数字档案馆建设背景下档案管理工作分析

文/山西省隰县档案馆 姜玲

一、数字档案馆建设背景下档案管理工作的机遇

（一）提升档案处理工作的效率。现如今，信息化水平不断提升。在此情况下，档案管理工作不断向电子信息化过渡。其中，无纸化办公的施行对于档案管理工作的影响最为广泛，也是将其推向信息化的重要推手；大数据手段则使得档案的筛选工作效率得到了大幅提升，并深刻影响到档案管理的工作。无论从哪个角度看，数字档案馆建设都使得档案处理的工作效率得到提升，对于相关工作的开展大有裨益。

（二）提高资源共享的水平。常规情况下，数量众多的档案需要消耗大量的人力才可将其中的信息进行整理归纳，进而实现信息的传递与共享。在数字档案馆建设背景下，大数据技术以及信息技术使得档案信息资源能够快速在各个媒介中传递，进而实现资源共享的高效化，摆脱时间与空间的束缚。同时，信息技术使得档案信息资源共享耗费的时间更短，成本更低，为多个层面的工作提供了有效的信息来源，提升了工作成效。

（三）对于工作的创新有强化作用。数字档案馆的建设，使得档案管理工作者管理档案的方式由线下转变到线上，而线上的档案管理有着诸多的功能创新与便捷手段，能够实现原本无法想象的工作开展方式。在此情况下，档案管理工作的内容将出现大量的创新与变革。档案管理工作者能够发挥自身的工作素养与创新思维，对档案管理工作的形式与方式展开创新，进一步提升相关工作的现代化水平。

二、数字档案馆建设背景下档案管理工作现状

（一）档案收集、存储的难度不断增加。现如今，随着信息化水平的不断提升与信息技术的广泛普及，承载信息的媒介形式不断丰富，听觉上有音频，视觉上则有视频图片乃至最新的VR手段，这些都挤压了传统档案信息的存在空间，使得档案的整合、存储难度提升。现如今，档案收集、存储的难点主要聚焦在两方面：首先，档案的收集整合难度增大。现如今，办公愈来愈趋向于无纸化，无论是文件、通告，还是任务指令，都在向电子信息化靠近，传统纸质档案的收集因此变得更加困难，即使完成了前期的收集工作，其存储问题也与现今的办公理念不相匹配，因为纸质档案的存储需提供足够的物理空间。其次，数字档案的筛选整理缺乏系统化。就数字档案管理现状而言，档案管理数字系统难以将系统的构建与档案的特征相结合，进而使数字档案的信息不易实现快速调用与共享。另外，档案信息随着数据化、信息化水平的提升，不断呈现丰富化、广泛化的趋势，若不能尽快解决系统构建的问题，势必会积重难返，造成更大的影响。

（二）档案管理工作的安全性难以保障。目前，互联网的广泛应用正在不断改造着百姓的生活方式，并对多个行业产生巨大的影响，引发一轮又一轮的变革。对于档案管理工作而言，最大的变化莫过于档案信息载体的变化——自纸质档案过渡到电子档案。在此过程中，档案的存储问题得到高效解决。然而，工作方式的转变不仅带来优势，同时还带来了安全方面的劣势。现如今，多数档案管理工作采取的是磁盘管理方式，将档案信息存储于磁盘中。然而，磁盘会受多种外界因素的影响，例如温度、湿度、外力等等。若是磁盘受到的影响未得到及时解决，则极容易使其中的档案信息丢失，进而产生不可逆的数据损失。另外，对于档案信息管理的安全保障工作，如今并未得到有效改善。例如部分档案管理部门采用云存储的方式进行档案信息的存储，但这使得档案信息暴露在网络攻击的危险之下，尤其是保密系数高的档案信息，若是为黑客等网络攻击者窃取，其后果不堪设想。相较之下，公用的数据信息管理工作应当更加谨慎，并不断提升安全系数与抗干扰、抗攻击能力，为档案信息的存储提供足够的保护。

