生产企业费用报销的内部控制探析

刘 平 明阳智慧能源集团股份公司

一、生产企业的行业介绍

社会发展、科技进步、人民生活水平的不断提高，都离不开生产企业的功劳，大到航空航天、国防科技、安全水利、道路桥梁，小到家电、家具、照明、生活日常设施及用品，都能看到生产企业的产品对人民生产和生活的影响。国家对高新技术企业的一系列扶持政策，也表明了我国政府对生产企业发展的高度重视。在二十大的号召下，生产企业发挥自身作用，助力我国从制造业大国向制造业强国转变。在此良好的政策背景下，生产企业也要合理享用政策红利，提高自身生产能力。

二、生产企业的费用分析解读

任何企业的生产经营活动都里离不开企业的费用支出。对费用报销的工作也要放在主要位置，费用是指企业在运营过程中，包括产品和服务的从生产制造到销售售后等各个工作环节所产生的各类资金输出，广义上包含生产成本、制造费用等。在财务管理理论上，费用作为会计的六大要素之一，通常在账务处理上会计科目设置分管理费用、销售费用、财务费用，是在列收入、成本位之后的影响利润的重要项目。企业对于费用的内部控制效果，直接影响企业的利润结果，是利润数据的主要影响因素之一。鉴于此，积极有效地构建科学的费用内部控制体系，搭建合理的费用内部控制平台，可以提升企业利润空间，为企业提供切实可见的利润成果。在生产企业内部，对生产环节所发生的各种制造费用，如机器维修保养、水电费、燃油动力费等项目进行合理管控，对于环境、人为等因素相关性较大的可变成本进行管理细化，从流程和环节中加强管理、监督，都为企业减少不必要的损失和损耗。

三、生产企业在费用报销过程中存在的内部控制问题分析

随着国家税务系统对财税管理工作的透明化、科学化，企业的财务工作人员在工作中逐渐认识了资金管理的科学性，加强对资金流的监督力度，力求高效运营资金，保障企业合理的利润空间。内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督是企业内部控制的五大核心工作，目前生产企业在内部控制工作中普遍存在费用报销的财务风险，分析现象及原因主要有以下几个方面：

(一)人员风险意识淡薄

企业的内部控制工作完成的好，可以提高企业的财务管理工作效率，降低企业财务风险发生的概率。在企业的持续性健康发展过程中，管理者及相关工作人员对费用报销的工作重要性认识以及对内部控制工作的重视程度也影响企业的管理质量。在企业运营中所花费的采购资金对采购计划的吻合度不高，临时性采购、请购的事项频频发生，对供应商和采购商的选择时间不充分，付款、退货等时间节点掌握不够准确。企业如果对预算工作重视不足，很可能在预算管理过程中，出现预算方案的制定不够全面，预算实施缺乏执行力，考核工作缺少实效等现象，导致企业生产管理、库存管理、销售管理都受到影响。此外，个别生产企业对于费用报销的共性问题认识不足，认为都是单位内部的小事，审核单据不认真，对发票名头、采购产品名称监督不严格，对采购质量验收缺乏统一的标准，对于过审核期的原始单据跟踪不及时，重合报销、一票多报的现象也常有发生。部分企业员工与费用发生部门与财务人员内部形成小团体，利用企业制度的给管理漏洞，制造团体内部利益，导致企业整体利益损害。

(二)机构设置缺乏有效性

岗位设置的全面科学，可以让企业的权责明晰，尤其是财务相关岗位的不相容职务分离等岗位设置原理，可以提高部门间的沟通效率，减少工作出错率。然而我国部分大型生产企业未在集团内部建立采购委员会，采购未能实现集中采购，统一采购信息平台应用不充分，对于企业的同质性需求未能充分整合。也有部分生产企业在设置内部控制的岗位分工过程中，缺乏原则性，一人多岗的现象很普遍，采购部门和审核部门职务不分离，导致内部控制工作很难发挥应有的作用，给营私舞弊提供空间。

(三)业务工作流程不够科学

部分企业的报销流程通常都是上级领导签字审核完，下级人员只负责执行，并未仔细审核，一旦具有决定权的签字过程结束，整个报销过程就通关了，这就削弱了多层级的审批流程的严谨性，产生审批漏洞。很多情况下，具有签字决定的主管领导对财务知识不够全面，也会给审批形成风险隐患，部分财务人员对业务知识了解不够深入，掌握的信息过于片面，也会增大报销过程的风险。费用报销的审核、审批过程相对未形成系统科学的框架，制度执行不够彻底，报销工作未形成清晰的模式，给监督工作形成障碍。

