财务会计信息化建设存在的问题及措施探讨

李双

（山东电力中心医院，济南 250000）

1 引言

在数字经济时代背景下，财务会计信息化已成为推动企业高效运营的关键因素。信息技术的应用不仅改变了传统财务会计的工作模式，也为企业管理带来了革命性的变革。本文从财务会计信息化的优势出发，深入探讨了其在实际应用中遇到的问题，旨在通过对这些问题的分析，提出针对性的解决措施，以期为企业在信息化时代下的财务管理提供参考和指导。

2 财务会计信息化的优势

2.1 提高财务效率

第一，信息化技术通过自动化处理减少了人工操作，显著提高了数据处理的速度。例如，自动化的数据录入和处理系统减少了传统手工录入的时间和错误，加快了财务数据的整理和分析。第二，信息化技术通过整合各个部门的财务数据，简化了数据汇总过程，提高了报告制作的效率。这种集成化的数据处理方式降低了跨部门协作的复杂性，确保了信息流的顺畅和及时。第三，现代财务软件支持实时数据更新和访问，使得财务人员能够即时获得最新的财务信息，从而迅速响应市场变化和管理需求。第四，信息化技术支持远程访问和云计算，使得财务工作不再受地理位置限制，提高了工作的灵活性和效率。

2.2 提高财务准确性

第一，信息化系统通过自动化的数据录入和处理减少了人为错误。在传统的财务工作中，手工录入数据容易出错，而自动化系统能有效避免这类问题[1]。第二，信息化财务系统提供精确的计算工具，确保复杂的财务计算如利润分析、税务核算等都能准确无误地完成。第三，这些系统支持数据的实时校验，及时发现和纠正错误，保证了财务数据的准确性和可靠性。第四，信息化系统通过记录详细的操作日志，提高了数据处理的透明度和可追溯性，增加了财务报告的准确性和可信度。

2.3 提升财务决策水平

第一，信息化系统提供了丰富的数据分析工具，帮助管理层从大量的财务数据中提取有价值的信息，从而作出更加明智的决策。例如，通过数据挖掘和分析，企业能够更好地理解市场趋势、成本结构和收入模式。第二，信息化系统能够提供实时的财务报告和指标分析，使决策者能够基于最新的信息作出响应，提高了决策的时效性。第三，信息化财务系统支持多维度的财务分析，如趋势分析、预测和模拟，帮助决策者从不同角度评估决策的潜在影响。第四，信息化系统通过提供历史数据和趋势分析，帮助企业制定长期的财务规划和战略，提高了财务决策的战略性和前瞻性。

2.4 优化业务内控机制

财务会计信息化对优化企业的业务内控机制具有显著优势。信息化系统通过提供全面的数据记录和跟踪功能，提高了业务流程的透明度。在信息化环境中，每一笔交易和操作都被详细记录，包括操作人员、时间、内容等，这使得任何业务活动都可追溯和审核。这种高度的可追溯性和透明度有助于及时发现和纠正操作错误，防止欺诈行为，从而提高了内控的有效性。此外，财务会计信息化通过集成化的数据处理和报告功能，强化了跨部门的沟通和协调。信息化系统能够整合来自不同部门的数据，形成统一的报告和分析视图，这有助于管理层全面了解公司的财务状况和运营效率，从而更有效地制定内控政策和程序。

3 财务会计信息化建设存在的问题

3.1 数据泄露风险

随着财务数据的数字化和网络化，企业面临来自多方面的安全威胁。第一，外部攻击是数据泄露的一个重要来源。黑客通过病毒、木马、钓鱼等手段，侵入企业的财务信息系统，窃取或篡改关键财务数据。第二，内部风险不容忽视。员工的错误操作、滥用权限或者内部人员的故意泄露都容易导致财务数据的泄露。第三，随着移动办公和远程访问的普及，财务信息的安全边界变得模糊，增加了数据泄露的风险。例如，员工在非安全的网络环境下访问财务系统，或使用未经加密的移动设备存储财务数据，都可能成为数据泄露的渠道。第四，财务信息系统本身的安全漏洞，如软件缺陷、系统配置错误等，也会成为数据泄露的突破口。

3.2 成本高昂

第一，信息化建设初期的投资成本往往较高。具体包括购买财务软件、服务器和其他硬件设备的费用，以及为了实现系统的定制化和集成化所需要的开发费用。第二，除了初始投资外，信息化系统的维护和升级成本也十分可观。软件的定期更新、硬件的维护和替换，以及系统安全措施的加强都需要持续的资金投入[2]。第三，员工培训是一个重要的成本因素。为了使员工能够有效使用新系统，企业需要投入时间和资源进行培训，这不仅包括直接的培训费用，还包括培训期间因工作效率下降而产生的成本。第四，随着技术的不断更新和业务需求的变化，信息化系统需要进行频繁的调整和优化，这也会带来额外的成本。

