医疗机构人事档案信息化建设与作用发挥研究

张立美 于长海

人事档案工作的内容包含个人的学习经历、工作履历、自传材料、考察考核鉴定材料、培训材料、专业技术职务材料、任免调动材料、奖惩材料、工资材料等多方面的内容。档案工作基本指导思想和主要目的是以本单位的发展规划[1]和工作需要为中心，为单位人力资源管理[2]等各项工作提供数据支撑和服务，不断推动提高医院管理工作成效。随着经济社会发展和信息化技术手段更新，人事档案面临的工作环境、工作对象和工作内涵发生深刻变化，迫切要求档案管理部门和工作人员及时顺应时代发展，更新工作理念思路和方式方法，全面应用现代化信息技术手段，对档案原始资源进行全面数字转型和智能升级，不断提升档案工作管理水平、服务能力和医院管理工作质量，助力公立医疗机构高质量发展。

1 人力资源管理及档案资源信息化建设背景

1.1 公立医院高质量发展政策要求推动运营管理信息化建设

公立医疗机构是我国医疗服务体系的基础和主体，承载着落实基本医疗卫生服务，保障公益性、公平性、可及性，保障广大人民群众生命安全和身体健康的重要作用。我国高度重视公立医院的高质量建设，2021年国务院办公厅印发《关于推动公立医院高质量发展的意见》[3]强调，公立医院要不断强化体制创新、技术创新、手段创新，更加注重信息、人才、技术要素，建设智慧管理、智慧服务和智慧医疗三驾马车驱动的智慧型医院。根据文件精神，公立医院要通过信息化手段，不断提高管理服务效率，持续推动医院人力资源等运营管理的规范化、信息化、科学化和精细化水平，逐步实现从规模扩张、粗放管理向提质增效、精细化管理转变，更好地满足人民日益增长的医疗卫生服务需求，为实现“健康中国战略”提供有力支撑。

1.2 档案事业新时期发展政策要求信息化资源服务实践工作

2021年中办、国办在《“十四五”全国档案事业发展规划》[4]中指出：在新发展阶段，全国档案事业要面向新发展阶段，树立新发展理念，建设新发展格局，全面推进档案资源体系、档案收集体系、档案利用体系等建设，深化档案信息化战略转型，更加探索知识管理和人工智能等技术在档案信息深层加工的应用，更加推进落实档案资源的挖掘和利用服务能力，着力推动档案工作便捷管理、优化使用[5]。信息化是档案工作适应新发展形式，走向现代化管理的必由之路。作为档案工作业务机构和专业技术人员，必须在实践中不断探索信息化工作路径、工作手段、工作体系和管理工具，深化打造智慧档案、智慧流程和智慧服务体系。

1.3 公立医院工作实际要求优化信息化手段服务人力资源管理工作

近年来，国家医药卫生体制改革，事业单位分类改革以及现代医院管理体制改革等相关工作，都对公立医院人事档案和人力资源管理提出了更高要求。作为公立医疗机构逐步提高了信息化建设与专业工作融合重视程度，不断加强信息化平台建设，推动提高服务能力和运行效率。包含人事档案在内的人力资源管理信息化的全新医院管理模式成为必然发展趋势[6]。在现实中还存着硬件不足、制度缺陷、观念障碍、技术瓶颈和人才短板等问题，作为人事及档案部门必须高度重视，不断提高“善学”“善谋”“善作”“善成”的本领，努力实现专业的人干专业的事。

2 人事档案资源信息化建设的工作举措

根据三级医院建设要求和单位工作实际，滨州医学院附属医院自2017年起，逐步探索以数字化档案资源驱动并服务人力资源精细化管理工作为导向的信息化建设，不断搭建、完善和优化人力资源档案管理系统。在具体工作中，将档案信息系统细化分为基础信息模块、职称评聘模块、公开招聘模块、党建系统信息模块、人事档案多媒体模块等，具体模块内容如下。

2.1 基础档案数据库建设

在基础模块搭建期间，同步采集并复验了医院工作人员出生年月、学历学位[7]、职称评聘、工作经历、岗位变动、继续教育等基础信息，运用计算机硬件、文字识别技术（optical character recognition，OCR）、数码扫描技术、数字摄影技术、数码存储技术等，把各种载体的档案资源进行数字化处理和存储。

