财务在合同管理中应把控的要点

刘伟玲

随着社会竞争日益激烈，企业经营风险意识不断增强，合同作为约束买卖双方权利义务的载体，日益受到经营层的高度重视。合同管理不再仅仅是业务部门的事，各职能部门都有不同程度的参与，财务在合同管理中的作用也越来越突出，但财务应从哪些方面把控合同风险，并没有规范性的操作指南，本人结合实际工作经验，阐述财务在合同各阶段应把控的风险要点，以降低企业的经营风险，供大家参考。

随着经济社会的发展，企业的风险意识逐渐增强，内部控制制度不断完善，合同管理作为风险管理和内部控制的重要组成部分，也越来越受到企业的高度重视。合同管理涉及企业的多个部门，那么财务部门在合同管理中发挥怎样的作用，财务在合同管理中应从哪些方面把控风险。合同管理包括谈判、签订、履行、变更、解除、违约处理、合同归档、后评价等多个环节，下面就财务在合同管理的各阶段应把控的风险要点进行探讨。

一、合同谈判、签订阶段

合同谈判和合同签订是两个密不可分的环节，合同签订是在合同谈判的基础上形成的书面文件，财务从合同谈判环节开始介入，可以避免合同签订时因某些财务方面的问题，比如发票、结算等问题双方未达成一致而反复修改合同，保证合同签订的顺利进行。以下通过大宗商品贸易企业的采购合同、销售合同、担保合同加以说明。

（一）采购合同：

财务把控的要点有以下几点：1.了解供应商的经营范围、经营资质、供货能力，在供应商经营范围内的商品（需要取得经营许可证的商品已取得相应经营资质）且供应商有充足的供货能力，基本可以保证货物流和发票流一致，降低善意取得虚开发票的风险。2.了解供应商有无欠税，是否存在走逃失联的风险，上游供应商走逃失联，税务机关会要求企业对已抵扣的进项税额做转出，对大宗商品贸易企业来说，单笔贸易额多在几千万甚至上亿元，进项税额动辄几百上千万，一旦进项税额转出，将会给企业造成无力承受的损失；3.了解供应商的开票能力，是否能按時足额开具发票。4.结算方式约定：先款后货或先货后款，企业尽量选择先货后款的结算方式，降低供应商的交货风险；5.付款方式约定：付款方式有电汇、银行承兑汇票、商业承兑汇票、信用证、银行本票、银行汇票等多种方式。付款方式不同，企业的财务成本不同，有时供应商会根据企业的支付方式给出不同的供货价格，这需要财务统筹考虑资金周转、资金成本、价格优惠，综合测算合同效益；6.合同签订时要注意价税分别列明，根据《印花税法》的规定，应税合同的计税依据，为合同所列的金额，不包括列明的增值税税款。但如果合同中没有单独列明增值税，还是要按全额计算缴纳印花税的。在签订销售合同时同样应注意这一点。

（二）销售合同：

财务应重点关注客户的资金实力、合同账期是多长时间、客户能否按期回款、客户回款方式等方面。以回款方式来说，是银行存款还是票据，财务需要与企业自身的现金周转进行匹配，如果采购资金使用的是银行贷款资金，那么该笔销售合同回款是否用于归还银行贷款，是否需要给予客户销售折扣以鼓励早日回款，在签订销售合同时都是财务需要考虑的问题。

（三）担保合同：

大宗商品贸易单笔合同金额较大，为了保证合同的正常履行，有效防控经营风险，合同被动方可以要求主动方提供担保，比如先款后货的合同，预付货款方（被动方）为了保证交货方（主动方）按期交货，可以要求交货方提供担保；如果是先货后款的合同，交货方（被动方）为了保证付款方（主动方）到期按时付款，可以要求付款方提供担保。国有企业、上市公司在交易中一般处于强势地位，提供担保的较少，但国有企业与民营企业的贸易合同，为了防范风险，保证国有资产的保值增值，一般会要求民营企业以其资产提供担保。在这个环节，财务应协调进行资产评估，确认提供担保资产价值。并及时跟进担保手续办理情况，比如以固定资产做抵押的，应办理抵押登记；以企业股权做质押的，应办理质权登记。

