基于大数据背景下的财务报销系统的探究

方俊玲 钟林生 魏舒祺 尹雨飞 陈燕芬

随着经济社会的飞速发展，企业对财务管控的要求越来越严格，关于如何有效的利用历史报销数据，统计和分析财务报销数据，为企业领导制作一份财务预算和报销平衡提供建议分析等问题，国内外很大的企业信息化系统的供应商也推出了相应的财务软件系统。大数据时代的来临，财务数据的重要性被越来越突出的体现出来，无论是企业在会计核算、财务和报销管理中，还是网上营销、线下营销、中小型公司或者是大公司,或者是跨国公司和集团公司都在营销活动中,充分认识到财务数据对公司运营发展的重大意义。

一、大数据背景下财务报销系统调查改进的意义

1.有利于财务人员的一体化办公需求。随着“互联网+”的不断在全国推广普及，云计算、大数据以及移动互联网技术的不断发展，为数智化财务的发展提供了技术支持。社会科技的进步，信息化技术的高度发展，很多企业开发了自己的报销软件技术或者去购买软件和技术。报销相关技术有利于报销人、部门主管、主管领导以及财务人员的一体化办公需求，实现了公司内外部财务系统在日常报销的流程化动态监管。

2.能够有效了解分析系统中的用户角色职责和对核心功能进行有效分析。经过对财务报销的分析处理，有助于了解分析系统中的用户角色职责，同时也能对资金预算管理、预支借款管理、支出报账管理、报销冲账管理和数据统计等核心功能进行有效分析。

3.有利于优化企业财务业务流程的管理。传统的报销流程不再适应公司高效发展的需求，报销系统的复杂程度和技术平台成为很大的障碍，财务报销系统现代化势在必行，在当今日异月殊的商业环境中，高速有效便捷、交互性高的财务报销管理软件可以优化公司财务业务流程的管理，缩减财务部门的工作量，降低公司在财务报销上的精力损耗。开始建立财务共享中心来优化企业财务管理的大型公司比比皆是，财务共享中心的建立能够将分散于各分公司以及下属公司的会计资源进行整合处理，由此形成一个由上而下相对比较统一的财务内部控制机制，提高公司内部财务风险的防范与风险应对能力，全面改善以往“超权限审批、超规定采购、超工程清单计价、超合同条件付款”等的不利局面，为公司业务财务一体化建设提供有效保障。此外，对财务共享系统以及各业务信息管理系统进行疏导和整理，能够提升财务数据质量并实现对业务的有效管控。

4.建立良好的报销系统能够使公司在激烈的竞争中脱颖而出。财务报销是所有公司内部基本的财务管理和活动要素。高效的财务报销能够避免一些重复性工作，财务人员因此有更多的时间去参与公司集团的战略财务层面中来，参与到企业集团战略的制定和推进，全方位提高企业预算管理水平和绩效控制，为经营决策者提供企业的经营信息，由此深入到业务一线，更加积极地参与到企业价值链各个环节的价值创造中来，加快实现企业财务职能的转型，为企业整体价值的提升起到积极的推动作用，甚至成为提高公司管理水平的关键所在，建立良好的报销系统能够使公司在激烈的竞争中脱颖而出。

二、大数据背景下财务报销系统中遇到的问题

1.没有制定完整的财务报销审核体系。通过调查研究，可以了解到很多企业依旧使用传统的报销方式，层层递交，效率低下。大多数的财务报销制度及报销流程出现财务报销流程繁杂，员工办理财务报销业务时间长，员工对财务报销流程不清楚等情况使得财务报销更加错综复杂，时间漫长，问题的出现是由于企业没有制定完整的财务报销审核体系。

在回收的调查问卷中，70.61%人表示不清楚所在企业的财务报销流程，由于在企业内部，每一位成员都有自己的职位，报销业务并不是每天都在进行，有些员工可能半年甚至一年才报销一次，而且财务报销步骤多、员工对流程不熟悉，自然而然觉得财务报销流程繁杂。与此同时审批手续繁琐、滞后，一方面“一支笔”制度一直广泛存在于各报销流程当中，财务报销需要经过领导的层层签字和审批，然而领导普遍工作繁忙，这就造成了财务报销签字困难的后果。正因如此，许多员工的利益得不到保障，员工情绪不满，工作积极性受到重大影响。另一方面，若公司财务信息发生变动，且公司的财务信息得不到及时的更新，有可能导致经办人不能及时掌握公司的财务制度及流程，使得财务报销很难一次性通过，因为财务的相关信息不能在各部门之间进行共享，无形中加大了各部门之间的沟通与协作问题，降低工作效率。在审批过程中会遇到各种“坎坷”。例如，有些费用在报销时会出现领导出差没有签名，也有时候领导业务繁忙忘记签名的情况，导致审批时间长而降低审批效率。

