基层事业单位档案管理中电子信息化建设的实践分析

孙雅媛

（朝阳县凌河保护区管理局，辽宁 朝阳 122629）

1 基层事业单位档案管理的重要意义

基层事业单位档案管理上有自身的独特属性。一是档案资料信息烦杂。基层事业单位从事的往往是最一线的工作，形成的档案资料信息内容、形式多种多样，尤其是在全面深化改革大背景下，基层改革发展持续突破，乡村振兴等系列战略的实施，都增加了原有的工作任务，海量的档案资料信息对档案管理提出了更高要求。例如，朝阳县水利系统的档案资料就包含农田水利建设、河道治理、荒漠化防治、水土保持、人事变动、工作纪要等多个方面，档案资料的形式既有文字的、音像的，也有网络数据的。二是档案管理人员偏少。受编制的限制，很多基层事业单位仅配备一两名专职档案管理人员，一方面大量的业务信息数据需要归档整理，另一方面查阅档案信息的频次越来越高，档案管理的工作量相应加大。三是档案存放空间紧张。随着档案资料的逐年增多，给基层事业单位原本不充足的办公场所形成了较大的档案信息资料存储压力，尤其是一些基层事业单位自身办公场所空间较为有限，能够用于档案管理、保管等的空间自然更为紧张，且短时间内场所空间问题无法得到有效解决。在电子信息化的背景下，办公无纸化、自动化已然成为一种社会趋势，档案的概念内涵也发生了根本性的变化。在形态上，档案不再只是纸质的文件，还包含软盘、光盘等电子介质，网络文件、数据等云空间资源等。在借阅读取方式上，除了传统的窗口对接，还有网络平台的自主调阅等，由此而来的档案电子信息化建设给基层事业单位档案管理带来了新的机遇。档案管理电子信息化建设使得“纸质+电子”的档案介质结构成为常态，便于档案管理人员加以分门别类管理，减轻了档案管理人员的日常工作量，减少了档案信息资料存储所需的空间，方便档案资料的查阅使用，其重要应用价值和现实意义不言而喻[1]。

2 档案管理电子信息化建设中存在的问题

2.1 对档案管理电子信息化建设的认识不足

基层事业单位人员构成相对简单，从事的工作相对细微，形成的档案资料相对琐碎，使得部分基层事业单位领导和工作人员对档案管理电子信息化建设的认识不足。尽管随着《档案法》和《全国档案信息化建设实施纲要》的落实，在全社会建立起重视档案管理信息化建设的氛围，但部分基层事业单位的档案信息化建设还处于“说起来重视、工作中忽视、实际上轻视”的尴尬境地。直接导致了档案管理信息化建设在部分基层事业单位雷声大雨点稀，对单位各项事业的发展以及档案信息服务产生了明显的负面影响[2]。

2.2 档案管理人员的现代信息技术素养有待提高

在基层事业单位，专职的档案管理人员大多没有受过专业的现代信息技术教育，相关的专业培训又比较有限，加之日常档案管理工作繁忙，没有时间学习以计算机网络技术为核心的现代信息技术。由于以往不少基层事业单位对档案管理重视程度不够，现有负责档案管理的人员年龄偏大，他们对于信息化等技术的理解认识、实践操作水平比较低，都影响了信息化技术与档案管理等的深层次结合，而且不少基层事业单位开展的教育培训不是特别到位，使得很多基层事业单位档案管理人员缺乏现代信息技术素养和档案电子信息化管理的新思维、新理念，所能掌握的现代信息技术通常是简单的文本编辑、电子表格应用、图像图片处理等，对于传统档案资源数字化处理、档案查阅网络化，以及档案信息的接收、编研、存储、利用一体化还很不熟练，制约了馆藏档案资源的维护服务效能提升[3]。

2.3 馆藏资料的全文数据库建设滞后

受多种主客观因素的影响，相当多的基层事业单位馆藏资料的全文数据库建设滞后。一是入馆档案资料的纸质介质没能相应配备电子介质文件，不能科学处理“纸质+电子”的档案文件存储方式；二是既有馆藏纸质档案资料通过扫描、拍照、打印、整理等环节转化为数字档案资料的比例偏低；三是电子档案资料输入计算机组建全文数据库的工作进展缓慢；四是馆藏档案文件及目录数据库和机读目录数据库建立不规范，偶发电子档案与原件不匹配、档案原始资料无法以电子档案形式输出等分类管理逻辑混乱问题。

2.4 电子信息化档案资源信息安全防护不够完善

档案信息是具有一定涉密性的资源，保障信息安全是基层事业单位档案管理电子信息化建设的内在要求，也是电子信息化背景下档案管理中必须高度重视的要素。由于部分基层事业单位档案管理长期处于松散的状态，传统纸质档案资料的借阅管理制度不够完善，延伸到电子信息化档案资源的信息安全缺少必要的保障。例如，局域网防火墙设置的加密系数较低、档案信息打包存储设置密码简单、操作计算机杀毒软件更新不及时等，极易造成档案信息的泄露[4]。

