“PDCA”循环在湖北省级装备保障中的应用

李俊 王延东

摘 要：ISO 9001质量管理体系中的“PDCA”循环的改进方法是在保证根据用户需求进行策划并严格执行的基础上，更注重观测业务的检查、监视与测量，并将其结果再一次反馈于策划，然后不断修正目标与过程，进而持续改进观测业务整体水平。本文应用“PDCA”循环对省级装备保障全过程进行科学、规范、全面梳理，针对体系建设、过程管理中存在的问题提供解决思路，为气象装备保障提供有益参考。

关键词：气象观测质量管理体系，PDCA，装备保障

DOI编码：10.3969/j.issn.1002-5944.2023.11.040

0 引 言

20世纪90年代，世界气象组织（WMO）与各成员国达成了以ISO 90 01指导质量管理体系建设的共识，在《国家气象和水文部门实施质量管理体系指南》的指引下，117个成员国相继开展了气象质量管理体系建设工作[1]。中国作为WMO的重要成员之一，对实施质量强国战略做出了全面部署。自2017年起，一场以提高发展质量和效益为中心的深刻变革正式开启，中国气象局以气象观测质量管理体系建设工作作为契机，以推进业务技术体制改革为举措，率先在气象观测领域开展质量管理体系试点建设，为气象观测事业高质量发展提供有力支撑。从装备研发、制造、列装到业务运行，从数据采集、质控、传输到产品应用，整个观测流程的关键节点均被监管。同时，结合用户沟通和反馈机制，依据策划、实施、检查、改进（PDCA）的工作程序和方法，不断发现问题、改进管理方式、提升技术水平，最终提高观测数据质量，全面提升气象观测的管理水平、技术水平和服务水平，实现由气象大国向气象强国发展的战略目标[2]。

近年来，气象探测装备正朝着自动化、智能化、标准化的方向发展，地基、空基、天基立体观测业务全面覆盖。虽然整体标准化程度不断提升，但仍存在如质量体系不完善、质量环节较繁琐，质量标准待提高等诸多问题。随着探测装备的种类、型号和数量不断增加，装备保障作为气象观测质量管理体系中的重要一环，对于观测质量提升起到举足轻重的作用。如何精准定位、迅速响应、及时恢复设备运行，形成省级、市级、台站级三级联动机制，是对气象装备保障管理和技术人员的巨大挑战。

1 气象观测质量管理体系

ISO 9001标准是国际标准化组织制定的质量管理和质量保证标准体系的核心标准之一，作为世界上许多发达国家质量管理实践经验的科学总结，首先在制造业得到了广泛的应用，并不断向环境监测、工程管理、项目设计等诸多行业拓展。运用ISO 9001质量管理体系中的“PDCA”循环模式对装备保障全过程进行科学、规范、全面管理，四个过程周而复始进行，一次循环结束，解决一些问题，未解决的问题则进入下一循环，循环和循环之间呈阶梯式上升，可为气象装备保障提供有益参考。

气象观测质量管理体系就是为确保气象观测数据的代表性、准确性、可比性、时效性、完整性等方面固有属性持续满足相关要求，实现预期目标，由所涉及的目标方针、工作流程、组织架构、职责权限、制度规范、资源配置等相互关联、相互作用的要素所构成的有机整体[3]。其核心可归纳为可控的业务流程、基于风险的思维方式与“PDCA”循环的改进方法。可控的业务流程指的是业务过程、支撑过程和管理过程都有明确、规范的流程，相应机构的职责清晰，各级各类过程相互联系，均适用于法律、政策、标准、制度等，各流程关键节点可识别、可控制；基于风险的思维方式需要认清观测业务中存在的不定因素，包括机遇带来的正面影响以及风险带来的负面影响。通过提前预判、持续监控、定期审核、管理评审等方式降低不定因素对业务质量的影响；“PDCA”循环的改进方法是在保证根据用户需求进行策划并严格执行的基础上，更注重观测业务的检查、监视与测量，并将其结果再一次反馈于策划，然后不断修正目标与过程，进而持续改进观测业务整体水平。“PDCA”循环模式如图1所示。