2.2 基础统计报表库建设

根据上级主管部门和医院工作需求，报表管理预置了公立医院综合改革监测表、三级医院评审数据表、公立医院绩效考核数据表、省直事业单位机构编制统计报表、党员基础数据报表以及各类人才统计报表等常用统计报表，通过定期数据维护、完善，报表数据可以自动进行报表统计、校验、分析等，使统计工作更加便捷、及时、准确。同时，根据上级更新的数据统计标准，适时调整统计报表的统计标准。

2.3 档案数据应用及服务功能

通过信息系统对数字化档案数据自动抓取、读取、分析、判定，可以实现自动实时提供工作预警和服务功能。在实际工作中实现了劳动合同期满、合同续签、薪资调整、退休人员、党员“政治生日”等一系列预警提醒功能。

2.4 档案数据互联互通

通过医院基础人事档案数据整合，按照权限为医院党委组织部、医务处、护理部、质量管理办公室、科技处、医学教育中心、保卫处、信息管理中心等科室安装HRP档案数据信息化服务端口，单独设立账号，开通档案信息维护管理权限，便于各科室档案信息数据维护、查询和利用。

2.5 历史档案数据库建设

所有档案数据信息更新必须定期进行系统备份存档，重要节点数据及时存档，确保能够进行历史记录保存和还原功能，同时系统还可以实现自动记录档案数据变更时间、操作人员、变更原因、变动多媒体数据等，如发现档案数据变动有误，可实现按照节点进行系统还原，便于随时查询、追溯和循证档案数据，不断服务实际工作。

3 信息化档案资源在医院人力资源精细化管理中作用

3.1 规范人力资源档案数据，实现数据资源共享

基本档案数据信息包含了单位组织架构、基本人事信息、科学研究信息、个人社会认可度、继续教育情况等档案数据，是医院人力资源及相关工作的基础和依据。人事档案资源具有动态变化的特点，随着工作实践和个人社会活动而发展变化，数量不断增加，内容日益丰富，这就要求医院努力做到“完整、真实、精练、实用”，实时提供档案资源数据。通过设置不同的权限等级，实现档案数据信息化、网络化形式互联互通，医院领导、职能部门、科室负责人及职工本人利用信息化系统进行管理，可实时查询、修改、完善基础数据，形成一个有序结构的档案信息库，可直观了解权限范围内单一或群体人力资源完整的职业发展、学科建设和人力资源状况等档案数据，实现了数据资源共享服务。

3.2 节约人力资源成本，提高医院运行效率

传统人力资源管理主要是通过人工手动录入的方式记录人事信息、表报录入、职工考勤、工资绩效、岗位变动等，不仅费时耗力、纰漏难免、查询困难、利用不便。利用信息化档案系统，各部门科室可自行快速查阅权限范围内相关数据信息，无需联络申请程序，实现档案数据超时空流动；利用设置的查询条件，可在短时间准确形成统计报表；利用设置的多媒体子集清晰存储培训记录、学习和工作履历等资料，可便捷快速查询利用。通过上述举措，大大减少了工作人员繁杂重复的日常工作，节省了人工时间成本、人力资源数量和人员财务成本，提高了医院运行效率。

3.3 优化管理模式，服务实际工作

档案资源信息化建设通过对纸质档案资源收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅等管理过程的信息化处理和应用，档案资源信息化处理后可提供详细、真实、准确、即时的数据信息，为单位发展和决策提供服务，是对传统档案管理工作的优化、创新和飞跃。按照人力资源和档案业务工作流程，可实现单位内部专网档案的网上浏览、网上借阅和便捷使用功能。利用单位人力资源信息系统、移动办公系统、教学管理系统、公开招聘系统、职称评聘系统、请销假在线工作系统等，实现由档案数据管理向档案信息资源研究与资源利用转变，实现了“无界别档案”，数据远程交互联通，档案室从档案保管中心变为提供服务利用的资源控制中心，不断推动优化工作流程，提高工作效率，提升服务水平和服务质量。

