基于风险视角探讨传统档案和电子档案管理的比较

南京市六合区融媒体中心 胡小蕾

本文将在风险视角下探讨传统档案与电子档案之间的区别和联系，提出一些个人在工作中的一点经验及思考，为新时代下的档案工作献一份绵薄之力。

档案作为对历史的见证，文物、古董、图片、纸质上的文字都可以成为历史档案。在这里，我们主要探讨传统纸质档案。传统纸质档案，顾名思义，是指将信息以文字、图片形式附着于纸张上而保存下来的档案。而电子档案是指将信息附着于磁盘、磁带、光盘等电子设备上而保存着的档案形式。所以，这二者的区别主要是由纸张与电子设备不同特点而决定的。要想了解风险先来了解各自优缺点，即特点：

一、传统档案的特点

传统档案的存储是需要很大空间的。传统档案在保管过程中存在常见问题，比如：材料破损严重、霉变导致数据信息丢失。

传统档案的整理编修工作难度和工作力度较大，因为全部要由人工进行。在传统档案管理过程中，从收集、整理、分类、编号、排列等工作，到后期对档案的保管鉴定、统计利用，都是要依靠人工来进行。中途还有很多相关资料要添加进原来的档案中，所以人力的工作量还是蛮大的。

传统档案存储环境也需要人力来打理。比如，所涉及的卷宗存储地的防潮、防霉、防火和防盗的处置工作，在对传统档案管理过程中，必须采取预防性措施保护档案文件的安全，如档案库房要配备除湿机、灭火器等装置。而这一处理方式在遇到地震、洪灾等一些不可抗力及意外事件时，毁坏性是大到几乎无法修复的。

传统档案归档时间通常分为两类，一是文书档案一般要在第二年上半年前归档。而其他门类和载体档案的归档时间按有关规定执行。

二、电子档案的特点

第一、将信息借助科技之力存储，最大优势肯定是省了大量人力，已经有许多部门采用这一方式了。将传统档案管理工作中一部分工作引入电子信息管理系统来进行，如分类、著录、关键词、编目等，可以快速高效地把纸质资料信息内容提炼到磁盘上存储，可以减轻档案管理的工作量，提高资料存储和查询利用率。

第二、电子档案的存储内容十分多样化。电子档案不再拘泥于传统的表现形式，甚至可以将原来的文件内容自动改成音频、视频等方式进行存储，使档案内容更加充实，也使得更多资料形式保存在档案中成了现实。

第三、电子档案因为是借助于科技设备进行档案管理，所以对管理人员的专业技术有一定的特殊要求。比如，必须具备熟练处理电子设备的能力，主要指计算机信息处理能力。对电子档案中具有较高的保密内容的电子保密处理程序，要十分熟练才行。

对于档案中涉及资料更新，要求管理人员对文字、图片、视频、音频做好实时更新工作，同时还必须保障好相关信息的准确性。根据利用的不同需要，电子文件也可以通过自身软件系统进行自由组合。

第四、电子档案的整理编修工作难度虽有所下降，但是工作量还是不小的。传统的档案管理主要是采用人工查阅和手工记录两种方法，这种管理模式不仅耗费大量人力财力，而且容易出现错误以及遗漏现象。而电子档案涉及的信息编修工作，不仅仅是单纯的计算机系统和业务系统生成的文件，还需要将有价值的纸质文件通过数字化加工设备生成电子副本，还需将更多关于照片、声像文件上传，帮助其解释和编辑工作。这些海量信息下的任务还相当困难。为了保证电子档案的完整性和真实性不被破坏，需做及时原文件备份措施，确保有关数据不出现任何内容丢失或损坏的现象，否则会给后续管理带来极大的不便。

第五、电子档案管理中涉及较多数据库安全问题，我国的电子档案管理系统多是分布式结构，这就使得数据安全性受到威胁。工作人员需要对电子档案存储的数据要进行专业化的存储，更要重视有关数据的安全存储能力，及时了解档案数据当前的存储与更新的状况，查看有无漏洞，甚至是被入侵的情况等。

