国际标准组织国内技术对口单位文件材料档案化管理研究

张彦 王子兴 张敬娟 韩冰

摘 要：国内技术对口单位的文件材料是国内技术对口单位在开展国际标准化实践与管理工作中形成的具有查考和利用价值的资料，其是参与国际标准化活动过程中的自然产物，也是最真实可靠的历史记录。本文基于国内技术对口单位文件材料档案化管理的现状及意义，结合国内技术对口单位的工作实际，分析档案化管理工作的实施主体、客体以及管理模式，提出完善档案化管理机制体系、提升档案化管理技术、加强档案资源的开发利用等实现策略，以期为国际标准化工作总结经验和规律、贡献智力成果。

关键词：档案化管理，国内技术对口单位，国际标准化

DOI编码：10.3969/j.issn.1002-5944.2023.11.002

0 引 言

国际标准组织国内技术对口单位（以下简称“国内技术对口单位”）是指代表各个成员体去参与国际标准组织的技术委员会（TC）或分技术委员会（SC）某项具体业务工作的国内机构，在国际标准化工作中扮演重要的角色。国内技术对口单位文件材料则是国内技术对口单位在开展国际标准化实践与管理工作中形成的具有查考和利用价值的资料，

其是参与国际标准化活动过程中的自然产物，也是最真实可靠的历史记录。

随着我国参与国际标准化活动的深度和广度与日俱增，国内技术对口单位文件材料档案化管理工作的重要性和必要性日益凸显。一是国家标准化管理委员会（以下简称“标准委”）对于国内技术对口单位的档案工作越来越重视。2015年，国家标准委印发了《参与国际标准化组织（ISO）和国际电工委员会（IEC）国际标准化活动管理办法》，指出国内技术对口单位有十二项工作职责，其中一项就是建立和管理国际标准、注册专家信息等国际标准化活动相关工作档案。2022年，国家标准委发布的《国家标准化管理委员会关于开展2022年度国际标准化组织（ISO）和国际电工委员会（IEC）国内技术对口单位考核评估通知》，也明确将“建立了国际标准、国际标准草案文件、注册专家信息、国际标准会议文件等国际标准化活动相关工作档案”纳入绩效性考核评估指标。二是亟需规范国内技术对口单位文件材料档案化管理范围及模式。国内技术对口单位的文件材料作為对口单位参与国际标准化活动的重要依据，需要高度重视其完整性、准确性、系统性和及时性。在实际工作中，除了国家标准委要求提交审核和考察的少部分文件外，大量的原始文件材料由国内技术对口单位自行保存。据公开信息显示，截至2022年底，国内技术对口单位的数量已超过900个，这些对口单位在参与国际标准化活动中产生的众多文件材料，需要档案化的管理流程和方法。目前，针对国内技术对口单位文件材料档案化管理的范围、模式等还未形成统一的规范，各单位在开展相关工作时缺乏具体的依据和指导，容易可能造成原始资料缺失、重要资料无法追溯，从而影响到文件材料的真实性和完整性，进而导致资料检索困难、无法实现资料共享等问题。

开展国内技术对口单位文件材料档案化管理研究，有助于推进国际标准化工作的开展，有助于总结和凝炼我国参与国际标准化活动的规律经验和重大成果，有利于学习和借鉴其他国家成员体开展国际标准化工作的先进做法和成功案例，从而推进国际标准化事业建设发展和改革创新。同时，将国内技术对口单位的文件材料档案化管理嵌入到国际标准化业务活动各个环节中，把其视为资产进行管理融入到国际标准化信息架构，对于促进国际标准化工作更好地开展以及促进文件自身保值、升值和增值利用等均具有重要的指导意义[1]。本文所称的国内技术对口单位是指具体承担国际标准化组织（ISO）和国际电工委员会（IEC）技术机构国内技术对口工作的机构。

1 文献回顾

学术界关于国内技术对口单位文件材料档案化管理的研究较少，但是档案化相关研究比较丰富，为国内技术对口单位文件材料档案化管理提供了理论基础和经验借鉴。具体来说，档案化相关研究主要涉及概念界定、管理范围以及实现模式这三个方面。

一是关于档案化概念界定的相关研究。学术界关于档案化概念的界定主要有两种，一种是以传统档案业务为重点的狭义观点，这种观点认为档案化是指在特定的社会背景中进行的记录、认证、选择、表达、利用以及保存的一系列行动。另一种则是以德里达为典型代表的广义观点，这种观点认为档案化包括所有个人、社会、机构以及技术上的信息交流，即对事件的记录[2]。何嘉荪、史习人认为“档案化是确保并且能够证明文件的真实性、完整性、可靠性和长期有效性（可读性、可理解性等）使文件有可能用作证据和作为档案保存，档案化管理则是为了使文件档案化而采取的管理措施”[3]。宋香蕾指出档案化是随着电子文件的出现应运而生的，档案化是指通过前端控制和全程管理而使电子文件具备档案和法律证据特性的过程，其范围大于归档[4]。