3.4 健全评价机制，推动高质量发展

不同科室、不同专业、不同人员工作性质、工作体制、工作内容存在很大区别，传统模式单纯以“优秀、良好、合格、不合格”为指标的主观评价模式，完全不能反映真实工作内容、体现工作价值。随着现代公立医院发展，要求各单位建立包含医德医风、业务水平、科研能力、实践教学、工作数量、工作质量以及学历学位、职称评聘、工作岗位等个人履历在内的360度评价维度，充分体现不同岗位差异，推动向关键性、专业性、高风险和高强度岗位倾斜，充分体现“知识、技术、劳务、管理”等要素价值，调动广大职工工作积极性，不断提高工作效率，加强内涵建设，促进公立医院高质量发展。

3.5 顺应国家战略导向，推动信息化建设

在我国档案事业新的发展周期，提出了档案信息化建设融入数字中国建设、信息技术在档案工作中的应用、信息化与档案事业各项工作深度融合的工作要求。作为档案具体工作部门和档案人，要紧跟国家和主管部门政策导向，明确上级主管部门“强调什么、要求什么、推动什么”，医院应及时“紧跟什么、推动什么、落实什么”，把档案工作与实际工作深度融合，通过档案工作技术信息化、管理现代化、资源丰富化，切实做好档案工作信息化建设。

4 人事档案信息化建设过程中面临的问题

4.1 单位对档案信息化建设工作的重视程度有待提高

一是思想认识不够。没有充分认识到档案工作的重要意义和作用价值[8]，很多单位将档案工作定位于一项管理的“辅助工作”“边角工作”和“非核心工作”，认为档案只是一堆长期存放的历史记录资料，对于医院管理工作没有直接的推动作用。二是经费投入不够。很多单位尤其是公立医疗机构经费本身有限，需要将经费预算“蛋糕”切分为党的建设、办公经费、工资绩效、人才引进、设备资产、基础建设等诸多子项目，经费投入面临人多粥少、竞争激烈的情况，对于重视程度不够的档案工作，信息化建设所需的大额经费投入严重不足。

4.2 单位对档案信息化建设工作的软硬件建设配备不足

在这里，医院将“软件配备”定位于专业人员配备。目前国内医疗机构，档案管理和从业人员大部分是半路转岗，相当一部分人员是临床一线临近退休人员或者专业杂乱、学历层次较低的其他岗位无法安置人员，“赶鸭子上架”从事档案工作，档案岗位人员对档案宏观理论掌握不够，学习档案专业知识不深不精，面临“先天知识瘸腿”“后天学习能力不足”的双重问题。二是硬件建设不足。限于经费预算，先天的信息化设施设备配置不足，必要的计算机、大型扫描分析软件、图像分析软件等配置不足[9]，缺乏信息化建设的硬件基础；硬件设施升级改造不及时，误认为信息化建设是一劳永逸、一蹴而就，很多单位将这项工作定义为“一锤子买卖”和“一次性工作”，虽有信息化建设之名，却无信息化建设之实。事实上信息化工作是长期工作，需要跟随政策要求、工作需求不定期进行拓展升级。

4.3 档案信息化管理制度体系和安全体系需要进一步完善

档案信息化建设后，基本能够达到档案数据存档、分析、利用自动操作，实现数据资源共享。在享受便捷性的同时，医院也清醒地认识到传统人工管理档案和信息化数据档案还是存在显而易见的差异，需要完善管理制度和安全保障体系。一方面医院应适应信息化建设的客观实际，在大力推进“增量档案信息化”的基础上，做好诸如电子邮件档案归档、电子公文档案归档、电子档案证据保全、电子档案管理规范等管理制度体系建设，使电子档案管理工作有据可依、有章可循，努力做到各类电子文件应归尽归，电子档案应收尽收。另一方面，档案信息化安全防护是医院必须面对的一个问题。人力资源档案本身数量非常庞大，医院必须配备能够存储大量档案数据的硬件设备，在工作中会存在硬件受到外部环境影响发生故障的风险，从而导致出现档案数据丢失的隐患。同时由于互联互通的客观需要和互联网的开放性特点，医院可能会遇到系统崩溃[10]、防毒杀毒、外来人员入侵等威胁档案安全的网络防护问题。基于上述情况，要求医院必须提前考虑抵御风险的管理制度、应急预案和工作机制。第三方面，与传统纸质档案相比，信息化管理更容易出现管理人员主观恶意更改、销毁、隐匿档案的问题，在这个过程中更难以查询痕迹和追踪检查，针对可能出现的虚假档案信息和档案失真现象，医院必须提前做好安全管理防范机制。

