信息化时代的大地测量档案管理

罗玉红

当今，以信息化技术为代表的先进技术取得了质的飞跃，并在较大程度上影响了早期档案管理与服务的方式，这使得国内地理测绘行业的档案管理工作发生了翻天覆地的变化，开始朝着信息化方向发展。随着大众对大地测量信息需求量的持续增加以及相关科研领域对信息化技术依赖程度的逐渐提高，大地测量档案资料在社会建设与经济发展中的运用也越发关键。为了实现大地测量档案管理与服务模式的优化，促进档案资料的高度利用与高质量、高效率管理，相关部门应该加速推进大地测量档案管理和服务模式的革新，并以信息化技术为依托，构建和完善行之有效的档案管理系统与服务体系，在既有纸质档案的基础上，将早期的纸质档案资料转化为数字化形式[ 1 ]。如此不仅可以避免电子档案因为一些不可抗因素遭到损坏，使既有的纸质档案得到良好保存，还可以实现档案资料的线上管理、线上服务以及自动化存储。

大地测量档案资料的管理现状

相关资料显示，国家测绘资料档案馆大地测量分馆收藏着20世纪20年代至今近20万册的国内所有类型与等级的纸质大地测量资料，是现今国内仅有的一座大地测量档案资料馆。众多馆藏资料汇聚着中国几代测绘工作者的求知和探索，是中国大地测量史发展的重要见证。随着科技的发展，大地测量档案资料管理与服务工作取得了显著的成效，但其在实际工作中也暴露出许多不足。

第一，纸质档案储存有较大难度。传统的大地测量档案资料多数为纸质资料，且很多资料都是国内仅存于世的。因为储存的时间过长，纸张不同程度地变黄、损坏，很多图像、数据、字迹等都变得模糊不清；此外，多次、反复的借阅导致档案资料破损程度加重，甚至出现遗失，大大缩短了档案资料的寿命，很难保证大地测量档案资料的全面性与完整性。

第二，档案管理方式落后。现今，大地测量档案资料的管理模式依然延续着早期手工管理的模式，在实际管理工作中始终采用手工台账以及半手工的管理方式。关于档案资料的机读目录格式尽管已经建立起来，但其实际利用比较有限；同时，只有专门的档案管理工作人员才会使用，其他人查阅档案资料时难如登天。并且统计方式落后，用户所需数据的时效性与准确性难以得到保证。在档案资料的查询过程中，大部分情况下都使用档案资料原件，不仅速度慢，还耗费时间和精力，也大大缩短了原始资料的储存寿命，导致大地测量档案资料难以得到合理的利用，阻碍了档案资料相关价值的进一步发挥。

第三，档案资料储存设备老旧。随着大地测量工程的发展，大量的成果档案资料源源不断地提交到档案管理室。但档案管理室的存储空间有限，现今大地测量档案资料的储存量已超过整体储存量的2/3，长此以往，可能導致档案管理室接收的档案堆积，难以进行立卷整理，入柜摆放。另外，一些储存设备过于老旧，很多都是老式的铁皮柜，缺少空调以及除湿机等设备，这对档案资料的长久存储极为不利。

第四，数据档案管理依据欠缺。在科学技术发展的推动下，大地测量领域在测绘作业中积累了许多数字化测绘成果档案资料，从早期的GB数据级逐渐发展到现在的TB数据级，并依旧以几何数量级迅猛增长。现今，在数据管理方面，档案管理缺少规范化的依据，导致数据档案资料入库时（涉及移交与归档等）与入库后（涉及存储要求、条件、检查、维护、保密、鉴定以及统计等）的管理被忽视，以往电子数据档案资料欠缺数据说明与背景方面的信息，关于技术环境、软件与版本、格式与类型、存储环境以及备份方法等，都欠缺有关的说明，进而导致实际工作中存在诸多问题。

第五，档案资料安全保障欠缺。与大地测量相关的档案资料分为很多密级，有绝密、机密、秘密等。现今，所有密级的档案资料均未严格按照其密级程度进行差异化存储，缺乏有针对性的技术保障，故而难以确保档案资料的安全性。

