大数据时代下数字档案馆个性化服务研究

■彭慧君

一、引言

我国于2021年出台的《“十四五”全国档案事业发展规划》指出，当前国家应加强档案数字资源规划管理，加快档案信息资源的数字化转型，健全“互联网+监管”手段，逐步建立以数字档案资源为主导的档案资源体系。数字档案馆是信息时代下传统档案馆为适应用户需求的派生物，其建设的主要目的是方便用户利用档案信息资源，加大档案资源的共享力度[1]。积极开展数字档案馆个性化服务，不仅能更快捷、精准地满足用户不同需求，同时也能最大限度地实现档案资源的社会价值。

数字档案馆个性化服务是一种集成性服务。其通过获取分析各个使用者的行为习惯、使用偏好、个人背景，结合大数据时代的相关技术为不同用户提供有针对性的各项服务[2]。随着信息技术的发展，人们对于档案服务的要求也在逐渐提升，数字档案馆实施个性化服务，是未来档案信息服务发展的必然趋势[3]。在中国知网（CNKI）以“个性化服务”为主题进行搜索，共找到相关记录5062条，其中“数字档案馆个性化服务”共90个词条，晏周[4]认为新时代的档案管理人员应努力把握当前时代需求，为不同用户提供个性化定制服务。吴敬仰[5]认为，档案馆应该顺应时代的发展步伐，加快建设数字档案馆以满足用户对于个性化服务的需求。王艳[6]认为数字档案馆将“档案中心”的服务模式改为“用户中心”的服务模式，这种模式上的改变对于档案服务具有革命性意义。综上可见，现阶段相关学者已经认识到加快数字档案馆建设，完善个性化服务是未来档案服务发展的必然选择。

二、大数据时代下数字档案馆个性化服务的内涵及特点

（一）数字档案馆个性化服务内涵

大数据时代的到来，不仅推动着经济、社会、科学的发展与变革，同时也改变了档案个性化服务的思维与方式，数字档案馆是实体档案馆在大数据时代不断发展和创新的必然产物。与传统档案馆的“档案为主”服务理念有所不同，数字档案馆将“用户为主”作为主要服务理念，数字档案馆个性化服务以最大程度地满足用户需求为主要服务宗旨。其通过建模、人工智能、数据挖掘等技术，深入了解每个用户的兴趣偏好和服务要求，并根据用户自身情况的变化不断修改其用户模型，为每个用户提供动态的、差异化的、及时的信息服务[7]。

（二）数字档案馆个性化服务特点

1.网络在线资源海量化

在网络快速发展的大数据时代，国家着重加快数字档案馆建设，同时力求在电子文件归档及移交接收的现状上有所突破。将纸质文件上传到网络中，实现不同领域、地域、时间下的档案信息资源共享，这让数字档案馆拥有着海量的档案资源。这些档案资料不仅局限于原有的档案文献，还包含了众多用户需要的指定资源。用户在传统档案馆无法摄取到的信息借助于在线共享平台也能轻松获取，这都为档案精准化服务提供了一定的前提条件。

2.档案内容数据化

在大数据环境下，档案信息资源及馆藏均可以以数字形式呈现，不再受时间及空间的限制。一方面促进了档案资源的利用与传播，另一方面也让档案馆藏真正融入大众生活，以更加亲民的形象贴近群众。数字档案馆所提供的数据态的信息资源可借助本体、语义化建模、知识图谱、人工智能等技术实现传统档案馆无法提供的可视化信息资源，计算机后台可将档案信息转化为“0”“1”等数字形式，将其存储在数据库而非纸质媒介当中，通过计算机进行的数据清洗、合并、可视化处理等操作可以展现丰富的档案知识研究成果。

3.管理模式科学化

传统的档案馆在进行信息管理时更偏向于对档案实体进行保护，主要是管理档案存储环境的温度、湿度等，以防止重要信息被外界环境所破坏。而数字档案馆主要管理以电子形式为载体的信息，档案信息本身与实体档案分离，管理人员在日常管理工作上更多地注重技术层面的防范。为了防止网络病毒的入侵，数字档案馆建立了完善的防护系统，确保安全的情况下，数字档案馆可以根据用户的实际需要，通过设备、软件、电子文件等手段将不同介质的档案互相转化备份，以满足社会中不同群体对于档案的不同需求。

