智慧型档案软件在档案管理开发利用中的研究

刘冉 张川 程绍华

摘要：随着信息化时代的发展和信息技术的应用，工作效率得以提高。为了推动档案管理工作发展，传统的档案管理方式被更高效的管理方式取代。本文从档案管理智慧型软件开发与利用的作用、开发利用智慧型软件的重点、建立智慧型档案管理平台、开发利用措施等方面进行全面阐述，旨在深入研究智慧型软件在档案管理中的应用，推动档案管理工作更高水平发展以及事业单位工作高质量开展。

关键词：智慧型档案软件；档案管理；开发利用

档案管理部门承担着管理事业单位数据资料的重要任务，随着时代的发展，档案管理方式开始从纸张管理转变为信息化管理，传统档案管理方式以纸质管理为主，档案数量多且管理复杂，易出现管理失误。为了实现档案管理多元化和长久化，打造智慧型档案管理显得很重要。智慧型档案管理不仅有助于提高档案管理效率，能够开发不同的档案管理功能，使档案管理保存更长远，还能实现传承以及服务社会等相关功能。

一、档案管理中开发与利用智慧型档案软件的作用

档案管理中管理信息记录非常重要，在单位内发挥着凭证作用。在大多数的事业单位中，档案管理是为单位提供档案信息支持的重要部门，是单位工作的得力助手，负责保存大数量的档案，工作任务重，管理内容复杂，为了提高工作效率，可以开发智慧型档案软件，从而为单位档案管理提供更好的服务。

（一）有利于提高档案管理的便捷性

开发智慧型档案软件需要多种信息技术综合运用，主要包括物联网技术、云计算技术以及信息服务网络技术，打造有规律的管理模式，通过智慧型档案软件把档案管理室中不同种类的档案文件实名制排放。作为档案管理工作人员，需要掌握该软件的使用方法，在调取相关文件时，只需通过检索，不但可以节约时间，还能提高工作人员的效率。

（二）有利于提高档案信息的安全性

档案管理保存着重要文件，对单位发展有着重要作用，部分档案直接关系单位工作人员的个人信息，需要加强档案信息安全保护。智慧型档案软件可以通过密码保护档案，加密保护所有档案，事业单位采用信息技术管理档案后，可以恢复损坏文件，更好地保护档案。除此之外，可以在软件中安装定位软件，当发生丢失软件的情况时，可以通过密码的相关设置，确保外人无法查看，从而提高档案信息管理的安全性。

（三）有利于推动档案管理可持续发展

无论是在事业单位还是企业，都要重视档案管理在组织内部的重要作用。企业档案记录着企业的各项活动过程、信息资源以及知识资产，因此，档案资源与其他能源、材料、技术以及人才拥有相同的地位，档案的完善保存关系到相关技术研发活动的正常开展，而开发智慧档案管理软件可以促进档案管理可持续发展。

二、开发与利用智慧型档案软件的重点

（一）依赖计算机技术

信息化时代下，计算机技术应用范围很广，是开发智慧型档案管理软件的重点，也具有容量大、运算快捷的优点，需要计算机技术推动智慧型档案管理发展，从而提高档案检索的质量与速度。

（二）可以建立专门的数字档案室

传统的纸质档案管理被电子档案管理取代，人们将传统固态纸质档案录入新的计算机中，构建数字档案馆，无论是在中小规模的企业中或在事业单位中，均可以利用计算机建立专门的数字档案馆。借助新兴技术可以为实体档案管理开辟新的工作领域。

（三）需要在实体管理的基础上开发与利用

构建档案数据库需要以实体管理为基础，通过档案实体信息以及管理信息，收集不同类型的数据并根据特定的数据模型组合。档案数据库具有较多的优点，是信息资源组织、管理、共享的最佳方法，可有效控制数据冗余度、管理效率以及数据完整度。但是，档案数据库和档案数据库中的各种信息有密切联系，数据库是档案信息系统的核心组件，是档案信息化的重要基础内容。

（四）提高档案管理工作人员信息技能

电子文件比传统文件更容易保存，应用范围更加广泛，电子文件的几何式递增以及数字化技术的不断推广需要及时收集档案信息，强化数字化技术应用，革新管理手段，也需要档案管理人员掌握一定的计算机技能与知识，具备时代发展所需的相关技能，还能适应新形势。在管理过程中，管理人员需要将计算机技术与当前的档案管理工作内容相结合，积累管理经验，树立新的服务理念，并寻找典型案例，结合工作要求，在变革中求生存，持续改进工作方法，提高档案管理的工作效率，从内部人员的工作意识和工作环境中积极作出改变，充分发挥档案信息作用，积极顺应时代变革。

三、智慧型档案软件在档案管理开发与利用中的措施

当前，智慧城市发展快速，城市中的交通管理、生活管理均朝着智慧化方向转变，档案管理作为城市各事业单位、企业的重要组成部分，也要向着智慧化管理方面转变，利用智慧型档案软件与当前人们常用的手机智能软件，提高单位软件管理的多元化与信息化，促使档案储存具备较强的感知能力与处置档案信息的能力，从而提高档案管理效率。