3.3 员工使用难度大

第一，新系统的学习曲线较陡峭。财务信息化系统通常功能复杂，操作界面和流程与传统方式截然不同，这要求员工投入大量时间去学习和适应。对习惯于传统财务处理方式的员工来说，这种转变尤其困难。第二，系统操作的复杂性导致员工难以掌握。许多财务信息化系统涉及复杂的操作步骤和专业术语，对于非技术背景的员工来说，这些内容往往难以理解和掌握，导致操作错误或者效率低下。第三，系统的更新和升级为员工带来了持续的学习压力。随着系统功能的不断增加和改进，员工需要不断更新自己的知识和技能，以适应新的系统环境。第四，员工对新技术的接受度和适应性差异是一个突出问题。不同员工的学习能力、适应能力和对新技术的接受程度不同，这导致了在实际操作中的效果差异。

3.4 技术更新快

第一，系统和软件的快速迭代要求企业不断进行技术升级。信息技术领域的快速发展导致财务会计软件和相关系统不断推出新版本，这些新版本往往包含重要的功能改进和安全更新。为保持系统的先进性和安全性，企业需要定期进行系统升级，这涉及系统的重新配置和优化[3]。第二，快速的技术更新导致了企业信息系统的不稳定性。每次升级或更换新的系统版本时，极易引发系统的兼容性问题或导致新的故障。这种不稳定性影响了企业的日常运营，特别是在财务数据处理和报告方面。第三，快速的技术更新对既有系统的长期有效性提出了挑战。随着新技术的不断推出，原有的财务信息系统迅速过时，这不仅意味着企业需要频繁投资于新技术，也意味着原有投资的快速贬值。第四，技术更新快对企业的信息技术管理提出了更高的要求。企业需要有能力迅速评估新技术的适用性和价值，同时，需要有效应对技术升级过程中的各种挑战，如系统迁移、数据转移和新系统的测试等。

3.5 业务流程再造困难

第一，现有业务流程与新信息系统的不匹配。当引入新的财务信息化系统时，原有的业务流程无法与之完全对接。这要求企业对现有流程进行重构或调整，以适应新系统的要求。这种调整往往复杂而耗时，需要重新设计工作流程、审批流程等。第二，员工对新流程的适应和接受程度偏低。业务流程的改变往往伴随着员工工作习惯的变更，这会引起员工的抵触心理或适应困难。员工需要时间来理解和适应新的工作方式，这会影响流程改造的效率和效果。第三，流程再造面临风险。业务流程的重构涉及数据迁移、系统测试等风险点，这些环节若处理不当，会导致数据丢失、系统不稳定等问题。第四，业务流程再造导致工作效率短期内的下降。在流程调整和适应期间，工作效率会暂时降低，因为员工需要花费时间学习新流程，并且在实施新流程时会遇到各种问题。

4 财务会计信息化建设的改进措施

4.1 强化数据加密

第一，在系统设计方面，企业应采用先进的加密技术来保护存储和传输中的财务数据。这包括对敏感财务数据进行端到端加密，确保数据在传输过程中不被截取和篡改。同时，应用多层加密策略，如使用SSL/TLS 协议对网络传输进行加密，以及对数据库进行加密，保障存储在服务器上的数据安全[4]。第二，在操作流程方面，制定严格的数据访问和处理规程是强化数据加密的重要一环。这涉及对财务数据访问权限的严格控制，确保只有授权人员才能访问敏感数据。此外，引入双重认证机制，如静态密码+动态口令等安全验证方式，可以进一步增强对财务信息系统访问的安全性。第三，定期对加密技术进行审查和更新至关重要。随着加密技术的发展和潜在威胁的变化，定期评估和升级加密算法和协议是确保数据长期安全的关键。这包括定期检查系统的加密标准是否符合最新的安全要求，并根据需要进行升级。第四，加强对数据加密措施的监控和审计。这包括定期进行安全审计，以检查加密措施的实施效果，以及监控系统活动，以识别和应对潜在的安全威胁。通过实时监控系统的异常活动，可以及时发现和响应安全事件，防止数据泄露。