二是关于档案化管理范围的相关探讨，其中文件材料的分类又是明确管理范围的重点。郜翀、李红英认为文件材料的规范化管理即档案化管理，并以机构伦理委员会为对象，将其文件材料分为行政管理类和审查项目类这两个类别，并提出分类方案、保管期限以及信息化管理等[5]。王丹萍则将教学资料分为教育工作和教学研究两大类，从制度建立、人员培养、考核机制等方面提出教学资料档案化管理的相关建议[6]。

三是关于档案化管理模式方面的相关研究。黄新平以集体智慧为切入点，分析了政府社交媒体文件档案化管理的实施主体、实施流程以及实施策略[7]。陈智慧基于档案多元理念，从管理主体、管理客体以及管理过程等方面构建起非物质文化遗产档案化管理框架[8]。宋香蕾以政务微博为研究对象，提出政府部门主导、档案馆主导以及第三方平台主导三种档案化模式[4]。赵跃分析了传统归档模式在数字时代背景下数据资源管理工作中的局限性，并强调了档案化管理模式能够弱化数据与档案边界、变“控制”为“干预”的优势[9]。此外，还有学者针对科技学术期刊稿件[10]、社交媒体信息[11-12]、企业电子文件[13-14]等特定对象的档案化管理开展了研究。

总体来看，现有文献针对不同的特定对象，从文件档案化管理的概念、管理范围等出发，探讨了进一步改善的具体策略，为本文的研究提供了参考。

2 国内技术对口单位文件材料档案化管理内容分析

依据档案管理的相关规定，同时结合国内技术对口单位文件材料管理的现状，本文将从以下三个方面来分析国内技术对口单位文件材料档案化管理的主要内容：一是谁来管，即档案化管理的主体。二是管什么，即档案化管理的客体，或者说管理对象和范围。三是怎么管，即档案化管理模式，或者说管理方案。

2.1 管理主体

根据工作实际可知，国内技术对口单位文件资料的形成涉及到对口单位承担机构、技术对口工作组成员单位以及国务院标准化行政主管部门（即国家标准委）。其中，对口单位承担机构直接参与所有文件材料的全生命周期管理和控制，在识别和保障文件的真实性及完整性方面具有不可替代的地位[2]，是文件的直接形成者。因此，本文认为对口单位承担机构应作为档案化管理的责任主体，负责文件资料的收集、整理、归档、保管、利用以及处置等工作。国家标准委则作为指导和监督主体，指导和监督各国内技术对口单位开展文件材料的管理工作。

2.2 管理客体

國内技术对口单位文件材料是管理的对象，即档案化管理的客体，梳理其分类有助于明确归档范围。根据国际标准化工作内容，可以将国内技术对口单位文件材料分为信息类、会议类、项目类、投票类、研究类共五类。对口单位可以参照以下分类，针对不同类型的文件分类管理。

（1）信息类文件主要包括：1）技术机构成立协议；2）技术机构工作范围、工作守则；3）征集注册专家通知；4）专家注册表、专家联络信息；5）征集联络组织、项目、联络员通知；6）相关组织动态信息等。

（2）会议类文件主要包括：1）会议通知、会议日程；2）会议报名表、参会人员名单；3）会议决议；4）会议纪要等。

（3）项目类文件主要包括：1）国际标准化文件项目，包括国际标准（IS）、技术规范（TS）、可公开提供的规范（PAS）、技术报告（TR）等提案及各阶段性过程文件；2）新技术工作领域项目，包括成立技术委员会（TC）和分技术委员会（SC）提案及相关文件。

（4）投票类文件主要包括：1）委员会内部投票（CIB），包括国际标准项目立项（NP）、委员会草案（CD）、技术规范草案（DTS）、可公开提供的规范草案（DPAS）、技术报告草案（DTR）投票等；2）工作组咨询投票（WG Consultations）；3）国际标准草案（DIS）、最终国际标准草案（FDIS）、系统复审（SR）及废止咨询（WDRL）投票；4）技术管理局（TMB）投票，包括TMB新项目（TMB/NP）和TMB新技术工作领域（TMB/TSP）投票等。

