探讨医疗器械企业内部控制存在的问题及对策

文/沈亮 （西安康拓医疗技术股份有限公司）

前言：随着社会经济的不断发展，我国企业发展速度越来越快，对现代企业管理模式提出了新的要求。医疗器械企业作为医疗行业中的重要组成部分，提高医疗器械企业的管理水平，对于整个行业的发展具有积极意义。因此，作为现代企业管理中最为重要的内部控制管理工作，医疗器械企业应该进一步加强重视，根据医疗器械企业的相关行业特点制定更具针对性的内部控制方案，为企业的健康长远发展提供更多的支持和帮助。

一、企业内部控制的定义

内部控制主要是由企业的管理层和全体员工共同遵循并落实的、对企业生产经营活动实现全方位控制的管理过程。内部控制的主要目标是保证企业在国家法律和行业规定的基础上开展各项生产经营活动，保障企业内部资金的合法性和安全性，帮助企业管理人员及时了解企业的生产经营状况和相关信息，从而制定更加科学的经营决策，促使经营效率和经营成果有效提升，让企业能够获得可持续发展的动力。

二、医疗器械企业内部控制的价值

企业能否提高内部控制的质量关系到企业能否顺利实现战略目标，因此制定一套符合医疗器械企业实际情况的内部控制方案能够帮助企业更好地减少管理过程中的成本消耗，增强企业的向心力和凝聚力，使企业在发展过程中形成更加积极向上的企业文化，让企业能够在激烈的医疗器械行业竞争中获得更多的竞争力。同时，建立科学的内部控制制度，医疗器械企业还可以更加灵活地应对市场中的各类风险因素。随着医疗器械企业经营规模的不断扩大，企业不仅需要吸纳更多的优秀人才，同时也会增加更多的经营投入，这在一定程度上也增加了企业的运营风险[1]。因此，为了更好地实现高效管理，企业的管理模式也逐渐从人管人转变为制度管人，这就对内部控制制度的建立和落实提出了更高的要求，只有每一个人都能够严格遵循内部控制制度的相关要求落实自己的工作职责、约束自己的工作行为，这样才能够确保整个医疗器械企业的经营活动有序进行，也才能够减少企业在运营过程中出现的风险因素。另外，随着经营规模的不断扩大，医疗器械企业内部的分工将更加精细化，专业性也会随之提升，在这样的背景下，企业管理层在进行管理的过程中就需要提出针对性的内部控制管理方案，这样才能够极大地节省管理时间和成本，才能够进一步推动管理质量的有效提升，让企业的管理文化能够更好地督促企业各员工积极开展工作，帮助新员工快速融入自己的岗位，这对于整个企业工作质量的提升有积极的促进作用。

三、医疗器械企业内部控制存在的问题分析

（一）医疗器械企业内部环境弱化

企业想要进一步提高内部控制的质量和水平，就必须具备一个良好的内部环境。但是从目前医疗器械企业内部环境的构建情况来看其依然存在许多问题。首先，许多医疗器械企业是由零星个体销售模式逐渐发展而来，因此企业的许多高级管理人员往往是由原来的业务人员提升而来，并不具备丰富的现代企业管理知识和经验，他们往往认为内部控制与企业的经济效益提升没有直接的联系，因此忽视内部控制在企业管理中的作用[2]。同时，许多管理人员更加着重于如何提升企业的利润，在管理过程中更加看重业务活动而忽略了管理的重要性，导致内部控制的落实环境被持续弱化。其次，企业的治理结构是企业实现三权分立和相互制衡的重要基础，但是许多医疗器械企业并没有形成较为完善的治理结构，内部仍然存在较为单一的股权结构，加上许多医疗器械企业往往会通过集权制的方式来决定企业的经营决策和发展战略，缺乏一定的科学性，也没有形成良好的监督机制。最后，许多医疗器械企业并没有建立良好的人事管理制度，内部控制的关键岗位存在人才缺乏的问题，也没有形成良好的激励机制和人才培养机制，严重制约了企业的发展。

（二）风险评估和应急机制不完善

医疗器械企业相比其他行业的企业而言，在经营的过程中往往承担着更大的风险，与器械使用者的生命健康安全有直接的关系，具有特殊的风险因素，因此在进行风险控制的过程中需要注意更多的细节。目前，由于许多医疗器械企业的经营规模相对有限，且资金有限，加上许多管理人员没有良好的管理经验和管理知识储备，因此，企业内部风险控制部门并没有真正发挥应有的作用，甚至一些企业并没有成立相应的风险控制部门。一些医疗器械企业的管理人员往往只关注医疗器械行业的市场变化情况和价格波动等因素，没有及时有效地对企业经营活动前期的风险因素进行准确评估。比如，在和相关供应商进行合作时，没有对供应商的资质和产品质量进行仔细核查，直接采购相关产品；挑选合作客户的过程中，没有了解客户的信用情况和投入成本，直接与客户签订合作合同，导致进场费用、上架费用、应收账款账期等各类问题层出不穷，难以及时有效地采取应对措施来进行弥补，导致应收账款坏账的风险概率不断增加[3]。

