加强财务档案管理信息化建设的思考

摘要：新时代下，企事业单位在开展财务档案管理工作过程中要做到与时俱进，就要提升财务档案管理信息化建设的能力，但由于缺乏正确的方法指导、信息化管理意识较低等问题，会导致财务档案管理信息化建设效果较差。因此，本文主要分析财务档案信息化建设的意义，探究财务档案信息化建设的主要内容，结合财务档案信息管理信息化建设存在的问题提出相应的解决措施，以期为提高企事业单位财务档案管理信息化建设效率提供参考。

关键词：财务；档案管理；信息化

DOI：10.12433/zgkjtz.20233114

在传统财务档案管理工作中，主要按照统一的财务档案管理模式将各种凭证、会计账簿以及会计报表等进行归档和保存，以此作为记录和反映单位经济活动的证据，能有效保障单位工作的正常运行。当前，传统的财务档案管理工作已无法满足新时代对企事业单位财务档案管理的相关需求，为进一步提升财务管理工作效率，在开展相关管理时可以引入现代化信息技术，利用计算机强大的数据处理能力和存储能力可以使财务档案管理更加科学和有效。因此，加强财务档案管理信息化建设具有重要意义。

一、加强财务档案信息化建设的意义

随着时代发展，企事业单位在开展财务管理工作中引入现代化信息技术，能使传统纸质档案管理向数字化电子档案管理发展。主要把财务档案资料以电子文件的形式存储于光盘、磁盘等存储数据工具中。与传统纸质财务档案信息管理相比，在现代化信息技术支持下开展财务档案管理，具有明显的优势：第一，有效改变传统财务档案管理模式，控制档案管理成本，减少对纸质资源的浪费，有效提高单位的管理质量；第二，促进电子政务和电子商务的发展，提升财务档案管理和借阅的便捷度；第三，综合统计、分析和利用财务信息，使财务档案管理向着数字化、科学化和规范化方向发展。

二、财务档案信息化建设的主要内容

（一）基础设施建设

在企事业单位中，建设财务档案信息化时要开展基础设施建设工作。其中，基础设施设备主要包括硬件、软件系统、网络以及应用系统建设。硬件设备主要包括计算机显示器、主机、计算机终端、监控器、打印机等设备，软件系统主要包括基本操作系统、财务数据库系统等；网络主要包括建设高速运行的网络环境、设置内网和外网两种模式、搭建网络防火墙等；应用系统主要包括相关财务档案信息管理系统等。

（二）财务档案信息资源归档和数据库建设

在建设财务档案管理信息化系统过程中，内容包括财务档案信息资源归档和数据库建设。其中，开展财务档案信息资源归档和数据库建设是进行财务信息资源开发以及利用的关键。财务档案信息资源归档主要是收集、整理信息化财务数据，通过完善财务数据，能为建设财务档案管理数据库提供可靠的数据支撑。在整理财务数据信息时，要采用专业的软件录入相关数据，同时确保信息的完整性。将纸质档案转化为电子档案时要注意格式和完整性，避免出现遗漏。通过整理的财务数据信息应存储于财务信息资源数据库中，并对数据库及时更新和维护，以此提升管理工作效率。

（三）财务档案信息资源优化和共享

在搭建财务档案关系信息化系統过程中，通过优化财务档案信息资源，应用大数据和云计算等技术手段实现财务档案信息资源共享。在建设财务档案信息资源过程中，整合同一单位分布在不同部门或者地区的财务信息，优化财务档案信息资源，使财务信息管理实现流程化管理目标，起到节约管理成本的效果，提高财务核算效率，实现财务档案信息资源共享。在共享财务档案信息资源过程中，要搭建财务档案信息云服务功能，将优化和整理后的财务信息存储于云服务模块中，传输到财务共享平台，实现资源共享。

（四）财务档案信息管理制度建设

为进一步实现财务档案管理信息化建设，要完善财务档案信息管理制度建设，只有在开展信息化档案管理工作时制定一套系统的、与相关管理相匹配的科学管理制度，才能从规范财务信息档案的建设，使财务电子数据在收集、整合以及开发利用时得到系统管理，实现有章可循的目的，避免出现各种风险事件。其中，要制定专业的、系统的财务电子档案制度，明确电子文件的格式和相关标准，完善数据备份制度，搭建网络数据安全体系，并制定财务信息管理的监督机制。

（五）完善档案信息化管理人才队伍建设

为进一步开展财务档案管理信息化建设工作，在建设过程中要引入专业人才，完善管理人才队伍建设。财务档案管理工作人员不仅要拥有专业的财务、会计、审计知识，还要掌握良好的信息技术，保持与时俱进的思想，应用现代化管理理念开展财务档案信息化建设工作。为有效完善档案信息化管理人才队伍建设，首先，定期对工作人员进行有关财务方面和信息化技术方面的培训，提高工作人员的实操技能，增强责任心。其次，结合其他单位建设经验，通过派遣工作人员开展业务学习和交流，提高单位财务档案信息化建设的效率。最后，制定岗位责任制度，通过开展绩效考核等方式，激发工作积极性。