三、大数据时代下数字档案馆个性化服务存在的问题

当前我国数字档案馆在开展个性化服务方面仍处于初级阶段，在一些方面仍存在些许不足。

（一）对用户研究不足

档案个性化信息服务的特点之一便是强调以用户为中心，其离不开档案馆对用户的基本信息进行收集、整理与分析。当前档案馆建设方向重硬偏软，主要倾向于馆内设备、操作系统的升级而忽略了服务管理理念的提升。并且数字档案馆建设的目的是为用户提供方便，应该以用户为中心，但长期以来受“重馆藏，轻利用”的影响[8]，数字档案馆积累了海量的信息资源却缺少了对用户的研究，用户的心理需求经常会随时间而变化，如未能及时了解用户的动态需求变化，则会造成档案资源与用户需求严重脱节，使数字档案馆的个性化服务效果大打折扣。

（二）信息整合水平较低

现阶段我国数字档案馆拥有海量的档案信息资源，当用户初步接触在线平台，面对繁多的档案信息时往往不了解从何处开始浏览，若选择直接在搜索栏中输入自己需要的相关信息，则无法获取到该主题的全部相关内容。而且用户更倾向于利用碎片化的时间快速涉猎自己感兴趣的相关信息，其带有极大目的性的同时也会更倾向于一目十行、浅尝辄止，对于阅读难度大、数量较多的文字、大量的图片容易选择性地跳过或者选择收藏进文件夹中，这种行为使得用户将会错过大量与自己兴趣相关且有价值的信息。

另外，数字档案馆如果想要更准确地为用户提供个性化服务，则需要完善的网络体系和庞大的数据库进行支撑。但通过调查我国34家省级档案门户网站中，只有6家有数字化检索平台，这些检索平台响应速度慢且检索方式单一，各个省市的官方网站拥有数据相对独立，信息资源较为分散，无法达到档案资源实时共享的基本要求。

（三）未建立良好的用户反馈机制

我国数字档案馆的在线服务平台多数提供的是发布信息、检索查询等线上服务，但当不同需求的用户进行信息检索时，其往往对于信息的选择不同。建立用户反馈机制有助于档案工作者从冗杂的信息中挑选出对大多数客户有用的信息，有助于在线平台与用户之间建立良好的交互模式，用户能够及时在网站上反馈自身的需求，工作人员能够及时发现并解决。如果数字档案馆不能够及时解决用户问题，用户自身感受不到重视，这不仅影响了用户使用在线平台的积极性也不能及时感知用户的动态需求变化，严重地阻碍个性化服务的步伐，让档案信息服务只停留在档案馆对于用户的单向服务中。

（四）缺少复合型档案人才

大数据时代下，数字档案馆个性化服务对管理人员技术要求更高。由于传统档案馆多以纸质档案的接收及归档为主要工作，导致档案管理部门中鲜有具备计算机技术与档案管理技术的复合型人才，大数据时代下的新技术层出不穷，如何从大量的信息中获取数据并进行建模分析、如何更好地提高数据资源的利用率、如何全面地保证用户的隐私权安全，让在线服务平台更好地为用户提供个性化服务，复合型人才的重要性不言而喻。

四、大数据时代下数字档案馆个性化服务的保障策略

（一）充分进行用户研究

由于影响用户满意程度因素较多且使用者的网上行为具有较多的不确定性，所以仅仅建立用户模型远不能满足用户研究的需求，对于用户的研究不能完全依赖建模技术，可着重考虑以下几个方向：第一，针对用户需求进行研究。近年来数字档案使用群体不断增大，愈来愈多的用户在需求范围和使用要求上均有所不同，对这些用户的需求进行分析有助于全方位了解用户，掌握其对于信息的需求方向及行为习惯，为更好地进行个性化服务打下基础。第二，针对用户心理进行研究。随着用户所处环境的变化，其心态及需求也有所改变。数字档案馆可针对用户心理进行分析，引导用户说出潜在的信息需求及对于服务的改进意见。第三，针对用户分类的研究。在进行个性化服务过程中，可以针对用户的特征进行分类研究，可以从信息需求范围、用户使用频率、用户浏览内容将用户分为不同的目标群体，在确定数字档案馆用户定位的基础上，通过对用户特征的分析为他们量身订制有针对性的服务。

