电子发票在企业财务管理中的风险防范与控制策略

冯琳

电子发票作为一种现代化财务管理工具，在企业中的应用呈现出众多优势，如提高管理效率、降低成本支出以及加强资产核算。然而，它也伴随着一系列潜在风险，包括重复报销、信息安全、内部审计和管理合规性方面的风险。为了有效应对这些风险，企业需要采取相应的防范对策，包括多元化识别、建档管理、风险防范机制的建立以及信息化平台的优化。电子发票在企业财务管理中具有重要作用，但也需要谨慎处理其中的风险因素。

近年来，我国政府高度重视电子发票的发展和应用。国家税务总局先后发布了《关于推进电子发票应用的指导意见》（税总发〔2015〕63号）和《关于进一步做好电子发票推广应用工作的通知》（税总发〔2017〕14号），明确提出要加快推进电子发票的应用，提高电子发票的使用率。根据中国税务报的报道，截至2018年底，全国共有超过2000万户企业使用电子发票，开具电子发票超过100亿张，占全国发票总量的比重逐年上升。尽管我国电子发票的应用取得了显著成果，但在实际应用过程中，仍然存在一些潜在的风险。例如，电子发票的真实性、完整性和安全性难以保证；企业在开具、接收和使用电子发票过程中，可能面临信息泄露、篡改和伪造等风险；此外，由于电子发票涉及多个参与方，如税务局、企业、银行等，各方在数据交换和共享过程中可能存在协同不足的问题。因此，加强电子发票在企业财务管理中的风险防范与控制策略研究，对于促进我国电子发票事业的健康发展具有重要意义。

电子发票在财务管理的应用优势

电子发票在财务管理中的应用带来了众多优势，为企业的财务运营提供了便捷和高效的解决方案。

第一，有利于提高财务管理效率。传统纸质发票需要经历烦琐的手工处理流程，包括接收、归档、存档和核对。这种过程容易引发人为错误和信息遗漏。然而，电子发票通过这些自动化流程，再加上数据整合和分析的能力，能够以更高效的方式处理和汇总大量财务数据。

第二，有利于降低开票的成本支出。在传统纸质发票制度下，企业需要承担大量的费用，包括印刷、纸张、邮寄、存储以及人工处理等各项开销。这不仅对企业的财务造成压力，还对环境产生不良影响。而电子发票采用数字化方式生成、传递和存储，节省了一系列费用。根据统计数据，电子发票相较于传统纸质发票，可降低开票成本高达50%以上。这对于企业来说是一笔可观的节约，有助于提高财务的效益和可持续性发展。

第三，有利于提高资产核算效率。传统的纸质发票核算需要大量的人工操作，包括手动输入、文件整理和数据记录。这一过程容易受到人为错误的影响，因此存在较高的准确性风险。相比之下，电子发票能够自动与企业的财务系统同步，实现数据的即时上传和自动匹配。这不仅大幅度减少了人工干预，还提高了数据的准确性和一致性。电子发票的数字存储和检索功能进一步提高了资产核算的效率。

电子发票在企业财务管理工作中存在的风险点

重复报销及退票 由于电子发票的易于复制和传递特性，恶意员工或不法分子可以利用这一特点，进行不法行为。假设一个企业通过复制一张已报销过的电子发票并再次提交报销申请。由于缺乏有效的审核机制和内部控制措施，該员工成功骗取了企业的资金。这种情况对企业来说是一种重复报销及退票的风险。这个员工可能是有意为之，也可能是无意犯错。无论是恶意行为还是疏忽大意，都会导致企业财务损失。如果这种行为得不到及时发现和纠正，可能会给企业的财务管理带来混乱和困扰。此外，这种风险还会损害企业的声誉，影响其与供应商、客户等合作伙伴的关系。这会增加财务管理的混乱程度，给企业带来麻烦和成本。

信息安全风险 电子发票的使用涉及大量敏感财务数据的传输和存储，因此存在着信息安全风险。首先，黑客和恶意软件可能会攻击企业的电子发票系统，窃取敏感数据或干扰正常运作。这些攻击可能导致财务数据的泄露、篡改或破坏，给企业带来重大损失。其次，员工的疏忽或不当操作也可能导致数据泄露或丢失。员工可能因为不慎点击了钓鱼邮件或下载了恶意软件，从而让黑客进入系统。员工在处理电子发票时可能存在疏忽大意，如将重要文件存储在易受攻击的位置或未正确备份数据，导致数据丢失的风险增加。

内部审计风险 当企业未建立严格的审计流程时，员工可能会滥用电子发票系统，从而引发潜在的风险。例如，他们可能会故意虚报开销或滥用退款流程，以获取不当的经济利益。这种行为可能会导致财务数据的不准确性，进而影响企业的财务状况和决策制定。此外，电子发票的存储和检索也可能导致审计过程的复杂化。审计人员需要访问和分析大量的电子发票数据，以确认其合规性和准确性。如果电子发票存储不规范或信息混乱，审计人员可能难以获取必要的信息，从而影响审计的全面性和准确性。这种情况可能导致审计风险，因为审计人员无法有效地监督和核实企业的财务活动。