了解传统档案和电子档案的主要特点之后，十分有利于我们在现实的档案工作中选择最佳档案方式。

要分清传统档案和电子档案两者间的差距，这样才有利于增强我们传统档案信息化建设工作，增强我们的风险意识，从而减少它存在问题，更好地开展我们档案工作的信息化管理[3]。

（一）存储形式的异同

把传统档案和电子档案的区别放在一个相同的角度上加以对比，能更清晰地了解二者的区别。传统档案管理工作中存在诸多问题，如保管不当等，这些问题会导致信息丢失和损毁，影响传统档案的利用效果。

在风险视角下，传统档案在实物空间上保存，通过这样的存储方式，会为纸张的保存带去极大的要求，如，它所处的温度、湿度，一旦忽略相关的信息，就会为档案管理工作带去极大的隐患。

电子档案的存储形式不会受物理空间的限制，但这样的存储方式也会为其带去极大的风险，如，内存储元件对于周围环境也是有着很高的要求，特别是对于尘埃的要求，一旦出现尘埃出现在它的磁场周围将会出现存储元件损坏的可能，那么，它所保留的资料将面临很大的危险[4]。

所以传统档案的长期稳定性要比电子档案管理好一些。而且二者面临的风险差异也是比较直观和相对的，传统档案对于物理环境提出了更高要求，在能实现长久保存的物理场地上需不断地人为干预，甚至用一些装置来控制温度，湿度，还仍需人工干预。另外，在电子档案被保管过程中，其自身可能会受到各种电磁因素地影响，导致电子档案无法得到有效保护。电子档案中在存储过程中，需要对元件进行防尘、防磁场处理，而这一要求当前多数地方可以满足。此外，由于传统档案与电子档案具有相似的载体特性，所以二者的保管期限存在差异，这就导致了二者之间可能会出现相互抵消或者重叠问题。即除极端尘埃、磁场等地方，电子档案存储元器件在物理环境影响下消失风险概率较小。从中华五千年历史中可以看到：即便是在未来，传统档案管理还是必须要占据主导地位。现代传统档案对于管理环境提出了更加严格的要求，而对电子档案管理环境比较宽松。但要指出一点，传统档案管理的环境，虽然纸张带来的冲击持续时间较长，不可能在一瞬间造成化为乌有，甚至它所检测到的问题可被修补，但由于长期保存在库房内，会对环境产生一定程度上的污染。但电子档案一旦遭受极端环境的冲击，会有一切资料在一瞬间被湮没的可能性，而且很难恢复。这一致命伤决定电子档案注定无法站在档案管理的主导地位上，但是电子档案用于配合传统档案，是这个快速发展的时代档案管理最精彩的华章！

（二）信息查询方式上的相同点和不同点

在查询方式上，传统档案与电子档案查询逻辑相同，二者均以某种查询方式对信息所存储的位置进行定位，由此获得信息。不同之处是传统档案全靠手工检索，需花费较多时间与精力首先对信息进行定位，其次才是信息获取。因此在这种情况下，传统档案管理人员无法快速地找到所要查阅的信息。而电子档案是靠算力超强的计算机来完成，它的检索方式可能是多种多样，包括定位信息存储位置，如关键词、时间，获取到所要查询的数据。因此，电子档案管理与传统的传统档案管理相比具有明显的优势[5]。

与传统档案的信息查询相比，在利用电子档案信息时可以在较短的时间内定位于需要的资料，它不受时间、空间的限制。同时，电子档案在获取信息时，无须通过人的记忆来完成查找过程，因而更加便捷。毫无疑问，电子档案在效率上、精准性上的处理信息能力要超过传统的传统档案。其主要原因是传统的传统档案的信息查询是靠手工完成的，而电子档案的信息检索则是使用了机器的“智慧”。特别是在当前科学技术发展水平下，人们对于信息需求更加多样化和个性化，这一内容的提出对传统档案管理工作提出了挑战。例如利用计算机可以对开放的电子档案进行多种形式信息处理分析得到自己想要的结果，不仅可以看到原件阅览，还可以根据需要对信息进行筛选统计、实时打印或复制。而传统档案则需要通过手工的方式完成内容的需要[6]。