2.报销人提供的原始凭证和票据不符合要求。凭证可以分为两大类，即原始凭证和记账凭证。所谓原始凭证，又称单据，是在经济业务事项发生或者完成时填写的，用来证明经济业务事项已经发生或者完成，以明确经济责任并用作记账原始依据的一种凭证，它是进行会计核算的重要资料。所谓记账凭证，是指会计人员根据审核无误的原始凭证及有关资料，按照经济业务事项的内容和性质加以归类，并确定会计分录，作为登记会计账簿依据的会计凭证。在现代企业及其整个内部核算与管理工作流程环节中,会计凭证合法使用将是这其中最首要的一道重要关卡。如果这些凭证都是不真实不合法的,那将势必会影响现代企业会计整体及核算各项数据，也就说明整个会计核算是不真实、不完整和无效的。

通过调查发现，如发票号码与购物单位归属地地址不全一致的;购物发票单上并无注明收款或单位财务章号;发票单据上说明购物详细内容时模棱两可等。又如发票的“购物名称”这栏中只简单记载“文化用品”或“办公用品”内容,尚无任何购物凭证详细记录清单内容和微机小磁票;发票文本上已经注明当年的支付业务实际发生起止日期但已规定不允许客户在该会计年度中报账金额;收款发票复印件上已经有了显而易见的日期套写等痕迹记录;收到付款时单位名称空缺或者填写不是本公司单位名称;其他的消费服务问题票据也层出不穷,譬如在学校差旅费票据凭证等记录中发现有去往某地而并不是其差旅费目标所在地，该消费人员又并无其它任何正当缘由的消费记录；从其学校科研和三项建设经费收入预算总额中随意从中抽取数额的等值现金直接用于日常购物消费或用于兑换其他数额的个人消费品;在“验收人”一栏内的随意填写签名现金等等。

3.报销人员缺乏基本财经知识。企业工作人员在财务报账中很大部分的人都不具备财务报销经验。因为有些财务报销的人员，并不是财经类领域的，这样报销人员就会缺乏基本财经知识。他们就会对报销流程不太理解，以及报销过程中的票据、粘贴分类等工作，给财务工作带来很大的困扰。由于财务报销并不是所有人都会经历的，并且也不是时时刻刻都会办理，每个员工都有各自的岗位职责，平时都有自己份内的事需要处理,在对待这种每月一次,甚至可能是每年一次的报销时，势必会存在不熟练、不专业，报销费用不及时等情况。

财务人员要确认审核上交的资料，如果有不符合的凭证，将会把报销资料全部退回。报销人需要重新开始检查资料，然后再次提交，这样的一个上交资料的过程要反复多遍才能将报销的材料传递到报销部门手中，才可以进行下一步的报销，这样极大的增大了报销的人流，存在大量重复劳动的情况，限制了报销效率。在这种情况下会拖慢财务报销进程，还会引起报销人员与财务人员的矛盾，造成企业“无形的裂缝”。

三、大数据下财务报销改进的具体方法

1.制定完整的财务报销审核体系。审批过程中存在的员工排队，审批手续繁琐、滞后的问题。其实并不是每一笔费用走的报销流程都一样，企业可以灵活根据部门、报销金额等不同设置不一样的报销流程，设置相应的审批人。这样不仅可以减少员工排队时间，还可以减少审批层级，做到高效率报销。审批后，报销单据已通过审批，但从审批通过到报销款到账还需等待一段时间。对于解决报销款到账不及时的问题，这就需要企业加强对财务部门的报销结算效率的监督了。

财务报销流程的优化不是简单的问题，而是在整个报销的过程中，企业和财务部门应加强对员工在财务报销前、中、后的指导。根据调研结果显示，材料提交完成进入审批环节，企业的报销审批时间参差不齐，时间短的有一周内就完成审批，占比39.91%，但是也有长达一个月的，占比8.77%。甚至还有三个月前发生的费用、三个月后才审批完成的情况。费用在报销过程中会出现因领导出差无法签字，有时候领导会因为事情太多忘记签名，报销业务多，导致审批时间长而降低了审批的效率等情况。

为了避免审批时间过长的问题，可以设定每一层级的审批时间，给员工一个回收报销款的时间预算，打造和谐高效的报销环境给员工，提高报销效率。如条件许可的公司可以建立财务数据共享中心,通过财务共享服务中心也能够减少在其大规模效应下的生产成本,主要是通过降低员工数量和降低中间管理人员来达到降低成本,而通过在“共享服务中心”内设置新的组织架构和建立合理的激励机制,也可以很好地提升服务人员的工作绩效,从而缩短了报销时限;针对于某些较大型有多个子公司的企业集团,利用财务信息共享中心能够提升公司的财务水平,通过利用信息共享中心可以对每个子公司用相同的标准规范作业与过程,从而取消了冗余的操作与过程;同时利用共享中心还能够掌握各子公司的全部财务,数据整理与报销可以更方便做到跨区域、跨部门，从整体提高报销效率，报销透明化。

