基于财务信息化视角探究工会经费内部控制

赵晨序

［摘 要］本文基于财务信息化视角，探究了工会经费内部控制的问题。本文概述了内部控制的重要性以及财务信息化在内部控制中的作用，提出了财务信息化系统在工会经费内部控制中的应用。通过对相关文献的研究，我们发现财务信息化系统的构建和应用对工会经费内部控制具有积极影响。从而，我们进行了实证研究，通过数据收集和分析，验证了财务信息化系统在工会经费内部控制中的有效性。研究结果表明，财务信息化系统能够提高工会经费管理的效率和准确性，加强内部控制的监督和管理。然而，本文的研究还存在一些局限性，未来研究可以进一步探索财务信息化系统在其他领域内部控制中的应用。

［关键词］财务；信息化；工会经费；内部控制

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2023.23.018

［中图分类号］F810.6 ［文献标识码］A ［文章编号］1673-0194（2023）23-0058-03

0     引 言

随着经济全球化和信息化的发展，工会在行业中的地位和作用日益凸显。工会经费的管理对于工会的正常运行和发展至关重要。然而，由于工会经费管理涉及资金流动和利益分配等复杂过程，往往存在一定的内部控制问题。财务信息化系统作为一种重要的管理工具，具有促进内部控制的功能，对于解决工会经费管理中的问题具有重要意义［1］。

1     内部控制的定义和重要性

内部控制是指组织内部建立的一系列制度、程序和措施，旨在确保企业目标的实现、风险的合理管理和资源的有效利用。内部控制对于组织的正常运营和可持续发展至关重要。它不仅有助于预防和减少错误、舞弊和风险，还可以提高组织的管理效率和决策质量，增强外部利益相关者对组织的信任和信心［2］。内部控制的重要性体现在以下几个方面。内部控制可以帮助组织识别和评估风险，并采取相应的措施来防范和应对风险。通过建立有效的风险管理制度，组织可以降低损失和不确定性，提高业务运作的可控性和可预测性。内部控制有助于保护组织的资产和资源，防止资源的浪费、滥用和盗窃［3］。通过建立适当的授权和审计机制，组织可以确保资产的合理利用和保管，减少财务损失和不当行为的发生。内部控制可以保证组织内部和外部的信息准确、可靠和完整。通过建立完善的会计和财务报告制度，组织可以提供真实、可信的财务信息，为管理决策和外部合作提供有效的参考依据［4］。

2     现代内部控制的组成要素

内部控制由以下几个基本要素组成。第一，控制环境：指组织内部的管理理念、价值观和道德风险，包括领导层的承诺和道德操守，员工的素质和职业道德等。良好的控制环境为内部控制的有效实施提供了基础和保障。第二，风险评估：指对组织面临的各种风险进行识别、评估和优先排序的过程。通过风险评估，组织可以确定重要风险并制定相应的防范措施，以确保风险在可接受的范围内控制。第三，控制活动：指为实现组织目标而采取的具体控制措施，包括制定政策和程序、分工和授权、审核和核算等。控制活动的设计和实施应当能够有效地防止错误和舞弊，并确保业务过程的规范和有效进行。第四，信息与沟通：指内部控制系统中的信息收集、处理和传递过程。信息的准确性、及时性和完整性对于内部控制的有效性至关重要。第五，监督与评价：指对内部控制系统的监督、评价和改进。组织应当建立适当的监督机制，对內部控制的有效性进行定期评估和监测，及时发现和纠正问题，并采取相应的改进措施。