（三）授权审批制度不完善

授权审批是为了确保医疗器械企业更加高效地实现经济活动的管理、更好地完善内部控制制度，以便促进企业工作效率的不断提升，确保企业能够按照规定的程序完成各项活动。但是许多医疗器械企业在授权审批环节往往出现问题，从而影响授权审批制度的进一步落实。首先，一些医疗器械企业的申请和批准职责存在交叉重复的现象，导致申请和审核批准由一人完成，导致授权审批制度失去了意义，让企业经营风险进一步提升。其次，一些医疗器械企业的审批程序并不科学，存在流程倒置的现象，由高级别的领导先对内容进行审核，再转至低级别领导审核时就会出现不严格的现象，导致审批程序失去了原有的意义。再次，一些医疗器械企业并没有建立特殊的审批程序，针对一些特定业务并没有做应急性授权的准备，很容易产生决策风险[4]。最后，一些医疗器械企业并没有对审批事项进行有效的监督和反馈，导致在后续出现问题时不能及时找到问题的原因，也会对整个授权审批制度的权威性和严肃性产生冲击。

（四）信息沟通机制不完善

在对医疗器械企业进行管理的过程中，沟通是十分重要的一环。但是许多企业中的沟通机制并不完善。不同部门之间、同一部门的上下级之间存在较多的沟通障碍，导致整个企业的信息流通出现问题，使得整个企业的工作效率受到影响。长此以往，不仅不利于企业内部控制制度的有效落实，也不利于企业根据实际发展的情况对内部控制中存在的不足和缺陷进行整改，导致企业的内部控制机制逐渐僵化，最终会对整个企业的发展产生不良影响。

（五）财务和业务的融合水平差

医疗器械企业的财务管理活动往往和业务活动存在十分紧密的关系，但是在实际工作的过程中，财务管理活动和业务活动又往往处于相互分离的状态。这样就不能让企业的财务管理人员和业务管理人员形成有效的沟通与交流，导致企业的业态分离现象更加突出，不能很好地实现企业风险和企业成本的有效控制。这就对企业的内部控制质量产生了影响，导致企业的财务活动不能为企业的业务活动提供有效的指导，而企业的业务活动也不能为财务活动提供可靠的参考依据。

四、医疗器械企业内部控制问题的应对策略

（一）建立科学合理的内部控制制度

医疗器械企业想要进一步提高内部控制的质量和效率，首先应该建立起更加完善的内部控制制度。首先，企业应该进一步重视人才的培养和开发，依据不同岗位的实际工作要求进一步提高人才的准入门槛，通过多种渠道积极吸纳高素质的优秀管理人才，挑选符合岗位需求且能够促进企业长远发展的专业经理人来推动内部控制制度的有效落实和完善，这样能够帮助企业更好地发现内部控制管理中存在的不足和缺陷，以便不断提升内部控制的质量和效率。其次，由于许多医疗器械企业的经营规模相对有限，因此内部的组织架构和管理层级相对较为简单，存在一人担任多份职位的情况。所以，企业应该进一步推动不相容职务的有效分离，这样才能够让企业的岗位管理更加科学。例如，企业的采购业务往往按照以下流程进行，提交采购申请，完成授权审批，执行采购方案，落实货物验收，做好会计记录，进行账单核对，完成采购支付，做好仓库管理等。在这一流程之中，会计记录是最为核心的岗位之一，涉及企业的多项业务环节，和其他工作岗位并不相容，因此需要独立设置；又如，采购执行环节和货物验收环节是关系到采购质量的重要内容，负责这两项工作的岗位也是连接企业内部和外部的重要节点，如果安排同一人负责，就会增加营私舞弊和贪污腐败的风险，同样也属于不相容的岗位。因此，需要针对这些不相容岗位进行有效的分离，才能为内部控制制度的有效落实奠定良好的环境基础。最后，需要进一步完善授权审批制度。需要对企业内部各事项的授权审批所对应的各个岗位和不同层次进行有效的确认，避免出现授权审批对应到个人的现象。在授权审批的过程中，如果出现一些复杂性事物或重大事务应该进一步强化审核过程；至于一些基础性事物则应该适当简化程序[5]。，企业需要对审批事项进行有效的跟踪和反馈，比如供应商往往会要求预付款采用现款的方式，因此企业相关负责人需要做好相应的登记工作，记录预付款的具体金额和支付时间，并确认供应商的到货时间，避免出现严重滞后的问题。

