事业单位会计档案无纸化探索

张梦舒 姚佳惠 鲁 婷 张艺琼

（作者单位：农业农村部沼气科学研究所）

一、会计档案无纸化的定义与背景

会计档案无纸化，是指会计数据和信息的收集、处理、存储、传输以光、电、磁等形式存储于磁性媒体介质之上。会计无纸化具有无形性、脆弱性、技术依赖性的特点。

2012年，国家档案局和财政部一起试点开展了企业电子会计档案管理的探索，并在之后四年的时间里不断扩大试点范围。2013年，财政部颁布了《企业会计信息化工作规范》（财会〔2013〕20号），规范中首次明确，在满足一定条件的情况下，会计资料可进行无纸化管理。这是我国首次在法规和办法中明确可以对会计资料无纸化管理。2016年，《会计档案管理办法》（以下简称《办法》）正式施行。这次的《办法》重点就是在于对会计档案电子化管理的修订，其中明确规定会计凭证的获取、报销、入账、归档等均可进行电子化管理，这是我国会计档案保管的一次重大改革。2019年，我国开展了发票电子化报销、入账、归档管理试点，之后，电子发票开始越来越普及。2020年，财政部发布了《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》，明确提出企业可以使用电子会计凭证进行报销、入账、归档，不需要打印保存纸质单据。从近10年科技发展来看，大数据、人工智能、云计算、物联网、区块链等信息技术的不断更迭成熟，为会计档案无纸化提供了可能性。我国也在不断出台相关办法来支持会计档案无纸化。会计档案无纸化已经是未来的发展趋势，所以实施无纸化需要哪些条件就成为我们亟待解决和探索的问题。

二、会计档案无纸化的意义

（一）减少储存空间，有利于绿色环保

传统的会计档案保存，需要将相关会计资料，包括会计凭证、原始发票、原始单据等打印后装订成册进行保管，每年末还需要打印会计账簿。大量的打印工作在一定程度上造成了纸张、设备、能源、人力的消耗和环境污染，而且会占用很大储存空间。比如，一张会计凭证后不光有原始票据凭证，可能还需要合同、协议、文件等。而无纸化的会计档案只需要将所有信息以电子数据的形式储存在电子介质中，可大大减少管理成本，节省存储空间。而且符合条件的电子会计资料可以分门别类进行归档立卷。这样会计档案使用者就可以通过电子会计资料平台迅速查到需要的内容，降低了时间成本。除此之外，传统的会计资料保存方式需要消耗大量纸张，不利于环境保护，而会计档案无纸化更能节能减排，更加符合绿色环保发展的理念。

（二）减少管理成本，提高管理效率

传统纸质会计档案的处理，有较大的储存和操作成本。而无纸化摆脱了传统手工整理的过程，解除了传统模式的限制，极大节省相关人工成本，减少过程中的成本消耗，不仅提高了财务管理的效率，达到了资源优化的效果，而且能有效规避档案损毁、丢失等风险。

（三）提高财务数据及时性

从信息使用者的角度来看，会计档案无纸化能够更高效、更便捷、更及时、更准确地看到企业财务相关信息。随着科技的进步和信息化的普及，信息使用者对财务数据的需求不仅是为了了解企业过去的经营状况，而且关注实时动态和预测前景。传统的会计核算方式无法满足这种需求，而会计档案无纸化的技术优势，为更简洁、明了、快速、有效的财务信息提供了可能。

(四)有利于会计现代化大数据事业的发展

信息时代的发展，要求会计和财务管理部门能够提供一些会计数据的分析和研究，为决策者提供有价值的依据和决策。会计档案无纸化的实现，有利于为管理者和上级管理部门提供更准确、更真实、更快捷的一手数字信息。

