信息时代办公室档案管理工作效率提升对策

王 贺 吉林省四平市山门水库管理中心

办公室档案管理工作是事业单位管理工作的重要组成部分，对事业单位的运行及发展具有重要作用。随着改革的不断深入，事业单位需要全面改变以往单一的管理理念，加强对基层档案管理人员的培训，提升他们的信息素养，优化管理流程，积极推进办公室档案管理信息化建设。但是从实际管理现状来看，办公室档案管理工作效率低下，档案信息化管理队伍建设工作未得到足够重视，管理效率亟待提升。因此，现主要针对信息时代办公室档案管理工作效率提升问题进行论述，以期帮助事业单位提升办公室档案管理效率和质量，为事业单位管理工作规范高效运行提供重要的支撑。

信息化技术的应用对办公室档案管理工作产生了十分重要的影响。但是从实际管理状况来看，办公室档案管理工作中存在诸多问题，运行系统不完善，管理人员信息素质整体偏低，不仅无法真正发挥信息化技术的优势，也很难满足事业单位改革发展的要求。现主要针对信息时代办公室档案管理工作中存在的问题进行论述，并就如何提升工作效率提出有针对性的对策。

办公室档案管理工作信息化建设的重要价值

办公室档案管理工作是事业单位管理工作的重要组成部分。在办公室档案管理工作中合理应用信息化技术能够有效提升档案管理效率，丰富档案管理模式，推动办公室档案管理工作信息化建设的进程，从而为事业单位的发展提供重要的材料支撑。

提升办公室档案管理效率

在办公室档案管理工作中合理应用信息化技术，能够提升档案管理效率。将信息化技术应用于办公室档案管理工作，能够为档案查阅、调取、管理创造良好的条件，提升档案使用的规范性，减少违规使用档案情况的出现。以往的档案管理主要依靠人工进行查询与管理，效率低下，流程不完善，很容易出现失误，且需要花费大量人力物力进行核查，这对档案管理工作的正常开展有一定的影响。而信息化技术的普及应用，进一步提升了事业单位档案存储能力，尤其是实现了海量存储，更便于管理人员进行统一管理。

不断丰富档案管理模式

信息时代，办公室档案管理工作发生了极大变化，最大程度地降低了管理人员的工作强度，推动了传统管理模式创新，为档案管理人员工作提供了极大便利。第一，信息化手段能够为档案管理人员提供智能化的服务，使档案管理工作更加高效快速，能够创造多方面的经济效益，真正摆脱以往单一、枯燥的管理方式。第二，档案管理信息化有助于建立完善的档案管理系统，有利于优化整个管理流程，减少重复性工作，改变以往枯燥、繁杂的工作模式，为档案管理人员提供全面的帮助。第三，信息化技术的应用能极大地提升档案信息编著的效率，真正改变以往人工低效的模式，从根本上提升管理水平，有利于实现档案资源共享，充分开发其内在的价值，从而提升办公室档案现代化服务水平。

提高档案管理人员的信息意识

信息化技术的应用在给档案管理人员带来挑战的同时，也带来了机遇。为了适应当前信息化时代发展的要求，事业单位要结合工作开展的基本情况，制定信息化管理规定和标准，推动传统实物档案朝电子档案方向发展。档案管理人员要结合管理工作中出现的新变化，积极学习档案信息化管理的相关知识，采用新的管理手段和方法，推动档案管理工作创新发展。另外，随着事业单位的深入改革，档案管理人员要重视提升自身的信息意识，推动工作创新改革，提升工作效率。

事业单位办公室档案管理存在的问题

在网络信息化的冲击下，外界对档案管理人员素质的要求越来越高，要求进一步强化管理人员的创新和改革意识，改变以往低效的工作模式，应用最新的管理信息化手段，从而弥补以往管理工作中的不足。

档案信息化管理意识不到位

从事业单位发展的基本情况来看，档案管理人员信息化管理意识较弱，在事业单位发展期间存在重业务、轻管理的情况，更多关注单位的业务开展情况，对管理工作的关注度相对不足。同时，受传统观念的影响，档案管理人员对档案信息化管理的关注和投入不足。在办公室档案信息化管理过程中，事业单位缺乏对日常管理工作的有效指导，再加上资金、技术等投入不到位，部分管理人员安于现状，缺乏进取心和竞争力，这些问题均导致信息化技术的优势难以得到充分体现。另外，其他部门的职工在档案信息化管理方面缺乏大局意识，没有意识到档案信息化管理与自身岗位之间的密切联系，未能主动配合档案管理人员开展管理工作，导致档案管理效率低下，无法适应当前事业单位改革发展的需求。