另外，由于不同用户在操作能力和认知能力上有所差异，需确保查找信息的操作流程简单易懂，搜索结果简单明了，切实从用户角度出发，才能更好地满足用户的需求。

（二）提升信息整合水平

在进行用户服务时可以考虑从用户兴趣出发，在繁多的知识中选择构建专题板块，设置不同的阅读分区，使得用户在闲暇的碎片化时间中快速获取到自己所需要的信息。数字档案馆在进行专题创建时，可根据用户对某类信息的整体需求，对相关信息进行分类整理，形成特定专题，并在该专题下设置多个相关小标题，以便用户进行延展阅读。例如青岛市档案局开设的数字档案馆曾推出的档案专题活动，其将部分信息资源整理为“决策参考”专题呈现在用户侧，该专题一经推出，即以信息量大、有针对性、利用便捷等特点大受欢迎。继此之后，青岛数字档案馆又推出“教育”“卫生”“世界园艺博览会”等专题，均大受好评。设置信息专题的同时，数字档案馆应积极搭建一站式服务平台，将不同信息有规律的归档，方便用户能够集中统一的在一个在线平台上搜集到自己需要的信息，从而实现档案信息资源的跨平台兼容与共享。

（三）构建良好的用户反馈机制

良好的用户反馈机制对于数字档案馆个性化服务建设尤为重要，在线服务平台的反馈机制主要依靠反馈平台进行用户意见的基本收集。当用户登陆平台反馈信息后，档案管理人员负责收集这些意见并针对意见进行深入的挖掘分析，推测出用户的具体需求,根据这些需求总结出用户使用档案资源的偏好和规律，为日后数字档案馆建设提供方向。为了构建良好的反馈机制，档案馆管理人员可利用用户画像技术和用户兴趣图谱来抓捕用户行为，记录刻画用户群体画像，总结用户需求的总体变化规律或是大体方向、预测用户需求变化，将被动改变变为主动的迎合，让用户不再仅仅单方面地接收档案，更多地参与到档案信息的建设中来。只有档案管理人员与用户双方互相配合，用户反馈机制才能发挥其真正效能，让反馈机制成为用户与数字档案馆之间的沟通桥梁，实现两者之间的双向互动。

（四）培养复合型档案人才

现阶段人们愈发注重个人的隐私保护，每一个用户都希望在实现个性化服务的同时，能够保证自己的隐私安全。培养数字档案管理方面的复合型人才，不乏为一个减少安全漏洞的有效措施。国家与档案相关部门应加大对于档案信息安全的重视工作，可以定期招聘具有档案管理能力和精通计算机技术的复合型人才，以此抵御网络黑客的攻击。可定期对档案管理人员进行安全教育管理，培养档案管理人员的业务熟练度及道德品质，杜绝有部分管理人员因为个人利益，私自散播用户隐私等现象的发生；相关高校可开设对应的数字档案信息安全课程，定期组织教学老师学习调研，在课程中融入学生实训环节，提高学生对于学科交叉的重视度及个人实践能力；档案管理人员自身应强化个性化服务意识、提升自身综合素质，除做好档案管理工作的本职内容外，管理人员也可培养自身创新思维的能力、挖掘数据的能力、加工处理信息的能力等，这样才能更好地胜任现阶段的数字档案馆个性化服务工作。

五、结语

大数据时代下，信息技术的快速发展使得人们对于档案信息资源的需求也越发多样化，传统档案馆能提供的相关服务已经远不能满足这些需求。数字档案馆作为时代产物，在一定程度上弥补了传统档案馆的不足。基于此，切实推动数字档案馆个性化服务建设便成为一项重要任务。根据现阶段数字档案馆个性化服务建设存在的问题，相关部门可采取改变服务理念、提高信息整合水平、构建良好的反馈机制、培养复合型的档案管理人才等措施加以改进，进而提升档案信息资源利用率。