大地测量档案信息化管理的重要内容

对于大地测量档案管理，其信息化建设的目的就是依托计算机技术，根据大地测量的显著特征，使早期以纸张、磁带、光盘等为载体的既有档案资料的检索体系实现优化，实现档案资源共享、线上查询与多媒体服务的目标。

档案资料信息化管理系统的构建

首先，建立和完善信息采集系统，包括纸质档案的扫描、图像资料的处理与档案目录的采集等[ 2 ]。其次，建立和完善核心管理系统，其主要目的是实现档案资料管理的信息化与标准化，包括研究和构建综合管理系统，开发和建立档案数据库与大地测量成果数据库。最后，建立和完善档案资料利用系统，旨在完成网络服务和资源共享的目标。要针对社会大众发布信息，针对内网用户与共享用户主动提供网络数据服务。

档案资料信息化管理系统的功能

对大地测量档案信息管理系统来说，在功能设计方面，设计者应该仔细斟酌大地测量资料所具有的特征[ 3 ]。首先，全面斟酌大地测量包含的资料类型以及面向的受众，优化界面，使其应用便利。其次，全面斟酌大地测量档案资料的安全性，针对密级程度的不同，有针对性地应用加密策略。大地测量档案信息化管理系统由3个部分构成：档案资料管理系统、档案资料查询系统、网络发布系统。其中，档案资料查询系统和网络发布系统均与档案资料管理系统进行数据交换。档案管理系统中既有针对单位用户的档案查询系统，还涉及单位内部的自动化办公，能够实现档案资料数据如案卷级与文件级著录项目等的归档采集，图纸资料的扫描，图像资料的处理，档案资料的接收、录入、借用以及储存。

以交换中心为依托的线上档案资料查询系统能够促进政府相关部门之间进行数据查询与共享的政务网的构建，为受众实时、精准地提供全面、有效的档案信息服务。使用者凭借授权能够对所有大地测量档案资料进行查询、网上调阅与下载。搭建开放的大地测量信息共享平台，创建信息查询窗口，实现档案资料线上检索应用的目标，同时实时公布面向社会大众的档案目录以及全文信息，自主公布公益性信息，最大程度地实现档案资料的共享。

档案信息化管理系统硬件和软件建设

数字化档案中包含海量的信息资源，要想充分发挥其作用，就要构建能大量储存分布式档案资料的数据库与能承受大访问量的服务系统。而不可缺少的硬件设施包括档案资料数字化设备和输入设备（涵盖各种扫描仪、视频音频数字化设备、数码摄像机等）、互联网设备（涵盖台式计算机、高速交换机、工作站高效服务器等）、储存设备（涵盖高端硬盘、存储器、光盘等）、输出设备（涵盖各类打印机等）。

档案信息化管理的安全建设

在大地测量档案资料信息化建设中，工作人员必须重视档案资料的安全性与保密性，制定并严格落实安全管理制度，提高职业素养，采用专业化的管理方式。首先，对档案进行多次备份，保证档案资料的安全性。其次，结合档案资料的密级情况设置用户权限等级。最后，应用物理手段合理分离内部网、政务网以及公众网。其中，内部网、政务网以及公众网要利用脱机存储设备来交换数据，实现档案资料安全保密的目标。在软件设施的建设中，要以有针对性的软件基础作为依托。比如系统软件和应用软件，前者涉及监控、调试、数据库管理/通信等程序以及操作系统，在选型方面必须遵循通用、可靠以及维护便利等原则；后者主要是结合实际应用问题而制定的程序，例如拥有文档统一化以及图纸资料管理功能的档案资料管理软件以及成果数据库管理软件等。以系统软件为依托的应用软件需要具备较高的实用性、兼容性与扩展性，同时要具备操作界面友好、应用语言规范、实际操作简单、用户应用方便等特点。

加强大地测量档案资料信息化管理工作的有效策略

建立健全标准化的管理机制

任一档案资料的管理，均要具备完善的管理体系，大地测量领域的档案资料管理同样如此。我国档案法对档案资料的管理有明确规定，简单来说就是档案资料管理工作在实际落实中一定要严格遵循统一领导与分级管理的原则，有效保证档案资料的安全性与完整性，从而为社会各界的应用提供便利。另外，相关内容在《中华人民共和国保密法》等诸多与测绘地理档案资料管理有联系的法律、法规中也有涉及，大地测量档案管理工作者必须严格按照测绘法等相关法律、法规来开展。在档案资料管理过程中，必须针对具体情况试运行一些行之有效的管理规章和制度，促进大地测量档案管理的系统化与制度化，确保所有管理环节中的责任均能够落实到个人，切实做到有规可守，有章可循，逐层把关，全面保障大地测量档案的安全[ 4 ]。