管理工作合规性风险 在企业的电子发票管理中，财务管理水平和流程规范是相关工作人员应重点考虑的内容。不合规的财务管理水平可能导致财务人员出现错误或疏漏，进而导致不准确的财务数据。这种情况可能在报销和审核过程中产生负面影响，增加了财务管理风险。一方面，如果企业缺乏规范的流程和有效的监督和审核体系，管理工作也容易变得不合规。未能建立明确的流程和内部控制措施可能会导致信息泄露、不当审批、重复报销等问题的出现。这些问题不仅影响财务数据的准确性，还可能引发法律和合规性问题，增加了管理工作的风险。

电子发票在企业财务管理工作中风险的防范对策

电子发票的多元化识别 为防范电子发票风险，企业应采取多元化的识别方法。首先，根据《中华人民共和国电子签名法》的规定，可实施数字签名技术。数字签名是一种密码学工具，可用于验证电子发票的真实性和完整性。每个电子发票可以用私钥签名，然后由税务部门或相关机构的公钥来验证，这确保了电子发票未被篡改或伪造。例如，当不法分子准备伪造一家公司的电子发票准备恶意报销时，数字签名验证将失败，从而使伪造行为难以得逞。其次，利用数据挖掘和机器学习技术，对大量电子发票数据进行分析，建立模型来检测异常情况。例如，它们可以检测出同一份电子发票多次报销的情况，或者金额异常偏离正常范围的情况。这有助于企业快速识别潜在的风险和问题，提高了风险发现的效率。此外，采用税务部门认可的电子发票标准，如国家税务总局规定的电子发票格式、编码规范和安全要求，旨在确保电子发票的真实性、完整性和可追溯性。例如，国家税务总局规定了电子发票必须包含特定的标识信息、交易双方信息、商品或服务信息等，以便于税务机关进行监管和核对（如图1）。

电子发票的建档管理 企业应建立完善的电子发票档案管理系统，包括存储、备份、索引和检索功能。所有电子发票都应按规定存档，包括原始电子发票和相关的审批文件。建档管理系统应具备高度安全性，以防止未经授权的访问和数据泄露。此外，应制定明确的文件保留政策，确保电子发票的合规存储和合法销毁。具体做法上，企业可以采用专业的电子发票管理系统来实施建档管理。这些系统通常具备强大的存储和备份功能，能够自动将电子发票和相关文件归档到指定的文件夹中，并进行定期的数据备份，以防止数据丢失或损坏。同时，系统还可以为每个电子发票生成唯一的索引号，方便用户进行快速检索和查询。

为了确保电子发票的安全性，企业可以采取多种措施。首先，建档管理系统应具备严格的权限控制机制，只有经过授权的人员才能访问和操作电子发票数据。其次，系统应使用高强度的加密算法对电子发票进行加密存储，以防止未经授权的篡改和窃取。此外，企业还可以考虑采用数字水印技术对电子发票进行进一步的保护，以确保其真实性和完整性。在制定文件保留政策时，企业应根据国家相关政策和法规的要求来确定电子发票的保存期限。例如，根据《中华人民共和国税收征收管理法》第六十六条规定，纳税人应当按照规定保管会计凭证、账簿、报表和其他有关资料，保存期限不得少于10年。因此，企业可以根据这一要求来确定电子发票的保存期限，并制定相应的文件销毁程序。

企业建立完善的风险防范机制 企业需要建立全面的风险防范机制，包括内部控制和审計程序。内部控制是关键。企业应制定详细的内部控制政策和程序，涵盖财务流程、数据访问权限、审批程序等各个方面。例如，可以设立专门的电子发票管理团队，负责审核和授权电子发票的使用；同时，建立严格的审批流程，确保每张电子发票都经过多重审核和确认。此外，还可以采用技术手段，如数字签名和加密技术，对电子发票进行保护，防止篡改和伪造。审计程序应定期进行，包括内部审计和外部审计，以评估风险情况和发现潜在问题。内部审计可以由企业内部的专业人员或第三方机构进行，对电子发票的使用和管理进行全面检查和评估。外部审计则由独立的审计机构进行，对企业的财务报表和相关业务进行审查，确保其合规性和准确性。通过审计程序，企业可以及时发现并解决潜在的风险问题，提高财务管理的可靠性和稳定性。

信息化平台建设及流程优化 企业需要不断完善信息化平台建设，以支持电子发票管理的智能化和合规性。信息化平台的建设应包括先进的技术和智能化的查验功能，以确保电子发票的准确性和真实性。此外，应结合实际数据和财务数据，避免信息孤岛的产生，提高内部财务信息数据的一致性。现代信息技术的应用有助于企业更好地检索和排查财务数据，防范潜在的报销舞弊等问题，推动电子发票管理工作的现代化和合规性。

综合来看，电子发票为财务管理带来了便利，但随之而来的风险也需要引起高度重视，如重复报销、信息安全、内部审计和管理合规性风险。为了有效应对这些风险，企业需要采取一系列对策，包括多元化识别方法、建档管理、完善风险防范机制和信息化平台建设，以确保企业的财务管理水平在数字化时代得以提升和维护。