基于文化价值的高校档案的现代化管理与传播

■邓庆红

高校档案是学校建设发展历程的真实记录，是高校精神和民族文化传承的桥梁。新时代背景下，要进一步加强高校档案文化的信息化建设和现代化管理，不断探索促进档案文化传播的新方式，为实现档案的文化价值保驾护航。

一、高校档案的文化价值

（一）档案文化的存储价值

高校档案是学校办学历史、文化活动、教学和科研成果的积淀，是学校宝贵的物质财富与精神财富，具有重要的文化存储价值。档案馆中珍藏的各类形式的档案，再现了学校的辉煌发展。高校档案重在“藏”，馆藏的文件、物品、照片以及音视频资料等，既是学校发展记忆的基石，也蕴藏着丰富的文化信息。以民族大学为例，民族大学的办学是中国共产党领导的中国新型民族高等教育的起点，因此，建校以来形成的各种档案资料，绝大多数具有鲜明的民族特色和民族文化背景[1]。这些珍贵的档案既书写了民族高等教育从筚路蓝缕到蓬勃奋进的发展历程，也促进了民族文化的绵延赓续，连接起民族文化发展的脉胳，既是民族文化的缩影，也是对民族学生开展理想信念教育的宝贵资源。作为档案工作者，要重视高校档案的存储价值，利用档案讲好高校故事，彰显学校的文化底蕴，提升文化自信，增强凝聚力，形成独具特色的高校精神。

（二）档案文化的传承价值

高校档案作为高校建设的历史见证，记录了学校的发展轨迹，凝聚了与高校各种活动相关的文化信息，积累了深厚的人文历史文化，极大地推动了教学和科研的发展，体现了高校博大精深的文化素养，也是大学文化精神传承和发展的源泉。高校档案重在“传”，要不断挖掘档案的文化内涵，解锁文化传承的密码。以校训为例，兰州大学的“自强不息，独树一帜”，西北民族大学的“勤学、敬业、团结、创新”，西北师范大学的“知术欲圆,行旨须直”等校训无不承载了学校的文化精髓和内涵，代表了学校求学治校的内在精神和理念追求，凝聚着学校的文化特质和精神风貌。挖掘校训档案，宣扬校训文化，可以使学校的优良校风薪火相传。可以说，没有高校档案文化的传播传承，也就没有高校文明的延续发展[2]。

（三）档案文化的育人价值

高校是为社会培养高素质人才的重要基地，肩负着为当代大学生培根、铸魂、启智、育心的重任。高校档案应“充分发挥档案的文化教育功能”，使学生不断增强个人文化修养、提高学术文化水平、坚定理想信念。高校档案蕴含了学校优秀文化、优良传统和治学精神，为育人工作提供丰富的教育素材。高校档案重在“用”，高校档案记录了教学名师、专家学者致力于教育事业的感人事迹，再现了一代代校友奔赴于祖国各地的成长历程。我们应该合理利用档案，适时开展专题讲座，用这些贴近学生生活的素材，与学生共情，为他们在困难和挫折中指明方向。另外，我们还可以利用档案编纂校史、编制名人档案、设立校史馆、举办校园文化展、优秀毕业生成果展等，展现校园风采。用最原始、最客观、最真实的事例让学生体验学校的文化底蕴，增强其对学校的认同感和荣誉感，激发学生的爱国情怀，引导学生形成正确的三观，传播正能量，弘扬主旋律，实现以档化人，以档育人。

二、高校档案现代化管理

（一）管理模式标准化

管理模式标准化,是档案管理现代化的主要基础与保障[3]。规范高校档案管理工作,是实现档案管理现代化的必要环节。高校在制定和实施各项标准规范时,必须要设定统一的标准，然后进行合理的分工，确保各项工作能够有机衔接，通过规范化制度化的操作来实现科学化档案管理的目标。高校档案的标准化管理,包含了档案收集、归档整理以及归纳保管等环节的规范化操作，如对档案目录的设置、档案编号的标识、档案载体的分类、档案特征的描述、档案内容的检索和对档案资源的利用等使用统一标准。档案管理工作标准化,要求在一定的体制下协调档案存档的规范性及信息建设的科学化管理，逐步推进档案的现代化管理。以西北民族大学档案管理工作为例，档案馆借鉴先进经验，制定了合理的规章制度，在档案信息收集、保管和利用等方面有据可依，取得了显著的成效。

（二）管理资源数字化

资源数字化,是促进档案管理现代化的根本条件与基础。所谓数字化管理，是指计算机科学技术在现代档案管理中的综合运用，包括档案信息资料的整合与管理，以及其提供优质服务利用的过程。高校档案管理数字化,是现代信息社会下对档案管理工作的最新需求，也是中国档案管理事业发展的必然走向。

实现信息数字化管理必须要通过以下几点来实现，首先是对档案信息进行数字化改造，对已有的纸质文档、图片等通过扫描进行信息化处理或直接录入电子档案信息，将重要文件完整地存储在不同的专题数据库当中。其次打造信息共享模式，利用高校档案馆存储档案信息，以此为基础，构建高校档案信息中心。只有不断提升档案管理的信息化水平，才能实现高质量的档案服务。

