数字化时代县（区）级科技馆图书档案管理信息化的策略探讨

高 瑀

(洮北区科学技术馆)

在数字化时代下，我国的科技馆图书档案管理工作迎来了全新的发展机遇，而县域的科技馆图书的档案管理与城市相比仍然会存在一定的差距。在数字化时代，如何引进先进的信息技术，打造一种现代化、信息化的管理模式，仍然是县（区）级科技馆所要考虑的重点问题。县（区）级科技馆要想应对日益激烈的竞争，就必须进一步强化科技图书档案管理的信息化建设，满足社会对其提出的要求，从而实现持续、健康发展[1]。

一、县（区）级科技馆图书档案管理信息化建设内容及价值分析

（一）内容分析

第一点是购置数字化的设备。县（区）级科技馆在进行图书档案管理的过程中需要加大资金的投入，而数字化的仪器设备作为图书档案管理信息化建设中必不可少的工具。考虑到不同科技馆内部的运作模式各有差异，因此对于设备的引进也需要结合科技馆当前对于图书档案管理的需求充分考量，并且对于不同设备仪器的性能规格、型号等进行全方位的了解，综合县（区）级科技馆对于图书资源、档案管理的需求，再决定是否购买。

第二点是构建科技图书档案信息库。科技图书档案信息库的构建属于县（区）级科技馆档案管理信息化建设的重点组成，这项工作的内容主要是将经过电子化处理后的纸质化文献资源、信息等以硬盘、光盘等形式予以储存，按照相应类型进行存放。根据这类信息所构建的信息库，既是科技图书阅览室提供信息服务的基础，同时也保证县（区）级科技馆得以稳健发展。

第三点，实现平台化管理。县（区）级科技馆的档案管理工作实现信息化，应当按照信息的类别不同去展开模块化管理，县（区）级科技馆可以尝试运用如今的大数据、云计算等先进技术，将其与档案信息资源管理进行整合，提高县（区）级科技馆的档案管理信息化水平。

（二）价值分析

第一点，有利于提升科技图书档案管理工作的效率。在管理档案工作过程中，务必要对一系列的档案信息资料进行全面的收集、分类和整理，在这个过程中务必要投入一定的人力、物力，也需要较多的工作量。但是采取信息化建设，能够打破传统的管理弊端和局限性，提升整个管理过程中的时效性，实现档案管理的数字化、现代化发展，减轻工作人员档案管理的压力。同时借助网络实现数据的共享，更是提高了工作的效率，减少人为管理中出现的误差情况，确保档案管理工作保质保量地进行[2]。

第二点，有利于信息的检索和查阅。在传统档案管理的过程中，一系列的档案保管、查验和检索并不十分高效，这也无形中为人们的科技图书借阅带来了一定的困扰。但是在构建信息化的图书档案管理机制时，利用先进的信息技术，明显提升了工作效率，能够在短时间内对所需要的档案内容进行查阅、检索，节省了时间的同时，也能够用更多的时间和精力去构建其他的重要模块。

第三点，有利于提高档案工作的可控性与可行性。由于传统档案管理过程中更多都是人为手动完成的，缺乏控制力，并且费时费力。但是通过信息化档案管理的应用是以计算机操作，能够提升整个档案工作的可控性，使得档案管理能够做到有章可循，更能够在源头上减少错误出现的概率，使得档案的信息管理效率能够得到明显的提升，更有利于社会职能的发挥，从而保存社会的记忆，还原历史的真实面貌[3]。除此之外，在县（区）级的科技馆图书档案管理的过程中，会因为一些工作人员业务能力不足，缺乏丰富的工作经验以及档案管理能力欠缺，导致很难满足数字化时代下的档案管理转型发展的要求。再加上这些档案管理人员年龄偏大，缺少持续性学习的意识和能力，长此以往，会严重影响县（区）级的科技馆图书档案管理的现代化发展，甚至与现阶段的社会发展需求脱轨。

二、数字化时代县（区）级科技馆图书档案管理信息化建设现状

第一点，投入资金不够，设施也不够完善。县（区）级科技馆若想进行全面的电子化管理工作，就必须要具备一整套的硬件设施和系统软件。而建设这一整套完备的硬件设施和系统软件就必须投入大量的资金投入，这部分投资也就是当前科技图书阅览室在进行电子化管理工作过程中的前期投资。但是以当前状态而言，大多数的县（区）级科技馆都没有这么雄厚资金以及电子化管理工作的投资成本。正是这样，才导致当前县（区）级科技馆仅仅引进了部分的电子化管理工作需要的设施，所使用的系统软件也并没有充分进行后续的应用。因为没有相应的投入，使得县（区）级科技馆的数字化管理工作领域没有完善的设施和软件，使得县（区）级科技馆数字化管理工作仅仅停留在单纯的利用计算机系统，对所藏图书进行录入的阶段，还不能达到真正数字化管理工作期望达到的目标。

