电力企业优化文秘档案管理工作路径研究

刘屹彤

摘要：随着我国经济的持续发展和人民生活水平的不断提高，生产和生活方面的用电持续增长，与之相应，电力企业相关的供电数据信息也在持续增长，需要管理的档案也在不断增加。档案信息关系到企业管理工作的优化、科学决策以及重要的信息查询。在新的时代背景下，做好档案管理工作，是电力企业管理工作发展的必然要求。基于此，本文首先分析优化电气企业文秘档案管理工作效率的重要性，接着指出工作过程中存在的难点，最后提出相应的优化路径，以供参考。

关键词：电力企业；文秘档案管理；工作效率

DOI：10.12433/zgkjtz.20233427

在电力企业进行电力信息管理的过程中，企业文秘工作通常与档案管理有着密切的联系。新时代下，传统的档案管理和养护模式所需的大量人力资源在档案信息化管理后得到了有效缩减，档案管理工作已与文秘工作充分关联起来，对电力企业创造更多信息价值起着关键作用。

一、优化电力企业文秘档案管理工作效率的重要性

随着电力企业的管理工作向现代化的管理模式转变，管理工作的效率在不断提升。随着时代的发展，电力企业需处理的信息愈发复杂，文秘档案管理工作逐渐困难，也对电力企业管理工作的发展造成了一定的影响。为确保电力企业发展，应全面优化电力企业文秘档案管理工作。

（一）助力管理工作全面发展

在电力企业持续发展的过程中，管理工作的完善是电力企业发展的必然要求。只有充分做好管理工作，才能提高电力企业的工作效率和工作水平，使工作得到更科学的规划，得到理想的工作效果。优化电力企业文秘档案管理工作，一方面，可以提高企业整体的管理效率，促使管理工作向着更明确、更集中的方向发展，充分满足新时期的发展需求；另一方面，可以让档案信息更多地参与到企业决策中，对企业的发展产生积极影响，使企业得到发展。

首先，文秘档案管理工作与电力企业整体的管理工作息息相关，文秘对档案信息进行有效整理，可以更充分地挖掘档案信息，有效发挥档案价值，让管理工作借助档案信息进行决策和规划，确保管理工作的科学性和实际效果，促使电力企业的各类供电服务得到有效提升，推动智能化管理工作的有效进行。

其次，文秘档案管理工作效率的提升代表着相应工作可以更加准确且快速地完成，管理工作也可以依靠相应的档案信息进行有效规划和及时决策，在保证管理工作科学性的同时提升管理工作的效率。

（二）充分发掘档案价值

工作效率低下和工作结果混乱通常存在一定的联系。在工作效率不足的情况下，一般更难以保障工作效果，工作过程中容易出现问题，还会影响其他管理工作，难以有效发掘档案价值。信息化时代下，依靠对电力企业的有效管理，档案信息不仅能为电力企业的决策提供直观的信息支持，还能随时进行分享和查阅，使档案管理工作充分融入到电力企业的整体管理工作中。文秘档案管理工作的本质是将文秘工作和档案管理相结合，使档案信息得到实际应用，使管理人员能随时掌握决策信息，保障决策的实际效果，促使电力企业在有效的管理过程中得到充分发展。同时，档案管理效率的提升能让档案信息得到更充分的应用，促使档案信息的应用融入到企业管理中，让管理工作更好地进行。

二、优化电力企业文秘档案管理工作的难点

在进行电力企业文秘档案管理工作效率的优化过程中，由于档案信息量的不断增长和档案管理模式的改变，档案管理工作涉及的领域愈发复杂，要想提高工作效率，还需注重以下难点：

