纸质档案数字化实施策略探讨

■徐 松 万 惠

一、纸质档案数字化的基本要求

（一）规范性要求

对于将纸质档案扫描并存储为成体系的电子文件库的相关工作来说，规范性是最基本的要求，遵守规范可以很大程度上保证在数字档案当中的信息是有用的。在数字化的过程当中，所有答案的相关信息都必须遵守数字化的相关规则，遵照一定的工作标准去完成数字化过程，而且这个标准应该是通用的标准。将纸质档案扫描并存储为成体系的电子文件库的最终目的是利用现代的技术手段，使信息传播的方式更加丰富，由于信息是为多个对象服务的，所以信息数字化过程当中所遵循的标准也应该是各个对象都认同的。这样一来，能够在很大程度上避免因格式等问题而浪费时间和资源。

（二）安全性要求

在进行将纸质档案扫描并存储为成体系的电子文件库的工作过程当中，还应该考虑的一个很重要的因素就是安全因素。因为在将纸质档案扫描并存储为成体系的电子文件库的工作当中，档案的原件还应该受到充分的保护，避免档案原件相关特征的变化。因为在数字化的过程当中，档案是有可能出现差错的，如果信息被破坏或者造成了更大的损失，那么档案原件又没有得到很好的保护的话，就会造成信息和资源的流失，而且有很多档案都具有非常重要的文物价值，所以安全因素是数字化过程必须考虑的。而如果想要达到这个目标，就必须关注数字化的整个工作过程，制定严格的要求和体制机制，尽可能地使信息数字化的相关工作变得更加安全。

（三）效率性要求

将纸质档案扫描并存储为成体系的电子文件库的工作过程涉及的对象非常广泛，主要消耗的时间和材料也非常多，那么这样一来，就必须提高数字化的效率。在将纸质档案扫描并存储为成体系的电子文件库的过程中，相关人员应该尽可能地完善工作方案，并且在研究的基础之上，对数字化过程的工作方案进行优化，优化的主要对象包括流程、格式、存储模式等等。与此同时，还要保证将纸质档案扫描并存储为成体系的电子文件库工作是专业的、符合社会要求的，因为在纸质时代和数字时代当中，数字化可以说起到一个过渡的作用。但这个过渡阶段当中，刚开始由于有太多纸质档案，所以工作比较繁重，但是当一开始的阶段过去之后，将纸质档案扫描并存储为成体系的电子文件库的工作基本完成，其他的工作也会提高效率，随之变得越来越专业，并且为社会所接受。

二、纸质档案数字化的工作原则

（一）标准规范原则

在进行将纸质档案扫描并存储为成体系的电子文件库的工作当中也要遵循标准规范的原则，使数字档案当中的信息是有用的。具体来说，将纸质档案扫描并存储为成体系的电子文件库必须遵循一定的规则和技术模式，并且在这个过程当中遵守不同对象都接受的标准。将纸质档案扫描并存储为成体系的电子文件库的目的就是利用现代的信息技术对档案进行信息的传递和提供服务，由于面临的对象非常多，所以数字化的工作过程也应该遵循各个对象都接受的标准和规范，避免因为格式和平台的不对等而造成资源和时间上的浪费，降低效率。

（二）质量管理原则

在信息化建设的工作过程中，将馆藏的纸质档案扫描并存储为成体系的电子文件库是最基础、最根本的，所以将纸质档案扫描并存储为成体系的电子文件库不能盲目进行、急于求成，要根据馆藏实际，判定轻重缓急，统筹人财物多种资源，集中技术力量，制定可行方案，有组织、有步骤地分批实施。首先,应该对需要扫描并存储为成体系的电子文件库的馆藏纸质档案进行分析和研究。在进行数字化的具体工作之前，要对档案的相关信息和情况进行全面的掌握，包括不同时期档案的数量和比例。此外，还应根据不同类别档案的不同利用需求和利用率高低，采取“优化鉴选”的方式对数字化对象进行加工处理,逐步建立具有本馆特色的专题数据库。另外，硬件设施及资金保障是进行档案数字化建设的物质保证和前提条件。这里所说的硬件设施主要有具备现代性质的库房、装具，以及不同类别档案所专用的扫描仪、采集设备等等。档案数字化建设的资金保障分为启动资金和维护资金两个方面。相对于纸质档案的保管而言,档案数字化处理的成本要高很多，不仅设备的投人、人员的培训需要大量资金，而且还有材料的消耗、设备的保养、系统的升级等运转资金。因此，资金是保障数字化建设可持续发展的重要条件。

