基于效率提高的企业行政管理创新路径研究

周芳芳

[摘 要]行政管理是企业可持续经营的内在支撑与基本辅助。一套行之有效的行政管理系统可为企业的运营提供持续的动能，辅助企业拓展前方业务、稳固产品生产、统筹管理全体人员、增强企业凝聚力。当前，仍有一部分企业没有意识到行政管理的重要作用，因此，文章围绕效率提高这个核心，说明企业优化行政管理的必要性，分析了企业在行政管理工作中出现的问题并提出一些建议，以期为管理同仁提供一些理论借鉴。

[关键词]效率提升；企业管理；行政管理；行政管理系统

中图分类号：F272 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2023）06-0010-03

企业的行政管理是支撑企业可持续经营的一套规章、制度、操作办法并以此辅助执行的职能性管理系统，具有规范性、纵向性、服务性等特点。行政管理在企业的经营管理中扮演着十分重要的角色，辅助企业拓展前端业务、稳固产品生产、统筹管理全体人员、增强企业凝聚力，为企业的发展提供强劲的助力。但一些企业的行政管理部门，因为种种原因工作效率低下，难以适应企业发展的实际需要。

因此，围绕效率提高这个核心优化与变革行政管理系统，可为企业提供更坚实的内部支撑，激发企业的生存活力，推动企业实现良性、健康发展[1]。

一、企业行政管理的特性

企业行政管理是企业依托行政管理系统开展的职能性管理。它依托于行政部门，同时涉及企业的方方面面，具有规范性、纵向性和服务性等特性。

（一）规范性

行政管理是一套支撑企业经营的管理系统，涉及企业中的生产、营销、外聯、后勤、财务、人事等诸多部门，需要依靠规范的制度章程、严谨的流程化操作、合理的奖惩机制等措施，实现“以一管多”的职能需求，因此规范性是行政管理最为重要的特性。

（二）纵向性

行政管理通过上级行政机构向下级下达指令，其行政关系是自上而下的统筹与指挥，在执行过程中，各层级各部门之间开展协作，因此纵向性是行政工作开展的重要特性，所有的创新改革必须考虑到这一特殊性。

（三）服务性

行政管理要处理企业大小事务的统筹规划、协调安排、信息沟通等工作内容，在企业中担任着服务者的角色。服务性是行政管理发挥统筹管理全体人员的“中枢神经”作用的关键。正是因为行政管理的对象是企业的全部部门及全体人员，要把每一个细节的服务都做到位，才能给企业的运营提供实实在在的支持[2]。

二、企业行政管理面临的主要问题

当前，企业的行政管理尚存在一些比较典型的问题，诸如“小马拉大车”，“人治”高于“法治”，一人多岗、分身乏术等，这给企业的管理造成了一定的障碍。

（一）“小马拉大车”

在企业的经营过程中，行政部门往往扮演着服务型的职能角色，处于管理话语权的边缘。很多企业只设置总的行政部门，在各分部、各层级不再设置额外的分部、分级行政岗位，导致行政管理时常被架空，政令的实施只停留在通知的发布上。一些小企业的行政岗位更是囊括于人事部中，行政管理的工作不能独立开展，行政工作也可能由人力资源岗位人员兼职负责，这都阻碍了行政工作的开展。这样的部门设置，削弱了行政管理作为信息处理中心、管理统筹中心的“中枢神经”作用。行政管理责任重大，要统筹管理企业中大大小小的事务，执行能力却被弱化，就像一只“小马驹”拉着企业这辆大车，吃力且低效。

造成如此局面的原因，一方面是管理观念上的局限。与生产、业务、财务等部门相比，行政部门不直接产生盈利价值，一些管理者还停留在“管人就行”的阶段，依旧把行政管理职能降低到为盈利部门服务的地位，没有意识到行政管理统筹全局的作用。另一方面，组织架构与经营发展速度不匹配也造成了一些问题。很多企业的行政设置跟不上业务部门的扩张速度，随着业务量激增，企业增配了生产人员、业务人员，但行政管理人员的数量并未改变，行政管理工作的增加，使行政管理人员的工作效率大打折扣[3]。

（二）“人治”高于“法治”

