国有企业办公室管理质量的提升策略

胡娜

办公室是国有企业综合管理部门，是企业高层与其他部门的纽带，是保障工作正常开展的中心，是部门间沟通协调的桥梁，是企业与外界沟通和公关的窗口，负责人事助理、综合协调、监督调查、服务保障等职能。作为连接企业的关键部门，办公室的工作涵盖了企业的方方面面。办公室的工作水平、工作效率、工作作风和精神状态直接影响企业的运营效率，对整个企业的经营发展起着至关重要的作用。

2020年以来国资央企深入开展国企改革三年行动，不断健全完善现代企业治理。国有企业多数办公室肩负党委办公室、董事会办公室以及行政办公室职能。正确辨识党委办公室、董事会办公室、行政办公室关系，提升办公室管理能力，切实履行参谋助手、服务保障、督办管理等职能，对于综合办公室服务企业高质量发展具有重要意义。

一、国有企业办公室工作特点

（一）全方位

国有企业综合办公室肩负着“服务发展、服务决策、服务落实”职能，是各种各样因素相互依存、相互影响的环节，是企业管理的核心组成部分。国有企业发展涉及专业、财务、人事、法律等诸多方面，要履行好“三服务”职能，对办公室各方面知识素养都有较高的要求；除开办文、办事、办会等岗位工作职责外，还承担着承上启下、联系左右、协调内外的职能，是上传下达的纽带，也是展示形象的窗口。

（二）专业性

办公室管理是综合性和专业性的统一，专业性是岗位本身的专业性知识和专门技能等方面所体现出来的特性，综合性是办公室工作点多面广、涉及领域多、服务对象广所体现出的特性。因此，办公室的每一项工作都要有很强的专业技能，从文稿撰写到组织策划，从统筹协调到沟通协调，都要一定的专业技能。在繁杂的事务管理状况下，每一个办公室职工都必须熟练掌握自身的工作知识和专业技能，才可以履行好各自岗位职责。只有紧紧抓住职能定位，充分了解业务特点，具有扎扎实实的专业知识，才可以在工作实践中提高业务水平，圆满完成办公室各种综合性事务管理，为公司高质量发展给予强有力的支撑。

二、新时期国有企业办公室管理质量提升的意义

（一）能够提升办公室工作效率

办公室作为一个企业的核心部门，在企业的发展过程当中承担着更多的任务，因此，企业在对其进行管理的时候，也要更加具体化、有针对性。通过对国有企业中办公室的管理，能够使办公效能得到提升，并且加强与各个部门之间的协同合作。要注重细节的管理，能够使国有企业当中数量庞大的任务得到有效的分类归纳，推动国有企业高效运转，一旦在工作当中出现细节上的失误，也可以及时调整和修正，减少损害。国有企业也要建立完善的员工绩效考核体系，激发办公室人员的工作热情和积极性，采取科学合理的奖惩措施，使企业的人力资源管理得到进一步提升，從而推动企业的高效发展。

（二）能够规范办公室工作

办公室是国有企业当中所有部门的交流中心，因此在工作当中需要进行多方面的管理。在国有企业不断优化发展的过程当中，国有企业要充分认识到在办公室工作中实行精细化管理的重要性。精细化管理能够厘清办公室内部工作人员之间的权责以及具体工作领域，有效避免了工作人员之间职能重复、职能缺位、职能错位的情况。同时，将办公室的工作程序进行规范，使办公室工作在管理过程当中更加省时省力，通过办公室的优化发展带动整个企业的进步。

三、新时期国有企业办公室管理现状

（一）办公室人员的工作水平不足

无论实行任何管理模式，都需要人员的配合，因此，国有企业办公室工作精细化管理也需要有相应的高质量的管理人员和工作团队。不过，在当前国有企业办公室工作的实际情况中，大多数办公室人员的工作技能有待提升，工作人员所掌握的基本知识以及工作技能和工作认知还不符合精细化管理的要求和标准。甚至有一部分办公室工作人员在工作过程当中出现抵触和倦怠的工作态度，导致整个部门的工作质量下降，无法发挥办公室工作精细化管理的实效价值。