(四)企业的软硬件实力不足

部分生产企业的费用较多，如果财务工作人员的科目设置等理论知识不够扎实，科目层级设立如果不够清晰，长期下去，给后期的数据统计工作制造混乱。虽然软件及电子信息化应用目前已经比较普及，大多数生产企业都能够享受财务软件带来的工作便利，但在后期软件升级和维护方面做得不够到位，对细节工作做的不足，部分财务软件的功能未能全面启用，使得应有的软件功能发挥不彻底，部分财务软件应用模块形同虚设。

四、内部控制工作的重要意义

(一)关于生产企业费用内部控制工作的积极作用

在以经济效益为价值最大化的理论前提下，企业的利润是企业的重要发展指标，研究制定科学的资金运用计划，有效的执行资金预算，认真分析生产运营各个环节的资金使用，公开公正的评价和考核各项目的资金利用效率，对出现的与预算产生偏差的执行结果进行深入研究、认真比对。及时有效的内部控制可以避免企业发生不必要的财务风险，为企业健康发展构筑坚强壁垒，让内部控制与企业管理互相强化，促进提升企业的管理现代化格局，推动提高企业的生产目标的可执行性。

(二)生产企业内部控制工作管控不利可能产生的危害

如果在内部控制上缺乏制度支撑，将令内部控制工作缺乏长效机制，给企业的各个业务部门的管理特别是审计部门的工作增加困难，极易造成管理链条失控的局面，为业财融合工作形成障碍，形成采购的材料不达标、生产的产品损耗大、增大无效的变动成本，销售费用与销售额配比盲目扩大等现象。内部控制工作是企业的财务风险控制的第一关，如果内部控制工作特别是费用报销工作执行的不够正规化，将会打破企业风险管理，预算管理、成本管理的固有功能。生产型企业的企业活动范围较广，在成本核算过程中，费用报销工作的做的不规范，就会形成成本管理失控，虚高成本，形成人力、原料、资产等资金耗费过多，增大产品成本，影响市场定价，进而影响市场销售能力。

五、分析费用报销的具体管理方法

(一)严格划分各级签字权的权责分工

首先企业的签字权和业务平台要分离，即个人开展的业务活动支出要由其他未参与的部门人员进行签字审核，对于单笔数额较大的费用报销要实行银行划款转账制度，严谨大额资金的现金使用等行为，并且杜绝将大额一项费用报销拆分成多次、多项报销化整为零行为，给营私舞弊形成契机。其次，采用联签流程时，要做到每个层级发挥应有的作用，明确各自的签字责任，完成应有的职责，杜绝一把手签完就万事大吉的心态，对于特殊费用的审批要做到原因清晰、过程清晰、结果清晰。对于重要层级的签字要留有签字底稿，方便后期财务人员校样比对，费用报销单据的金额要严格执行大小写一致的情况，在日期的审核上也要严谨，严格控制超期核销。对于票据的单号审核也要严谨，防止涂改、复印修改等行为发生，当然核销过的票据一定也要做好审核标记、及时装订，方便后期查阅。

(二)提高预算管理工作的工作职能

生产企业的资金往来频繁，生产产品季节性波动较大，合理安排好淡季、旺季的生产订单，按照生产预算合理安排采购和销售计划、为费用报销工作提供更多的审核时间，对于超出生产计划的费用报销要更加严格审批，本着厉行节约的理念要把该事项放到管理层的例会讨论中，执行特别审批，对于预算内的审批也要根据实际生产需要严格监督，避免计划内额度的无效使用。对于各级部门的预算要及时进行整合，降低总预算的超期、超额等现象发生。

(三)做好费用报销的财务分析工作

在企业的现金流的管理中，很大一部分是对费用报销的管理，在日益复杂的市场竞争中做好节流工作显得更加难能可贵。在现代企业管理中，特别是生产型企业，资金往来频繁，数额较大，企业更应该做好费用报销工作。企业要定期将费用报销的数据进行深入分析，要与生产量、销售量等产值数据相结合，要有历史参照和同期同行业参照，把对费用报销的控制与企业实际情况相结合。坚持科学理性地进行费用控制分析，将费用报销的内部控制与绩效考核相联系，让内部控制更有管控力度和执行效率，严防费用报销的疏漏。

