“一站式”学生社区管理模式下高校学生档案数字化服务平台建设与探索

文/李俊连

高校在深入推进“三全育人”综合改革，不断提升人才培养质量过程中，以“一站式”学生社区管理模式建设为抓手，进一步提升关爱和服务学生的工作质量。基于“一站式”学生社区建设，档案部门要整合学校学生档案资源，搭建学生档案数字化服务平台并下沉到“一站式”学生社区，为学生提供高效便捷的利用服务，充分发挥高校档案服务“立德树人”的根本任务

2008 年9月1日起正式施行的《高等学校档案管理办法》是各高校开展学生档案管理工作的法规性文件，尤其是单独增设学生类档案，将其纳入高校档案管理范畴，体现了学生档案的价值和重要性，强调要高度重视学生档案的利用需求，这既符合时代发展规律，也完善了高校档案管理体系。

2018 年教育部开展“三全育人”综合改革试点工作，各高校通过一站式集成、精细化服务、信息化支撑的综合管理模式为抓手，构建学生“一站式”社区管理模式，实现所有与学生相关的事务均可在“一站式”社区服务中心办理，为学生提供全方位的育人服务。

随着高校学生档案内容不断丰富和利用需求的提升，基于“一站式”学生社区管理模式，开展高校学生档案资源整合和数字化服务平台建设已成为高校档案管理的一项重点工作。

一、高校学生档案的内涵

高校学生档案是指学生在学校期间形成的，反映学生学习经历、思想品德、专业技能、身体状况、诚信状况、家庭政治及经济状况的个人档案材料，是学生个人经历、品德、才能和学习表现的历史记录，是学校考察、录选、培养、教育学生过程中形成的第一手资料，是国家和社会选拔任用人才的重要依据。《高等学校档案管理办法》明确了高校学生类档案归档范围主要包括高等学校培养的学历教育学生的入学原始档案、录取通知书、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等，其中在高校产生的学籍档案有：新生录取名单（审批表）、成绩单、毕业生名单、学位授予名单、学籍卡、就业名单、学位评审材料等等。学生档案管理过程中必须贯彻执行党和国家有关的档案法规和制度，坚持真实、完整、保密原则，确保学生档案的连续、完整与安全。

二、高校学生档案的重要性和学生档案数字化服务的必要性

1.高校学生档案的重要性

学生档案通常以学生个人为单位集中保存以备查考，也就是“一人一袋”，是国家人事档案的重要组成部分，是大学生就业及今后用人单位选拔、任用、考核的重要依据。

对于用人单位来说，查阅应聘对象个人档案，可以较为全面、准确地了解应聘人员学生时代的相关信息，学生档案材料中的学业水平、个人素质、考试成绩及思想表现等情况都是重要依据。在用人过程中形成的定级、调资、任免、晋升、奖惩等方面各类材料都需要汇总并持续归入个人档案，作为用人单位的重要考核依据[1]。

对于学生来说，在每年大学生求职、出国、升学关键时期，也是学生各类证书证明材料需求的高峰期。学生就业后无论是工作调动、出国政审、职称评审、工资调整，还是入党入团以及离退休手续办理等等一切手续，都要以档案材料作为依据，所以个人档案是伴随每个人的一生并发挥极其重要作用。

2.高校学生档案数字化服务的必要性

学生档案在利用过程中，一方面由于借阅者对学校相关流程比较陌生，往往需要校内校外来回奔波，花费大量时间和精力，却事倍功半；另一方面，对于档案部门来说，调阅纸质档案费时费力，工作量大且效率不高；纸质档案受主客观条件限制，容易破损甚至丢失，而一旦丢失，有的档案又无法补办；纸质档案甚至会出现被篡改、信息泄露等隐患。

因此，高校应充分利用多媒体信息技术和互联网技术，构建学生档案数字化平台，以“一站式”学生社区管理建设为契机，加快学生档案信息整合，对其进行科学管理，最大化提高学生档案资源利用率和信息安全，充分展现学生档案的价值[2]。