三、推行会计档案无纸化存在的困难

一是会计人员观念的制约。会计档案无纸化不仅是工作方式的转变，更是观念的彻底革新。很多会计人员受习惯的会计核算方式制约，缺乏会计档案无纸化相关知识，更担心电子化的安全性和可靠性，不愿意推陈出新，从而导致会计档案无纸化推行较为困难。二是会计档案无纸化相较于目前纸质的会计核算方式来说，对财务人员提出了更高要求，全面无纸化不仅要求会计人员掌握足够的财务知识，还需要掌握互联网技术、电子商务等技能。如果会计人员不能掌握网络技术，会计无纸化的工作就无法顺利展开。三是很多单位会计核算目前的网络化程度还比较低，有的单位没进行线上报销，有的单位虽然建立了线上报销系统，但没有和会计核算系统对接。若要全面推动会计档案无纸化，财务系统需要应对大批量的电子数据的接收、处理、归档，各个软件之间也要充分衔接。四是会计数据的安全存有一定的风险。首先，在报销过程中，有可能因为人为（黑客）的恶意修改或删除，导致电子凭证信息被篡改，这种篡改不易被发现，会计数据在互联网传输过程中存在失真的风险。其次，原始发票的电子化，在使用过程中可能会存在“一票多用”的情况，如何杜绝此类隐患还需探索。再次，由于会计信息需要网络来传递，那么其开放性和共享性的特点可能会导致会计信息泄露，事业单位的会计信息可能涉及国家机密，需要特别注意泄密风险。此外，因为会计档案完全存放在磁性介质上，遇火、遇水或其他意外情况都可能会使存储设备受损，从而丢失相关资料，所以，想要会计档案无纸化还需要更高安全性能的信息技术来支撑。

四、会计档案无纸化的实施条件

（一）制定相关的财务规范

会计档案无纸化改革是大势所趋，是未来的发展方向，也是单位财务管理的一项重大变革。即使短时间内不想推荐会计档案无纸化的单位，也必须面对当前快速推动的电子发票改革。包括火车票、机票已经可以通过刷身份证进站，不需要纸质发票。这对各个单位来说，都是需要关注的变革，也是需要积极应对的问题。所以在电子化快速推进的背景下，财务部门需要在不断学习掌握最新法律法规的基础上，对本单位的会计制度建设进行剖析和思考，为未来可能的大刀阔斧变革做好应对准备。会计档案无纸化可能会从试点阶段到电子化与纸质化并存过度，最后全面无纸化，应当如何处理相关的会计业务，如何进行报销管理、档案管理，都需要有章可循。

（二）加大培训力度，转变认知观念

由于传统会计核算方式与无纸化管理的方式差别较大，财务人员可能会有缺乏“安全感”的感觉。想要顺利推进会计档案无纸化，首先需要财务人员摆脱陈旧思想的束缚，跟上信息化时代发展的步伐。单位财务人员要对财务核算无纸化的理念进行充分学习，对会计档案无纸化推行过程中可能遇到的问题与阻碍进行提前预判。另外，会计核算无纸化不只是财务部门的事情，与单位管理层和各部门都密不可分，所以需要单位所有员工的互相理解与配合。在推行的过程中，可以采取“试点”的方式，从部分简单易操作的内容开始推广，再逐步实现所有业务无纸化的实施。总的来说，单位需要从上至下改变传统纸质化管理的观念，摆脱对纸质档案的依赖。提高会计档案管理人员的素质，提高相关人员在信息系统、计算机网络技术方面的能力。

（三）加快升级财务电子化管理能力

为了实现会计档案无纸化，单位要升级财务电子化管理的能力。首先，单位要根据预算情况及信息化建设规划，逐步实现对各个管理信息系统的升级改造，将单位内控流程内置于报销系统中，并提高报销系统的电子化管理能力。比如，针对大量的电子发票，系统要自动对报销系统中使用过的电子发票进行比对，已经支付过的电子发票再次支付时系统要进行限制，避免一票多用的情况发生。

（四）提高数据安全性能

网络数据安全是实现会计档案无纸化的首要保障和基石。在电子化管理的模式下，数据安全性至关重要。我们需要通过技术手段来强化和保障会计档案的安全性能。首先，要加强相关制度的建设，制定系统故障时的应急预案。其次，要采取一系列的技术手段来加强安全管理，通过设置多层次的加密模式包括防火墙等途径来防止非法访问，安装正版杀毒软件，定期进行升级来避免病毒的影响。还要采取有效的措施，如授权管理来确保档案的完整、防止档案被篡改。最后，为避免自然因素等不可控情况对数据的影响，要及时进行电子档案备份，还要定期对服务器和其他磁性介质进行检测与维护。

综上所述，会计档案无纸化具有较多的优势，如方便永久保存、快速查找，能够实现企业管理成本的大幅下降，减少内部资源的消耗，显著提升内部控制效率。可以说会计档案无纸化是科技和信息技术发展的必然结果，也有助于单位管理。当下，在会计档案无纸化推行过程中，还存在一系列问题和许多需要探索的内容，但随着业务量的不断增加和管理要求的不断提高，会计档案无纸化将成为未来事业单位会计管理发展的新方向。