档案数字化管理系统在医院档案管理中的应用

王莉莉

摘要：随着信息时代的到来，信息量逐渐增多，促使医院档案管理面临着新的挑战。如何实现档案管理模式的创新和完善，加强数字和信息技术工具的使用，建立高效的现代化档案信息管理体系是当前医院档案管理工作亟待解决的重要课题。基于此，本文分析了数字信息在医院档案管理中的运用，探讨了关键问题，并提出有效措施，以供参考。

关键词：数字化；医院；档案管理

文档管理是医院重要的工作流程，不仅是影响医院长期稳定发展的根本环节，也是改善医院建设的重要条件。信息化和数字化管理模式的应用已逐渐渗透到不同城市医院的运营流程中，有效解决了低效管理的问题。在实际开发过程中，全面研究数字化医院档案现代管理的不足之处，并通过科学和有针对性的管理措施加以改进，是提高档案管理效率和促进医院发展的有效措施。

一、数字化档案管理系统在医院档案管理中的应用优势

（一）处理大量的数据

随着人口的增长，医院记录的数量也大幅增加，各种业务活动的发展导致相应记录的年增长。尽管大多数医院目前选择电子备案方法，但仍然使用基于C/S的单一服务器架构，无法满足当前医院的需求。因此，有必要使用更先进的信息技术管理档案。在这一情况下，数字分析技术正逐步用于医院记录管理，可以处理大量数据和信息，并具有较大的存储空间，以满足医院记录的需求。同时，它还可以帮助医院创建多类别档案数据库，为大多数患者提供快速访问和更可靠的医疗服务。

（二）处理的档案类型多

目前，社会进步丰富了医院的活动，增加了记录类型。同时，信息技术的快速发展促进了记录分类的创新。医院记录的类别不再局限于单一的纸质形式，而是以更加多样化的形式呈现，主要类别包括基础设施、患者信息和管理，例如，视频、音频、图像等。医院在复杂的类别中，通常很难准确找到所需的信息，而使用数字档案管理系统可以很好的解决，因为该系统可以有效处理多种类型的档案，并通过快速识别和读取功能，准确搜索所需的档案信息。

（三）有效提升档案信息的关联性

在目前的医院管理过程中，档案信息之间的相关性不强，意味着无法充分研究档案信息的潜在价值。随着时间的推移，医院开始重视档案信息的相关性、真实性和完整性，以确保各项活动的顺利运行，保证医院规则的标准化。因此，为了更好地利用档案信息的潜在价值，有必要将数字档案管理系统应用于医院的档案管理，该系统具有强大的数据分析能力，在提高档案信息的相关性方面发挥着重要作用，有效链接不同类型的档案信息，从而实现数据交换和通信，提供更完整和全面的档案信息。

二、档案数字化管理系统在医院档案管理中的应用现状

（一）档案数字化管理意识不足

随着卫生系统改革的深化，医院将核心资源投资于配套设备、改善服务、提高知名度、吸引人才等，忽视了档案管理工作的重要性。此外，医院管理人员尚未充分认识到档案管理的重要性和大数据开发的价值，导致档案管理数字化进程缓慢。一些医院仍依赖纸质记录管理，无法满足需求，缺乏数字档案管理的长期规划，无法妥善解决现有问题。

（二）信息化应用不够广泛

目前，科学技术水平正在迅速发展，信息技术的普及广泛。然而，一些医院仍使用传统的记录管理模式，在建设信息化方面普遍落后，未引进信息化专业人员，在计算机设备上存在严重短缺。在管理医院记录时，管理人员倾向于搜索大量记录来找到需要的信息，增加工作量，降低工作效率。同时，纸质档案也带来了许多问题，例如，需要足够的存储空间，会在潮湿的环境发霉，影响档案管理工作的顺利进行。

（三）医院档案数字化管理系统缺少完善的制度支撑

一些医院对数字档案管理系统发展不够重视，未根据数字档案管理的实际需求完善制度，对推进医院档案管理信息化产生一定影响。数字化管理与医院档案管理缺少联系，导致建立强有力的制度以及促使档案数字化管理系统的实际运行工作更加困难。

（四）技术管理现状

一方面，数字档案管理系统发展中引进的信息技术越先进，数字档案管理体系的运作效率越高，档案信息资源的利用效率越高。在这种情况下，如果医院不能提供足够的资金支撑，数字档案管理系统的技术会不可避免地落后于时代。许多大数据、云计算、人工智能和区块链技术难以应用于数字档案管理系统，在客观上限制了数字档案管理系统的功能和作用。另一方面，在建设软硬件空间时，很难确保数字档案管理系统的功能和数据处理能力。此外，一些档案工作者缺乏对现代信息技术的了解，使用数字档案管理系统缺乏专业知识和灵活性不足，影响数字档案管理体系的性能。

三、档案数字化管理系统在医院档案管理中的应用建议

（一）创新医院档案管理工作理念

在新时代背景下，以互联网技术为代表的网络信息技术已广泛应用。医院具有一定的数字化和档案管理能力，然而，由于一些管理人员对档案管理的重视程度不够，医院在建立数字化档案管理系统方面仍面临许多困难。第一，医院档案管理必须创新管理理念，在内部构建新的工作和服务理念，摒弃传统的延迟概念。第二，创新应用技术的工作理念，积极将数字网络技术应用于日常档案管理。在大数据时代，有许多先进的管理方法和方法，要求提高工作人员的计算机操作和文件管理软件应用技能。