（一）档案管理人员缺乏专业素养

新时代，随着信息化技术逐渐融入到管理工作中，档案管理工作的工作量逐渐减少，充分推动了档案管理工作与文秘工作一体化发展。在一体化发展的过程中，文秘档案管理工作既展现出了对档案信息的深入发掘，使档案信息充分参与到企业管理和决策中，又出现了文秘工作负担过重、档案管理效率难以提升的问题。而优化电力企业文秘档案管理工作的主要难点是有些文秘尚未清晰认识到工作内容的复杂性，在实际进行档案管理的过程中，也难以使用正确的方法，容易对档案管理工作造成消极影响。

第一，在实际进行档案管理的过程中，文秘不仅要有效认识档案中的综合信息内容，还要有效提取信息中的管理内容，这就对文秘的综合能力提出了较高的要求。在大多数情况下，文秘难以对大量繁杂的信息产生全面的认识，更无法在大量的工作中提升工作效率。因此，文秘档案管理工作无法与企业的全面管理充分配合，导致档案管理工作失去了实际的效果。同时，档案管理工作对文秘本身工作时间造成了挤压，也容易导致文秘工作混乱。

第二，文秘在实际进行档案管理的过程中，通常缺乏信息管理方面的专业素养，易导致文秘在管理中消耗大量时间，影响实际的管理效率。同时，在缺乏信息技术应用的情况下，档案管理相关的信息化建设和智能化建设也较难得到有效推进，易影响档案管理的发展，导致档案管理工作创新不足，难以为整体的管理工作提供更高的决策价值。

（二）信息技术应用不够全面

在电力企业文秘档案管理工作的优化过程中，通常需要得到信息技术的有效支持。只有借助信息技术的应用，才能使文秘工作与档案管理工作得到统一，并真正发掘档案信息的价值。在信息技术应用不够全面的情况下，文秘工作和档案管理工作的配合与协调可能受到一些影响，导致文秘人员难以在文秘工作中有效融入档案管理，不仅影响文秘工作，还会阻碍档案管理工作有效开展。

第一，在信息技术应用不够全面的情况下，档案的数字化及智能化管理无法得到有效完成，更难以在适当的情况下借助信息技术整理档案信息。同时，由于信息技术应用不够全面，管理人员的负担也会相应增加，影响实际管理的效率和效果，容易对管理工作造成消极影响。

第二，在电力企业文秘档案管理工作优化的过程中，不仅要充分保证档案管理工作的效率，还要保证文秘工作的效率，只有两方面的工作效率得到统一提升，才能真正实现工作效率的提高。在信息技术应用不足的情况下，文秘工作和档案管理之间的联系难以得到有效建立，无法发挥档案的信息优势。同时，电力企业文秘档案管理工作中的信息较复杂，需要依靠信息技术进行及时的分析和处理，确保管理的实际效果。在信息技术应用不够充分的情况下，管理人员难以有效整理和分析信息，不容易发挥信息技术应用的辅助效果，更难以提升工作效率。因此，在实际进行工作效率优化的过程中，应全面应用信息技术，充分购置信息技术应用相关的硬件设施，使文秘档案管理工作的价值得到充分发挥。

三、优化电力企业文秘档案管理工作的路径

在优化电力企业文秘档案管理工作的过程中，为确保优化工作的实际效果，应充分掌握科学的优化方法，使优化工作得到有效规划，促使文秘档案管理得到有效发展。

（一）做好宣传工作

在进行优化之前，企业应充分认识文秘档案管理工作的重要性，发挥档案管理工作的实际价值，为档案管理工作提供发展动力，积极促进档案管理工作优化。同时，依靠充分的宣传工作，助力档案管理工作在新时代转型发展，让档案信息更加充分地参与到电力企业的实际决策过程中，促使相应的档案管理工作得到充分发展。

第一，充分做好档案信息化方面的宣传，让企业人员认识到档案信息化的重要意义，助力档案信息化工作全面发展，加强档案管理人员对信息技术应用的认识，促使档案管理工作不断朝着信息化和智能化方向发展。由于档案管理工作设计的内容较复杂，在实际宣传的过程中，应注重宣传信息的明确性，让档案管理方面的信息得到切实有效的宣传。

