军工科研单位合同管理信息化系统建设方案

文/中国运载火箭技术研究院 海尔瀚 乔丽莎 王泽群

根据《中华人民共和国民法典》第464条的规定，合同是民事主体之间设立、变更、终止民事法律关系的协议。军工科研单位作为以承担军工型号或项目研制、生产为主要任务的组织，其经营管理主要围绕科研生产任务进行，其中大多数经济行为通过合同体现。其中既有作为研制单位与装备需求部门签订的收款合同，也有作为任务分包方与协作配套单位签订的付款合同。合同履约情况直接关系科研生产工作的健康运行，合同管理水平也是单位整体管理水平的重要体现。

以付款合同为例，合同管理的全周期包括需求提出、供方选择、合同起草、合同签订、文本管理、节点检查和付款、验收、合同变更、尾款结算、供方评价、归档、统计分析等多个环节的活动，是型号或项目管理的核心和灵魂。提升合同管理水平，可以有效防范和化解风险，提升工作效率，降低管理成本，提升经费使用效益。随着军工科研单位数字化、信息化建设的不断深入，有必要借助先进的管理平台，大幅提升合同管理水平。

一、传统合同管理模式

传统合同管理模式主要采取纸质载体以及简单的电子档案进行，依靠人工进行信息录入和提取，适合少量合同管理。对于军工科研单位，合同涉及的类别杂、合同标的种类繁多、履约形式和周期不一、合同相关的部门众多，业务量非常庞大，很容易因信息不集中、业务分散性强、流程节点多等原因造成签订周期长、履约不及时、监管困难等风险和问题。主要体现在以下几个方面：

（一）签订周期长。合同自起草、审批到最后签字盖章生效，少则几个环节，多则十余个审查节点，需要合同承办人逐个去介绍相关背景情况、报批，周期很长。即便召开相关部门通过会议的形式集中审查，也难以根据合同需要随时进行，往往会造成签订延误。

（二）过程管控困难。合同承办人或其所在部门的领导，难以对众多合同的履约情况充分掌控，尤其是合同量大、节点多的时候，进而影响到对合同进度、经费执行率的把握，对可能出现的研制进度和其他风险，无法提前预警。

（三）合同信息查询不便。合同相关管理人员，需要经常查询历史或执行过程中的合同信息，包括金额、供方、周期等内容，靠人工管理的合同，各类数据存储形式不统一，管理人员不相同，难以根据需要及时调用相关信息，且存在人员岗位调整造成相关信息丢失的风险。

（四）合同成果共享不充分。对于军工科研单位而言，应在内部充分共享其出资购买的技术服务产品或技术研究成果。因人工管理的局限性，很多技术合同的成果不能充分被其他部门所及时了解，有时会就相似的技术需求重复外协，造成科研经费的浪费。

二、合同管理信息化系统的组成

合同管理信息化系统必须以合同全生命周期管理为核心进行建设。除具备合同信息的录入、检索、统计等基础功能外，还应包括任务管理、供方管理、合同标准文本拟制、在线审批、合同状态监控、合同变更管理、统计分析、用户管理、收付款管理、档案管理、标的和成果管理等多个模块。

（一）任务管理。提出任务需求，是签订合同的先决条件。任务管理模块应具备技术要求或其他服务要求的提出功能，由任务需求部门根据模板在线编写，并由相关负责人进行审批，审批后状态冻结。填报任务管理内容时，系统应记录关键字，以便后续查询。

（二）供方管理。供方管理模块应具备合格供方的准入和剔除功能，根据供方的属性进行分类，同时可查询以往合同签订和履约情况。合同承办人可根据任务需求对供方进行筛选，筛选结果可作为后续线下询比价的候选供方。该模块还应具备在合同完成后的评价功能，以期为后续合作提供参考。供方数据库中应包含供方的各类信息，如经营许可证、质量体系认证情况、保密资质、法人信息、联系方式、银行账号等。

（三）合同标准文本拟制。该模块为系统提供多种类型的合同标准文本，合同承办人可根据需要在系统数据库中进行选择，并完成其他合同信息的编写。该模块还需具备从任务管理模块中自动读取有关要求的功能，如技术要求、完成时间、检查节点等。当然，该模块也应具备非模板合同的拟制功能，需由法务人员审核后定稿。系统需对合同要素的必须项进行确认，不完备的不允许提交。