（一）多元化管理档案资源

开发智慧型档案软件要建立在数字档案基础上，利用各种数字采集终端、有线或无线的网络技术整理档案，智慧型档案软件接通网络后即可查询需要查看的档案信息，建立在软件中将档案管理室中的档案统一归纳其中，当要想查看相关档案时，可以通过电脑或手机客户端查询相关信息，如果需要纸质版时，可以及时打印电子版。因此开发智慧型档案软件时，要充分利用大数据技术进行档案资源多元化归类。例如，在智慧软件系统中，采用文书档案管理与技术档案管理均能提高档案管理的效率。立卷档案管理进行归档时，需要建立案卷，档案文件的存放必须以卷的方式存放，案卷格式与目录均有相关的规定，格式与目录需要保持一致，文档中的组卷号需要保持一致。为了有效区分各个文件，需要采用序号加以区分，使所有文件按需要排序，当档案工作人员需要文件时可以快速调档。在智慧型档案软件管理中，可以将收文、发文以及合同等电子文件信息高效、快速地归档，记录需要登记信息的档案，快速扫描档案原文，也可采用人工方式，手动删除档案数据，对已归档的文件与档案文件自动排序，编号、编目以及相关档案入库均能通过智慧型档案软件进行。部分文件需要进行销毁时，可以直接通过智慧型软件予以删除。此外，需要移交档案时也可以运用软件直接操作，以此改变传统组卷的方式，提高组卷管理效率。

（二）建立智慧型档案管理平台

档案管理不仅承担着保管档案资料的任务，还承担着档案管理、服务以及监督工作，需要确保档案安全。传统档案管理方法难以保障，但采用智慧型档案软件有助于提高档案管理的安全性，打造智慧型档案管理平台，运用高效的档案管理工具，建立档案管理平台，实现智慧管理、智慧服务、智慧保护，保护纳入智慧型档案管理软件中的所有资料。例如，通过智慧型软件，采取相应的网格化管理，建立完整的软件监督指导体系，有效指导档案管理工作，保障档案管理质量，同时构建智能化的监控系统，为档案管理提供业务知识服务，通过档案管理里模型的智能化构建和在线监督，完善档案管理指导模式，提高档案监管效能。

除此之外，结合智能软件，利用电子表格软件中的导入与导出功能，可在档案管理中有效实现数字化的检索与档案调动。档案管理部门的档案管理库房与档案办公人员并不是一体化的，难以实现快速检索计算机，且档案管理人员难以在短时间内拿到实物档案，与先进的专业档案管理机构相比，部分企业、事业单位暂时尚未具备快速检索计算机信息系统的能力，检索工具基本以计算机信息系统专业密集架成套配置，具有电子化网络全程控制的特点。但与传统档案管理方式相比，智慧型档案软件管理不仅能为单位带来更高的经济效益，还能节约人力资源。当前，如果采用传统档案管理方法，随着档案数量越来越多，管理也会越来越困难，但可以通过智慧型档案软件，利用信息软件的辅助功能，能够快速对档案内容进行序号标注，从而通过计算机控制实物档案。在智慧软件中，利用电子表格的导入与导出功能，可以帮助档案管理成功实现档案实物检索，还能提高检索效率。不过，需要档案管理工作人员在日常工作中更好地运用软件，平时做好积累工作，并在计算机中做好工作记录，当需要利用档案时，通过文件检索即可直接找到文件存放位置。开发智慧型档案软件可有效帮助工作人员将纸质的台账工作转变为数字化检索，不但可以节约档案管理时间，还能提高档案工作管理效率。

（三）建立档案信息管理制度

在档案管理过程中，建立具有约束力的档案管理信息制度能有效指导单位档案工作开展，严格的管理制度是保障档案管理工作持续发展的重要基础。在存储档案信息时，需要设置专门的管理输入传输入口，针对相关的档案信息管理情况进行上传，当数据数量较大时，可以增加元数据与系统导入功能。为了进一步提高管理效率，可以在软件中添加档案资源管理权属识别功能系统。在智慧型档案软件管理中，分区管理，为档案管理不同的系统运行创建不同的激励机制，制定相关的保护政策。比如，可以严格控制档案资源被保护政策，在转换与控制档案格式时应按照一定的流程进行。在档案管理工作中，文档检索与查询是一项重要的工作内容，当前对档案管理查询的要求越来越高。在智慧型档案管理中，文档管理检索呈现美观且友好的查询界面，既有助于实现档案集中统一管理，还有助于快速查询档案文件。通过智慧型档案软件管理，可以有效控制各单位与各部门对档案的收集、整理与保管工作，提高档案统计与利用率，实现各个门类档案的收集与整理，促使档案始终保持准确性、完整性以及系统性，确保在档案信息安全的前提下，实现单位之间的资源共享，并为决策层提供准确及时的专题档案汇编。在软件中引入新型智能技术、建立智慧型档案软件，必须有相关的管理制度作为前提，这就给档案部门提出了新的管理要求，单位部门必须要独立建立完善的管理制度，并引入现代化信息技术，确保系统可以有效识别各种档案数据。

四、结语

综上所述，在信息技术发展过程中，将信息技术与计算机运用到档案管理工作中，开发智慧型档案管理软件、提高档案管理的工作效率将成为未来档案管理工作的发展趋势，利用智慧型档案软件管理能为管理提供更便捷的管理方式，为档案信息提供更智慧的管理手段。在单位中，档案承载着记录相关活动的重要任务，积极开发智慧型档案软件可以更有效地保管档案，推动档案工作高质量发展。

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