新形势下物业企业内部控制优化策略分析

古凯文

摘 要：物业企业通过建设完善的内部控制体系，可以有效规避风险，规范各项运营活动，建立良好的发展秩序。受疫情影响，经济形势复杂多变，因此，物业服务企业要重视利用内部控制手段，提升自身发展的持续性。物业企业要依据实际情况，分析内部管理问题，探索相应的优化方案，此外，内部控制需依据企业实际情况动态调整，建立适宜各阶段的内部控制体系，全面提升自身服务质量。本文分析新发展形势下内部控制工作对于物业企业的重要意义，研究物业企业较为常见的内部控制问题，针对问题制定针对性优化方案，帮助物业企业提升自身管理水平。

关键词：物业企业；内部控制；优化方案

最初，物业企业是以房地产企业附属业务出现的，随着经营发展，其逐渐独立，形成产业。物业企业主要为小区居民提供服务，是服务行业的重要组成部分，在新的发展环境下，为提升物业服务企业的适应能力，应当加强重视内部控制，促进自身稳定发展并提供良好的社会服务。

一、新形势下物业企业加强内部控制的重要性

（一）有利于提升财务管理水平

在物业企业中加强内部控制，能够全面提升企业财务管理水平，物业企业开展财务管理工作，其全面涉及核算、税务、预算、票据以及台账等多方面的管理，在應收账款、台账管理中，其对资金安全影响较大。物业企业要严格分析发展进程，控制好财务管理工作开展，管理好公共收益、大修基金，全面提升财务管理工作质量，并做好财务监督、核算工作，通过建立完善的财务内部控制系统，促进企业长远、稳定发展[1]。

（二）有利于资金管理

物业企业重视在资金管理环节加强内部控制，有效提升内部资金利用效率。通过内部控制，能够有效保障企业科学利用内部资金，减少资源浪费，实现持续发展。通过合理规划资金，做好资金分配，在提供物业服务中能够具备充足的支撑，充分发挥企业资金管理价值。

（三）有利于提升管理效率

当物业企业扩张到一定规模，企业领导指令下达到一线需要经过多人传达，这就导致信息传递容易产生偏差，也难以依据领导层预期想法执行，内部管理效果不理想，此外，一线的情况也难以到达高层的视线中，管理者无法依据企业内部真实情况，制定科学的经营管理决策。通过加强内部控制，完善架构和优化岗位，可使信息传达更加有效，管理更加畅顺。

（四）有利于对市场发展趋势进行预测

通过加强内部控制建设，物业企业能够有效地分析市场未来发展趋势，执行相应的财务计划。近年来，物业推动城市建设工作开展，疫情时期，物业在抗击疫情工作中发挥着建设性作用，新时期，物业企业也要重视提升自身发展质量，对市场发展趋势进行预测，提升企业发展的持续性[2]。

二、新形势下物业企业内部控制存在的问题

（一）内部组织结构体系不完善

物业企业需要完善的组织结构承担各项工作职责，发挥内部控制工作作用。但实际工作问题较多，例如，缺乏内部控制巡检岗位，若出现相应的执行偏差，未能及时发现并纠正，可能导致物业企业产生较多的损失。此外，增加太多无效管理岗位，使得各岗位工作量不饱和，责任划分不明确，出现问题容易推诿扯皮，增加运营成本降低管理效能。部分物业企业缺乏独立的审计部门，导致工作落实不到位且科学性无法保障，最终影响到企业决策。在整改环节并未落实好监督职责，内部控制工作难以形成闭环式发展，是影响物业企业内部控制效果的重要因素。

（二）缺乏有效的内部控制制度

首先，企业缺乏规范的内部控制流程，由于管理机制科学性不足，岗位之间的职责也难以明确划分，各部门之间缺少沟通，导致内部控制工作顺利开展具备一定的难度。其次，物业企业较为特殊，其重点是人员应用，由于内部控制体系缺陷，影响着人员配置工作，导致各项工作开展混乱，出现问题并未及时采取应对措施，导致企业工作效率低下。最后，物业企业为实现规模化发展，使得管理人员必须重视提升经济效益、扩大发展规模，但忽视了内部控制，难以满足企业现阶段的管理需求[3]。

（三）风险管理机制与内部控制机制不够统一

风险控制是物业企业内部控制工作的重点，也是重要薄弱环节，部分企业虽然具备风险管理部门，但部门的职责难以充分发挥，仅承担相应的数据传输、分析工作，职能权利并未应用到位。物业企业开展内部规划工作，其对经营利益较为关注，但在内部管理环节，不具备完善的管理机制，并未进行有效的风险评估，内部控制机构不够合理，与风险管理机制的结合性不足，影响企业的长远发展。