（二）在数据安全方面的应用

为确保医院记录数据的安全性，相关部门应采取适当措施。将数字档案管理系统应用于涉及数字化的档案，然后使用信息技术进行保护。为了达到预期效果，必须从源头开始。第一，降低重要数据的安全风险。具体而言，在数字档案管理系统中实施完整的安全系统，例如，数字签名、防火墙等。同时，应用分层管理方法。在数字档案管理的演变过程中，注意定期检测信息技术系统中的漏洞，并合理安装程序和补丁，避免病毒感染等问题出现，减少信息泄漏、恶意操作和其他对患者、医院和其他人产生负面影响。第二，通过加密重要信息和数据加强对医院内部网络系统的保护，以此防止数据泄漏。第三，定期组织员工积极学习数字技术并增强安全意识，以此发挥数字档案管理系统的作用，确保医院的稳定运行和发展。

（三）数字化档案管理系统在人事信息管理上的应用

目前，大多数医院的人事记录管理手动为主，效率低下。详细记录员工的基本信息和专业技能是医院获得职工资料的主要途径。传统的人事档案管理方式容易发生差错，浪费资源。另外，工作人员要花较长时间查阅文件。在病历管理中使用数字化管理系统，可以极大地减少此类问题的发生，有效提高记录管理的效率。目前，许多医院不注重人事记录管理，人事记录效率较低。

所以，要真正做到人力资源数据的数字化管理，第一，要提高管理者对人力资源数据的认知，加大对员工的教育力度，让他们真正认识到这一工作的重要性。

第二，应促使所有人事工作人员参与人事记录管理，学习数字记录管理系统的工作方法，并共享不需要保密的某些记录。

第三，医院应建立专业的人事记录管理团队，改进记录管理的标准化。在建立人事记录管理团队时，要不断培训员工，提高他们的专业技能和生产力。使用数字档案管理系统，可以有效提升生产力，缩短员工查询记录的时间，减少由各种手工操作导致的错误，保障员工档案信息的完整性。

（四）明确数字化档案管理发展目标

数字档案管理知识是医院数字档案管理模式良好发展的关键因素。提高各科室对数字档案管理模式的重视程度是构建科学档案管理模式和建设良好基础设施的先决条件。澄清数字档案管理的目标是提高对数字管理认知不足的有效手段。在医院总体发展目标的基础上，建立现代化、计算机化的管理模式，全面提高各科室档案管理人员的重视程度，是促进医院长期稳定发展的根本因素。数字档案管理的发展目标可以与医院的特定部门需求结合。对于不同部门、不同工作领域的档案管理内容，设计有针对性的发展目标，实现医院档案管理，在定制发展目标的指导下满足数字化发展的需求，完善基础设施建设，提高生产力。因此，制定数字档案管理的科学发展目标是医院稳定发展和进步的重要因素。

（五）加强设备投入

为了实现全面的数字覆盖，医院要加大对设备的投资，并科学管理购买的设备，帮助医院管理数字档案。提高档案管理人员的技术水平，确保有效使用数字设备，充分利用数字设备的能力，为医院档案管理提供更便捷的支撑。投资数字设备可以帮助档案管理员减少工作量，提高生产力，同时增加医院档案的价值。在增加设备投资后，医院必须制定系统的设备管理计划，确保数字设备的定期维护和维修。数字设备是动态和实时的，因此文件管理器必须不断更新和改进系统，改进数字设备功能，更好地服务于档案管理。良好的数字设备可以自动收集、启动和管理档案，减少档案管理员的工作量，支持医院档案管理。

（六）创建并完善档案数字化平台

目前，医院档案管理部门应积极适应时代潮流，明确未来的发展思路，将档案的知识化和数字化发展作为未来发展的主要方向，通过建立数字档案管理系统和完善数字档案平台，实现档案数据资源的科学利用和高效交换，提高档案数据资源在科学研究、教育中的功能和作用。

第一，医院领导应重视数字档案平台，充分认识数字档案平台的结构是数字档案管理系统的关键和核心，为数字档案平台的开发提供支撑，通过招标邀请全国知名互联网公司参与医院档案数字平台的开发。持续改进档案数字化能力，改变传统档案管理思维，充分认识计算机化和数字化对医院档案管理的深刻影响，落实互联网和大数据思维，各部门共同建设数字档案平台，积极支持数字档案管理系统的发展。

第二，在建设数字档案平台时，重要的是反映医院其他部门的意见和建议，以问卷调查、非正式讨论和在线提问等多种形式广泛征求意见，完善医院数字档案平台的相关功能，进一步提高数字档案服务平台的相关性和系统性，改善医院档案数据资源的交换和共享。

（七）完善档案信息管理工作体系

档案信息管理的管理体系、监管体系甚至绩效评估体系的持续改进是改善档案数字化结构和确保医院档案管理各方面科学性的关键，对此，要建立网络化档案信息管理模式，实现档案管理的全面数字化。在绩效评估过程中，详细记录员工的日常绩效，积极开发相关激励系统，提高员工的工作激励，纠正传统管理工作模式的疏忽和缺陷，创新档案管理方法和概念，以此满足现代医院档案管理的需求，提高工作质量，确保数字化档案建设和医院档案管理顺利实施。

四、结语

综上所述，随着科学技术的进步，信息化水平有了长足进步，所以，将数字管理系统引入医院档案管理中，是时代演化的产物。医院要在档案管理中发挥数字管理系统的作用，必须确保档案管理理念不断更新，更加意识到自身的安全。同时，增加设备建设，提升管理人员的信息化水平，构建一套完整的数字文件管理体系和文件安全管理体系，全方位地保障医院文件管理的数字化和智能化，提高医院记录管理的效率，确保医院的可持续发展。

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