（二）管理体制机制不完善

在国有企业实行办公室工作精细化管理时，需要加强顶层设计，建立健全完善的管理体制机制。根据对国有企业办公室管理的实际情况了解，目前，大多数的国有企业管理模式并没有进行更新，对于精细化管理的重要性没有充分的认知。这也导致了很多国有企业办公室管理的体制机制不健全，在推进工作时缺少约束机制，工作流程也不够规范，使国有企业办公室工作精细化管理的进展缓慢。

（三）工作人员管理职责划分不清

国有企业办公室管理工作面临着诸多困境的原因，主要是因为办公室的工作量较大，但是在管理过程当中，并没有针对每一个工作人员个体进行细致的工作划分，导致很多工作人员对自身工作目标认识不清晰，发生工作越界、工作缺失的现象，这直接导致了国有企业中办公室工作的效率低下。比如，当前，很多国有企业存在的典型问题就是，有的工作人员工作负担较大，而有的工作人员却工作量较小，这在一定程度上打击了部分工作人员的工作积极性，也使得办公室内部的凝聚力和团结力不强，不利于部门的高效运转，甚至成为企业发展过程中的绊脚石。

（四）思想政治观念十分陈旧

当前部分国有企业办公室的管理人员，自身思想政治工作形式较为单一，没有将思想政治工作与企业改革发展实际结合起来，没有做出科学创新，甚至保留照本宣科的思想，导致其整体工作效率比较低下，长此以往，就会导致办公室管理人员工作思想僵化，各项工作整体完成质量都不尽如人意。

（五）缺乏健全完善的管理制度

新时期，完善和规范办公室管理制度是现代企业办公管理改革的根本。目前，国有企业的办公室管理工作仍有不规范之处。例如，办公室职员在工作中经常缺乏计划和思路，常常对自己的责任和工作目标不明确，从而严重阻碍了企业的发展，导致企业内部工作进度缓慢，也让办公室人员工作压力变大，影响了企业形象，降低了企业办公效率。面对以上种种弊端，只有规范办公室的管理工作，完善办公室的管理制度，才可以让办公室员工在工作中有规章制度可以依据，保持办公室的正常运转。

四、新时期国有企业办公室管理质量的提升策略

（一）完善国有企业办公室管理工作体系

现阶段，国有企业办公室管理缺乏顶层设计，因此，企业管理人员需要尽快完善办公室工作管理体系，使办公室工作人员在工作过程当中有相应的规范进行参考。首先，国有企业要对办公室内部的工作任务进行科学有效划分。在市场环境不断变化的情况下，企业必须对办公室的工作进行合理规划。明确各岗位的职责、任务，工作标准和要求，确保工作高效开展，工作人员的工作量分配更加合理。其次，国有企业要针对工作人员的不同特性进行岗位的安排和工作任务的布置。在工作过程当中，不断提升工作人员的知识和技能，激发工作人员的工作主动性和积极性。在办公室工作的精细化管理过程当中，要针对每一个工作人员的性格特点以及突出技能进行工作的分配，同时，注重部门内部工作人员之间的凝聚力，创造积极活跃的工作气氛，工作人员之间形成良好的互动关系，实现部门的长远发展。

（二）健全办公室工作人员的绩效考核体制

要想实现对办公室内部工作人员的有效激励，需要健全办公室工作人员的考核制度和奖惩措施。绩效考核体系要从多方面、全方位地对工作人员的绩效进行考察，同时将办公室内部工作人员之间的互相协作纳入评估体系。根据绩效考核的结果，实行合理的奖惩措施，积极主动开展工作的工作人员得到奖励，继续激发他们的工作潜能，对工作人员形成有效的约束，能够在很大程度上减少工作人员的人为失误。比如，在办公室工作人员的管理制度当中明确强调考核体系，定期对部门内部的工作人员的具体工作情况、工作质量以及工作效率等方面进行多种途径的考核评定。对于那些表现优秀的工作人员给予薪酬工资或者其他物质方面的激励，而那些工作质量不佳，态度出现严重问题的工作人员，要进行大力度的懲罚，对整个部门内部形成警醒作用。完善的考核体制和奖惩措施能够使工作人员在工作过程当中发挥更充足的工作潜力，从而提升整个部门的工作效能。

