清单管理嵌入管理会计体系探索

李冬平

管理会计作为一种新型的决策支持系统给企业注入了新的力量，其在加强企业经营管理和提高企业经济效益的作用日益明显。将清单管理的方式纳入管理会计发展体系中，对于提升企业内部管理水平有着积极的作用。本文阐述了清单管理的概念与特性，并对管理会计体系中嵌入清单管理的逻辑性及可以以何种方式嵌入清单管理进行了初步研究，旨在为加强管理会计体系建设、强化清单管理提供参考。

管理会计的主要职能是为企业管理者提供财务数据分析以及决策建议，但这样的职能设定往往会与企业经理的管理职能相重叠，以至其难以获得足够的重视。同时也有人对管理会计的实用性产生怀疑，认为其并不能为企业直接创造价值。而清单管理作为一个有效的管理工具，可以使管理会计的工作职能得到补充，将能够为企业创造出更多的价值。

一、清单管理的概念

清单管理指针对某项职能范围内的管理活动，分析流程，建立管理明细，并对流程内容进行细化、量化，形成清单，列出清晰明细的管理内容或控制关键点，检查考核按清单执行。具体来说，就是在复杂的业务活动、管理活动以及与之相关联的辅助活动中，运用“精益”的思想，克服以前仅靠经验确定其关键因素，而是通过对各因素之间的相关性和重要性进行分析，识别出关键的控制点，绘制出高效、简洁、清晰的管理清单，用于监督、检查和评价绩效的实施。清单管理的实质是一种严格按照既定规则来组织企业的经营活动的管理和控制体系，而把清单管理引进到公司内部，其实质就是把某些潜规则进行明文规定和标准化。

二、清单管理的类型

清单管理针对不同的管理项目、管理对象、管理内容，有以下不同的表现形式：

1.台账式：如人力资源要建立《员工花名册》，设备管理要建立《设备清单》，采购控制要建立《供应商名录》《采购清单》，销售部门要建立《客户清单》等。

2.检查表式：如在《资产巡检表》上，可以建立关键设备的名称、保养部位、保养时间、保养效果，细化到最小点。设备需要保养时，各个岗位上的员工只需要根据清单上列出的部位进行保养即可，既不会出现遗漏，又可以让每个关键环节都得到有效保养。

3.总结式：总结式在制度规定的描述上，表现为简明扼要指明问题的关键和核心所在。如“四無”是：现场必须做到无垃圾、无杂物、无闲聊人员、无乱放成品半成品；“五不走”是：当班任务不完成不走、设备不擦净不走、材料不放整齐不走、工具不清点好不走、现场不清扫不走。

4.可追溯式：在清单的动态化管理中，对于量化的数字型变动情况，采用打“正”号，以反映实时的状态。对于检查类清单，简单而高效地打“√”、打“×”法，以跟踪每个工作执行和检查时的状态。

三、清单管理的一般特征

清单管理的一般特征是：（1）防错性。在信息资源日益多样化、复杂化的今天，人们面临着海量的信息，需要加工、处理和归并，其中有些信息的复杂性已经超越了个体所能控制的范畴，在使用过程中难免出错，但是如果利用清单进行管理，可以有效地降低失误率，对认知缺陷、记忆缺失、注意力不能集中等方面起到制约作用。（2）重要性。清单中并没有详尽地列出内容，也没有详尽的说明书，它只包含了以科学理性判断为依据的关键性元素和必要的基本因素，并清楚列出了必要的程序。（3）明确性。好的清单通常要求有明确的测试步骤，即使是在最复杂的环境中也能方便地操作，做到简洁、快速、高效和实用。（4）高效性。在制定计划时与员工在每个步骤都做好积极沟通，保证了关键的资讯能精确、全面，有条理地做出决定，并有计划地进行。（5）执行性。清单中对各项执行时间设定了明确的检查位置、检查方式。这样的清单简洁清晰扼要、目的明确。譬如手术中的物品清点，就完全参照清单对手术器械进行一对一的清点，对确保手术严密具有重要的作用。（6）预见性。通过对以前事件规律进行归纳总结，对将来的不确定做出预判并提前规划是项目清单管理的关键，只有提高了预测能力，方能凸显全方位、细节化的特征。（7）动态性。由于企业内部和外在的环境是不断变化的，清单管理作为实现企业管理目标的一个工具，也需要不断进行调整和完善，以准确反映该项管理活动的实时状态。