第二点，缺少数字化管理方面的人才。由于县（区）级科技馆数字化管理工作是一个相当复杂流程，要求相应的管理者必须具有较高的业务素质和技术，能及时处理书籍数字化管理工作中存在的各种问题。而县（区）级科技馆管理过程中具备的管理图书量大、重要性高等特征，可以说其管理的效果将直接关系着县（区）级科技馆未来的发展前景。但是就现阶段而言，很多的县（区）级科技馆管理者因为缺少必要的培训课程，使得其电脑和互联网管理方面的能力并不是很强，而且对先进的管理方面知识也并非很熟悉，这样就严重影响着县（区）级科技馆数字化管理功能的有效发挥，同时也大大降低了管理的效果。由此可见，在当前县（区）级科技馆管理中，仍十分缺少具备高素质、高创新能力，并熟悉数字化管理等专业方面理论知识的复合型人员。

第三点，数字化的应用程度相对较低。在县（区）级科技馆的应用电子化管理能够有效的提升其水平，但是在现实的科学馆管理工作流程当中，尽管不少科学馆已经导入了电子化的管理，但是因为工作人员习惯常规的纸质编码、检索的方式，导致电子化管理运用并不广泛，严重阻碍了电子化管理效益和功能的充分发挥。

第四点，部分地区数字化技术的不完善。就现阶段来说，中国大部分的县（区）级科技馆数字化管理技术还没有相当的完善，在实现图书目录数字化管理时，人们还必须采用人为的手工操作方式，将所要信息内容全部记录在电脑中，这一流程工作效率非常低，生产成本也相当高昂，而且还极易出错。此外，针对人们在将科技馆中的所存纸质图书转化为电子书籍时，所使用的数字化技术手段也还没有非常完备，乱码、出错等状况也时有发生。

三、数字化时代县（区）级科技馆图书档案管理信息化建设要点及策略

（一）建设要点

1.丰富数字化资源服务形式

县（区）级科技馆作为能够为读者提供丰富图书借阅服务的关键场所，在进行档案信息化管理的过程中，也需要从丰富数字化资源、服务模式方面入手，更好地满足读者的借阅需求，打破时间、空间的距离，实现线上线下的同步更新。也可以以电子化或者是实体化的形式,分别分享给有需要的读者，拓宽服务的内容和领域，满足其个性化的需求。也能够充分发挥出数字化时代下科技图书资源档案管理的功能和作用，通过提升资源的利用率，让更多的读者在接受高质量的图书借阅服务的同时，也能够方便相关工作人员更好地进行数据档案管理。

2.构建数字化资源管理系统

数字化时代下县（区）级的科技馆图书档案管理过程中，构建高质量的资源管理系统，有利于减少繁琐的档案管理手续，提升档案管理工作效率和精确性的同时，能够转变传统的纸质管理资料模式，避免出现图书档案破损或是丢失的情况，也能够更好地迎合信息化时代下对于县（区）级科技馆的图书档案管理需求。通过引进先进的信息技术，工作人员可以将传统的纸质图书档案资源经过转化和处理，以电子资源的模式上传到系统中，对于海量资源构建并且储存到云端系统时，还要拓宽储存空间，确保为后续的县（区）级科技馆的图书档案管理提供更多的帮扶和支持。而大数据技术能够对于大量的数字化的数据资源进行重新整合与优化，根据不同的类别分别整理，便于读者及相关工作人员的借阅和查询。通过利用大数据的技术，能够精确的评估县（区）级科技馆内部的图书档案管理的整体质量，并及时给出相关的优化策略。更有利于对馆藏结构的调整和完善。