二、合同履行阶段

合同内容一般包括：标的、数量、单价、金额、运输方式、货物交付时间、交付地点、货款支付时间、支付方式、违约责任等。财务在合同履行过程中，应根据合同内容跟进合同履行进度。举例说明：甲公司向乙公司采购乙二醇5000吨，不含税价格4000元/吨，不含税金额2000万元，税额260万元，交货时间：2022年8月30日前，交割方式为张家港保税区长江国际平台CA货转交割，交货完成后根据双方确认的《结算单》开具13%增值税专用发票，结算方式：先货后款，付款方式：银行电汇。甲公司需于收到发票次日付清全部货款。违反本合同的任一条款，均视为违约，违约方均需向对方支付相当于本合同总金额（价税合计金额）20%的违约金，受损失方损失额超过违约金的，违约方还需按实际损失金额（包含诉讼费、保全费、保全保险费、差旅费、律师费等所有费用）赔偿给对方。

作为甲公司财务需要把控的要点：1.合同约定的交货时间2022年8月30日前，财务应在8月30日前跟进确认甲公司是否收到乙公司交付的5000吨货物；2.合同约定的交割方式为张家港保税区长江国际平台CA货转交割，财务应确认张家港保税区长江国际平台CA平台是否出具了货权转移证明，是否及时将乙公司货权转移给甲公司；3.合同约定交货完成后双方通过《结算单》进行确认，财务应跟进甲乙双方是否出具了《结算单》并进行了盖章确认；4.合同约定乙公司根据双方确认的《结算单》开具发票，甲公司财务应及时取得发票，核对发票数量、单价、金额等开票内容。5.财务应在收到发票次日将款项支付给乙公司，以免造成违约。

作为乙公司财务需要把控的要点：1.根据库存情况，提醒业务部门2022年8月30日前按时交货；2.完成交货后尽快与甲公司通过《结算单》进行数量、金额确认，并由双方签字盖章，保证结算单准确有效；3.因为发票是收款的前提条件，乙公司取得《结算单》后应尽快开具发票，及时交付甲公司；4.跟进收回甲公司货款。

三、合同的变更、解除

企业签订合同后，可能会因为不可抗力、市场因素、企业自身情况变化造成合同某些条款需要修改或补充，影响严重的，可能还会解除合同。比如受疫情影响，企业无法正常生产，导致不能按时交货，如果对方可以等待，那对合同交货时间进行变更即可，如果对方不能等，那对方会通过其他渠道采购，该合同可能就需要解除。通常情况下，合同只会对数量、单价、交货时间、交货地点、付款方式进行变更，财务需要根据实际情况和变更内容，审核变更条款对收入、成本的确认时点和金额影响以及对企业资金周转的影响。合同解除主要判断是否属于不可抗力解约，是否存在违约责任。

对于合同内容能否变更的问题，可能面临由于公司间的合并、拆分行为导致的权利义务变更归结为合同承继的可能。关于内容变更的争论各执一词，尚应从法律的角度看待此问题，合同应体现出人性化的一面，合同关系的建立除了满足双方的意愿外，还应包含对双方的认可与尊重，反映出合同签订双方对企业的经营思想、管理方法与企业精神等有关方面的认可，但在合同进行变更时，无论由于何种原因产生的变更都会使得合同签订双方间的潜在信用与认可大幅降低，进而可能使合同无法继续履行。

四、合同的违约责任

一旦合同一方发生不能按合同条款执行的事项，一般情况下，合同双方会协商采取补救措施，如果双方协商不成，确实需要追究违约责任的，财务应根据违约条款的约定，跟进违约金的收取、支付情况，及时确认违约金收入或支出。其中，违约金是指按照当事人的约定或者法律直接规定，一方当事人违约的，应向另一方支付的金钱。违约金的标准是金钱，但当事人也可以约定违约金的标的物为金钱以外的其他财产。违约金具有担保债务履行的功效，又具有惩罚违约人和补偿无过错一方当事人所受损失的效果，因此有的国家将其作为合同担保的措施之一，有的国家将其作为违反合同的责任承担方式。签订担保合同，有担保措施的，财务还应跟进担保债权的实现情况。

企业收取和支付的违约金是单位因违反经济合同，不能履行全部或部分经济合同，依据约定的条款收取或给予对方的一种经济赔偿。在經济活动中，违约金的收付，税法的规定和具体的凭证处理不尽相同。企业经营中由于合同违约的原因，常常会向外支付违约金，财务人员对于企业发生的违约金，需要根据实际情况作出判断，才能做出正确的财税处理，稍有不慎，开错发票，会走进虚开的深坑。