四、清单管理嵌入管理会计体系的逻辑性分析

在管理会计体系中引入清单管理，能够有效地对企业经营活动的规模和运行轨迹进行有效的控制，可以有效地提升管理会计工作的效能，从而实现公司的发展战略目的。

（一）必要性

管理会计与清单管理的特征有着紧密的相关性，对两者分别进行分析后发现，清单管理有两项重要特征：执行性以及预见性，管理会计也具有战略以及价值创造两项属性。对上述四项属性进行两两组合分别可以满足目标统一性要求、过程联合性、性质互补性要求以及操作有效性追求，上述四项企业需求之间相辅相成、互相关联，可以为企业目标的实现提供最有效的保障。

（二）可行性

在管理会计系统中执行清单管理，其可操作性程度高，是一种比较简便的管理方法。从组织的能力要求和技术资源层面来看，国内大多数的公司都可以实施这种管理。在实施嵌入的同时，只需要企业能够在技术、人力、财力等方面给予适当的资源支持即可。这样，就能使企业的管理会计得到有效的发展，如果在对清单进行管理时，能充分利用信息系统，这样就更能有效地增强公司的核心能力。

（三）可接受性

将清单管理纳入管理会计系统，并不会对企业现有的组织架构、信息系统、业务流程、运营模式及财务管理系统产生显著的影响。各职能部门都可以在现有的工作流程上整理管理清单，为公司的战略转型及发展提供所需信息。在此过程中，一般的管理者和职工都不需要更新管理制度，而实施这种管理模式的人力资源阻力也比较少。虽然在进行嵌入时，会在一定程度上受到时间、道德、政策等方面不稳定因素的影响，产生一些不利结果，但是其所形成的风险相对比较容易进行控制。

五、清单管理在管理会计体系中的积极作用

从属性上看，清单管理可以弥补管理会计的不足。第一，清单编制具有很强的专业性。根据大数据分析方法、电子管理表格等，可以很好地运用各种价值通道来实现公司的盈利，这也是管理会计的核心。第二，清单采用量化管理方式。能够丰富管理的细节点，通过会计类管理表单可以对各单位数据进行全面的统计，从而完成管理会计中的定量化需求。第三，通过对各种重要性不同的业务进行分类管理，针对某些投资金额巨大、项目性质复杂、影响程度高及人员复杂的项目，可以提取其中关键节点及关键因素，并有针对性地进行关注、调整，在此过程中实现成本和收益的均衡，给管理会计进行全面的分析和优化提供方便。第四，这是一种全面参与式的管理方式。清单管理可以全面、全方位记录每一事项的细节，包括发生时间、参与人员、参与方式、结果预期等等，让人人都明确自己在这过程中的位置和作用，提高责任意识；也能很好地找到各个节点的负责人员，让管理更方便有效。第五，以管理表单为导向的经营模式是一种具有结果导向的经营模式，可以从深层次的总结中得到比较有规律、更符合事实的经营方向。这样的评价方式，有很好的说服力，有很好的指导作用，可以指导员工组织、部门实际运行、生产；为客户的营销工作和数据支持，提供有效的道具指南。

六、清单管理在管理会计体系中的局限性

不得不承认，清单的管理方法太过繁琐，所以在运用起来的时候，难免会有弊端。首先，如果系统太多、太复杂，会使公司的政策制定过程变得太慢；其次，要处理好该项业务，可能必须要有更多的管理和会计人才。另外，会造成公司工作模式过于僵化，效率低下，管理成本高昂，管理人员数量过多，沟通效益低下，人员协作不力等问题。而且，以“定量分析”的形式进行清单的管理，与灵活的管理策略相冲突；因为在此过程中，人们会忽视真正的情绪，也不会过多运用到经营技巧。在运用清单进行对人员的管理时，员工并不能感受到真正的温馨，从而影响到公司的长期发展和企业文化建设。因此，在未来的管理工作中，我们要根据自己的实际情况，制定相应的柔性管理，保证管理的创造性和主动性，特别是在处理突发事件、商业机会的探索、机遇的把握等方面，赋予经理人更多管理权限空间，使其可以针对自己的工作内容进行高效探索，更加灵活地处理工作过程当中遇到的问题。

