浅谈提升高职院校教学秘书职业素养的策略

文/李雪晗

2022 年5 月1 日，“新修订的《中华人民共和国职业教育法》正式实施，明确‘职业教育是与普通教育具有同等重要地位的教育类型，是国民教育体系和人力资源开发的重要组成部分，是培养多样化人才、传承技术技能、促进就业创业的重要途径’，标志着现代职业教育体系建设进入新的法治化进程，也意味着职业教育‘类型’地位在法理上得到保障。”高等职业院校作为职业教育中培养技能人才的主阵地，近年来招生规模不断扩大，招生类型更加多元化，因材施教，培养高质量的职业技能人才成为高职院校的新目标，这对高职院校的人才培养模式、教育、教学管理方式都提出了具体的方向和要求。高职院校的教学秘书作为连接教务处、院系、教师、学生等不同群体的桥梁和纽带，在学校的教学管理工作中扮演着十分重要的角色，因此教学秘书队伍的职业素养和工作能力关乎着学校的教学管理水平，对学校的职业教育体系改革发挥着不可或缺的作用。

一、高职院校教学秘书的岗位职责

1.教学秘书岗位的工作方向

在院级领导、系（部）级领导的带领下，处理各项日常教学行政工作，完成学院教务处发布的各项与教学相关的任务，并负责做好教学状态、教学质量信息的经常性协调、反馈工作。

2.教学秘书岗位的工作内容

教学运行管理工作方面：负责协助系、专业主任排课、落实教学场地、安排实践、教学任务、教材的征订、教师的调停课等，负责学生选课、教材发放、教务系统的维护和管理，负责外聘教师的基本情况、课时填报以及日常教学工作的对接。

学籍考务工作方面：协助院、系、专业以及教务处完成学生的报到以及注册工作，负责学生的转专业、休学、退学、复学、自动退学等申请表格的发放以及学籍异动的手续办理，协助教务处做好学籍变动工作和教务系统中的学籍异动处理。负责学生的毕业资格审核以及上报工作。负责每学期期中、期末、补考、重修的考试（监考老师）安排，并在各项考试后做好学生的成绩管理；组织学生报名大学英语、计算机等级考试和职业技能考试，并在考试后负责各项证书的发放工作。

教学质量管理工作方面：每学期开学，负责收齐所有任课老师的教学大纲、教案首页以及学期教学计划表；每学期期中，组织学生填写期中教学评价表以及召开期中座谈会，并把学生的意见汇总，反馈给专业、系部领导，由领导转达给各位任课老师；每学期期末，负责收齐各任课老师的教学材料，做好教学材料存档工作。

3.教学秘书岗位的职能及作用

教学秘书的基本职能是服务教学、服务师生，以保证和推进各项教学工作的顺利开展。在高职院校中，教学秘书是教学管理工作的综合协调者，也是学院教务系统信息库的管理者，在加强教学管理、维持教学秩序、协调师生关系、提高教学质量等方面都发挥着重要作用。

二、高职院校教学秘书工作的特点

1.教学秘书工作的政策性、及时性明显

教学秘书作为高职院校的基层工作者，其工作内容和政策紧密相连。职业教育不断深化改革，高职院校的职业教育体系也在不断完善，各项教学相关的政策也在相应更新，教学秘书应不断学习做到十分熟悉教育部、学校教学工作相关的各项规章制度及常规工作流程，并在工作中严格执行教学规范和各项制度。教学秘书工作的及时性主要表现在所有的教学准备工作必须在教学活动开展前准备好，在工作中遇到各种教学问题都需要以最快的速度进行协调和解决，以确保教学活动的顺利实施和教学效果的最佳展现。

2.教学秘书工作的繁杂性、连接性突出

教学秘书岗位职责中的工作内容不仅有来自院、系、教务处等主管部门领导的，还有来自学生、相关部门以及任课老师的，工作面很广，工作量很大，工作内容琐碎繁杂，有需要急办的还有需要协调处理的，需要根据事情的轻重缓急，灵活处理。教学秘书的工作面向师生对接多个部门，教师和学生是学校两个密不可分、时刻关联的主体，而教学秘书就是在教学管理工作中连接师生，做好协调和沟通，保证教学秩序的正常运行。

3.教学秘书工作的协调性、综合性要求高

高职院校的教学秘书对于学校教学活动的开展具有重要作用，教学秘书每天需要跟不同的部门、领导、教师、学生进行沟通，还需要协调教学活动中的各种突发状况，处理教学方面的具体事务，保证各项教学活动的顺利开展，维持教学秩序的正常运作。在日常工作中，面对大量的通知、文件、资料、会议等信息，教学秘书需要快速进行收集、传达和处理，这也对教学秘书在沟通、协调、信息处理、文字表达、公文写作等方面的综合能力有一定的要求。