缺乏完善的档案信息化管理制度

从现阶段的办公室档案信息化管理情况来看，部分事业单位没有建立完善的档案信息化管理制度。在事业单位深化改革的背景下，业务内容、流程和标准相继发生变化，相应的档案资料形式、内容、流程也会发生变化，这对档案管理工作提出了更高的要求和标准。但是从管理现状来看，有的档案管理人员还在沿用原有的档案管理模式，责权分配不明确，尤其是在信息化技术应用方面，没有制定完善的学习和培训制度，致使部分管理人员的素质无法真正得到提升，也很难将档案信息化管理工作落实到位，还经常出现各种推诿问题，同时也无法激发档案管理人员及其他职工参与档案信息化管理工作的积极性，不利于事业单位的发展。因此，事业单位需要从整体上制定档案信息化管理制度，为各项工作的开展提供保障。

档案信息化管理队伍建设相对不足

在新时代的办公室档案信息化管理过程中，档案人员不仅需要具备档案知识，还需要了解单位的业务情况、人事状况、财务状况等，这样才能提升档案信息化管理的效果。然而，部分事业单位不够重视档案信息化管理队伍建设工作，缺乏定期的培训教育活动，以至于不能有效提升档案管理人员的综合素质，也使得档案管理人员对办公室档案信息化管理的积极性不高。与此同时，档案管理人员的工作能力不强，缺乏广博的知识，档案信息化管理水平较低，导致办公室档案信息化管理工作低效化，不能充分发挥信息化应用的优势。对此，在未来办公室档案信息化管理中，事业单位需要结合自身发展运行情况，全面分析档案信息化过程中存在的障碍和问题，从整体上加强对专业管理人才的培养，保证档案为事业单位各项业务的开展提供资料支撑。

档案管理信息化水平较低

现阶段，信息技术已经渗透到社会的各个方面，与各行各业产生密切联系。在大数据时代下，部分事业单位并未推进大数据技术在档案信息化管理中的应用，也没有真正利用好信息化技术带来的便利，而且在具体实施过程中，评价和反馈不到位。与此同时，部分档案人员在应用档案信息系统的过程中存在“不会用”“用不好”的状况，故而无法有效发挥信息技术在档案信息化管理工作中的重要作用。信息化档案管理系统兼容性不足，可扩展性较差，比如在事业单位内部两个部门中，如果档案管理系统互不兼容，那么在汇集档案信息时，档案人员就需要对收集到的档案资料进行转换处理，这样容易面临档案资料损毁、丢失的风险。此外，在信息化背景下，网络安全问题给办公室档案信息化管理带来了一定的威胁，在现有的信息化条件下，如果遭遇网络攻击，档案可能会出现泄密、损坏的问题。

信息时代办公室档案管理工作效率提升对策

为了提升事业单位办公室档案管理水平，事业单位有必要改变以往单一的管理方式，建设一支高素质的人才队伍，以便为提升办公室档案管理效率创造良好的条件。

重视档案信息化管理工作，强化宣传教育

在新时代背景下，事业单位要改变以往重业务、轻管理的思想观念，结合当前档案信息化管理存在的困难和问题，从整体上制定适合本单位改革创新发展的管理规划，协调好内部不同部门间的关系，统筹兼顾，一视同仁，进行全面管理，真正改变以往低效、重复的工作方式。事业单位需要在办公室档案信息化管理开展的基础上，做好宣传教育工作。一方面，针对档案管理人员进行宣传教育，做好引导，端正其工作态度，引导其以档案信息化管理为目标加强自我学习，提升自身信息素养，尤其是把信息化技术真正应用到日常管理工作中，积极履行工作职责。另一方面，针对其他职工进行宣传教育，引导其树立大局意识、全局意识、创新意识，使其将自身的实际工作与办公室档案信息化管理充分结合起来，以确保档案信息化管理流畅，推进工作有序开展。事业单位采取常态化宣传教育手段，坚持正确的档案信息化管理观念，可以从根本上提升档案信息化管理意识，为全面做好档案信息化管理工作营造良好的氛围。

