简述如何做好采购管理优化企业供应链

王芳 中国石化集团南京化学工业有限公司物资装备中心

采购管理是企业管理的重点内容，必须做好深入研究，但以往的采购模式受企业日渐完善的经济管理模式的影响变得较为软弱，基于此，如若企业不能够及时更新落后的采购模式，那么必然会给管理制度的运用带来不利影响。所以在新时代下，企业推进采购管理与自身供应链的有机融合是大势所趋，能够确保企业经济取得更好发展与进步。

一、采购在企业供应链中的作用

根据全球市场中由卖方向买方转入的趋势来看，企业采购管理的重要作用在企业的整体生产环节实现了充分凸显。科学的采购管理工作不但能够助力企业合理降低相应的成本，提升质量，在外部建立起良性的竞争与合作关系，同时还能够为企业创造出与其他合作伙伴进行竞争的独特优势。

立足于对企业的利润创造这一角度来说，在日益激烈的市场竞争形势下，产品的利润率有所下降，产品同质化竞争的情况较为严重，导致很多企业并不能占据到足够的市场份额。这也印证了现代化企业单纯靠提高市场占有率是远远不够的，应当将更多的关注点放在成本方面，注重企业成本的节约。对于生产制造型企业来说，其成本构成一般包括运营成本、采购成本、管理费用、员工薪酬等等，其中，采购成本占据生产制造企业总成本的60%以上，如果适当节约采购成本，将可以为企业创造更多的利润。

依据提高企业产品质量这一层面来说，打造质优价廉的产品是企业得以长效发展的重要基础，但优质的产品必须有高超、精湛的技艺的加持，同时还要储备高质量的原材料。其中，最为关键的就是企业是否具备生产优质产品所需的原材料，需要企业在采购原材料的过程中严把质量关，全面落实好事前控制工作，切实防止因为原材料质量不过关的问题而增加企业的生产成本，延误企业的生产期限。

从合作角度来说，在上下游企业的深入沟通下，很多企业急需突破当下单一化的买卖合同关系。产品不断提升的复杂程度给生产商与材料供应商提出了更高的要求，需要产品生产商与原材料供应商加强彼此间的沟通，对产品的质量、规格、参数等指标做好明确。而且为了全面展现专业分工下的良好优势，供应商与生产商要基于充分的沟通来共同投入到深入的研发与合作中，从而达到联合生产的目的。

二、企业传统采购模式下暴露出的问题

（一）采购规划的有效性不足

企业以往运用的采购规划较为传统，其主要的制定依据是货物资源的库存情况，以至于企业在生产过程中，相关人员难以形成对目标、计划、进度等的足够了解，同时也无法综合兼顾并考虑到所需采购物资的数量、类型、时间等，从而使得最终的采购计划与物资需求之间存在着较大差距。更有甚者，很多采购管理人员为了将采购成本进行最大程度的压缩，往往会选取一些价格低、质量差的材料，这就给企业的产品质量带来了较大隐患。

（二）采购企业和供应商之间信息共享不畅

企业内部的采购部门如果与供应商之间没有搭建起流畅的信息共享桥梁，那么就容易使双方都很难对对方的实际需求形成清楚的了解，相应的市场把控能力也会逐渐下降，并且在取得并供应物资方面的预见性还会明显降低，从而致使所制定的物资采购与供应计划缺乏一定的科学性，引起了一系列诸如库存积压、物资紧缺等相关问题，不利于企业生产流程的有序实施。除此之外，兼具有效性与透明性的信息沟通机制的匮乏也会导致采购部门与供应商之间无法构建起互信互助的良性关系，进而影响企业采购管理工作的顺利进行。

（三）双方企业合作关系不够密切

基于供应链背景，相关采购企业与供应商之间的关系不应该是僵硬的“对立”或“竞争”，而是应当形成一种互惠互利、互帮互信、合作共赢的良好局面，如若不然，双方在具体的谈判环节会很容易引发矛盾问题，如果情况比较严重，极有可能会造成合作关系的终止，这不管是对采购企业还是供应商来说都将是一笔巨大的损失。