三、高职院校教学秘书工作的现状

1.岗位归属和部门管理不明确

教学秘书既是教学管理的参与者，更是教学管理的执行者和落实者，教学秘书在教学管理方面的业务主要通过教务处下达，而在人事编制和部门划分上，教学秘书的直属领导又是系、部的所有领导，这些领导们安排的各项教学、事务性任务也需要教学秘书保质保量地执行和完成。这样的模式会使教学秘书在岗位归属上感到不安，一定程度上会影响到教学秘书的工作效率和热情，也会影响到教学秘书主观意识上对工作主次的判断，而无法根据工作的主次和轻重缓急正确统筹和协调各项工作。

2.岗位职责及职责范围不清晰

教学秘书为高校教学管理工作的秘书，其岗位职责应以教学管理工作为主，但是实际上很多高校的教学秘书身兼大量的行政性、事务性工作，对接各部门领导安排的各项、各方面的工作，而这些工作都需要教学秘书保质保量地完成，大大地分散了教学秘书的精力，削减了教学秘书的时间，影响了教学秘书在完成教学管理工作上的投入度和高效精准的完成度。

3.教学秘书岗位领导重视程度不够，进修、学习机会少

教学秘书作为基层的教学管理工作者，其工作内容往往被误解为简单的上传下达、收集整理资料等，在工作中处理好日常事务，服务好师生即可。因为对教学秘书的工作缺乏一个客观的、正确的认识，很多学校领导并不重视秘书岗位，认为秘书的工作知识、技术含量不高，人人皆可做，这就使教学秘书在繁杂工作中的付出和价值不会被看到更无法得到相应的肯定。此外，很多学校几乎不会为教学秘书岗位提供外出培训和学习的机会，这也在一定程度上导致教学秘书的管理服务理念难以跟上相应的时代发展步伐。

4.专业对口性不高，职业价值感、归属感低

教学秘书岗位的专业对口率不高，很多高职院校的教学秘书大多不是教育管理专业毕业的，而且民办高职院校的教学秘书基本比较年轻，实践教学管理经验还不够丰富。非教学管理专业的教学秘书在日常工作中原本所学的专业知识无法得到运用和施展，取而代之的是一些重复性、事务性的工作和日常的协调沟通工作，工作内容有一定的枯燥性，且教学秘书很难将工作做得成效显著，难以得到领导的认可，这些因素会导致教学秘书的工作价值感低，个人职业幸福感不高。教学秘书的工作内容琐碎繁杂且服务对象是教师和学生，工作任务和责任都很大，稍有不慎可能就会影响到正常的教学和上课，从而造成教学事故，这样会使教学秘书在工作中精神高度紧张，工作的积极性也会受到一定的打击。加之，很多高校教学秘书的薪资待遇比较低，岗位职级晋升空间、职业发展空间小，学校对教学秘书的激励机制不完善，无法激发教学秘书工作的积极性和主动性，导致教学秘书的职业归属感低，容易引起岗位人员流动，从而影响了教学管理工作的流畅性和衔接性。

四、初探提升教学秘书职业素养的策略

1.学校领导管理层面

（1）重视和认可教学秘书的工作，明确教学秘书工作职责

维持教学秩序、提高教学水平是高职院校教学管理的核心内容，而教学秘书是高职院校最基层的教学管理人员，在加强教学管理、维持教学秩序、协调师生关系、稳定教学环境等方面都发挥着非常重要的作用，所以教学秘书的工作应当被学校领导重视，更应当被认可。教学秘书的主要工作职责是做好教学管理工作，很多高职院校的教学秘书还要兼任院系的档案管理、教室管理、考勤等行政工作，这就使得教学秘书的工作内容更加复杂多样，工作服务对象扩增，这样不仅会分散教学秘书在教学管理工作中的集中度和投入度，还会存在工作职责、范围界限不明确，分工混乱的情况，会增加教学事故发生的频率，不利于教学环境的稳定和教学管理水平的提高。学校领导应当明确教学秘书的工作职责，建立健全相应的规章制度，使教学秘书可以根据职责制度专心立足本职工作，更好地做好教学管理和教学服务工作，保证教学秩序的稳定运作。