3 基层事业单位档案管理优化的实践路径

3.1 加强档案管理电子信息化建设的组织领导

任何事业的发展和成功都离不开坚强的组织领导，基层事业单位档案管理电子信息化建设也不例外。第一，要成立单位领导挂帅、各科室骨干人员以及专职档案管理员共同参与的档案管理电子信息化建设领导机构，统筹协调档案管理电子信息化建设工作，使基层事业单位档案管理电子信息化建设有目标、有秩序、有条理。第二，要以马克思主义认识论思想决定行动、认识决定实践的精辟理论为指导，加深单位每个员工对档案管理电子信息化建设的理解和认识，树立为档案管理电子信息化建设贡献力量的浓郁氛围，努力做到档案管理电子信息化建设的人人参与和科学高效。第三，制定档案管理电子信息化建设规章制度，规范基层事业单位档案管理电子信息化建设，从制度层面落实档案管理电子信息化建设的步骤、路径和方式方法，为档案管理电子信息化建设创造有利条件。第四，尊重每个员工在基层事业单位档案管理电子信息化建设中的主体地位，吸收更多有一定组织领导能力的员工加入单位的档案管理电子信息化建设领导机构，使基层事业单位档案管理电子信息化建设设计安排最大限度地符合员工的知识、能力和素质水平，符合员工对档案信息服务的内在需求[5]。

3.2 提高档案管理人员的现代信息技术素养

丹麦著名管理学家艾博尔说过，管理者的自身素质是管理成效的决定要素，要成为一个优秀管理者最重要的是通过学习不断丰富自己的管理知识、提高自己的管理能力。档案管理人员是基层事业单位档案管理电子信息化建设的主力军，档案管理人员对档案管理电子信息化建设技能技巧的掌握程度，决定了电子信息化建设设想在档案管理中的实施效果。因此，采取切实有效的方法和措施，提高基层事业单位档案管理人员的现代信息技术素养是当务之急。第一，要制定档案管理人员业务学习提高的近期和远期规划，把档案管理人员业务学习和能力提高作为年度考核的重要内容。第二，聘请精通电子信息技术的专业人员为档案管理人员开设专题讲座，重点培养档案管理人员的计算机操作、纸质文件向电子文件的转换、网络数据资源的开发利用、电子档案的维护和快捷阅读等能力。第三，培养专业化、高素质的档案管理人才，选派档案管理人员到高等学校进行脱产或半脱产进修，让档案管理人员掌握更多的现代信息技术知识和能力，用先进的档案管理理念和技术充实头脑。第四，组织档案管理人员到兄弟单位考察学习，开展与兄弟单位的档案管理电子信息化建设经验交流，在互帮互学中提升档案管理人员的电子信息化技术水平。第五，鼓励和倡导档案管理人员利用网络学习平台开展业务自修，把终身学习理念落实到行动上。

3.3 优化馆藏档案资料的全文数据库建设

尽管基层事业单位的档案资料信息量不是特别大，总体规模也相对较小，但要推进档案管理中的电子信息化建设，优化馆藏档案资料的全文数据库建设依然是一项具有应用价值的重要工作。第一，硬件、软件建设是馆藏档案资料全文数据库建设的基础。要积极争取经费，购置性能稳定、先进的硬件设施，选择功能齐全、安全系数高的应用软件，并做到硬件设备与应用软件的同步更新。第二，要抓好新入馆档案资料的“纸质+电子”双配备工作，从源头上推动档案管理的电子信息化建设。例如，朝阳县水务局就以文件的形式，要求各乡镇水保所在报送年度水利工程建设纸质档案资料时，同时提供电子版文件，这样既减轻了档案管理人员将纸质文件转化为电子文件的工作量，又确保了档案纸质文件与电子文件的一致性。第三，对于原有的馆藏纸质档案资料，利用扫描仪、计算机等现代设备，通过拍照扫描、微缩胶片、打印整理等手段，逐步实现电子信息化化转换。第四，将形成的电子信息化档案材料归档输入计算机或存入硬盘等存储装置，组建电子信息化档案资料全文数据库。在此基础上建立馆藏档案文件级目录和机读目录，形成科学、规范的检索体系。第五，创立不同单位电子信息化文件数据协同管理中心，以电子信息化档案数据的远程查阅和异地调阅方式促进档案资源的合作共享[6]。

3.4 完善电子信息化档案资料的信息安全防护措施

档案信息资源大多具有知识产权或涉密性，档案管理的电子信息化建设以网络平台为载体，以资源链接和机读数据为纽带，其共享模式既带来了档案资料查阅利用的便捷性，也产生了不可忽视的信息安全问题。在网络世界里，黑客、病毒无孔不入，基层事业单位在档案管理信息化建设中，必须完善电子信息化档案资料的信息安全防护措施，建立起严密的电子信息化档案资源信息安全保障体系，包括但不限于：对电子信息化档案采取加密措施和读取申请审核，对电子信息化档案用户实行实名认证和密钥管理，对档案数据库实施内部隔离和设置外部远程访问权限，给档案数据库局域网安装防火墙和杀毒软件等。在强化技术防范手段的同时，对于各种网络攻击行为及时应用法律工具，给不法之徒以迎头痛击[7]。

4 电子信息化建设对基层事业单位档案管理的积极影响

档案管理的电子信息化建设，增加了档案管理和调取的便捷度，相应地减轻了档案管理人员的工作强度，提升了档案资源服务社会经济、文化发展的效果。档案管理的电子信息化建设，避免了纸质原始档案资料的高强度借阅，延长了传统纸质档案资料的存储周期。档案管理的电子信息化建设，促进了基层事业单位档案管理工作的模式创新和制度创新，更好地体现档案信息管理的文化和服务双重属性。档案管理的电子信息化建设，倒逼基层事业单位档案管理人员加强业务学习，提高自己在现代信息技术条件下的档案管理能力，促进高素质档案管理队伍的形成。档案管理的电子信息化建设，是基层事业单位档案管理提高层次、质量的有利契机，是实现基层事业单位档案信息服务全面、精准、优质、高效发展的坚实支撑。■