4.2 优化成本控制策略

第一，开展全面的成本规划是控制信息化建设成本的关键步骤。企业应在项目初期进行详细的成本预算，包括软件采购、硬件投资、系统开发、员工培训及后期的维护和升级费用。通过明确的成本预算，企业可以有效规划资金分配，避免无计划的额外支出。第二，选择成本效益高的信息化解决方案对于控制成本至关重要。企业应考虑采用开源软件或成本较低的云服务，以减少初期投资。同时，合理选择系统功能和规模，避免设置不必要的高端功能，以大幅减少软件成本。第三，优化资源配置是控制成本的关键。企业应合理分配人力资源，如通过内部培训提升员工的信息化技能，减少对外部专业人员的依赖。同时，通过有效的项目管理，确保信息化建设按时按预算完成，避免因项目延期导致的成本增加。第四，定期进行成本效益分析是控制成本的重要手段。企业应定期评估信息化建设的成本与收益，及时调整策略和计划。通过持续监控成本和效益，企业可以确保信息化投资带来的回报最大化。第五，建立成本控制的长期机制必不可少。企业应制定明确的成本控制政策，如成本审计、成本管理培训等，以确保成本控制措施得到有效实施。

4.3 加强员工培训

第一，在培训内容的设计上，需要确保涵盖财务信息化系统的所有关键方面，包括系统的基本操作、数据录入和处理流程、报告生成及安全管理等。培训内容应根据不同员工的职责和技能水平进行定制，确保每位员工都能掌握对其工作至关重要的技能。第二，采用多样化的培训方式以适应不同员工的学习习惯和需求。传统的面对面培训适合复杂和交互性强的主题，而在线学习平台和视频教程则更加灵活，适合忙碌的员工自主学习。此外，通过实战演练和模拟操作，员工可以在实际操作中加深理解和记忆。第三，定期更新培训内容以跟上技术发展的步伐。随着财务信息化技术不断进步，新功能和新流程的出现要求不断更新培训资料，企业要定期评估培训内容的时效性和相关性，确保培训内容与时俱进。第四，实施有效的培训效果评估机制至关重要。通过考试、实际操作测试等方式评估员工的学习效果，可以确保培训达到预期目标。对于培训效果不佳的员工，可以提供额外的辅导或进行重新培训[5]。第五，鼓励员工持续学习和自我提升。除了组织定期培训外，还可以建立一个知识共享平台，鼓励员工分享经验和解决问题的方法。此外，企业可提供在线资源和参考资料，让员工能够在需要时自行查阅和学习。

4.4 定期升级系统

第一，制定一个明确的系统升级计划是基础。该计划应包括升级的时间表、升级所需资源的评估以及升级的具体目标。时间表应根据业务需求和技术发展趋势来制定，同时，考虑到财务周期和业务活动，以减少升级过程对日常运营的影响。第二，开展彻底的市场调研和技术评估，以确定升级的方向和内容。这涉及分析市场上的最新财务信息化技术，评估这些技术与企业当前和未来需求的匹配程度。同时，考虑兼容性和集成性问题，确保新技术能够顺利集成到现有系统中。第三，确保在升级过程中有充分的风险管理和备份策略。这包括在升级前进行充分的数据备份，以防止在升级过程中发生数据丢失问题。同时，制定详细的风险评估和应急计划，以应对升级过程中的问题。第四，进行细致的测试是升级过程中不可或缺的一步。在实际部署前，应在一个安全的测试环境中对新系统进行全面测试，包括功能测试、性能测试和安全测试，以确保新系统在实际运行中的稳定性和可靠性。

4.5 梳理优化业务流程

第一，进行详细的业务流程映射是优化的起点。企业需要对当前的财务流程进行全面分析，包括每一步的操作细节、涉及的人员、所需时间及相关的资源消耗。通过这种映射，企业可以清晰地识别流程中的冗余环节、瓶颈问题和潜在的风险点。第二，基于流程映射的结果，企业需要重新设计和优化流程。这可能涉及重新分配任务和责任、减少不必要的手工操作、引入自动化工具来提高效率。例如，对于经常性的财务报告，可以设计自动化脚本来生成，减少人工参与。第三，在重新设计流程的同时，需考虑流程的合规性和控制点，确保新流程符合行业标准和法规要求，同时，设置合理的控制点来监测流程执行的准确性和及时性。例如，对于资金流转等关键环节，应设计双重审核机制以强化内控。第四，定期复审和迭代优化是确保流程持续有效的重要步骤。随着企业环境的变化和技术的进步，企业需要定期评估现有流程的适应性和效率，根据实际情况进行调整和优化。

5 结语

本文通过分析财务信息化在财务效率、准确性、决策水平以及业务内控机制等方面的优势，揭示了其在现代企业管理中的重要性，同时，针对数据泄露、成本控制、员工培训、技术更新、业务流程再造等方面的挑战，提出了一系列可行的解决措施。这些策略不仅有助于克服当前的障碍，也为未来财务会计信息化的持续发展奠定了坚实的基础。