（2）加强教学秘书队伍内涵建设，定期组织进修和培训

职业教育的发展需要内涵式建设，“职业院校教师素质提高计划”不应仅限于教师团队，教师秘书队伍作为教学管理人员也需要加强内涵建设。教学秘书的工作大多是埋头处理各项事务性的工作，而没有定期的培训帮助教学秘书学习先进的教学管理方法和吸收高效的教学管理方式和服务理念。学校可以通过定期开讲座、经验交流会、研讨会、线上培训等形式为教学秘书提供学习最新的高等教育政策和理念的平台和机会，让教学秘书能够与时俱进，及时更新教学管理理念和知识，从而提高教学秘书的业务能力和综合素质，进一步提高工作效率为教学管理和教学服务提供更好的保障，从而最大程度地实现自己的角色价值。

（3）健全教学秘书队伍的晋升、激励机制，树立选人用人正确导向

多数高职院校教学秘书的工作量大、内容繁杂，服务对象广，需要十分严谨和认真的工作态度，否则很容易就出现工作失误，但是工作成果不易呈现、岗位晋升空间小，使教学秘书容易产生职业倦怠，工作价值感和归属感薄弱。高职院校应当完善对于教学秘书岗位的晋升机制，激发教学秘书工作的积极性、主动性和创造性。同时，应树立“德才兼备，以德为先”的选人用人导向，建立针对教学秘书岗位的激励机制，奖惩分明，对其工作效能有具体的考核标准，激励教学秘书敢于担当，积极作为，在工作中实现自我价值。

2.教学秘书个人层面

（1）思想上积极上进，立德树人

教学秘书作为高校基层管理人员，应在思想上积极上进，紧跟党的脚步，不断加强思想政治学习，以具备良好的政治觉悟，优良的思想品质。爱岗敬业，牢记自身的工作使命，在工作中弘扬“工匠精神”，立德树人，以认真、严谨、负责、高效的工作态度服务好师生，以维持教学秩序，提高教学质量。

（2）坚持系统观念和工作原则，加强团队协作

“万事万物是相互联系、相互依存的。只有用普遍联系的、全面系统的、发展变化的观点观察事物，才能把握事物发展规律。”教学秘书作为高校教学管理工作的具体实施者、高校教学教务规章制度的最终执行者，必须要十分了解和熟悉教学管理中每一项工作的具体细节与要求，在工作的实际操作中，坚持系统观念，严格按照学校的规章制度，秉持对事不对人的原则，公平、公正、思路清晰、理智客观地处理各项工作。孤举者难起，众行者易趋，教学秘书在工作中应保持并加强同教务处、院系教学管理团队成员之间、各院系教学秘书之间的联系，发挥团队精神，加强团队协作，促进教学质量的不断提高。

（3）调整工作节奏和方法，不断总结和反思

教学秘书应针对工作的特点，调整工作节奏并提前制订好合理的工作计划，对于一些常规的工作提前做好规划和准备，以便在工作量高峰期时，也能掌握合理的工作节奏，根据事情的轻重缓急，有条不紊、高效有序地推进和完成各项工作。教学秘书的工作千头万绪，琐碎复杂，在工作中难免因为未及时记录或者遗漏出现工作失误，俗话说“好记性不如烂笔头”，教学秘书在工作中可以通过备忘录记录工作内容的方式，根据待完成事项的轻重缓急，逐一打卡保质保量完成各项工作，此外教学秘书还需要经常性地进行总结和反思，定期的梳理和分析可以帮助自己在今后的工作中改进工作方法，提高工作效率。

（4）守正创新，践行数字职教理念，提高教学管理水平

“守正才能不迷失方向、不犯颠覆性错误，创新才能把握时代、引领时代”，教学秘书在工作中不仅要恪守工作职责，更要增强创新意识，勇于创新，面对出现的问题要积极提出自己的建议，优化教学管理方式，拓展自己在教学管理中的方式和方法，以清晰明确的工作思路，饱满的工作热情，严谨认真负责的工作态度保质保量地完成各项工作。近年来，中国职业教育大力推进现代信息技术应用，以推进职业教育数字化，数字化教学已普遍存在于高职院校的教学中，“停课不停学”的线上教学方式也给教学秘书的工作方式提出了新的要求和挑战，教学秘书要增强忧患意识，不断学习现代化办公技术，利用网络资源和现代化办公软件来提高工作效率和线上教学管理水平。

结语

高职院校教学秘书的职业素养关乎着学校职业教育的教学管理水平，作为一名青年教学秘书，应当牢固树立坚定不移听党话、跟党走的理想信念，做文明守纪、吃苦耐劳、勇于担责的新时代好青年，知岗爱岗、敬业奉献、坚持学习，不断提高自身的政治水平、业务能力、创新能力和综合素质，服务好师生，立足本职工作的同时，为本校的教学管理献计献策，贡献一份自己的力量，把促进教学管理水平的提高作为自己的职业奋斗目标。