行政管理是一项专业化要求极高的工作，但很多企业还停留在行政就是处理人事琐事的阶段，认为这类工作谁都可以干，将一些闲置人员塞进行政部门，让行政管理的“人治”高于“法治”，行政工作在实际开展中被曲解，变了形，离执行目标“差之毫厘，谬以千里”。一些企业在设置时喜欢套用国企或者机关的行政机制，初期可能还适用，但随着企业的快速发展，很多机制就不再适配了。加之企业的行政管理人员也乐于依靠传统经验开展工作，惰于学习新理论、新方法、新技术，懒得调整、革新现行机制，这就造成了行政部门不能很好地服务企业经营，被管理对象要适应老套的行政管理系统。同时，企业在治理过程中，经常会出现所有权和经营权无法分离的局面，股东干预经营，行政管理可能沦为权力争斗的工具。还有一些领导习惯以权压人，喜欢属下服从他的长官意志，使行政管理形成以某个人或者几个人的喜好为工作的风向标，工作往往奉行的是领导指令，而非按章办事。还有很多中小企业依靠家族化经营，有内部裙带关系的人都被安排进行政部门，导致工作的开展往往使不上劲，人的意志、关系的强硬在其中起到更大的决定性的作用。这些行为都大大弱化了行政管理按规章制度操作的规范性，也影响了行政管理的职能发挥[4]。

（三）一人多岗，分身乏术

行政管理工作范围广、内容杂，为了节约人力成本，一些企业也大大压缩了行政人员数量，行政人员往往一人多岗，身兼数职，需要在行政管理工作之外再兼职诸如人力、后勤、外联甚至仓管、出纳等本职工作之外的事务。这让很多行政人员在各种不同性质的事务之间疲于奔命，无法沉下心来把行政管理做到专业化、高质化。同时，一些行政人员的专业能力不强，主要是因为招聘时就对行政人员的学历和专业匹配度要求较低，给予的待遇也不高，导致行政人员只能完成事务性工作，而无法拓展诸如公共关系维护、制度变革、统筹管理全体员工等工作。

出现行政人员一人多岗、分身乏术的问题，主要在于企业的组织结构不合理，且行政管理系统的低效也会加剧这个问题。行政操作系统如果没有及时更新、升级，会耗费大量的人力和时间，一些企业在引进行政系统时可能只是随大流，并没有根据企业需求设计，在后续操作中随着新情况、新变化的不断增多，就可能会引发管理混乱，造成行政管理的低效。

三、企业行政管理效率提高的意义

效率的提高可为企业的持续运营提供持续的驱动力，行政管理应围绕着效率优先进行创新改革。效率提高是促进企业现代化的最优选择，是企业提升竞争力的重要助力，可为企业实现高质量发展提供保障，并成为企业战略发展的有效辅助。

（一）企业现代化的最优选择

在日益变化的市场形势下，企业面临更多的发展机遇，企业管理模式能否支持企业抓住这些发展机遇是非常重要的。因此，企业要摒弃落伍的行政管理系统，提高行政管理效能，将高效的行政系统作为“中枢神经”驱动企业的运营，跟上时代创新的步伐，在不断变化的市场环境中站稳脚跟。

（二）企业提升竞争力的重要助力

当前，随着企业之间的竞争日益加剧，要想让企业稳固发展，最根本的是提升核心竞争力。一个注重效率的行政管理系统正是精雕细琢于小处，用心顾好每一个环节，提升企业的竞争力，使企业在竞争激烈的市场中保有一方领地[5]。

（三）企业高质量发展的基础支撑

效率提高是企业高质量发展的内在动力。当企业实行效率至上的行政管理机制时，内部的协作和配合将更加顺畅，员工的工作潜能也将被激发，积极性被调动，由此形成一股合力，共同为企业外部业务的拓展提供有力的保障。

（四）企业战略发展的有效辅助

在提高行政效能的过程中，企业管理系统都将随之优化，无论是在制度、组织、架构、流程方面，还是在文化建设方面，规范化、科学化、专业化是管理的重要標尺，以促进企业往精深方向规划战略目标，免除企业在高速发展进程中的后顾之忧。

四、基于效率提高的企业行政管理创新路径

为解决企业行政管理存在的诸多问题，实现新时代企业的创新性发展，企业行政管理应从以下几个方面围绕效率提高进行革新。

（一）树立效率优先的管理理念

在企业的管理中，生产与业务部门大多重视效率的提高，行政管理部门则多以维持稳定、促进和谐为管理目标，这种观念是对行政管理本质的忽视，没有把行政管理当作企业的“中枢神经”及统筹全局的重要板块[6]。

