实物档案管理

谢志鹏、黄美丹 /北京遥感设备研究所

实物档案是在科研生产、经营管理、党政工团等各项活动中形成的，具有保存价值的各类实物。作为科研单位业务活动的见证者，管理好这部分档案，对于提供业务参考、加大文化宣传具有重要意义。对于科研单位而言，要确定归档范围和保管期限、优化工作制度和流程、注重宣传培训、提供硬件支持、积极提供利用、加强数字化工作，从而促进实物档案管理水平的提升。

一、实物档案的概念和特点

1.实物档案的概念

实物档案是在科研生产、经营管理、党政工团等各项业务活动中形成获得的，具有留存价值的奖状、奖杯、奖牌、奖旗、题词、锦旗、牌匾、证书、模型、礼品、纪念品、产品实物、印章、字画等实物，是有形的物品。

2.实物档案的特点

形式的多样性。实物档案包括获奖过程中形成的牌匾、认证工作通过后获得的证书、上级领导视察过程中的题词等各种单位科研生产、经营管理、党政工团工作、活动中有意义的实物，并非局限于以纸质形式存在，载体形式多样。

归档时间的断续性。由于涉及业务活动时间的不固定性，实物档案的移交时间也并不固定，任何时间均可产生归档材料。

保管的特殊性。由于实物档案的大小、规格、载体多样，统一保存至密集架并不合适，需要专门定做实物档案的存放架，以便妥善保管。

利用效果生动、直观。实物档案更加生动、直观，在文化宣传工作中若能够加以利用，可提升工作效果。

二、实物档案的作用

实物档案是科研单位各项业务活动的真实见证，是全体员工在科研生产、经营管理、党政工团等方面辛勤工作的生动体现，管理好这部分档案对于科研单位的工作具有积极作用。

1.业务工作的凭证

由于实物档案是科研单位在各项业务活动中直接形成，是单位业务活动的记载和见证，可作为单位各项业务活动的重要凭证。如：质量体系认证的证书是单位通过了某项质量体系认证，反映了单位的质量工作；优秀集体、先进集体的牌匾反映的是单位在某项科研实验工作中由于成绩突出所获得的荣誉；研发生产过程中留下的一些实物，记载了研发生产的历程。这些实物档案，在证明单位资质、反映单位历史、解决法律纠纷的过程中作用尤为明显。由此可见，实物档案具有较强的凭证价值。

2.文宣工作的材料

加强科研单位的文化宣传工作，对于提升科研单位的影响力和知名度、增强员工的归属感和自豪感具有重要的作用。单位各种建筑模型可展示单位的历史，产品研制、生产过程中留存的物件可表现产品从研制到生产的历程，奖牌、奖杯是单位辉煌历史的见证者。这些生动、翔实、直观的实物档案可以作为单位各种周年展览、单位宣传等文化宣传工作的重要材料，提升文化宣传工作的效果。

三、如何做好科研单位实物档案管理

1.明确实物档案归档范围和保管期限

由于实物档案的产生和科研单位的各项业务活动密切相关，因此档案部门应当明确了解科研单位的各项业务活动，加强与各业务部门之间的沟通，明确实物档案的归档范围，保证实物档案收集的完整性。科研单位实物档案归档范围应包括：单位、个人在市局级以上活动中获得的奖牌、奖杯、证书、奖章、奖状、锦旗、证书等；国际事务合作以及处理涉外事务过程中有保存价值的礼品；上级领导和知名人士为单位的题词字画等；科研单位各项认证、审核、检查过程中形成的各类证书、牌匾等；科研单位在研发、生产、修改等科研生产工作中形成的有保存价值的物件；本单位形成的有价值的宣传物品；单位失效的印章。这些是科研单位普遍存在并需要收集的实物材料，只有充分和各部门协调沟通、充分调研，才能保证归档范围的完整，进而保证归档工作的完整。同时，要将实物档案进行科学分类，确保实物档案收集、归档工作清晰明了。

确定明确、科学的保管期限有助于优化馆藏结构，保证实物档案的安全性。科研单位的档案管理人员应当根据行业法规和标准，紧密结合本单位实际，明确每一门类实物档案的归档期限，促进实物档案归档、保管的科学化。