三、档案管理工作的发展趋势

（一）着力建设数字化档案管理平台。现如今，世界呈现“信息大爆炸”的态势，而在此情况下，档案管理工作的难度在逐渐提升。对此，建设完善且功能丰富的数字化平台，将是解决相关问题的出色路径。在数字化平台的构建过程中，相关工作者应当摈弃旧有的想法，转而用个性化的思维打造创新性强的数字化平台，尤其要满足档案管理单位的各项工作需求。另外，从整体的角度切入，设计者应当不断完善数字化平台，逐渐强化其整体性、智能性，并具备更强悍的数据处理能力，进而满足日益增长的档案管理工作的需要。以此为依托，档案管理各部门间能更好地实现数据交互，对于壁垒的突破有显而易见的效果，进而实现系统平台的集约化、智慧化、交互化发展。进一步说，就个性化的需求而言，各档案管理部门处理的档案内容不尽相同，这就要求档案管理部门确立好工作规范，对档案管理人员进行筛选与合理分配，进而使档案管理工作更具有针对性，使工作人员适配到适合自身的工作岗位，这无论在工作效率上，还是员工幸福度上，都能起到良好的提升作用。

（二）着力完善档案管理制度。对于档案管理工作而言，有了完善的设备和过硬的技术基础仍是不够的，在此基础上，还应当建立行之有效的制度，以保障工作效率。首先，档案管理部门应当对相关的工作制度进行完善，其制度内容应力求简洁且实际，具有很强的实用性与指导性，而非徒有其表。同时，这一工作制度应当有非常强的约束力，能够不断规范员工的行为，进而改善他们的工作方式，且不应有“特权”嫌疑，应对员工、领导者一视同仁，一同约束。其次，应当对标准化设计进行完善，档案管理部门应当将工作流程进行规范化、科学化，并对标准化过程中的细节问题予以足够重视。最后，应当不断强化档案管理人员的安全管理责任意识，对于相关法律法规要充分实行，严守底线。同时，应当不断规整档案信息的来源，对不同重要程度的档案实行分层次管理，并以此为依据，对不同工作人员进行约束，例如实行资格制度，确立档案查询、使用的等级制度等。

（三）着力提升档案工作的个性化服务。大数据时代背景下，要及时创新档案工作的服务理念，使档案管理工作与地方中心工作相契合。一是强化发展服务意识。围绕地区发展的重大决策和部署，通过档案信息整理及数据挖掘，为各类重大事项的决策提供可参考的数据及信息资源，将档案工作的被动服务转变为主动服务。二是强化档案工作者的民生服务意识。积极联动涉民部门，强化信息的交互与使用，打通部门间的信息壁垒，扩大涉民信息采集范围，完善采集涉民信息及建立民生档案工作。同时，加强民生信息的综合分析和整理，为服务百姓生活提供更加全面、翔实的信息资料。三是强化社会服务意识。通过大数据分析用户的数据查询类型及个性化需求，档案工作者可以提前利用微信等方式将关联信息及办事流程推送给用户，进一步提升用户体验，增强服务的满意度。及时关注民生实事和社会热点信息，通过档案信息整合，及时传播客观、准确的信息资料，实现正向舆论引导。

四、档案管理人员应具备的素质

（一）思想素质。一是崇高的职业理想。这是档案管理者具备较强的责任意识和奉献精神的重要前提。档案管理人员必须以实际工作为基础，保持高度热情，反复核对工作流程和内容，能够在问题和困难发生时积极应对，顺利完成各项工作，具备更强的执行能力，推动档案体制的革新和优化。二是具有新时代意识。档案管理人员在时代发展的大形势下，必须时刻反省和审视自身的工作理念，确保管理水平全面提升。网络信息时代，打破了原有档案管理的资料存储和管理局限性，转而更加注重资料的汇总、采集、筛选、处理等等，管理工作者需要加强这些问题的认识，在技术发展趋势下，用知识、技能武装自身，积极促进信息技术与日常工作有效融合，推动管理工作进一步优化。

（二）专业素质。一是专业知识技能。档案工作者的专业知识技能如果不能满足实际需求，必然影响到日常管理的工作质量，常会造成文件资料的遗失或受损，导致后续工作的开展受到阻碍。档案工作人员的理论知识和专业技能只有达到一定程度，才能真正成为管理工作规范化的重要保障，以现有资源为基础，不断优化工作流程，具备更强的档案管理工作能力。此外，自然和人文知识的必要了解，也是科学处理档案资料的必要储备。二是科学技术知识。随着现代科学技术与生活、工作的有机融合，网络技术、缩印技术等运用到工作中，大大提升了工作效率，也是员工必须熟练掌握的现代化技术。档案工作人员必须在落实工作的过程中，不断审视档案管理市场和持续发展理念的结合程度，将具体的工作要求充分融入管理体制中，引导后续工作顺利开展，进而保障管理水平的提升。