三、做好采购管理优化企业供应链的措施

（一）充分明确企业的采购需求

针对企业而言，采购工作实际上就是企业对采购部门的一项委托，所以，在实际的采购过程中，相关工作人员务必要通过与自身理论知识与专业能力的有机结合来展开高效化的采购工作，从而为采购管理的有序实施提供坚实的保障。具体要求负责采购的人员必须对企业当下的采购需求做好充分明确，以所确定的目标为前提，然后不断加强与有关部门之间的强效沟通，待落实好这些准备工作之后，再着手实施采购，如果条件允许，还可以在采购团队中引入一定数量的物资需求与使用人员，以此来推动采购效率的大幅度提升。

（二）优化并完善企业的采购制度

各企业应当依据自身所在地的具体情况来对现有的采购制度加以优化。首先，企业可以利用按需采购的方式以自身的发展需求为基础进行采购，坚持突破以往沿用的固有模式，基于同一地区不同企业之间的差异性，然后选取能够更好迎合本企业特点的采购形式，通常情况下包含规模采购、集中采购、分散采购等，需要注意的是，其中的分散采购需要设立单独的采购组织单位；其次，企业还可以以所选取的采购方式为依据，来落实与之相对应的制度准则的制定，促使企业通过对采购制度的合理运用，从而对相关工作人员的采购行为加以规范与约束，以此来有效规避企业在采购过程中可能会出现的混乱局面，有效预防财务支出的不合理性。

企业采购部门需要不断细化自身的采购责任，同时确保责任能够得到全面、高效地落实，从而为采购工作的合理化、有效化运行提供切实有效的助力，而这离不开企业在日常采购过程中的广泛积累与不断总结，保证每一项工作的责任都能够找到对应的执行者与承担者，并且企业还要积极发挥好监督作用。

企业采购管理工作的质量与水平的整体提升，必须持续强化培训采购工作人员包括岗前与岗后在内的业务技能，并设立单独的采购部门，便于在实际采购环节遇到问题时，能够为相应的采购人员提供灵活的思维模式、有效的交流沟通方式。

（三）构建用于采购管理的约束及激励体系

对企业负责采购管理工作的人员以及供应商构建健全完善的约束体系与激励体系，从而全面带动采购人员的工作积极性，提升采购管理工作的效率。针对供应商的激励机制具体包含价格激励、订单激励、制造激励、信息激励等，能够使供应商在与企业展开合作的进程中切身体验到合作共赢、互惠互利；对于企业采购工作人员的约束机制主要涵盖三个方面，即权益约束机制、采购机制、监督机制，这是因为在实际的采购环节经常由于采购管理制度缺乏完善性、权利与责任的划分不具备明确性、监督工作落实得不够到位、利益分割欠缺公正性等的问题导致企业供应链在采购管理工作中的成效得不到有效发挥，从而容易造成非必要的人力、物力资源的浪费，也会出现资源损耗过度的现象，根据对具体的采购流程、严格的采购规则、严谨的操作方法下的要求的逐一落实，然后据此来构建对应的约束机制，从而确保最终的监管效果能够取得显著提升，有效防止暗箱操作、腐败等不良行为的出现。

（四）采用JIT方式展开企业采购管理

JIT可以称之为准时制生产方式，又称作无库存生产方式、超级市场生产方式，其在企业的采购管理工作中属于一项比较先进的采购管理模式。基于此种管理模式，企业通常需要选取一部分质优价廉的供应商，而且对于符合这一要求的供应商不需要追求数量，反而是数量越少越好，这样企业在商谈采购价格时就可以拥有更大的优势，保证采购价格能够具备一个较大的下降空间；在企业的供应链范围内，相应的采购信息能够实现有效的传递与共享，这时相关生产企业就可以基于对市场信息的参考来动态地执行既定的生产计划；站在供应商角度进行选择，两者如若能够搭建起长期有效的合作供应关系，就能使企业在评估供应商的总体供应能力、口碑品质等方面融入对供应商管理手段的充分运用，以此将双方在短期合作下暴露出的缺陷问题加以实际弥补；企业要积极构建小批量的采购模式，同时搭配混合型运输方式，从而推动采购成本的有效降低；还应要求供应商严格遵守规定好的时间按时按点地完成物资交付，并对市场上的产品续期做出及时回应，进而促进高精确度采购目标的更好实现。