五、合同归档

合同管理离不开财务监管，有效的财务监管可以在企业合同风险防范中发挥重要作用。合同是企业日常经营活动中必不可少的内容，加强合同管理具有重要意义。合同管理离不开财务监管，加强财务管理对合同的监管是财务部门的职能之一，这就需要企业的财务部门主动参与到合同管理中来，充分发挥财务的监管职能作用，降低或规避合同风险，维护企业利益。在合同订立前，财务部门要做好风险预测、风险辨析工作；在合同签署阶段，财务部门应对签订合同权限、合同印章使用管理、分送合同给相关部门等方面进行监管；在合同履行阶段，财务部门应密切关注合同实际履行情况，及时结算并清理债权债务，制定合同变更索赔工作流程和相关注意事项；在合同履行后管理阶段，财务应做好合同的归档保管工作，建立合同管理及保密制度。

加强财务在合同管理中的职能，除了在合同管理的四个阶段进行监管外，还需要企业依据实际情况建立健全企业合同的管理体系，做好包括财务人员在内的合同管理人员的培训。相信有了财务部门的监管，企业会更好地实现合同风险管理，避免企业合同执行的潜在风险，并提高合同执行水平，从而更好地维护企业的利益。合同签订后，应将合同文本及时归档，以便查阅。随着企业信息化管理水平的提高，很多企业采用合同管理软件对合同进行管理，从合同审批到合同归档，每一份合同自始至终处于受控状态，方便了合同的查阅，避免了合同的遗失。如果企业通过合同软件来管理合同，财务只需要在合同管理软件中设置关键节点控制；如果企业是人工管理档案，财务最好留存一份合同，并应建立合同台账，加强对合同档案的管理，对档案管理部门也形成辅助管理。

六、合同后评价

一般来说，合同履行完毕，合同档案完成归档，一项业务就全部结束了。但为了能全面反映合同的完成情况，建议财务部门和业务部门共同将合同执行情况进行总结。其作用有三个：一是总结经验，吸取教训。在合同履行过程中，有些细节在合同签订时可能没考虑到，导致合同履行困难或合同收益降低。比如：乙公司从甲公司购入一批货物，销售给丙公司，甲公司处于行业垄断地位，销售产品要求客户全额预付货款，乙公司购买了甲公司2000万的货物，全额现款支付。因甲公司和丙公司是长期合作客户，遂以2100万的优惠价格将该批货物销售给了丙公司，约定由丙公司直接到甲公司仓库提货，按实际拉运量结算货款，一个月内拉运完毕。由于甲公司设备检修，供货延迟，导致丙公司拉货周期延长，乙公司回款时间延长。完成该合同虽然不影响财务账面利润，但因资金成本上升，资金周转率降低，综合收益还是降低了。通过这个合同的履行，我们发现对甲公司追究延迟交货的违约责任，不利于以后的合作。为了保证公司利益，我们以后与下游客户签订合同时，可以将最晚付款时间调整为固定期限，这样一来，上述问题就迎刃而解了。如果不对合同履行情况做事后总结，像这种长期合作客户企业再次进行业务合作时，在签合同时一般会沿用上一个合同模板，仅对数量、金额进行修改；二是可以快速培养业务人员。新的业务人员可以通过查看合同执行情况总结，了解合同签订中可能出现的问题及应注意的细节，避免以前发生的问题再次发生。三是可以清理财务账面往来。合同履行时可能会因为称重、装卸等原因出现溢短装，合同结算金额与收付款金额有出入，需要多退少补。由于金额不大或长期合作关系，合同双方对差额清理不及时会造成财务往来长期挂账，尤其是按单个合同进行辅助核算的企业，会出现对同一家单位，这个合同是应付账款，另外一个合同是预付账款；或者一个合同是应收账款，另一个合同是合同负债。通过对合同执行情况总结，我们可以将执行完毕的合同往来及时进行清理。

综上所述，财务管理和合同管理密不可分，财务在合同管理的任一环节都发挥着不可或缺的作用，只有将财务管理渗透到合同管理中，才能保证合同的关键节点得以把控，财务通过对合同的步步跟进，防范了合同执行中的疏漏，同时加强了对业务模式的了解，还可以保证企业的财务核算更加完整准确。

（作者单位：新疆国经能源有限责任公司）