行政公文写作存在的不规范问题探究

文/福建省大田县运输发展中心 郑红兵

行政公文作为国家行政管理的文字载体及信息传递的重要工具，是行政机关开展公务活动的重要手段，也是提升行政机关管理水平的重要抓手。笔者仔细研究多个行政机构的对外公文，深入剖析其中存在的问题，总结其问题共性。对问题提出解决方法和建议，供同行参考。

一、行政公文写作不规范的主要体现

（一）文种不规范。主要体现在三个方面：一是混用文种。如《XX关于采购XX设备的请示报告》。“请示”和“报告”是两个不同的文种，二者不能混用。从题目意思上看，属于行事之前，请示上级或主管部门对购买设备批准同意，因此，适用“请示”文种。二是错用文种。文种选择必须符合发文目的。比较常见是该用“请示”的却用“报告”；不相隶属或平行机关之间行文，应用“函”和“通知”，却用“请示”“报告”；还有转发性通知、批转性通知、颁发性通知错用，通告和公告的错用等。这些都是比较容易出错的文种。具体的使用情况，要根据文章内容进行仔细揣摩。三是自造文种。文种选择要符合制发机关的权限。如《关于XX地区小区改造的解释》。“解释”并不是一个文种，应该在后面加上“通知”较为稳妥。最高法下发的各种法律条文“解释”，一般的行政机关是不能使用的。四是文种隶属不清。文种选择要考虑收文机关之间的隶属关系。对上行文、下行文、平行或不相隶属机关之间行文的文种选择容易犯错。如“批转”和“印发”二词的混用。“批转”是上级对下级报告的认同，代表着同意下级的工作建议并批准其予以行政落实。而“印发”的意思是下级对上级工作精神的传达。

（二）格式不规范。公文标题主要由发文机关、事由及文种三个要素组成，有的单位随意将发文机关省略，或事由表述错误、标点符号乱用等问题；有的文章标题虽然准确完整表达了文章主旨，但是过于冗长。如《XXX关于招收退休工人子女，稳定地区就业，促进人员更替的通知》可以精炼为《XXX关于招收退休工人子女的通知》。又如标题的意思和文章的主旨不能有效衔接。可能“帽子大”但是“内容少”，也可能“题不对文”，或者“帽子过小”。如文章的主旨在于让某高校毕业生去西部地区支教，只是对支教福利待遇进行明确，但文章的题目却以《关于XX大学毕业生去西部地区支教的通知》，如果更改为《关于XX大学毕业生去西部地区支教福利待遇的通知》，让大学生直接就明白了去支教有哪些优惠政策，起到了充分吸引人才的作用。还存在转发公文方面的用词重叠问题，例如《XX学校关于转发XX区教育局转发XX市教育局XX省教育厅关于积极培育民族乐器特长生的通知》这里的“转发”反复出现，让阅读者不明具体是哪个部门下发的文件。这里，最好将“市教育局”和“区教育局”省略，采用直接转述的方式命题。

（三）内容表达不规范。一些小的基层所站或村一级基层，由于没有办公专门人员，提交的要求上级解决问题的请示往往容易出现语言重复、啰嗦、一文数事、事由不清、要求解决事项理由不充分、表达不准确等问题，给上级答复和解决问题带来困难。

（四）密级划定不规范。这一问题主要出现在一些需要保密的单位。公文撰写人防范意识不强，对密级范围不清，导致一些应列为密级的文件没有列入，使单位权益遭受侵害，蒙受损失。

（五）数字书写不规范。这一点主要在于阿拉伯数字和汉字大写、小写数字混用。如一篇文章中，对于一个问题的成因分析可能有很多条。有时用阿拉伯数字1，有时用汉字一，造成读者的思维混乱。

二、行政公文写作不规范的成因及策略

（一）行政公文写作不规范的成因。1.不重视写作规范问题。目前机关事业人员公文写作大部分是遵命而作，有写作任务才动笔，没有工作任务从不主动思考，属于被动行为，对写作规范问题重视不足，导致写作规范问题时有发生。2.忽略写作水平的提高。自觉学习意识不强，缺少系统学习，不主动探索、与时俱进；知识更新不及时，理论学习不系统、不全面和不深入，这种状态下很难写出好的公文来。3.欠缺理论联系实际的能力。实践出真知，理论只有与时间紧密结合起来，才能成为源头活水。同时，要遵照国家的大政方针，加强调查研究，注重与本单位实际结合，注重与个人工作岗位结合，做到活学活用现有素材，行文规范合理，用语措辞贴近生活、贴近实际、贴近一线、贴近需求。