（四）在线审批。系统自动将提交审批的合同文本按预定流程转相关人员进行审批，根据审批人的岗位和权限自动流转，保留审批过程中的意见。对于未通过审批的情况，退回合同承办人。审批通过后，法人或授权委托人可直接进行签字，系统同时自动生成合同编号。

（五）合同状态监控。合同承办人及其所在部门或单位的领导，可查询主管范围内的合同进展，包括合同审批情况、付款情况、验收情况等。既可从宏观层面对职责范围内的所有合同情况进行查看，也可针对具体某一个合同进行检查。系统可根据进展情况提醒或预警。

（六）合同变更管理。记录合同变更的原因及变更前后的状态，实现变更信息的全记录，供后续审计或查看调用。变更记录单应以表格对比的形式显示，以便清晰地反映变更内容。

（七）统计分析。该功能模块可根据用户需要，实现多种自定义维度的统计功能，例如某领域方向的合同签订数量、合同金额，与某供方单位签订的合同数量及具体名称，合同经费的执行率，合同变更数量等。统计结果可自动输出，供后续决策参考。

（八）用户管理。该功能对合同管理全流程涉及的所有人员进行岗位设定、权限配置，并可根据岗位和职务变动情况进行动态调整。

（九）收付款管理。该模块除了对合同执行过程中的首付款情况进行记录和统计外，还与财务系统联通，通过该模块实现合同的付款和首款功能。相关财务数据也自动作为合同状态监测的关键信息。

（十）档案管理。将与合同有关的所有文件、审批表单、技术要求、附加协议、变更文本、验收证明等以电子文档的形式进行归档管理。归档的文件可供相关人员在授权范围内进行查阅。

（十一）标的和成果管理。将合同对应的标的物或成果以电子文档的形式存储，可根据需要将成果清单在特定范围内公示，供有需要的组织或人员调用。在进行新任务申请时，系统应可根据关键词，自动将有关标的或成果的清单推送申请人，避免相似内容重复外协。

三、预期效果

利用信息化手段，加强业务流程化建设，全面提升管理水平，已成为当前的共识。信息化平台所具有的流程规范、文本标准、审批透明、数据翔实、职责明确、监管全面、权力制衡等特点，在合同管理方面尤其能发挥更大的效益。对于军工科研单位全面提升工作效率和工作质量，有着重要的意义。上线合同管理信息化系统，预期可以达成如下效果：

（一）增强对工作开展情况的全面掌控。合同管理信息化系统可将合同的签订和履约进度、付款情况客观全面地反映出来，使得各级管理人员直观、准确地了解各项工作的开展情况，进而实现对外协任务、物资设备采购、经费执行率等工作的全面控制，从根本上提升军工科研单位的管理水平。

（二）提升管理透明度，有效防控风险。合同管理信息化系统通过网上办公与信息流转，可将与合同有关的全部信息全面准确地传送给相关人员，实时记录审批信息，并将所有信息自动存档记录。上述特点，有利于从源头进行风险控制，提升监督能力，可以有效地防止暗箱操作，有利于在单位内部营造公开透明规范的良好风气。

（三）大幅提升工作效率和工作质量。实现在线审批流程，可以极大地减少合同承办人的工作负担，仅逐个找相关人员审批签字一方面，即可大幅压缩办理时间，极大提升单位内部的流转审核效率。系统自带合同模板等标准化文本，几乎可以杜绝因填报信息错误带来的问题和风险，促进了工作质量的提高。

（四）便于分析统计，支撑决策参考。合同管理信息化系统同时具备数据库的功能，可以根据需要提取相关信息，并对数据进行统计分析，实现由传统的手工经验式、粗放型的管理模式向以基于数据分析的精细化管理模式的转变，针对分析发现的问题，及时采取改进措施，避免出现风险隐患，同时可为开展后续其他合同谈判、编制经费预算提供参考，有力支撑管理层决策。

（五）档案记录翔实，便于随时参阅。通过合同管理信息化系统管理的合同，其所有文本和审批信息均载入数据库进行保存，确保合同信息的真实性，拓宽了收集合同信息的渠道，可供管理和监管人员随时查阅。通过合同管理信息化系统存档的电子文件，存储量大、时间长，便于长期保存。