（四）缺乏有效的监督机制

物业企业必须重视完善内部监督机制，保障各项工作依据内部控制规范开展。但企业实际运营中，由于缺乏管控力，导致内部控制工作建设不到位，究其原因，是物业企业监督过程形式化，导致内部控制价值难以发挥。此外，物业企业审计工作是落实监督职责的重要途径，但由于部分管理人员错误的认知，导致在内部控制中，审计价值难以充分发挥，也使部分物业企业内部控制环境基础薄弱、监督工作难以推进[4]。

（五）内部控制工作人员综合素质不足

在物业企业运营中，其需要工作人员在各方面加强沟通、协调，因此，工作人员的素质至关重要。但在实际工作开展中，由于物业企业属于服务行业，其在招聘过程中，对人员的技能、学历要求较低，企业领导对人员素质层面较为忽视，在人员素质参差不齐的情况下，人员服务意识、服务能力都会受到影响。此外，由于内部缺乏人才培养机制，员工的专业素质、综合素养参差不齐，内部人员流动性较强，也会严重影响物业企业内部控制工作有效开展。

三、新形势下物业企业内部控制优化措施

以M物业企业为例，其在开展内部控制工作中，以“八大军规”为依据，从各个环节入手，开展内部控制工作，全面涉及贪污受贿、不当关系、挪用公款、关联交易、泄露机密、在外兼职、同业竞争、弄虚作假等多个方面。在财务资金关联方面，为保障有效统筹内部资金，建立完善的资金运作、管理体系，在提升内部各层级风险管理意识的基础上，依据内部规章制度严格要求，减少内部发生风险以及舞弊的现象，在财务资金管理中，对内部控制工作开展的范围进行明确，并做好了相应的时间安排、明确巡检内容、出具结果报告，并及时对结果报告进行公示，做好后续整改。在M物业企业风险管控方面，其提倡建立完善的风险管控体系，鼓励员工人人参与风险管控，在风险管控中遵循四大风险原则：合规性、全面性、及时性、适配性。M物业企业建立相应的风险内控手册，依据相关手册要求，对运营、经营、美居、租售、工程、市场、财务、人力行政、IT等多个业务线制定合规性要求，保障员工在日常管理工作中学习并熟悉相应的内部控制工作要求。各物业企业也可以学习M物业企业的内部控制做法，同时，也可以从以下五个方面思考自身不足，及时进行完善。

（一）加强内部组织结构建设

物业企业需重视加强内部组织结构建设，首先，要加强内控综合性巡检，依据年度内控工作计划，对业务线条展开全方位核查，需遵循各项工作开展原则，严格约束自身行为。重视评价现阶段各项工作标准的合理性，确保切实落实。内部控制执行小组要重视分析、观察、测试，采取多样化的方式对相关制度的合理性进行验证，要敢于审视企业内部职能划分的合理性、岗位配置的科学性，保障各项机制的规范性作用能够有效发挥，出现执行偏差，要及时修正，做好分析问题与实施调整工作。其次，要加强专项审计，依据重点事项，制定相应的审计方案，并在企业中严格落实，内控执行小组要及时向领导小组提交审计报告。最后，要成立专业部门加强整改与闭合，严格遵循工作开展原则，针对具有整改期限的各项工作定期回访，监督整改工作的落实情况，避免企业出现相应的经营风险隐患。

（二）完善现有内部控制管理体系

物业企业要提升自身管理水平，就要重视完善现有的内部控制制度，搭建完善的内部控制体系，约束各个环节工作，使得物业服务质量更高，增强业主满意度。在新时期，物業企业也面临着严峻的竞争环境，更要通过内部控制，对内部资源进行合理规划，控制好服务成本，实现有效的降本增效，提升物业服务企业的持续发展能力。在内部控制制度建设过程中，首先，要以物业企业员工为出发点，以实现良好的内部控制效果，增强企业发展优势为前提，对内部权责进行规范，要对员工的职责进行明确划分，各项职责有人承担，工作落实规范、有序，全面提升内部工作效率。其次，企业内部控制制度要以战略目标为导向，并结合企业实际工作现状，对内部控制机制进行完善，在这个过程中也要重视完善内部组织结构，建设良好的内部控制环境，确保内部资源能够快速共享，支撑企业制定内部决策。最后，管理人员要充分了解各部门现状，深入分析内部控制工作，对内部控制内容进行优化，保障制度覆盖范围广泛，提升企业发展的持续性。