（三）管理技术网络化

网络化是高校档案现代化管理的技术支持和重要标志。所谓网络化管理,即利用现代计算机科学和信息通信技术手段,把已有的馆藏资料与正在产生的档案资料统一起来,以进行档案信息的采集、保存、分类、传播和数字化利用，并不断创新。目前,学校档案馆的文档管理工作已逐渐发展为全文扫描记录、全文电子存档、光盘保存等,由高校办公自动化系统形成的电子文档也逐步代替了纸质文档。同时，高校档案馆也在校园网上开设了自己的主页，促进了档案网络管理的发展。未来，数字文件信息将形成巨大的档案信息网络[4]，档案信息将在互联网上更高效、更快速地被收集、传递、检索和使用，数字档案馆的建设势在必行。

（四）管理方式特色化

档案管理特色化是档案管理现代化的重要支撑。所谓特色化管理是指以标准化、数字化、网络化为基础，收集、整理、保管好特色档案，做好特色档案的利用工作，有效地促进现代化档案管理体系的建设。高校特色档案是学校在人才培养、科学研究及文化传承等实践活动中形成的反映学校办学精神、专业特色、时代特征、人物特点、地域特色、发展沿革等具有学校独特内涵和历史记忆，具有保存利用价值的各种信息记录[5]。在特色档案开发管理过程中，要对其分类著录，进行信息化处理，形成特色档案数据库，既保护其原始性，又能方便查阅和利用，再现档案的生命力和文化价值。如西北民族大学早期有大量用少数民族语言编辑成的资料，这些资料对于研究少数民族历史和少数民族学生的生活、学习习惯等具有重要的参考价值。在信息录入时要对这些材料进行识别和语言转换，保护资料的原始性和内容的完整性，在鉴别和使用中凝练出学校特色文化。

三、高校档案文化的创新与传播措施

（一）发展与高校总体规划相协调

高校档案工作应列入学校的总体规划建设。习近平同志曾指出：“档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案[6]。”高校的建设和发展同样要以档案为基础资源，需要不断对档案工作进行改革与创新,健全配套的政策措施,提供必要的财力、人力与物资保障。尤其是,学校档案工作负责人要根据当前学校档案工作的实际情况,深入研究当前档案馆改革提升的具体问题,努力克服当前档案馆改革改造中面临的各类难题,为档案馆数字化建设提供保证。

（二）运用新媒体信息技术提高高校档案利用率

信息化已成为新时期档案馆工作的重点方向，“互联网+档案”也将是未来档案发展的主要趋势。网络时代的发展趋势和运用新媒体信息技术进行学校档案信息资料的合理利用，必将推动学校档案馆的转型与完善，高校档案馆要积极适应新形势发展，进行必要的改革与创新。一是档案部门要引进并使用现代新媒体信息技术，进一步提高档案的传递、保存、收集和共享。和传统的档案管理模式相比，在“互联网+”背景下的档案管理将更加系统、高效与科学，学校档案管理部门积极搭建档案信息资源网络平台,高校各部门之间甚至各高校之间的信息资源可通过网络实现一体化共建，从而提高学校档案管理工作的广度和深度，让档案信息的传递更为迅捷，让学校档案信息资源得到充分利用，推动高校档案工作高质量发展，更好地为师生服务。二是档案部门利用新媒体和现代化档案管理的高效整合，做好档案资源的应用。学校档案馆要建设档案资源库，把传统纸质档案转变为数字档案，以充分体现将档案数据融合到高等教育中的价值与意义，为下一个档案资源的有效利用提供基础条件。在档案资源库建立过程中,，要对学校档案信息资料进行严格审查与分级，形成教育档案、学生档案和科研档案等不同类别。三是档案部门要以用户需求为导向，加强信息平台建设，实现档案资源共享。学校档案信息资源平台，应针对不同用户的需求开辟各类专栏，如校史专栏、校园名人专栏、科研专栏、毕业生档案专栏等，可以为各部门工作提供参考，为学生的求职提供凭证。高校把档案信息以更为多样的方式提供给需求广泛的人，用户只要符合相应设定的条件,就能够从学校档案信息网络系统中迅速检索和下载档案数据，从而合理使用学校档案信息资源，有效节约了档案利用时间，完善信息资源，提高高校档案利用效率，最大化档案信息资源共享的价值与意义。

（三）健全档案管理机制，实现全员同频共振

和其他单位比较,高校档案馆的馆藏档案类别更多，管理也更复杂。从归档类别分析，档案类型有教育教学档案、科学研究档案、学生档案、公文档案、财会档案、基建档案、人事档案等多种。这些不同类型的档案皆有不同的特征，管理方式也不一样。比如,人事档案有着迅速变更和流动的特性,这就要求档案管理者在人事档案上耗费更多的精力和时间,以确保每一个教师档案的准确性；而科研档案管理是科研项目管理的重要环节，科研档案的及时性和完整性则是提升高校文化软实力竞争的核心因素，要求必须及时、完整、准确。所以,发展高校的档案管理工作，就必须理顺机制，扩大档案信息传播的最大化，总结其他高校的经验，建设对各种档案集中统一管理的综合档案室，合理统筹高校各部门的衔接与运转，并根据实际情况与文档形成规律，建立细致、全面的档案管理规章制度。学校各机关、部门必须明确具体的责任人,并要求主管单位和责任人在学校归档材料产生与流转中的各个环节上签字记录，以保证归档的真实性与准确度，尽量减少无谓的消耗和重复性管理工作,有效提高归档效率,进一步提高档案保管的规范化水平。