2 湖北省气象局气象观测质量管理体系建设情况

湖北省气象局自2 019 年3月开始着手质量管理体系建设。同年9月按照GB/ T 190 01-2016/ ISO9001：2015《质量管理体系 要求》建立质量管理体系并开始试运行[4]，2020年11月正式通过第三方认证[5]。体系文件作为开展气象观测质量管理的纲领性文件，包含1份质量手册，28份程序文件，54份作业指导书，内容覆盖：由围绕观测数据和产品相关的数据业务质量管理、装备业务质量管理和技术发展质量管理组成的业务过程；由准入和退出管理和标准规范管理为代表的支撑过程和由综合管理和行政管理组成的管理过程。过程框架如图2所示。

其中，管理过程是气象觀测质量管理体系构架中的统领要素，目的是保证体系的运行始终遵循ISO 9001标准要求和“PDCA”循环理念。“PDCA”循环的特点之一是“大环带小环、小环保大环”，即大循环要通过小循环来落实，小循环要保证大循环的实现[6]。因此，如果将整个装备保障视为一个大的“PDCA”循环，纠正措施中需要解决的每一个问题就是一个小的“PDCA”循环。根据《湖北省气象局气象观测质量管理体系质量手册》，质量管理方针和目标将围绕装备管理的全过程，确定管理架构和管理范围，建立管理组织架构，明确职责权限。

省级装备保障管理的具体过程有设备采购、仓储管理、维护维修、运行监控、仪器检定和社会化保障等环节。具体过程清单如表1。

2.1 策划过程（P）

基于设备全生命周期制定设备采购需求、维护计划、维修流程、仓储管理、检定方案、调拨报废等管理制度。针对不同环节制定相应的操作标准、控制方式和审批流程。在此基础上与外部供方签订设备采购、维护维修、服务保障合同（协议）等。涉及招投标的，按相关招标文件进行备案和招标；涉及固定资产的，按照相关规定进行登记、调拨和报废。

2.2 实施过程（D）

管理人员和具体操作技术人员是实施过程的主体，需具备相关专业技能并且有一定的工作经验；对于外部供方，人员在同行业中需技术领先。实施过程中各单位应充分配合、积极沟通，基层台站联合市级、省级管理部门共同对外部供方的产品和服务质量进行监督管理。在实施过程中对易出现故障的仪器或设备、易发生质量事故的环节重点关注。

2.3 检查过程（C）

2.3.1 设备采购

通过核查气象设备采购计划、项目招投标文件、采购合同等，检查是否按照设备采购计划、审批流程和采购进度完成设备采购任务，各流程是否配备风险防控流程。检查制定设备采购计划的合理性，对不合理的设备需求导致采购资金浪费的进行过程风险和机遇控制，及时纠正。

2.3.2 仓储管理

查看入库验收记录及出库领用记录是否齐全，仓储清单填写是否符合要求，采购清单与实物型号、数目是否相符，储备情况与备件台帐是否一致。库房环境是否整洁，设备是否分类摆放并贴有标识，是否符合防潮、防火、防盗安全存放条件，灭火装置是否在有效期内。

2.3.3 设备运行

对照规范要求，对设备维护维修记录进行抽样检查，对于涉及外部供方服务保障的，检查是否满足运维合同要求。现场抽查仪器设备的运行情况、设备运行状态的监控情况和业务人员应急工作流程的熟练程度。

2.3.4 仪器检定

通过年度检定计划，检查执行进度。根据观测仪器清单或编号抽查相应的仪器检定证书，并验证其是否齐备有效，台站校准仪器是否有过期或无证使用情况，证书填写是否符合要求，相关人员是否签字。

2.3.5 社会化保障

查看维护维修记录。包括内容的完整度、设备更换记录。维护维修结束后，是否及时在业务系统上填写并结束故障单。抽查外部供方绩效评价表。

2.4 改进过程（A）

通过了解用户改进需求，内审、外审所列不符合项和改进建议项以及在检查过程中发现的问题，尤其是对不符合项要做出说明，提供针对性纠正和纠正措施。对不适应现有业务的规章制度、操作规范、业务流程或作业指导书进行改进。同时，也要为台站管理和业务人员提供持续培训，不断提高台站人员质量管理素质和能力[7]。