市场环境瞬息万变，提高工作效率是企业经营的首要任务。行政部门在后方凝聚员工，让政令通达，各部门和谐，为前方业务运营提供支撑，因此也应将效率的管理观念融入其中，让前后方的节奏保持一致。随着企业的发展，行政部门也应扩大规模，架设一个更加合理的组织结构，配备足够的人手，这都需要领导者在思想上重视行政部门，真正认识到行政部门的价值，将行政部门视为“指挥棒”“助推器”，这样才能最大限度地发挥行政管理的助力作用。

（二）推行规范化、标准化的流程管理

行政管理的特点是要求企业执行规范化的管理机制，建立标准化的流程管理，只有使按章办事成为日常工作的正常模式，才能提高企业的运行效率。企业在设计公司章程时，要明确股东与管理者之间的权利与义务，尽量建立经理人系统，减少股东参与对决策指手画脚的机会。在公司中倡导“法治”管理，摈除“人治”干预，在全公司推行效率为先的制度化管理。行政部门的地位特殊，同时兼任着企业制度的制定者、执行者与监督者三重身份，在制度的设计与执行的实操中，应做好表率，在企业内部起到规范化、标准化、按流程办事的带头作用。在设计制度上应结合企业实际，并充分考虑到执行的合理性，在让企业运营有章可循的基础上还要让制度能够为运营起到保驾护航的作用，而不是让制度拖累企业的实际经营。要对制度的学习、流程化的具体操作做培训和辅导，将制度的执行落到实处，真正发挥出制度化管理的功用，让企业内部借由规范化的制度管理促进个体、部门的工作效率的提高，实现全部门通力合作、全企业合力运营的健康态势[7]。

（三）实施合理的岗位建制，提高各岗位工作效能

行政管理一岗多职的现象较为普遍，必须进行合理的岗位建制，将行政岗位的人员工作尽量往专业化、专门化靠拢，只有实施专业化操作，才能真正提高各岗位的工作效能。企业行政管理必须树立“以企为本，服务一线”的理念，将管理和服务有机结合，抱着服务各部的态度，融入其他部门，实现行政管理对多部门“长触手”的辅助职能。同时，还要行使好制度赋予的权力，将制度、纪律贯彻落实到公司全体人员、贯穿工作的每一个环节，以确保企业各项工作有条不紊地开展。

（四）加强行政人才培养，提高员工的工作效率

企业中并不缺乏事务性的行政人员，更不欢迎左右逢源或者制造权力纷争的管理人员，但对于“知业务、懂管理、会沟通”的专业化行政管理人才却十分欢迎。企业应紧紧围绕行政管理的专业性，搭建起以战略性人才为领导、专业性人才铺中层、事务性人才打基础的三层人才梯队。着重培养、提升行政人员的政策理解能力、沟通协调能力、信息管理能力与制度建设能力等行政管理核心能力。为其提供更多的培训通道与历练机会，给予行政人才更大的成长空间。同时，科学设计薪资方案，适度提高行政人员的工资待遇，架构通畅的晋升通道，让行政人才能够安心地做好本职工作。

（五）建设技术驱动效能的管理信息系统

为提高企业行政管理效能，企业应建设信息化管理系统。充分运用数字化办公技术构建企业数字化管理平台，提高行政管理的信息化水平。还应根据管理需要购买管理信息化软件，如钉钉、E企行、企业微信及其他OA 办公系统，借助数字化管理系统，提升行政管理的单位时效性，提高企业应对内外部环境变化的反应速度；提升行政管理人员对人、财、物、力等信息的收集整理能力和统计分析能力，为企业的科学决策和资源调配提供更多重要依据。

参考文献：

[1]罗玉香.新常态下企业行政管理方式的创新研究[J].中国市场，2023（05）：63-65.

[2]罗啸.企业行政管理创新思路与发展优化策略[J].中外企业文化，2023（01）：73-75.

[3]马三蕊.关于提升现代企业行政管理人员综合能力的思考[J].老字号品牌营销，2022（22）：139-141.

[4]苏毅兴.中小型民营企业行政管理模式创新研究[J].企业改革与管理，2022（15）：18-20.

[5]张鹏.浅谈新时代国有企业行政管理模式创新[J].办公室业务，2020（03）：45-46.

[6]宁怡，杨戈.企业行政管理的角色定位与效率提升[J].现代企业，2022（01）：54-55.

[7]徐建华.新时代中小民营企业行政管理创新研究[J].投资与创业，2022，33（13）：147-149.