（三）提升办公室工作人员的工作能力

实现国有企业办公室工作精细化管理，不仅需要制度和体制的完善，更关键的因素是部门内的工作人员以及工作团队需要有符合精细化管理的工作能力和水平。首先，国有企业办公室部门要对相关工作人员的工作能力和基础知识进行提升，使工作人员认识到精细化管理的关键作用，并且通过有效的学习，使工作人员认识相关管理制度的重要性。其次，工作人员在工作过程当中出现错误是不可避免的，但是工作人员要对这些失误进行总结和反思，从而提升个人能力。再次，工作人员需要认识到自身需要承担的工作责任，自觉遵守企业以及部门内部的相关流程规范，减少工作过程当中的失误，高质量地完成工作任务。最后，企业要加强内部文化的宣传和教育，通过一致的组织文化，能够使工作人员增强凝聚力，形成健康活跃的工作气氛。

（四）协调好各部门之间关系

协调是办公室工作中的一个重要环节，协调工作的成效将直接关系到企业内部各个部门之间的工作是否正常运转。一些企业内部部门数量众多，工作内容也比较繁杂，办公室工作人员对很多部门的工作内容、人员配备都不熟悉，会影响到协调工作的成效。为了提高办公室与各部门的协作效率，企业可以定期组织各部门间的例会、联谊活动，让各部门主管向办公室工作人员介绍部门的工作大概内容，并与同事们保持紧密的工作关系，这样才能让办公室更好地进行后续的协调工作。同时，也可以让各个部门的员工亲身体验一下办公室的工作内容，感受到各个部门之间的友好协作对办公室的工作有很大的帮助，在企业内部形成了一个双向协作配合的关系，从而提高企业的运行效率。

（五）明确岗位职责和管理目标

在国有企业办公室管理工作的实施过程中，重要的工作内容是明确不同岗位的工作职责，真正提高工作效率和工作质量。首先，整理规划办公室相关信息，确定具体办公室工作的数量和内容。针对不同的工作岗位，分配合适的员工，相应地确定工作的权利和责任，确保员工了解自己的工作内容和责任，引导员工充分发挥个人才能，提高工作效率和工作质量。在办公室工作中落实具体岗位职责，还可以充分发挥员工的主观能动性，有效提高工作效率。在许多国有企业的管理环节中，办公室管理时间长、管理内容多，导致机构臃肿、岗位重叠，对办公室管理造成很大制约。因此，精简机构、优化配置、明确管理目标和岗位职责非常重要。在精简组织的基础上，办公室管理职位可以逐步加强人力资源的优化配置。根据明确的管理目标，对不能适应时代或行业发展要求的成员，可以逐步选择并调到其他需要的岗位。经过几轮考核和淘汰，剩下的管理人员既能满足办公室管理的实际需要，又能避免人浮于事，阻碍管理工作的顺利开展，从而有效地做到岗位定人、岗位匹配。显然，这种轻巧、简单的模式更有利于国有企业办公室管理效率的提高。

（六）创新管理方式，健全精细化管理制度

随着时代的发展和进步，必须与时俱进改进和创新办公管理模式。现在，在国有企业的发展过程中，要积极运用先进的精细化管理，建立完善的精细化管理体系，实现企业现代化管理的目标。国有企业的特殊性增加了办公室工作的复杂性，国有企业领导要从企业可持续发展的角度看待精细管理的发展，结合企业发展需要制定精细管理的发展目标，建立完善的精细管理体系，这可以保证办公室工作的正常运行。完善的办公室管理体系包括办公室的具体工作流程、工作目标和考核标准。在国有企业发展过程中，通过强化精细化管理手段，结合具体工作内容划分具体权责。各工作部门乃至每位员工都清楚自己的工作任务，并结合不同的工作岗位制定需要遵守的操作规程和程序，为办公室工作的开展提供统一标准，全面准确落实工作职责，有效提高员工工作积极性，提高办公室工作效率。

结语：

综合办公能力的高低直接影响着企业的软实力。办公室注重准确定位职能，掌握科学有效的管理方法，积极应对新形势、新挑战，提高业务能力，履行“参谋助理、综合协调、综合服务、监督检查”职能，形成职责明确的综合管理体系，管理精细，流程顺畅，协调高效，高效完成各项任务，为公司高质量发展提供有力支持。

（作者单位：甘肃省公路交通建设集团有限公司）