（二）解决行政公文写作不规范问题的策略。1.提高思想认识。各级领导和机关事业单位领导和工作人员要对规范行政公文写作重要性有充分认识，所谓“思想是行为的先导”“想提高才会提高”。只有在思想重视的基础上才能够真正提升行政公文写作的规范性，从而有效遏制随意性。只有在自觉性方面得到加强，才能形成良好的公文写作氛围。2.掌握规范尺度。要解决公文规范问题，首先掌握公文规范具体要求。作为一名党政干部，理应主动学习和熟练掌握公文范式、行文程序及具体要求，才能从实际工作需求出发，把握好行文规范、言语风格和尺度，写出标准、规范、接地气的好文章。3.提升综合素质。言为心声，文以载道。每一篇公文、每一个标题、每一句语言，以及每一个标点，都是撰稿人内在素质的外在表现，也体现了撰稿人个人修养的外在表现，是其个人综合素质的集中彰显。提高自身素质的主要方法：一是要主动加强理论学习，重点加强对时事政治及党的路线、方针、政策和法律法规的学习，使自己的政策水平得到有效提升。二是要广泛涉猎各领域知识，不断扩充自己的知识面，从而提高文化整体素养。三是要加强业务学习，努力精通本职工作。4.注重素材收集。读书破万卷，下笔如有神。作为机关事业工作人员，要在加强公文写作基本功练习的同时，做一个工作、生活的有心人，时时处处注重素材的发现、挖掘、收集和学习。素材可从上级精神、文件中来，从古书典籍中来，从报纸杂志上来，从不同文种范文中来，从前辈的成功案例中来，从不同业务的工作总结中来，也可以从基层单位和群众声音中来，从各式的成功经验和工作亮点中来。5.强化写作技巧。熟能生巧，熟练掌握是技巧掌握的基础。公文写作有基本要求、规定范式，通过短时间的模仿和练习，或向身边有丰富公文写作经验的同志学习，在基本掌握之后，即需对公认的、影响较大的好公文进行精心研读，用心揣摩其谋篇布局、形式特征、语言风格、主旨体现等层面，不断练习、反复推敲、细致斟酌、反复修改直至“神形兼备”，长期坚持之后，就会量变质变，形成能力，生成技巧，提升水平。6.做到勤学多练。俗话说：听过会忘记，看过会明白，做过才会明白。公文写作首先要先学习公文写作基础知识、多看公文材料，关键是多写多练多实践，多把自己学到的公文作品用到各种会议、讲话、报告及调研等具体实践中去，才能不断检验、锤炼和提高公文写作能力。任何人都是从不会到会，从入门至精的过程，一开始写不好不要紧，只要坚持写，敢写，善于在写作实践中总结写作经验体会，不断积累，总有一天必然会胸有成竹。7.建立相应机制。创作是一场烧脑的旅行，公文写作也是一项劳神费力的苦差事。长期以来，办公室工作成了加班加点的代名词，让人望而生畏、退避三舍。因此，要在选人、育人、用人的人才培养机制上下功夫，坚持正确用人导向，关注长期从事公文写作党员干部的工作生活，为其提供良好的工作环境及顺畅的岗位晋升通道。同时，要加强完善相关制度，发挥制度的刚性和强制性作用，对行政公文的写作规范起到制度保障作用。具体措施实施方面，主要是加强监督和管理，有效落实已制订的责任制度。

三、结语

行政公文写作是综合性工作。从单位来看，行政公文起到和不同部门沟通交流、方便工作配合的作用。从个人来看，公文写作是一个人业务能力的体现。在日常工作中发现公文写作的问题，对问题进行系统化梳理，提出解决方案，分享解决方案是我们每一位公职人员应该思考的问题。作为一名公职人员，在工作中，应该切实提升自己的公文写作能力，更好地为人民服务。