2.提高财务报销中凭证填写的规范性和凭证的真实性。报销过程中凭证填写的质量，直接反映了财务人员报销基础工作的质量和报销人员的报销业务素质，同时影响财务报销速度和规范有序进行。原始凭证填写错误，报销单据填写不完整、不规范。针对存在的问题，首先要保证原始凭证的合法性，之后必须提供真实合法的原始凭证。这就要求企业要给员工培养辨别原始凭证真伪的能力。

对于发票真伪的问题，首先看有无叠印“国内统一发票监制章”,监制章造型为长圆形,上环刻制“国内统一发票监制章”文字,下环刻制“国有(地区)税收局监制”文字,中央刻制税收部门所在省、市(县)的全称;其次是确认增值税发票底纹纸是不是有真伪鉴别标志。大部分一般增值税发票背光看发票中心的菱形防伪标志之间会有大写“SW”;最后增值税发票通常是用无色油墨纸套印,有的增值税发票还会设有防伪电话。在判断增值税发票真伪之后我们还要对增值税发票问题进行核对,主要检查增值税发票抬头是不是完好,除定额外(如餐费增值税发票)还应该有完好的企业抬头;发票开具报销日期,普通发票一样可以获得当月的发票开具凭证,而增值税发票有效期时间通常是一百八十天;开票项目或商品规格数量单位以及总金额一定要准确,在购物中不要只写购入商品的数量甚至是购文具,必须要另附单据，填写文字要清晰;最后一定要盖上对方的财务专用章或发票专用章。财务人员同时也要核实所取得的收款单据,在收款凭证上还应记录已收到单位名称、个人名称、开支项目名称、收支数额等有关信息并加以核实。

针对报销单据填写有误问题，企业应当加强各部门报销人员的素质培训，财务人员应事先发布报销单据的填写模板，降低凭证填写错误的风险。不仅可以提高财务报销的质量，同时也增强了财务报销的准确性，减少报销时间和审批职责明确。提供完善的报销业务流程，将流程每一步骤表明清楚、下达。

3.提高报销人员的业务素质。企业在不断发展过程中也对报销人员提出了更高的要求。然而报销人员的业务水平不够高，很多企业内的员工普遍存在报销业务水平不高的问题，首先是缺乏财务报销经验，第二是缺乏专业技能的培训，对报销工作没有一个很好的了解。所以在报销业务开展中经常出现错误。因此报销人员要具备基本的财务知识，也要对企业报销事项有所了解，并能够站在不同角度，为企业业务经营提供有力专业支持。能够做到与业务活动的有效融合与灵活运用。企业也要对全体成员进行业务素质能力培训，让每一位成员具备较好的报销业务素质，这样才能为企业创造出更多的利益。

此外，报销人员应不断适应科学技术的发展，做到不断学习，保持一个爱学习的心理，不断丰富更新自己的知识，熟练应用各种财务软件，并通过互联网与大数据，充分发挥大数据下的财务数据的作用，通过综合分析为企业决策提供必要依据。另外为方便在报销业务处理中得心应手，企业需要对报销人员进行基本的财务知识培训，使自身对财务报销有一个基本了解，减少报销人员与财务人员的报销冲突。

四、小结

在企业的财务管理中,企业的持续经营和发展与企业的财务状况紧密相连，企业的生产、经营、销售,每一环节都离不开财务数据的反映和监控,对企业的经济业务核算、财务状况监督更是对企业经济活动有着制约作用,企业员工的日常工作紧密相连。随着财务管理的地位重要性的不断提高,企业在财务管理中出现的问题和漏洞暴露得越来越明显；解决这些问题和漏洞变得迫在眉睫。报销与费用申请是与企业人员联系非常紧密的财务活动。企业中每一天都会有大量的资金流动,但并不是全部人员都可以直接参与到企业的财务管理当中来。对于企业的所有人员来说,财务报销和资金的申请是所有员工都需要面对的事情,和自身的利益息息相关。而目前企业普遍出现财务报销时间长、费用审批流程繁琐的问题，严重影响了员工的工作效率和企业的工作进度。

所以为了企业财务职能足以为企业整个价值的提升起到积极的促进作用，我们希望企业能够制定完整的报销系统审核体系，提高报销人员的报销结算效率，也为企业打造和谐高效的报销环境给员工。提高企业全体人员在财务报销中凭证填写的规范性和凭证的真实性，这样不仅可以提高报销质量，同时也可以增强财务报销的准确性。同时提高报销人员的业务素质也是至关重要，报销人员要具备基本的财务知识，对企业报销事项有所了解，才能为企业报销业务提供支持。