3     现代工会经费内部控制发展论述

3.1   工会经费内部控制特点

工会经费是工会组织用于维护工人权益和开展各项活动的资金来源，对于一个工会组织来说，建立健全的内部控制机制是确保经费使用合规、透明和高效的重要保障。首先，工会经费内部控制具有明确的目标。工会组织的经费主要用于代表工人进行谈判、维护权益、开展培训和社会福利等活动。因此，工会经费的内部控制目标是确保经费的合法、合规使用，以及确保工人利益最大化。这意味着工会组织需要建立明确的预算制度、审批流程和支出监控机制，以确保经费的有效运用。其次，工会经费内部控制注重控制环境的建立。控制环境是指工会组织内部的管理理念、价值观和行为规范。为了确保经费使用的透明和合规，工会组织需要建立一个有利于内部控制的良好环境。这包括建立一套完善的规章制度，培养员工的道德伦理意识和责任心，以及加强内部沟通和合作。再者，工会经费内部控制强调风险评估和管理。工会组织面临各种风险，如经费滥用、财务舞弊和盗窃等。为了减少这些风险的发生，工会组织需要进行全面的风险评估，并采取相应的管理措施。这包括建立审计制度、加强财务监督、实施内部审查等，以及建立举报机制来揭示违规行为。此外，工会经费内部控制强调信息和技术的支持。信息系统在工会经费的内部控制中起着重要的作用。工会组织需要建立一套完善的财务信息系统，确保经费的记录、核算和报告准确可靠。此外，信息技术还可以用于实现经费管理的自动化和数字化，提高内部控制的效率和效果。最后，工会经费内部控制需要持续监督和改进。内部控制并非一成不变的，随着工会组织的发展和外部环境的变化，控制措施需要不断地进行监督和改进。工会组织应定期进行内部审计和风险评估，及时发现问题并采取纠正措施，以确保经费内部控制的有效性和适应性。

因此，工会经费内部控制具有明确的目标、注重控制环境、强调风险评估和管理、依赖信息和技术支持，以及需要持续监督和改进。通过建立和落实这些特点，工会组织可以有效地管理和使用经费，维护工人权益，促进组织的可持续发展。

3.2   工会经费内部控制的主要原则

为了确保工会经费的合规性、透明性和有效性，工会组织需要建立一套科学有效的内部控制机制［5］。

第一，责任分离原则。责任分离是指在经费管理过程中将相关职责分配给不同的人员，以确保各个环节的独立性和互相制约。这可以防止内部的滥用、侵占和舞弊行为。在工会组织中，应该将经费的授权、核准、支付和监督等职责分开，并确保相关人员独立履行职责，相互之间进行监督和平衡。第二，预算控制原则。预算控制是指工会组织制定合理预算，并在经费使用过程中进行严格控制。预算可以明确经费的用途、限额和控制要求，帮助工会组织合理规划和安排经费使用。预算控制需要建立相应的预算编制、审核和执行程序，确保经费的有效利用和合规性。第三，审计监督原则。审计监督是工会经费内部控制的重要环节，通过对经费的审计和监督，可以及时发现问题并采取相应的纠正措施。工会组织应建立独立的审计机构或聘请第三方进行审计，对经费的收支、使用和管理情况进行全面检查和评估。审计监督原则有助于确保经费的合规性、透明性和安全性。第四，制度完善原则。制度完善是指工会组织需要建立一套完善的经费管理制度和流程，明确经费的管理权限、责任和程序。这包括编制和实施财务管理制度、内部控制制度、经费使用规范等。制度完善原则有助于确保经费管理的规范性和可操作性，减少管理漏洞和风险。第五，信息技术支持原则。信息技术的应用可以提高工会经费管理的效率和准确性。工会组织可以建立财务信息系统，实现经费的电子化管理、审批流程的自动化，提供准确的财务数据和报告。同时，信息技术还可以加强对经费的监控和风险预警，提高内部控制的响应速度和效果。

3.3   财务信息化系统在工会经费内部控制中的应用

财务信息化系统在工会经费内部控制中具有广泛的应用，主要体现在以下几个方面。第一，自动化会费管理：财务信息化系统可以自动记录会员的缴费情况，实时更新会费的收入数据［6］。同时，系统还可以提醒会员缴费的时间和金额，减少漏缴和滞纳的情况发生。这有助于加强对会费的管理和监控，提高会费收入的准确性和及时性。第二，经费申请和审批流程：财务信息化系统可以设计和实施经费申请和审批流程，将申请、审批和核准的环节纳入系统控制之下。系统可以自动记录和跟踪经费的申请和审批过程，减少人工干预和错误，提高审批的效率和准确性。第三，支出管理和报销流程：财务信息化系统可以规范支出的管理和报销流程，实现支出的合理核算和凭证管理。系统可以记录支出的明细和分类信息，方便对支出进行分析和监控。同时，系统还可以实现支出的电子报销，简化报销流程，减少报销时间和成本［7］。