有效筛选与培训档案资料管理人员

第一，提高档案管理者的职业素养。在大地测量档案资料管理过程中，工作人员对档案管理工作的效率与效果有决定性影响，对测量成果的存储以及后续的应用也有深远的影响。所以，从事大地测量档案资料管理工作的人員既要具备基本的从业品德与专业素养，具有爱岗敬业、安全保密的职业精神，还应该积累相应的大地测量知识，提高专业能力，始终围绕保密法、档案法、测绘法以及相关的规章制度来展开管理工作，如此才可以承担起大地测量档案资料管理的重任[ 5 ]。

第二，定期组织档案资料管理工作者参加专业知识与技能的培训，建立完善、专业、系统的培训机制，通过持续的学习与培训，使档案资料管理工作者不断积累专业知识和实践经验，通过人才培养加速推动大地测量档案资料管理的信息化建设。首先，应该侧重提高从业人员的责任心、职业素养以及对相关法律法规的认知水平，培养其爱岗敬业的职业操守。其次，针对既有工作人员，对其进行本单位科技项目内容与服务对象实际需求等的科普工作，保证工作人员能够全面深入地了解本单位的具体情况。再次，聘请专业人员定期开展相关知识与理论的授课，并开展业务方面的培训，制定有针对性的考核门槛，定期进行业务考核，保证工作人员具有较高的积极性。最后，在互联网时代，大地测量档案资料管理工作者应该进一步提升计算机等信息化技术与手段的应用能力，凭借信息化技术更好地开展档案资料管理与信息化档案库建设的工作，促进大地测量领域的发展。

大地测量档案在社会经济建设中的应用

现今，信息化技术已经得到普及，各个领域均凭借信息化技术来提供或获取便捷、精准与高效的服务，大地测量档案管理同样如此。大地测量行业的从业人员要精准掌握各领域的具体需求，利用信息化技术为社会经济建设提供精准、高效的服务。第一，为社会发展提供有针对性的资源，推动大地测量档案相关知识的推广和应用，组织与大地测量档案相关的主题展览活动，实现档案服务的创新，从而实时、精准、高效地为社会主义经济建设服务。第二，通过新媒体平台以及移动端等进行档案信息检索，实现大地测量档案应用的便捷性、精准性与高效性。随着信息化技术的发展与测绘技术的应用，大地测量成果的作用愈发突出，涉及社会的方方面面，比如推动西部经济发展的西气东输工程、实现生态环境保护的塔里木河流域工程以及协调南北经济发展的南水北调工程等。大地测量档案的信息化建设为社会各行各业的测绘测量工作提供了保障性服务。

综上所述，大地测量档案资料信息化管理系统的建设属于高科技建设工作，信息化管理系统的建立和应用将全面取代早期的手工档案管理方式，完成智能化管理的目标。互联网与计算机技术的有效应用能够打破时间与空间的桎梏，实现大地测量档案资料的实时共享与快速交换，促使档案资料具有的各项功能得到充分发挥，为大地测量结果的应用提供全面、高效的信息化服务。

（作者单位：福建省196地质大队）

[1]康维达，王昊，李伟峰.信息化时代的大地测量档案标准化工作[J].科技创新导报，2018，15（08）：186-187.

[2]马润霞.信息化发展中大地测量电子档案与纸质档案并存的思考[J].测绘技术装备，2017，19（01）：67-68.

[3]陈欣，徐佳垚，高艳龙.大地测量档案信息管理系统的初步分析与设计[J].办公自动化，2019，24（08）：50-51+25.

[4]陈俊勇.面向数字中国 建设中国的现代测绘基准——对我国“十五”大地测量工作的思考和建议[J].测绘通报，2001（03）：1-3.

[5]杨晓琴，王建民.大地测量成果管理信息系统的设计与实现[J].矿山测量，2017，45（06）：80-83.