七、清单管理嵌入管理会计体系的实现方式

在市场经济快速发展的今天，将清单管理纳入管理会计系统，已经成为企业提高内部控制质量的重要手段。因此必须采取行之有效的方法和措施，使清单在管理会计系统内的作用得以充分体现，发挥出其巨大的实用性。

（一）利用战略清单合理配置资源

企业战略可以指引长远发展方向，明确发展目标，指明发展点，并确定企业需要的发展能力，战略的真正目的就是要解决企业的发展问题，实现快速、健康、持续的发展。在企业的发展过程中，可以用战略清单将其有机地反映出来，从而能够对公司的发展策略、能力和资源进行全面剖析，而这些能力和资源，可以用来进行战略计划的制定。具体地说，可以从实现目标的能力和目标的重要程度两个层面进行，运用平衡计分卡片，从财务、客户、内部运营、学习与成长四个角度建立清单管理。

（二）利用生产清单节约生产成本

目前，在竞争日益加剧的情况下，成本控制是企业最大的竞争能力。为了对成本进行有效的管理，需要对产品成本进行准确计量并不断优化降低成本。在这种情况下，管理会计可引入生产清单，将生产所必需的各类生产要素罗列在表格中，将生产成本以动态的形式展现，以便于实时关注成本动向并及时进行调整。例如，某项生产活动只耗用人力、动力以及材料，则管理会计可将各类资源的使用情况及时地统计并收录大数据库中，并将其用清单的方式展现出来。此时，管理会计可以通过对某一阶段的数据进行分析并统计出该阶段的生产成本，当该阶段的材料成本与动力成本明显下降时，则可以推断该阶段的人力表现具有优势，那么就可以总结此阶段的人力特點，并加以广泛推广以降低该生产活动的成本，从而提高公司在市场上的竞争力。

（三）利用销售清单优化管理模式

销售过程历时较长其变数较多，管理会计可依据该项工作的主要特征制定销售清单，以提升销售工作的有效性。首先，管理会计可以把销售细分为不同的项目。以销售量为例，将年销售量分解为月销售任务，并针对不同地区前一阶段的销售情况，将总销售任务再次按地区分解，从而制定出各地区当月的销售目标。其次，管理会计可依据销售部门的计划，将实现该目标所需的步骤以清单的模式列示出来。这样，销售部门会取得完成年度目标的路线图，其工作内容和方式也更加精准。同时管理会计也可与销售部门及时沟通，当其中某一项事项完成后，管理会计可将其备注完成，若某项工作未能按时完成，则管理会计需要及时提醒，这样在无形中就可以提高企业的效率并提高企业的竞争力。

（四）利用工程项目清单提高建设工程的整体效益

企业在发展过程中，会面临许多大大小小的建设工程项目，在项目管理过程中除了工程质量的追求，工作效率也同样重要。新时期，与之相关法律法规、制度等的日益完善、内控需求不断提高，因各种繁琐的审批手续导致建设流程被拉长，而且有时候多个项目一起减少，这导致对项目的全面掌控难度就会加大。这时候建立清单管理，将大大有助于管理人员迅速掌握项目整体进度，逐项对比、审视关键节点的完成情况，以确保后续工程按计划开展；同时还对项目进度计划表的编制、项目整体完成进度予以控制，后续相关部门的配合工作提供相关数据；项目完成后对清单中各子项的完成情况及时间耗费进行系统的归纳整理，得出一套在新的工程项目中可以用来借鉴的参考性指标，最终提高公司的整体工程建设的质量及效率。

结语：

总之，清单管理是一种高效的管理工具，将它嵌入到管理会计体系当中，能够明显地增强管理会计的专业性、系统性、针对性、合理性等。从以上的分析可以看出，管理会计可利用各类型的管理清单为企业的发展提供帮助。清单管理嵌入，同时也能促进企业管理人员管理经营活动，不断地学习和应用清单管理，并不断地将其丰富，发挥出更大的效能，从而不断提升企业的综合管理能力并给企业创造更高的利润。

（作者单位：中新苏州工业园区环保技术有限公司）