（三）过程控制原则

由于数字化加工处理后的档案信息具有可变性、系统依赖性、信息共享的便利性、安全维护的复杂性等特点,因此在档案数字化建设过程中必须坚持全程控制管理。一是保障信息内容的安全性与真实性。例如,一些档案因水浸、污染变得字迹模糊不清等,必须进行数字化处理来确保档案信息的安全。二是数字化加工过程中的安全控制,包括对场地、设备、人员、制度、质量等方面的控制,确保一旦出现问题能够形成有效防御和应对。三是数字化加工的工期控制原则。按照数字化加工页数和场地大小估算工期,用户方和外包公司双方一致认可后,按照此工期执行。项目实施单位应提交项目实施计划,此工作计划时间单位至少应该精确到周。工期确定后,分解工期计算内包或外包单位每天应完成的工作量,加强过程监督,确保整个项目的工期不会被延误。

（四）成果服务原则

提供利用服务是档案管理的最终目标,档案信息只有在利用过程中才能体现出其价值,而档案数字化的结果是形成便于社会利用的档案信息资源。因此,在档案数字化建设过程中要坚持末端服务原则,以服务为导向将纸质档案扫描并存储为成体系的电子文件库工作得到更好的开展。首先是要保证将纸质档案扫描并存储为成体系的电子文件库服务是具有特色的,应该在进行将纸质档案扫描并存储为成体系的电子文件库工作过程中重视社会的实际需求,对不同的对象进行深入的分析和研究,依据馆藏特点确定数据库主题和类型,使数据库具有专题性，富有特色,使利用数字档案信息提供的服务具有个性化。因为特色档案信息资源和特色利用服务往往是赢得社会认同、充分实现档案信息价值的关键所在。其次是要注重档案在进行数字化之后的查阅和利用是否便捷。在将馆藏的纸质档案扫描并存储为成体系的电子文件库以后,利用的途径从传统的复印转变成了依靠现代的数字技术和信息技术。数字信息查阅的高速、快捷、简便等优势得以凸显,利用者可以打破时间、地域上的限制,使用者在想要使用信息的时候，不用再东奔西跑就可以获得自己需要的信息和档案。

三、纸质档案数字化的组织管理

（一）明确核心内容及规范标准

将纸质档案扫描并存储为成体系的电子文件库的工作是非常庞大和复杂的工作过程，需要涉及的人员和设备都非常多，形成的产品是具有较高质量的电子档案类数。在将纸质档案扫描并存储为成体系的电子文件库的过程当中，相关部门应该投入很大的人力和财力，而且在这个过程当中还要时刻监督工作的完成情况。在将档案进行数字化处理的过程当中，应该明确工作的周期和需要处理的档案的数量及范围，根据相关的要求去制定工作规范。

（二）压实技术路径及质控指标

对于纸质档案来说，纸质档案有许多载体，也有许多种类的纸去承载纸质档案，记录的方式也多种多样。所以，如果要将这些纸质档案扫描并存储为成体系的电子文件库，除了一些必须的设备和软件之外，还应该对档案的不同特性进行分析，从档案的角度出发确定技术方式和工作流程，并且对工作过程进行实时的管控和监督。

（三）做好环境搭建与人员管理

要组建局域网，使数字化工作更加高效和方便，在进行数字化的工作之前，要制定计划，并且这个计划还要结合档案的具体情况，确保整个数字化工作是顺利的、高效的。将纸质档案扫描并存储为成体系的电子文件库的工作人员在上岗之前必须经过严格的考核，而且公司与个人之间还要签订相应的协议，确保个人对工作内容保密，在上岗之前要进行培训，使工作人员精通数字化加工的相关知识和技术，在具体的工作过程当中要明确各方的职责，进行有效的协调，避免出现差错。

（四）细化设备管理及保密流程

首先，在将纸质档案扫描并存储为成体系的电子文件库的工作现场，要严格审查工作过程当中需要用到的设备和其他介质，使这些介质是保密的、有保障的。其次，在工作过程当中使用的网络应该是具有隔离性质的，不能安装无线设备，在任务完成之后，应该立刻进行保密管理，如有必要，在关键区域应做到实时监控，对加工现场实施24小时监控,及时掌握现场加工状态,保证现场加工信息安全。