（五）强化企业采购计划管理

随着越来越多的企业对自身生产规模的不断扩大，企业在采购管理工作中关于提高资源使用率、防止资源浪费等方面的责任也更加重大，企业应当依据实际生产中需要的各类材料物资的数量做好总量把控，然后以此为基础建立一套完备的采购计划。而且企业内部的采购管理部门必须加强对市场的充分调研，并在采购计划的实际编制过程中着重关注对年度采购的规划与管理，管理部门要做到及时审批，就既定计划的可行性展开全面化论证与深入分析，切实保障对采购管理计划的充分落实，如果其中存在与采购管理规定背道而驰的计划内容，务必要在第一时间做出驳回处理，并通知相关人员立即实施整改。在企业整体的采购计划中，一般物资采购规模都会比较大，而且采购批量也十分可观，这能够对供应商形成极大的吸引力，也能够为企业采购部门与各供应商之间的协商、洽谈工作提供较大便利，从而在产品的质量与售后保障服务方面给出更大优惠。另外，企业采购部门的工作人员还应当就采购环节的工作不断加强管理，同时各商品生产部门也要就自身投入生产所需要的物资进行详细汇报，然后由采购部门将所有的物资需求汇报进行汇总，再以此为基础编制出具备完整性与准确性的总体采购规划，之后相关采购人员依照所制定的规划展开全面采购，过程中要注意避免出现重复购买的情况，而且还要积极推进各产品生产环节的物资共享机制的有效实现。

（六）搭建高效的信息化管理平台

信息是企业实施采购管理工作的一项不可或缺的要素，所以需要企业内部的采购部门积极搭建系统、完备、高效的信息管理平台，以此来实现与供应商之间关于合作信息的充分共享，而且在平台的使用过程中，还要注重对平台数据的及时更新，确保数据信息的实效性，从而加快双方在采购管理问题上的沟通与交流速度，提高沟通的及时性与有效性，提升企业在生产活动、管理活动等方面的工作效率。同时过程中需要注意，应不断强化对信息技术优势的全方位发挥，切实增强在共享信息资源过程中的效率，并且还要加强对监督管理机制的构建，督促针对采购管理方案的制定能够朝着信息化方向发展，以有效提高信息的流动性，降低一些不相干因素的干扰，严禁不正当交易行为的出现，促进用于采购管理的信息沟通机制的公平性、公正性、透明性。而采购管理信息化并不能仅仅作用于管理并控制企业的采购需求，而是应当放眼整体的供应链并建立一个宏观的管理视角。

（七）科学选择供应商

企业以往所运用的采购模式，并不具备健全完善的供应商管理机制，而且相应的供应商数量也非常多，搭建起的合作伙伴关系也缺乏牢固性。基于供应链背景，企业必须在采购管理工作中进一步优化既定的供应商管理模式，比如进行跨部门联合管理小组的设立，针对小组成员可以选取一些与供应商存在友好合作关系的人员，并对小组成员中每一位人员需要负责的工作做好详细分工，具体包括对于物资的采购、检验等，还有针对产品的研发、生产，以及难度较大的信息技术操作工作。与此同时，企业还应当积极构建供应商评价机制，以具体的供应链管理需求为依据，在综合性评价指标的基础上就与供应商进行合作的潜力加以全面评价，同时对供应商在物资生产、产品成本、技术研发等环节的真实信息做好充分收集，通过恰当的信息工具的助力增强供应商评价工作的科学性与合理性。

（八）做好对资源供应市场的分析

企业的采购部门在明确了企业的实际采购需求之后，就要以此为依据来全面分析外部市场的环境，而市场中的供求关系在一定程度上决定着买卖两方之间的力量对比。基于买方市场条件，企业开展采购工作所面对的主要是具备完全竞争力的市场，而且市场内部的竞争方非常多，相应的产品质量也非常高，并且始终致力于向标准化的方向发展。对此，企业作为采购方也就是买方务必要利用好这一优势，尽量保证购入的原材料具备较高的质量与价值，同时还具有低廉的价格，也能够获得供应商也就是卖方高效的售后服务。而在卖方市场中，企业采购部门应当切实认识到实施采购管理工作的重点在于对供应风险问题的解决，而不是对价格问题的解决。

四、结语

综上所述，文章以如何做好采购管理优化企业供应链为中心，通过对供应链管理的重要性进行概述，能够使相关人员形成对企业供应链的正确性了解；通过对采购在供应链中的作用进行阐述，能够使相关人员深刻意识到企业供应链的实际效用；通过对企业基于传统的采购模式而暴露出的问题进行分析，能够使采购管理人员充分认识到自身工作的不足之处；通过对全面落实采购管理以优化企业供应链的措施进行总结，能够为企业之后的供应链完善工作提供有效参考。