三、档案管理信息化的对策

将传统档案和电子档案管理进行比较，就会发现，不同的单位都在向着电子档案的方向进行改革，因此，我们的工作必须要向档案信息化的方向进行改动，当然，也不能一味地将信息化技术带入到档案管理之中，但需在厘清二者相同点和不同点的前提下，同时兼顾现行的档案管理从体制上、从管理人才上存在缺陷等。只有这样才能实现传统档案管理信息化与电子档案管理相结合，才能够有效提高单位的管理水平。就此对我们的传统档案管理工作提出了信息化建设的对策：

（一）加强档案管理信息化建设

当前，对于档案管理的工作模式发展较为成熟，但将其进行信息化改革的脚步却处于初步阶段，所以，传统档案管理向着电子档案管理转变时，会有一定的风险存在，所以，各个单位要重视档案管理信息化建设的工作。可以从我国传统档案管理面临的问题入手，分析了当前形势下推进档案管理信息化建设的必要性。为了能够提升工作效率，引进信息化技术，相信会对单位档案管理工作的改革起到一定的帮助。从长远来看，加强档案管理的信息化建设，不只是利用单一的信息技术，更加寻求传统和新型管理模式之间的高效衔接。在传统档案管理模式中查询起来较为耗时耗力，将资源档案有选择地电子化，这对于某些较为重要资源档案是必要的，甚至还能提升资源的存储性及安全性[7]。

如今， 随着传统档案信息化建设力度的加大，档案管理工作更要兼顾更多的内容，可以将管理工作贯穿在整个周期，将传统的传统档案管理模式与电子档案管理模式进行有效的衔接，即通过传统档案管理模式做好存储和使用建档，再通过电子档案进行内容的贮存与销毁，实现两种模式的联动工作，甚至在信息化手段的推动下，对传统档案管理中出现的问题进行改进，实现档案管理的信息化。

（二）加强传统档案管理和电子档案管理之间的依存性

实现事业单位档案管理信息化的进程，传统档案管理不可能被单纯的电子档案管理模所全面代替。因为电子档案管理本身具有较多优势，而传统档案又具备其自身特点，两者之间存在着明显的差异性。另一个角度说，这就决定了工作推进过程中，二者要并存，因此，在当前形势下，我们应充分认识到二者的依存关系，这样才能够有效促进二者的良性互动发展。应避免因这一冲击而造成的危险，并将二者的功能最大化，需要加强传统档案管理和电子档案管理之间的依存性[8]，传统档案和电子档案都属于信息记录载体，二者各有优势与不足。

有些极其重要的资料档案，在使用传统档案管理模式时，必须同时电子化录入，方便电子信息时代的快速查阅。传统档案作为电子档案的重要备份，信息检索过程亦然，对复杂的资源信息档案进行检索，依托电子档案的优势，实现检索流程优化，与此同时，传统档案也能够发挥电子档案目前难以实现的作用，人工检索所拥有的“智慧”，弥补计算机检索信息匮乏的不足。加强两者的依存性，使得档案管理逐渐从传统的模式向新的电子信息并存模式过渡，可以避免不必要的风险。

（三）提升档案管理人员的素养

在档案管理信息化进程中，管理人员素养是极其重要的。事业单位要想更好地对档案进行信息化管理，就必须拥有在熟练掌握传统档案管理技术的同时，还要拥有信息化管理人才。可以从传统的传统档案管理人才队伍当中选择业务熟练的人才、有学习能力，善钻研者开展信息化管理培训，提升档案管理人员的素养[9]。

四、结语

随着我国科学技术水平不断提升，信息技术逐渐被应用于各个领域中，其中包括事业单位档案管理领域。档案管理工作要充分考虑到传统档案和电子档案管理中各自所面临的风险后，对该进程的关键工作进行比较客观的比较，并且最大限度的避免了在工作进行中所存在的劣势。有关单位要推进档案信息化管理，同时考虑到传统档案和电子档案的管理，并根据自己的情况，加以调整。