5 做好档案资源信息化并服务实际工作的思考与建议

5.1 必须树立“大档案数据”理念，集中、统一保管档案资源

随着经济社会发展，大数据时代深入建设，档案工作互联互通需求逐步强化，要求医院必须跳出传统人力资源档案数据管理的理念和条条框框，树立“大人力资源档案数据”理念。在现实工作中，必须建立联系联络机制，按照资源完整、统一管理和便捷使用的原则，必须严格审核归档材料，根据工作需要及时收集齐备档案资源，同时相关档案必须由人事部门统一集中进行鉴别、立卷、管理等工作，避免非专业人员人为对档案资源的不当管理，或因保管不当出现的自然因素对档案资源的损坏，同时集中统一保管有利于后期统一鉴别、完整归档、规范处理、优化利用。

5.2 必须强化档案专业人员素质提升，不断适应信息化工作需要

在现实工作中，人事档案资源信息化建设要求除了需要熟悉和掌握传统纸质档案收管用的工作要求之外，还要求档案资源数字化、图像处理信息化以及和专用软件操作使用等知识技能，这都对档案部门和档案专业技术人员提出了全新的挑战[11]，必须强化档案科班出身专业人员配备[12]，引导现有人员不断继续医学教育，跟上信息发展步伐，做到档案信息“完整、真实、条理、精练、实用”，不断满足工作岗位需求。

5.3 必须主动开展档案编研服务，不断拓展档案资源服务利用范围

档案编研工作是档案服务利用工作的重要组成部分，其成果具有存史、资政、惠民的功能，是广泛、系统、完整地向社会、医院、部门提供利用服务的一项重要的基础性工作。作为档案人员，要认真研究单位档案资源需求，积极主动研判档案室藏档案资源的内容、价值，在研究档案内容的基础上，编写参考资料、汇编档案文件、拓展检索工具等，积极开发档案信息资源，形成信息化档案，为医院的临床、医疗、教学和科研工作服务。

5.4 必须完善制度体系和硬件设施建设，不断满足信息化工作要求

人事档案真实记录了机构、人员详细信息，部分内容涉及机构机密或个人隐私，具有涉密性的特点。人事档案的管理必须在维护人事档案秘密和安全的前提下，积极稳妥地为职能部门提供优质服务。作为档案工作主管部门和具体执行部门，要健全制度体系和硬件设施，防止泄密和失密。一方面要切实加强档案信息化工作监督、管理和指导，推进构建制度完备、安全可靠、简便实用信息化管理制度[13]；另一方面要加强计算机等硬件设备配备，完善设置防火墙、档案数据备份、加密、网络隔离等防护措施。通过软硬件建设，不断推动档案资源信息化建设走深走实、迈上新发展台阶[14]，在做好保密的基础上，切实满足实际工作需求。

5.5 必须建立健全追踪评价机制，不断推进工作取得实效

作为机构党委和主管部门要切实加强对档案工作的领导，建立健全工作统筹协调机制，结合中长期发展规划、年度工作要点和职能部门工作任务，分解目标任务、细化年度安排、落实评价奖惩。主管部门要加强监督指导，不断完善工作追踪评价机制，定期对规划实施情况进行监测分析、中期评估和信息通报，及时发现问题，及时研究对策，及时落实措施，确保目标任务顺利实现。

综上所述，医院必须坚持管理使用相结合的理念，优化人事档案信息化建设措施，配备专业人员和软硬件设施，健全人事档案管理制度，不断提升管理水平和服务质量，助力医院高质量发展。