3.打造特色数字化馆藏系统

县（区）级的科技馆如果想更好地迎合数字化时代发展的需求，并且不断提升内部的图书资料档案管理水平，彰显出独特的竞争优势，则更是需要充分发挥出自身的特色，在立足实际的同时，构建具有特色化的馆藏资源库，这样能够为广大的读者提供高质量、多元化的借阅服务，也能够吸引更多读者的光顾和借阅。虽然目前许多县（区）级科技馆的一些藏书资源十分丰富，但是与其他图书馆相比，其竞争力仍然十分有限，甚至会出现同质化严重等情况，许多书籍在网络上都能够找到雷同的，并且县（区）级科技馆的图书借阅的服务效率以及档案管理的时效性不足，也很难满足读者在短时间内想要快速借阅的需求。针对这种情况，通过打造数字化的馆藏系统，并且加速档案管理。通过对于一系列的文献资源内容重新优化和改革，结合自身的特色与管理模式，制定合理的馆藏结构，更能够提高对于读者的吸引力。县（区）级科技馆可以选择将地区文化融入到数字化资源建设工作中，结合地区文化构建特色文化资源，能够在为读者提供阅读服务的同时传播地区文化。县（区）级科技馆不仅承担着传播知识的功能，同时还负责对读者实施科技文化教育，因此必须要重视对数字化资源建设形式进行创新。

（二）优化策略

第一点，要构建高质量的科技图书档案管理机制，确保数字化时代下县（区）级的科技馆图书档案管理能够保质保量。在进行档案管理的过程中，档案管理的工作效率会直接影响甚至决定其质量，因此更是需要制定相匹配的管理机制，为整个科技图书档案管理工作保驾护航。很多县（区）级科技馆未能真正认识到科技图书档案管理工作的重要性，在业务管理上对其他档案管理较为关注，对科技图书档案管理则相对忽视。在科技图书档案管理制度上还不够完善，对此，相关工作人员在工作之前要提前了解现行的科技图书档案管理模式以及可能出现的问题，并且进行针对性的优化，还要制定一体化的档案管理体系、归档制度以及优化机制。至少能够为科技馆科技图书档案管理工作提供明确的思路和便利的条件，还要及时向相关工作人员讲解科技图书档案管理的必要性，并将一些重点的条令打印出来，张贴到明显的地方。一些县（区）级的科技馆管理者也需要加强监督管理力度，转变原有的观念，并做到以身作则，与其他部门的领导相互监督，共同构建高质量的科技图书档案管理模式。让更多的工作人员都能够在科技图书档案管理的操作过程中，严格遵循相关规范管理条例。

第二点，适当加大管理投入，优化相关工作设施。县（区）级科技馆在实施现代化科技图书档案信息管理制度的进程中，由于不少领导干部对现代化管理工作的意识还不到位，从而造成了科技图书档案保管效率的降低，管理设备老旧，所以若想有效推行现代化的科技图书档案管理，就必须使领导干部对现代档案管理知识有一定认识。另外也可与相关机构协商，适当加大档案管理投入，改善工作人员的办公条件，为开展现代化建设档案管理项目创造条件。同时适当加强对相关人员的材料收集效率，及时跟进更新，不断优化档案信息，保障档案管理工作的效率，建设独立的档案管理室，帮助工作人员及时优化电脑等硬件。同时在工作中还需要适当加快档案信息化建设的过程，及时利用信息网络技术对档案信息进行分类汇总，优化相应的档案数据库，对相关的档案进行网络化管理，并对档案管理工作进行严格的分类，使得档案管理工作做到高效、清晰，为真正提高档案信息管理工作效率创造相应的便利。

第三点，构建信息化工作的平台，积极进行相应推广。若想进行高效的档案信息管理工作，首先就需要相关单位构建信息化工作的平台，同时为真正使信息化档案管理工作深入人心，所以相关的工作人员应该积极进行相应推广，同时在进行信息化档案管理工作过程中，应该及时对相应的设施进行维修，提供相应的技术力量支持，同时也要时常优化信息管理平台，巩固档案信息化管理成果，提高工作效率。目前随着信息技术的高速发展，若想提高工作人员的工作效率，就需要相关单位着手搭建相应的建信息化工作的平台，使相关的工作人员切身感受到便利，工作人员还应该积极进行相应推广，同时利用手机等移动平台，进行相关的管理工作。此外，在进行相关的信息平台建立的过程中，作为工作人员还应该借助信息网络建立相应的数据库，并对相关的档案进行数据分析、分类、汇总，以便日后查阅。作为工作人员还应该着手提升自身信息网络运用的技能，加强信息技术的应用，为提高新时代科技图书档案信息管理工作提供一定的便利。

四、结论

总而言之，随着信息化时代的发展，科技馆内部的图书资料档案资源建设已经成为了必然选择。加速信息化技术的引入全面提升科技馆图书资料档案管理水平时能够有效缩短与其他城市档案管理中的差距，更能够为当地的居民科技图书借阅提供高质量的服务。因此，在未来更是要注重构建信息化的工作平台，转变管理者应有的认知，并且加强资金的投入，为我国县域的科技馆图书档案管理保驾护航。