3 过程中存在问题

3.1 职责界限不明，环节衔接不畅

综合观测业务流程在实际操作以及管理过程中缺乏系统性，职责划分不清、整体流程衔接略显脱节、顺畅程度不高。比如在设备采购方面，几个科室都具有设备采购的职责，但对于采购设备的种类范围划分不明确，在实际操作中难免因为职责界限不明产生分歧。

3.2 管理流程繁琐，制度有待完善

繁琐、重复的流程易使人产生抵触、懈怠情绪，造成设备维护不够到位、记录填写不够规范等问题，对于机构内部不必要的审批流程可考虑精简。另外，对于很多更新的探测设备、迭代的业务系统配套的体系文件未进行及时更新。

3.3 脱离用户需求，缺乏调研分析

气象系统既是观测数据的提供方，也是观测数据的使用方。科室与科室间、各直属单位之间、各部门间均存在用户和供方的关系。无论在单位内部还是外部，都需要充分调研与分析，并针对用户需求进行改进。

3.4 风险意识淡薄，防控机制不全

业务流程中很多环节缺乏风险意识和与之对应的防控保障机制。平时可多用风险思维梳理业务流程，多借鉴其他省份优秀经验，防范于未然。

3.5 注重技术能力，忽视管理能力

培养气象观测领域技术骨干多是专注于技术方面，缺乏质量管理体系知识培训，整体质量管理能力有待提升。

4 解决思路

4.1 立足用户需求，优化业务流程

以观测数据和产品使用者的需求为导向，对观测业务服务和管理对象实施满意度测评，了解用户需求，建立用户对观测质量的反馈机制，提高用户满意度。

4.2 结合业务实际，落实体系建设

结合实际工作完善体系文件，明确工作职责、流程，同时处理好体系文件和现有规章制度、管理文件的关系。注重利用内部审核和第三方审核对体系运行有效性进行检验，针对审核提出的不符合项、改进建议项，结合业务实际及时整改落实。

4.3 健全人才培养，强化管理能力

可应用气象系统已建立的培训机制和队伍，与有资质的第三方协作，既有利于ISO 9001与观测业务的不断融合，也可加快构建健全的综合气象观测质量管理团队，全面提升质量管理人员的综合素质以及能力。

4.4 发展现代技术，提升工作效率

随着现代信息技术的发展，用户对气象预报、服务的准确性、时效性提出了新需求，充分利用现代信息技术，重新构建观测业务流程，提高集约化、信息化水平，压缩观测业务布局层级，全方位提升工作效率。

5 结 语

本文应用“PDCA”循环对省级装备保障全过程进行科学、规范梳理，结果发现过程中职责界限不明、管理流程繁琐、脱离用户需求、风险意识淡薄、忽视管理能力等问题。同时针对存在问题提出解决思路，包括优化业务流程、落实体系建设、健全人才培养、发展现代技术等方面，为气象装备保障提供有益参考。在省级装备保障中需不断应用“PDCA”循环，随着循环不断推進，可有效提高装备保障科学化、规范化和可持续化发展水平。

参考文献

杨艳，戚玉梅，张世昌.气象观测ISO9001质量管理体系建设和思考[C]//第35届中国气象学会年会 S22 供给侧结构性改革与气象高质量发展.2018.

于新文.构建质量管理体系新模式 推动中国气象高质量发展[N].中国质量报，2018-06-21（004）.

陆扬，李迪.浅谈贵州省气象局气象观测质量管理体系的建立和运行[J].中低纬山地气象，2020，274（4）：95-98.

王延东，曾涛，王文雁.ISO 9001标准在气象观测领域的探索与实践[J].质量与认证，2020（9）：67-68.

王延东，蒲晓勇，刘洪涛.气象观测质量管理体系第三方外部审核分析及运行建议[J].质量与认证，2021（8）：72-74.

周碧雯.PDCA循环在质量管理体系内审工作中的运用[J].上海医药，2021，42（13）：55-58.

汪清梅，蒋文轩，谢韶青，等.PDCA循环在自动气象站装备保障中的应用[J].设备管理与维修，2020（11）：137-139.

作者简介

李俊，硕士研究生，工程师，主要研究方向为综合气象观测。

（责任编辑：张佩玉）