（二）优化企业内部控制环境

首先，医疗器械企业需要有效实现两权分离。对于大多数医疗器械企业而言，股权结构越是单一，在经营决策时就越容易受到企业股东的影响。因此企业股东应该建立良好的信任机制，将相关业务权限下放到企业的专业部门之中，确保整个企业的内部控制环境更加和谐。同时，医疗器械企业应该根据发展的实际情况建立良好的内部控制机构，明确不同部门和不同岗位的职责与权限，有效分配决策层的管理任务和经营层的工作任务，从而形成上下贯通的良好运行机制，促进两权分离的进一步落实。其次，在进行内部控制管理的过程中，医疗器械企业应该进一步强化以人为本的管理理念，推动人力资源管理机制的不断完善，建立更加科学的人才招聘制度和选拔制度，根据不同岗位的职责和要求制定合适的薪酬管理制度，并采用精神激励和物质激励相结合的方法，充分调动员工工作的积极性，在保证员工自身发展的基础上推动企业发展质量的不断提升。最后，医疗器械企业还应该进一步推动企业文化的有效建设，引导员工积极探讨如何提高工作效率、如何与他人进行合作，通过各种各样的企业活动来进一步实现企业文化有效积淀和下沉，让员工逐渐产生强烈的凝聚力和责任心，为企业的发展提供更多的支持。

（三）提高资金的使用效率

首先，医疗器械企业应该建立良好的资金预算管理制度。由于医疗器械企业所处的行业较为特殊，因此资金收付的频率相对较高，尤其是针对药房或医院客户往往存在较长的应收账款周期。在这种情况下医疗器械企业要进一步加强资金预算管理的力度，在整个企业内部形成资金预算管理活动的良好氛围，确保相关工作人员能够做到心中有数，尤其在资金的使用过程中减少随意性和主观性，加强对资金使用的事前把控和事后反馈，这样能够进一步提高资金的使用效率。其次，医疗器械企业应该做好应收账款的管理工作，充分认识到应收账款管理在内部控制活动中的重要意义，建立起更加完善的应收账款管理体系。医疗器械企业的财务部门应该统筹规划应收账款管理工作，并结合企业的业务部门和法务部门对相关应收账款进行有效的整理，并落实不同阶段的工作职责，制定相应的激励措施，督促员工积极推动应收账款的有效回收。在这一过程中，企业可以将应收账款坏账率和周转率作为考核相关部门和员工的重要标准，促进应收账款管理质量和回收速度的不断提升。除此之外，一些具备条件的医疗器械企业还可以通过ERP 系统实现对应收账款的全过程跟踪管理，这样能够进一步提高资金的管理质量。最后，医疗器械企业还应该做好存货管理工作，对目前现有的存货验收程序进行有效的优化和升级，不断提升存货管理流程的科学性，建立起更加完善的存货管理制度。同时，医疗器械企业还应该针对不同危险级别的存货采取分级授权的管理模式，明确具体的审批权限，尤其在发出和领用的过程中，要进行有效的审查，并定期检查存货的实际情况与账面情况，总结管理过程中存在的不足，并通过信息系统实现存货管理经验的共享，以此不断提升存货管理的质量和水平[6-8]。

（四）加强内部控制的监督

企业在进行内部控制管理的过程中，同样需要进一步加强内部控制的监督反馈工作。首先，企业应该积极引入更高层次的财务管理人员，要求财务管理人员不仅要对医疗器械企业的财务活动有深入的认识，同时还要对相关经营活动和业务有充足的了解，能够帮助企业实现事前、事中和事后的全方位监督管理，促进企业内部控制质量的不断提升。其次，企业应该将内部控制的执行质量和企业员工的绩效考核有效地结合在一起，重视内部控制的执行过程，根据企业的内部控制方案有效地分解考核指标，并将考核结果与员工的奖金、福利和晋升等内容挂钩的，进一步提升员工落实内部控制方案积极性，从而促进企业内部控制质量的不断提升[9-10]。

五、结束语

综上所述，医疗器械企业只有进一步提升内部控制的质量和效率，才能保证经营活动的有效开展，及时应对市场变化发展，促进企业市场占有率不断提升，为企业的可持续发展奠定良好基础。