建立完善的档案信息化管理制度

事业单位应当结合发展需求、业务变动情况、档案信息化管理标准，严格按照上级部门指示及党和国家的相关政策文件，不断完善档案信息化管理制度，使档案管理人员在工作期间能够做到有据可依，合理合规地开展档案信息化管理工作，以此提升办公室档案信息化管理的效率。

从权责方面来看，事业单位应当坚持权责一致的原则，推进档案信息化管理制度的不断完善，并详细规定档案信息化管理期间的权责划分，确保档案信息化管理责任落实到具体人员身上，避免出现相互推诿的情况。事业单位可以将档案信息化管理制度与绩效考核、薪酬激励及评优评奖挂钩，以此激发档案管理人员的积极性，确保档案信息化管理措施能够得到有效落实。档案信息化管理权责机制还应根据职务变动、岗位变化进行实时调整，以免在档案信息化管理中出现削足适履的问题。

做好档案信息化管理队伍建设工作

档案管理人员的综合素质会对办公室档案信息化管理效率产生十分明显的影响。在推动档案信息化管理队伍建设中，事业单位应积极采取多样化、灵活的建设措施，改变低效的管理方式，培养高素质的档案信息化管理队伍。因此，事业单位可以从档案人员在岗培训和人才引进两方面做起。第一，从档案人员在岗培训角度来看，应当对档案人员进行定期的思想政治教育，帮助档案人员全面认识档案信息化管理工作的重要性，从而主动端正思想态度，积极履责。针对档案人员进行在岗培训，尤其是学习先进的管理理念和现代化的档案信息化管理技术，了解单位内部的业务情况、财务状况和人事状况等，能够让其主动将办公室档案信息化管理与业务、财务和人事工作结合起来。培训期间，应当在信息技术层面加强对档案人员的培训，使档案人员能够应用信息技术，并与档案信息化管理结合起来，学会如何运用档案信息系统收集、处理档案资料，从而为后续的档案信息化管理信息化建设做好铺垫。第二，从档案管理人才引进角度来看，事业单位需要做好招录工作，在人才引进期间重点考察人才的专业知识、职业素养和信息技术水平，确保引进优秀的复合型人才，为档案信息化管理队伍注入活力。针对新引进的人才，要根据其考察期内的工作表现，帮助其建立长远规划。为了更好地留住人才，事业单位可以通过提高待遇来弥补编制方面的短板，或者通过合同聘任制引进人才。

推进档案信息系统建设，提升档案信息化管理效能

事业单位应当主动推进档案信息系统建设，为员工在档案录入、查询、检索等方面提供便利。在此期间，事业单位需要主动引进先进的档案信息系统，并将其应用于档案信息化管理实践，做好纸质档案的数字化转化，再借助模拟数据、扫描设备和读写设备等将纸质档案上的数据资料转化为数字形式，并将其存入档案信息系统中。同时，积极推进档案信息化管理队伍和档案信息系统建设协同开展，确保档案管理人员在应用档案信息系统期间能够做到“用得了”“用得好”，然后在档案信息系统的帮助下，有效提升工作效率。与此同时，事业单位一方面要做好对各部门信息系统的升级和维护，提升信息系统的兼容性，同时在不同部门间搭建信息共享系统，确保数据资料能够及时传输到档案管理人员手中，助力其完成数据归档，实现高效工作。另一方面，事业单位要重视信息安全工作，通过数字密钥、水印技术、系统动态验证、区块链加密等技术做好档案安全处理工作，同时搭建档案数据库，对核心档案、关键档案进行备份，避免档案资料丢失或者受损等问题发生。在规避信息安全风险的基础上提升档案管理人员的安全防范意识，可以更加顺利地开展档案信息化管理工作。因此，事业单位要从当前开展的工作和业务基本情况出发，不断加大在资金和技术层面的投入，建立完善的档案信息化系统，从而全面提升档案管理水平。

综上所述，在信息化时代，办公室档案管理工作中出现了很多新的变化，需要建立完善的基础设施，构建统一的信息化平台；完善现有信息化管理标准，保证各项工作顺利开展；整合信息化资源，建立专门的档案信息库和数字档案馆；引进信息化档案管理人才，提升事业单位档案信息化管理水平。