（三）推动内部控制与风险管理有机结合

物业企业要意识到，运营风险是影响企业平稳运行的关键因素，因此，在内部控制工作开展过程中，要重视结合风险管理。企业可以定期组织人员开展内部控制讲座，为内部人员普及相应的内部控制知识，分析内部控制案例，帮助员工在工作中养成良好的工作习惯，将风险管控日常化，通过良好的工作氛围，为员工树立相应的内部控制理念，提升员工风险管理意识，促进企业更好地发展进步。此外，企业还可以明确运营过程中的风险要素，针对各个风险要素，制定完善的风险管控计划，做好员工普及，保障员工在工作开展过程中依据相关规范严格要求自己，保障企业安全、高效运营。

（四）完善内外部监督机制

当前，物业企业要重视完善内部监督机制，切实保障内部控制制度落实，提升管理以及服务质量。企业可成立监察中心，加强全员参与，鼓励每位员工成为“风控员”，发现风险问题时，均可向监察中心实名举报，帮助公司安全、健康发展。同时，也要重视外部监督，重视处理业主投诉问题，及时将处理结果反馈给业主，形成内部管理的闭环。在内部监督中，首先，物业企业工作人员要与业主沟通，保持联系，因此，要严格控制工作人员的言行举止，维护物业企业形象，增强业主的满意度、信任感。物业企业加大监督力度，也要分离不相容岗位，避免徇私舞弊的现象。其次，重视完善企业内部权责制度，针对各部门、员工在监督过程中的问题，及时有人负责处理，避免各部门人员推卸责任，影响工作质量、效率，以此为基础，管理人员的权限实现有效制衡，提高内部管控质量与效果。最后，企业管理者、员工要充分认识到内部控制机制、监督机制之间的关系，对内部各项工作进行协调，通过完善的业务流程，及时把控运营环节中的各项风险，提升企业经营管理的安全性、持续性。

（五）加强企业人才队伍建设

当前，物业企业要全面加强自身人才队伍建设，减少人员冗余，提升员工作为意识，有效控制内部人力成本，也是增强内部工作效能，合理控制运营成本的关键。首先，企业在人才招聘环节要加强严格控制，依据企业实际岗位需求，制定人才招聘方案，重视考量人才综合素质、工作经验。管理人员必须全面摈弃传统的人才招聘理念，招聘人才不应注重数量，控制好质量才是关键。其次，物业企业也要重视员工的培训教育工作，提供完善的岗前培训，保障人员在上岗前了解企业经营情况、工作职责，更好地适应工作岗位，为业主提供高质量的服务。最后，物业企业要意识到人员流动给企业带来的影响，过大的人员流动性也会增加企业成本。物业企业属于服务行业，员工为业主提供服务，在服务的过程中逐渐熟悉，对小区情况、各项工作更加了解，频繁的人事变更会降低业主的服务体验，影响业主的满意度，也会出现工作对接过程中的问题。因此，要建立良好的工作氛围，为员工提供发展渠道，减少人员流失率，保障内部服务质量。

结束语

综上所述，物业服务企业开展内部控制，能够帮助企业控制成本，合理配置资源，有效规避风险，需要引起企业的重视。物业企业需完善内部组织结构，保障管理者制定的各项决策有人落实；重视完善企业内部控制管理体系，为各项工作开展提供依据，避免因人为因素影响，提高风险发生概率；推动内部控制与风险管理有机结合，风险是物业企业管控的重要方向，也是威胁企业安全经营的重要因素，因此，应当加强关注的重点；完善内外部监督机制，及时发现企业运营的各项问题；重视加强物业企业人才队伍建设，采用多样化的人才培养途径，提升内部人员综合素质，帮助物业企业事项降本增效，提升服务质量。

参考文献：

[1]刘冰.新形势下物业企业内部控制的有效策略分析[J].商业观察，2022（22）：57-59.

[2]黄雪群.新形势下小区物业企业内部控制策略分析[J].财会学习，2022（18）：167-169.

[3]方阿燕.新形势下小区物业企业内部控制策略探讨[J].经济管理文摘，2021（20）：28-30.

[4]金凡凡.刍论关于物业企业内部控制的相关问题与对策[J].商讯，2021（8）：103-104.

（作者单位：上海永升物业管理有限公司广州分公司）