（三）业务素质。一是计算机技术。这是基于目前计算机技术在我国工作、生活中的广泛普及，以此完成各类信息的采集、深加工和存储等环节。如果档案工作人员不掌握一定的计算机应用能力，会被称为功能性文盲。档案工作者只有熟练运用电脑，才能有效应对管理系统中的具体任务，为广大客户提供优质服务。二是现代管理意识。手工卷纸张向文件夹存入磁盘形式转变，是对传统档案管理方式的极大优化，实现了机器扫描文件之后，集中管理各类资料。总之，档案管理人员在信息时代，必须掌握计算机技术的应用能力，以此作为档案管理工作的基本能力要求。

五、档案管理工作的成长与发展思考

（一）着力提升档案工作者信息化技能。信息化、大数据时代对现阶段档案管理从业人员综合技能素养提出了更高要求。一方面，要求从业人员具备专业的档案管理知识及信息收集能力；另一方面，对数据库应用、网络信息处理等计算机技术提出了相应的要求。一要加强信息化网络学习平台建设，将管理系统的实际应用及具体案例以网络授课的方式融入实际教学，方便相关人员及时通过网络平台掌握先进的档案管理理念及技术，进一步提升工作团队的专业素养。二要强化档案管理人才创新培养机制。从大学生抓起，将实际档案工作内容与相关教学相结合，积极引导学生将理论与实际工作结合。加大对高校学生信息化综合技能的培养力度，使其具备一定的云计算、大数据分析、数据类型转换、多媒体文件的剪辑和处理等计算机技能。

（二）创建档案工作者的竞争机制。科学创建档案管理人才竞争机制，加速档案工作人才培养进程，有利于确保所有在职档案工作人员产生紧迫感，不断提高自身职业素养。因此，档案馆可搭建“经济交流”平台，促使档案工作人员在竞技中交流，在交流中提高个人技能。再如，还可举行“岗位练兵”活动，逐步提高档案管理水准。此外，也可定期组织“评比会”“座谈会”“演讲会”等活动，确保档案管理人员相互借鉴彼此理念、做法等，集中碰撞与发散档案管理思维。

（三）提高学习强度。信息化时代，档案管理人员的能力水平会直接影响到最终的管理质量。管理技术、计算机技术的有效学习，是档案工作人员综合素质提升的重要推动力。这就需要档案管理人员有对个人业务能力重要性的正确认识，在持续的学习中不断强化个人素质。相关企业必须构建相应的学习平台，在充实新观念、新方法、新理论的过程中，逐步实现档案工作人员的知识理论系统化，为业务素质和专业能力的提升奠定基础。

（四）具备奉献精神。档案管理工作的重要性，决定了管理人员必须甘于奉献，在工作中认真、谨慎。档案管理人员必须首先明确自身属于幕后工作者，确保日常文件档案收集、整理、统计都有序、合理。

（五）完善管理机制。档案管理工作的展开，需要以规章制度为依据，为工作效率的提升提供保障。信息技术时代，传统管理制度已经表现出明显的不适应性，使档案管理工作存在很大偏差和漏洞。档案部门必须以管理制度的完善为基础，实现统计、保密、借阅、保管、归档等一系列工作制度化，加强档案人员的日常约束力，在高效率、条理性方面不断提升，使之具备更强的管理水平。

六、结语

综上所述，立足数字档案馆建设的背景，传统档案管理方法难以适应当今时代发展趋势。为此，档案馆应积极引进数字化管理手段，探析受众的需求，并以此为基准加强专业人才的教育与培训。档案工作者素质的提升将促进数字化档案事业的发展，有利于档案利用效果的提高。一个合格的档案工作者应具备较高的政治素质、过硬的业务素质、较强的保密意识和法律意识、健康的心理素质，只有提高档案工作者的水平，才能使档案工作更有效地为数字化档案馆建设服务。