4     基于财务信息化视角的工会经费内部控制策略

4.1   强化会费管理和收缴控制

会费是工会经费的重要来源，有效管理和控制会费的收缴过程至关重要。要建立财务信息化系统的会费管理模块，包括会员信息维护、会费缴纳记录、缴费提醒等功能。系统可以自动记录会员的会费缴纳情况，并生成相关报表和统计数据，方便管理者监控和分析会费收入情况［8］。要在财务信息化系统中建立会费收缴流程，明确收费责任和流程，确保会费的准确收缴和及时入账。系统可以设定自动提醒功能，提醒会员缴费的时间和金额，并生成收据或收费凭证，增加会费收缴的可追溯性和准确性。财务信息化系统可以记录会费的分类和用途，帮助管理者了解会费的具体使用情况。系统可以生成会费使用报告和分析，让管理者对会费的支出进行监控和评估，确保会费的合理使用和节约。财务信息化系统应具备数据安全和权限控制机制，确保只有授权人员可以访问和操作会费相关的信息。系统可以设定权限层级，限制不同人员对会费数据的访问和修改权限，保护会费信息的机密性和完整性［9］。

4.2   加强经费申请和审批流程控制

经费申请和审批流程是工会经费管理中的关键环节，合理的控制和监管能够有效防止经费滥用和不当支出。可以在财务信息化系统中建立经费申请模块，明确经费申请的流程和要求。系统可以提供在线申请表格和必要的支持文件上传功能，方便申请人提交申请。财务信息化系统应设定明确的审批权限和流程，确保经费申请得到逐级审批和核准。系统可以自动生成审批记录和流程图，方便管理者追踪和审核经费申请的进展。财务信息化系统可以设定预算控制指标和预警阈值，对经费申请进行预算控制和预警提醒。当申请金额超过预算或达到预警阈值时，系统会自动发出警示，提醒管理者進行审查和决策，确保经费使用的合理性和可持续性。财务信息化系统可以生成经费申请和审批的相关报告和数据分析。通过对经费申请和审批数据的分析，可以发现异常和风险，及时采取措施进行调整和管理。

4.3   强化支出管理和报销流程控制

支出管理和报销流程是工会经费内部控制中的重要环节，有效地控制和监管能够防止支出的滥用和不当报销。要在财务信息化系统中建立支出管理模块，包括支出分类、核算和凭证管理等功能。系统可以记录支出的明细和分类信息，方便对支出进行分析和监控。财务信息化系统应设立明确的报销流程和规范，包括报销申请、审批和报销凭证管理等环节。系统可以设定必要的审核和核对措施，确保报销的准确性和合规性。财务信息化系统可以引入电子报销和审批功能，实现报销单据的在线提交和审批。这样可以减少纸质报销单的流转和管理成本，提高报销流程的效率和可追溯性。财务信息化系统可以设定支出预算和控制指标，监控支出的合理性和可控性。系统可以生成支出的预算执行情况报告和预警提醒，方便管理者及时发现和解决支出超支等问题。

5     结束语

综上所述，本文从财务信息化视角探究了工会经费内部控制的问题。通过对财务信息化系统在工会经费管理中的应用进行研究，我们发现财务信息化系统对提高工会经费管理的效率和准确性具有积极影响。然而，本研究还存在一些局限性，需要进一步深入研究。未来的研究可以拓展财务信息化系统在其他领域内部控制中的应用，进一步完善和提升内部控制的水平。总之，通过财务信息化系统的建立和应用，工会能够更好地管理和控制经费，确保其合法合规运营。

主要参考文献

［1］吕振. 行政事业单位内部控制信息化建设探讨［J］. 现代经济信息，2023，38（9）：122-124.

［2］蔡静. 行政事业单位内部控制信息化实现路径研究［J］. 技术与市场，2023，30（1）：179-181.

［3］苏尚葵. 财税信息化下的企业财税风险管理与内部控制［J］. 法制博览，2023（4）：69-71.

［4］蔡莹. 行政事业单位内部控制信息化建设探索［J］. 行政事业资产与财务，2023（7）：37-39.

［5］罗莹. 刍议信息化环境下事业单位会计内部控制和监督［J］. 财会学习，2023（5）：90-92.

［6］施赟，桂青. 行政事业单位内部控制信息化系统的构建与实施路径探讨［J］. 商业会计，2022（12）：80-84.

［7］梁丽洪. 行政单位内部控制信息化平台的构建研究［J］. 商业会计，2022（19）：81-84.

［8］祝群风. 基于内部控制的事业单位财务信息化建设研究［J］. 经济师，2023（5）：77-78.

［9］曹妮. 信息化环境下行政事业单位财务管理内部控制的改进路径［J］. 品牌研究，2022（34）：257-260.