(四)持续深入财务信息一体化的应用

不断创新的财务应用软件和信息系统平台，使广大财务工作者提高了工作效率，让财务工作能够运算更精确、分析更科学。不断调整的财务系统和信息平台也要求财务人员要定期学习软件的应用和更新功能，要把生产企业的行业知识运用到软件应用中。工作之余财务工作者也要时刻关注财务行业的新技术发展，对票据处理、科目设置、账务处理、报表分析等工作要及时了解更新的操作和应用，做到持续深入学习、力争与时俱进。财务工作人员应顺应时代和科技的发展，不断夯实自身财务基本工作技能，丰富财务管理和控制能力经验，加深对所在行业的理解力。

六、探索生产企业内部控制思路

(一)规范生产企业的财务人员队伍

财务部门是生产企业的重要部门，它和生产部门、销售部门同等重要，企业一定要把好选人、用人的人才观，对于业务能力不足的人员要禁止选用，对于核心岗位更要定期进行岗位培训，对于税务政策、法律政策、生产业务知识都要积极捕捉、及时整理，时刻把财务工作岗位的重要性和责任感灌输到每个财务工作人员中，调动财务员工的积极性。在具体的生产工作环节中，要形成相对完善的内部控制制度，对于采购费用和销售费用要建立规范的内部控制制度，对于违反制度的员工行为，要及时纠正，必要时对于情节严重的违法行为要依法追究刑事责任，维护国家集体利益不受损害。

(二)提高企业及财务人员的风险意识

费用报销工作的财务风险是最容易让企业放松的财务风险，要想克服财务工作人会员的企业管理者的风险意识问题，就要求内部控制人员有一定的职业素养，能有在费用报销过程中防微杜渐，给企业一定的制度化、流程化提供成长空间。例如，在预提费用的运用上，要认真根据企业自身发展情况审时度势，管理者要以全局意识和观念去看待费用报销的问题，明确符合企业的会计政策，对各部门、各项目的费用的总额度、单位限额以及稽核方法都要时常与企业生产规模进行改进。要对大额、超期报销的项目进行及时跟踪，问题分析、总结原因，必要时给予相应惩罚。

(三)强化生产企业的应用科技力量

随着科学技术的日新月异，科技高速发展带来的工业、商业新革命，各个行业的发展都发生了翻天覆地的变化，在生产企业内部，企业的生产效率直接影响了企业的整体发展。在成本控制特别是生产成本的科学控制下，企业的产品优势才会凸显。这就要求生产企业要提高生产技术水平，增收节支、开源节流是比较行之有效的措施。生产企业的资金往来数额巨大、资金筹集压力更大、资金运用要更谨慎，生业企业在生产成本核算与控制上可操作的空间范围更多，要加强资金的总体控制，在科技投入力度增大的同时，要有与之配套的内部控制系统。在现代机械代替人工的高科技时代，提高机器利用效率，力求达到生产指标的精准高效完成，不断加强智能机器代替人工的技术变革，减轻人力成本输出。

七、结语

面对当前复杂的国内和国际形势，站在新时代、新征程的起点的企业更应从自身运营模式出发，加强对费用的管控力度，对报销环节要科学、严谨，让内部控制工作发挥应有的财务监督和管理职能，力争逐步使费用报销工作正规化、流程化。企业要立足根本，从本企业和行业实际出发，为企业的风险管理和财务管理工作奠定基石。作为基层财务工作人员，应做好本职工作、知悉岗位职责、提高理论修养，认真学习税收法律和财务知识，认真执行党和国家的路线、方针、政策。在工作中理论联系实际，做好生产企业自身的工作谋划和思路，针对生产企业在财务管理和内部控制工作中存在的具体问题，认真分析、积极应对，通过扎实的理论推动具体实践工作，采用切实可行的处理办法，科学管理费用报销问题，助力生产企业的规范化、持续化、健康化发展，用扎实的财务工作能力，饱满的热情和态度，勤学、善思、渐悟，为二十大的胜利召开贡献生产企业工作者的绵薄力量。■