2.完善制度，优化流程

档案部门应当根据国家和上级单位最新的标准和制度，根据各个单位的工作实际，在明确归档范围的基础上建立完善的实物档案管理工作制度，规范各环节工作。一是明确各个部门对实物档案管理的责任。二是严格根据归档范围进行收集。三是规定实物档案收集的时间节点，保证归档的及时性。四是优化归档工作流程，业务部室移交实物之前应和档案部门进行沟通，待档案部门对需归档移交的档案进行核验之后，双方在归档移交清单上签字，档案部门对实物进行著录、标注档号，编写实物档案目录，归档上架。四是建立相应的库房管理制度，保证实体档案安全。五是规范档案使用工作，如需使用档案，须向档案部门提交申请，写明使用档案名称、时间、缘由后方可利用，使用重要档案需经领导同意，并保障档案无丢失、损坏，按期归还。

3.提高认识，注重培训

科研单位对实物档案的管理应予以足够的重视，首先是单位的领导应当充分认识到实物档案管理对本单位科研生产、经营管理等各方面工作的重要意义，为实物档案的管理在资金、人员、硬件上提供支持，为完善管理制度、工作流程提供便利。业务部室要积极关注本部门产生的实物档案，归档之前持有要爱护，归档之时移交要及时，归档之后利用要合规。档案部门要做好宣教工作，在档案培训工作中纳入实物档案收集、移交工作内容，对实物档案在业务工作中发挥作用的具体事例进行宣传，以促进实物档案收集、归档工作。

良好的环境是实物档案保管的重要保障。档案管理部门应当根据自身档案实体的体量、类别、体积大小等因素，设置足够面积的保管库房，定制相应规格的架柜，做好库房规划，保证归档档案有地可放。库房内要放置空调和除湿机，并设置温湿度计，监控室内温度，并做好记录；也要做好防光、防磁、防尘、防虫、防潮等“十防”措施，为实物档案的保管提供良好的环境。档案人员要定期巡查库房和检查档案实体，发现问题立即报告。

4.提供设施，保障安全

良好的环境是实物档案保管的重要保障。档案管理部门应当根据自身档案实体的体量、类别、体积大小等因素，设置足够面积的保管库房，定制相应规格的架柜，做好库房规划，保证归档档案有地可放。库房内要放置空调和除湿机，并设置温湿度计，监控室内温度，并做好记录；也要做好防光、防磁、防尘、防虫、防潮等“十防”措施，为实物档案的保管提供良好的环境。档案人员要定期巡查库房和检查档案实体，发现问题立即报告。

5.积极利用，发挥价值

为需要者提供实物档案是归档工作的最终归宿，也是体现实物档案价值的重要方式。实物档案在服务科研生产、支持当中工作、助力文化宣传等方面作用重大。科研单位的档案部门应当将室（馆）藏实物档案作为一笔重要的财富，加强实物档案资源开发。

一是要服务好单位科研生产、经营管理、党政工团等各项工作。档案部门在提高档案意识、优化制度流程、及时完整归档、保障硬件设施的基础之上，积极为单位各项业务工作提供借阅利用服务。保证单位在各项工作中有凭可靠、有据可依，保证本单位产品研发生产、准备各项认证、应对法律纠纷等各项工作顺利进行。

二是要积极参与单位文宣工作。牌匾、印章、证书等实物档案是单位业务活动的印记。档案部门充分利用实物档案，在记录单位历史、开展展览、编写宣传材料、制作纪念品等工作中予以展示，使单位文化宣传工作更加生动翔实，对于提升单位文化“软实力”增强员工凝聚力和自豪感，具有重要促进作用。

三是要加强档案编研工作。档案编研也是档案有效利用的重要途径之一。档案部门可以围绕单位某一时间段获得的荣誉、取得的资质认证、部门改革演变，利用牌匾、证书、印章，展示其图片、印模或编写档案编研材料供单位员工查阅，不仅丰富了档案利用的方式，也进一步增强了员工对单位的认识。

6.做好实物档案数字化工作

实物档案的数字化将会大大提升实物档案的工作效率，档案部门可根据不同实物档案种类的特点，采取不同的办法。可以扫描的证书，可直接对档案进行扫描，将条目录入单位档案系统，并将扫描文件进行挂接。对于无法扫描的实物档案，可将档案条目录入档案管理系统，将实物照片挂接在条目之下，以更加清晰、直观的方式展示实物档案。

实物档案是科研单位档案的重要组成部分，在单位的各项活动中发挥着重要的作用。科研单位可以通过确定归档范围和保管期限、优化工作制度和流程、注重宣传培训、提供硬件支持、积极提供利用、加强数字化工作，来加强科研单位实物档案的管理，充分发挥实物档案应有的价值，进一步提升档案管理水平，助力单位各项工作的开展。