三、高校学生档案数字化服务平台建设策略探索

1.解放思想，更新观念

2019 年西安欧亚学院以满足学生需求为出发点，初步建成“一站式”服务大厅，当年即实现“一站式”办理学生证、保险、资助、一卡通、学费、公寓物品、住宿、毕业离校等手续，为学生提供高效便捷的服务。基于此，档案人员从加强学校档案资源管理、档案利用、档案安全治理体系建设出发，不断提高档案质量和服务水平，促进档案工作更好地为学校服务的意识，全面开展学生档案梳理，同时修订完善《西安欧亚学院学生档案管理办法》，明确学生档案管理的职责与权限、档案材料内容、新生档案建立、日常档案收集审核、毕业生档案转出、档案保管及保护等工作程序和具体规范要求，为进一步实现学生档案数字化平台建设提供制度保障。

2.破除壁垒，整合资源

高校学生档案内容丰富，涉及部门较多，以西安欧亚学院为例：教务处负责毕业、结业、休退学、留级、考研、专升本等相关学生学籍材料；各二级学院负责学生入学原始档案、录取通知书、体检表、入学登记表、成绩单、奖惩材料、团员档案、高等院校毕业生登记表、学士学位申请表、班级学生花名册；招生办负责学生高考录取花名册；就业部门负责毕业生派遣相关档案；校党委负责学生党员档案；校团委负责学生团员档案等等。

建设学生档案数字化平台，档案部门首先必须将校内各部门分散管理的学生档案进行整合，统一收集、鉴别、整理、归档、保管、编目与检索、查阅利用、统计分析、转递以及档案数字化加工等工作。档案部门还要与时俱进，调整学生档案收集范围，适时增加学生诚信、心理健康等方面的档案材料收集,确保学生档案齐全完整，助力学生成长和未来发展。

3.合理规划，协同协作

在学生档案数字化平台建设初期，档案部门通过调研、走访等多种形式，全面收集学生对学生档案数字化建设需求；了解各相关部门在学生档案收集和管理中存在的主要困难和意见。档案部门还要积极推动领导力量、管理力量和服务力量，将学生档案工作相关部门进行统筹，依托学校正在着力利用创新技术持续提升教育信息化的工作契机，扎实推进学生档案数字化业务与学校信息化业务有机融合。

档案部门首先对历年来学生档案利用数据进行统计分析，确定利用率较高的学生档案内容，分批次开展学生档案数字化加工。其次与学校信息化部门沟通，梳理挖掘散落在校园各类业务系统中的学生档案信息资源，将这些资源进行融合与重组。最后档案部门还要加强对兼职档案员业务培训，进一步明确学生档案收集内容，重点是学生电子档案的收集和相关格式要求等。每个步骤都需要精准实施、扎实推进，为后续学生档案数字化平台上线打下基础。

4.构建平台，全面覆盖

基于学校已经投入使用的“一站式”学生服务大厅，档案部门一方面与教务处、学生发展处等学生档案相关部门进行业务整合，在该大厅设立“校级自助服务终端”，目前可实现学生档案信息自助查询、翻译和打印服务，包括学生学籍信息、学历证明、学籍异动、档案号及档案去向、学历证书和中英文成绩等；另一方面，档案部门还下沉到该大厅，设立专门的“学生档案库房”，方便学生档案转入转出和原始档案借阅利用，真正做到让学生“少跑一趟路、少进一扇门、少找一个人”。

随着学生参加省级比赛、入伍、升学、出国等需要，学生高考录取花名册的利用率逐年增多，档案部门已经完成了历年所有高考录取花名册的扫描和系统录入工作，可以上档案系统上进行查询和打印。但是，由于学生高考录取花名册的一个扫描页面涉及多名学生信息，从保护他人隐私考虑，目前还没有开放学生自主查询和打印功能。下一步，档案部门将继续与信息化部门协同，最终通过技术手段，实现学生个人高考录取花名册的自动查询和打印服务。档案部门坚持“信息多跑路，学生少跑腿”的服务宗旨，持续建设和完善学生档案全面数字化和“一站式”服务，持续为学生提供高质量服务和信息化体验。