第二，保证宣传工作的多样性，可以利用视频、会议、报刊等方式进行宣传，确保宣传工作的全面性和有效性，让更多的员工对档案管理工作产生认识。同时，多样化的宣传工作能促使企业员工有效树立档案管理意识，提升档案管理效率。

（二）对档案管理人员进行培训

在电力企业文秘档案管理工作优化的过程中，对档案管理人员进行培训，可以使管理人员充分掌握档案管理工作的实际方法和关键技能，有效保障档案管理工作的效率，优化档案管理，促使档案管理工作得到有效落实。

第一，在对档案管理人员进行培训的过程中，要使管理人员掌握信息技术，有效推进档案信息化管理工作，在进行信息技术应用的过程中，减轻档案管理负担，促使档案管理工作得到优化和发展。同时，充分应用大数据技术分析信息数据，使档案信息的价值得到更加快速、全面、科学的发掘，让档案管理工作产生更加积极的作用。

第二，由于文秘工作和档案管理工作的一体化发展，管理人员应对企业事务产生一定的认识，了解电力企业的工作和管理项目，使企业管理和档案管理充分对接，促使档案管理工作得到有效发展。

（三）建立完善的管理制度

为充分提升文秘档案管理工作的效率，应建立完善的管理制度，明确文秘档案管理的流程和形式，让管理人员依靠制度进行管理，遵守制度落实管理，使文秘档案管理的模式逐步得到完善。一方面，完善的管理制度能促使管理工作的快速完善，使管理人员充分明确管理流程，做好文秘工作和档案管理工作之间的协调。另一方面，制度能保证管理工作的落实，明确管理责任，让管理人员逐渐在实际管理的过程中认识到管理工作的重要性，促使管理人员不断提升专业素养，使文秘档案管理得到有效发展。

第一，在建立文秘档案管理制度的过程中，明确档案管理与企业管理之间的联系，明确利用档案管理工作促使企业管理得到发展的方法，让档案管理得到有效落实，让相关人员在进行档案管理的过程中根据制度要求明确档案管理流程，使档案管理工作更加清晰，充分提升档案管理工作的效率。

第二，充分明确与档案管理工作相关的责任，使档案管理工作的责任落实到个人。一方面，责任的落实能使管理人员充分明确自身的管理责任，使档案管理工作更充分地完成；另一方面，电力企业各个部门之间的文秘档案管理工作可以有效协调，在保证管理效果的同时，提升档案管理工作效率。

（四）创新文秘档案管理模式

新时代下，随着信息技术的不断发展，电力企业的文秘工作和档案管理工作也得到了相应的完善，使企业整体的管理工作得到了有效创新，使管理工作产生更好的效果。在文秘档案管理工作优化过程中，为充分保证优化的实际效果，应创新文秘档案管理的模式，使文秘档案的管理工作与新时代的企业发展需求契合，使文秘档案管理工作拥有更高的价值。

第一，创新文秘档案管理模式，应明确文秘档案管理工作的核心作用，保证模式的创新能为企业管理工作的发展服务，使文秘档案信息充分应用于企业决策、管理和工作。同时，在进行实际创新的过程中，模式创新应符合企业的发展需求和长期规划，让企业的发展得到文秘档案管理工作的有效支持。

第二，加强信息技术的应用，在电力企业内部，档案相关的信息应利用智能化系统进行整理，实时分享，确保管理人员按照档案信息进行决策，使工作人员依靠档案信息进行后续工作的开展，充分保证电力企业工作的科学性，提升文秘档案管理工作的效率，增强企业管理工作的效果。

四、结语

总而言之，随着电力企业管理工作的不断完善，文秘档案管理的作用也在不断凸显。为充分保证电力文秘档案管理工作的效率和效果，电力企业应持续优化文秘档案管理工作，促使文秘档案管理工作得到充分发展。在文秘档案管理工作发展的过程中，电力企业的工作也能得到档案信息的有效辅助，促使电力企业不断发展。

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