（5）研究类文件主要包括：1）国际标准化工作动态报告；2）国际标准化发展趋势报告；3）在ISO网站、IEC网站，ISO或IEC杂志等国内外媒体和刊物上发表了与本领域国际标准化相关的报道、文章（书籍）、论文等。

2.3 管理模式

档案化管理模式是指管理主体在进行管理过程中，可借鉴的工作方案。基于国际标准化工作的特性，同时得益于信息化技术的发展，现阶段国内对口单位的文件材料多为电子文件。

关于电子档案的管理模式，学术界存在两种主要的方案，一是美国学者戴维·比尔曼提出的分布式管理模式，二是由加拿大哥伦比亚大学提出的集中管理模式[15]。分布式管理也称为机构分散保管模式，是指将电子文件留存在文件形成单位，而无需移交给档案部门。分布式管理有利于降低保管成本，但与此同时，缺点也十分明显，可能会造成文件保管质量无法保证、国家对于核心资源的控制难以实现等问题[16]。集中管理模式则是指将电子文件统一集中移交给档案部门管理[17]，电子文件的集中管理对于档案部门的技术和资源方面的要求较高，特别是一些需要存储在大功效的计算机、需要特定软件才能打开的电子文件，需要投入大量的人力、物力和财力去维护和保管。

对于国内技术对口单位的文件材料，本文认为可采取分布式管理和集中管理相结合的方式。一方面，对于重要的、关键的文件材料，提交给国家标准委统一管理，保证国家对于核心资源掌握整体控制权。另一方面，对于大量的过程文件、原始文件，留存在文件形成单位，即使是留存在各个国内技术对口单位，自行管理。这样既可以解决集中管理成本过高的问题，同时又可以保障文件保管和服务的质量。

3 国内对口单位文件材料档案化管理的实现策略

为实现国内技术对口单位文件材料的档案化管理，适应新时代国际标准化工作的要求，现阶段还需进一步完善档案化管理机制体系、提升档案化管理技术和加强档案资源的开发利用。

3.1 完善档案化管理机制

新时代，国际标准化工作的重要性与日俱增，各单位对于参与国际标准化工作的积极性和需求也不断提高，这为构建多方参与、协作共生的国内技术对口单位文件材料档案化管理体制机制创造了有利条件。可以借此契机，将国内技术对口单位文件材料档案化管理工作嵌入到国际标准化工作框架下，明确各实施主体的职责范围，扩大档案化管理的对象，延伸档案化管理链条，丰富档案化管理的实践手段。具体来说，在宏观层面，从顶层设计层面为各相关方开展档案化管理工作提供政策依据。从中观层面，明确各类相关主体在档案化管理工作中的职责分工，构建起协作机制。从微观层面，提高档案管理工作人员的责任意识、档案化管理的专业能力[18]。

3.2 提升档案化管理技术

随着时代的发展和技术的进步，传统的工作模式和格局被逐渐重塑，档案化管理的技术和方法也应该与时俱进。具体来说，一是要加强文件材料的数字化建设。新时代，信息载体逐渐数字化，国内技术对口单位文件材料不仅仅局限于电子文本文件的形式，还包含视频、图片等，既要加强增量材料的规范化管理，也要做好存量材料的数字化转化工作。二是要拓展信息化技术在文件材料管理中的应用。比如建立信息化工作平台，实现电子文件的一站式管理和服务；再如，开发智能化工具，智能提取关键信息，自动实现电子文件的文件著录[19]。

3.3 加强档案资源的开发利用

开展国内技术对口单位文件材料的档案化管理，其最终目标和宗旨是为了实现对口单位参与国际标准化活动相关档案资源的合理开发和有效利用。从国内技术对口单位本身来看，一则可以通过文件材料的档案化管理，提高其参与国际标准化工作的效率和质量；二则可以通过国际标准制修订及新兴技术领域系统完整的档案记录，总结核心技术演变规律，加强对口单位的技术引领作用。从国家层面来看，可以深度挖掘对口单位档案资源的价值潜能，重点研究国际标准化发展趋势、国际标准化热点领域、国际标准对世界经济社会发展的作用等，构建国际标准化工作的“资源库”“知识库”“智库”[20]。

参考文献

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作者简介

张彦，硕士，工程师，研究方向为国际标准化、国际标准档案管理。

王子兴，通信作者，硕士，研究实习员，研究方向为国际标准化、标准化统计、标准化评估。

张静娟，硕士，高级工程师，研究方向为国际标准化、标准档案管理、公共服务标准化。

韩冰，博士，正高级工程师，研究方向为标准化评估。

（责任编辑：张佩玉）