三、加强财务档案信息化建设的措施

（一）加强财务档案信息化建设重要性的意识

在开展财务档案信息管理信息化建设过程中，由于工作量较大、内容较繁杂等原因，管理人员没有意识到财务档案信息化建设的重要性，继续沿用传统的管理模式无法有效加强财务档案信息化建设工作，因此，要结合存在的问题采取针对性的方法和措施。

为避免管理人员沿用传统的财务档案管理方法，要增强财务档案信息化建设重要性的意识。第一，通过开展思想培训等方式，说明财务档案管理向信息化建设转型的意义和目的，列举成功的转型案例，强调工作人员对财务档案信息化管理的认可度。第二，在转型过程中结合单位实际情况，分阶段进行信息化建设，增强工作人员财务档案信息化管理的意识，不断总结每阶段的建设经验，为下一个建设阶段提供有效的借鉴和整改经验。第三，提高彼此之间的配合能力和协同合作效率，实现传统管理向信息化管理无缝衔接的目的。

（二）优化电子财务数据存储工作

在加强财务档案管理信息化建设工作过程中，要优化电子财务数据存储工作，在存储财务数据信息时，采用高质量的存储介质，确保财务信息数据档案得到有效保存。工作人员要结合不同财务数据存储介质的优缺点，根据不同的管理和存储需求在整理财务电子化数据时选择合适的存储介质。例如，硬盘虽然容量大、传输速度快，但是具有耗较大、会发出噪音等缺点；光盘虽然体积小、质量轻便，但容易出现磨损导致数据无法读写；U 盘虽然较为轻便，但容易出现物理损坏等现象，导致数据丢失。为确保财务数据得到有效存储，要建立专门的存储介质保存室，做好相关的防热、防潮、避光和防磁等工作。同时，不断引入新的存储方法，利用云盘等方式存储，提高存储数据的高效性。

（三）提升对电子财务数据的备份效率

在开展财务信息管理过程中没有将电子财务信息数据分门别类地进行数据备份，忽略了电子财务数据的备份的意义。为有效避免出现计算机硬件损坏、软件应用系统被电脑病毒侵害等现象，工作人员要做好对电子财务数据的备份工作，通过在多设备上对电子财务数据进行双备份，并做好归档工作，定期检查备份的电子财务数据，有效降低意外事件的发生。另外，工作人员要提高电子财务数据的备份效率，同时做好标注工作，在备份的文件上注明备份人、备份时间以及备份内容等，并保存在财务档案管理软件系统中。

（四）做好财务档案网络安全防护措施

由于财务电子数据和档案涉及单位很多核心内容，属于机密文件和资料，如果财务管理系统受到不法分子的攻击，会导致信息泄露风险，造成不同程度的损失。为有效避免发生各种网络安全问题，要做好财务档案网络安全防护措施工作，为财务档案管理信息化建设营造良好、安全的网络环境，防止财务数据被盗、损毁、篡改等风险发生。例如，在开展财务档案网络安全防护措施建设过程中，要定期对电脑系统、软件进行病毒的检测和查杀，要采用正版软件系统，禁止使用盗版或来历不明的软件，并安装防火墙和病毒查杀软件，将各种防范软件进行最新版本的升级。同时，制定密码管理制度，设置不同密码，设置多级控制权限，对管理人员进行严格的身份认证，提高电子财务信息数据的安全性。

（五）完善财务档案管理信息化建设相关制度

由于存储电子财务数据时存在工作不完善现象，导致在开展财务档案管理信息化建设时存在一定困难，主要原因是没有制定专门的信息管理制度，导致对数据存储和管理存在随意性。为了加强财务档案管理信息化建设，要完善相关制度，制定具有针对性的制度，保障财务档案管理工作和流程的完整性，确保信息化建设顺利开展。在建设和完善制度过程中，首先，优化财务档案管理制度，结合传统财务档案管理制度联系信息化建设的相关内容进行改进，满足信息化建设的需求。其次，将完善后的财务档案管理信息化建设制度形成规范性文件，并组织工作人员进行学习，了解新的管理制度，避免日常工作中沿用传统的财务档案管理制度。最后，建立健全监察制度，监督财务档案管理工作，使工作公开透明。

四、结语

综上所述，在加强财务档案管理信息化建设过程中主要开展基础设施建设、信息资源归档和数据库建设、信息资源优化和共享、信息管理制度建设以及完善档案信息化管理人才队伍建设等工作。通过增强财务档案信息化建设重要性的意识，优化电子财务数据存储工作，提升对电子财务数据的备份效率，做好财务档案网络安全防护以及完善财务档案管理信息化建设相关制度等措施，能不断优化财务档案管理信息化建设，提升财务档案管理信息化建设效率。

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作者简介：沈苏静（1971），女，江苏省盐城市人，馆员，中级职称，本科，从事财务档案管理、行政后勤管理工作。