论行政单位固定资产管理现状与改进建议

秦艳

（大庆市龙凤区龙凤街道办事处，黑龙江 大庆 163711）

近几年，为加强行政单位对于固定资产的管理工作，国家制定颁布了一系列相关的政策法规，要求相关单位认真学习并且贯彻落实以盘活现有固定资产，提高资产的使用效率。加强固定资产管理可以更充分地发挥行政单位的自我监督与管理职能，对资产各环节开展管控工作，避免管理不善导致国有资产流失，从根本上规避行政事业单位内部违法行为的产生，为国有资产的安全使用及管理提供良好支撑。

一、行政单位固定资产管理的目标及意义概述

（一）行政单位固定资产管理的意义

行政单位是我国实现国家公共职能的重要机构，在社会运行中占有重要地位。行政单位的固定资产以非经营性固定资产为主，是指为满足行政单位开展业务活动及其他相关活动所需要的固定资产，它是保障行政事业单位履行职责、发挥公共职能的物质基础。近些年，随着我国经济的迅速发展，我国在社会公共事业及服务方面投入的资金量越来越大，导致我国行政事业单位拥有大量的固定资产，种类繁多且金额巨大，资产分布在全国各地。但我国的行政单位固定资产管理梯子并没有随着社会的发展及固定资产数量的增多而发展，资产流失现象严重，影响财政资金的投入产出价值。综上，行政单位加强固定资产管理，一方面可以为单位履职工作提供物质基础，另一方面也能够维护国有资产的稳定性，在固定资产管理环节突出财政资金的实际使用价值。

（二）行政单位固定资产管理的目标

首先，在保证行政单位的固定资产相关的业务合法合规的情况下，帮助行政单位管理和使用其现有固定资产。寻找最优的固定资产的配置及使用路径，帮助行政单位在高效履行自身职能的情况下能够减少对国有固定资产的消耗，使得现有国有资产可以被充分利用。

其次，通过资产管理，建立完善的国有固定资产档案管理系统，可以将现有固定资产合理地在各单位之间调拨，盘活现有的固定资产，提高资产的使用效率，使国有固定资产可以被合理利用并完全发挥其功效，从而达到节约财政资金的目的。

最后，行政单位的固定资产在国有资产中占据着重要的地位。为维护国有资产安全完整，行政单位还应关注国有资产流失的问题。应完善固定资产的流动及处置制度，合理合法地处理闲置资产及报废资产等，使资产的损益在规定范围之内，遏制资产处置流程不规范、资产残余价值未上报等行为。

二、行政单位固定资产管理现状及存在的问题

（一）思想和制度方面

1．人员认知不到位

由于过往对于行政单位固定资产管理比较松懈，大部分基层工作人员意识不到行政单位固定资产管理的重要性。单位往往以履行本身社会职能为主要目标，建立的管理体系也只是为了服务于业务活动。这使得行政单位长期存在着固定资产管理意识薄弱的问题，管理层重视度不足，未结合现状制定固定资产管理办法；而执行层人员在资产购置、领用、转借等环节未遵守既有的流程和规定，资产遗失、账实不符、损耗严重或长期闲置等问题十分严重[1]。

2．管理制度不健全

当前情况下，大部分行政单位没有建立健全的固定资产管理制度，现有的固定资产管理制度不能满足新常态经济环境下国家对固定资产管理的要求。大部分的固定资产管理工作流于表面，不能深入地和行政单位的内部控制体系相结合。例如：库存管理与采购管理职能未分离，无法对采购入库、质量监测、信息录入等工作进行动态监督；同时，单位对资产流转过程认识不清楚，固定资产管理制度局限于资产采购和资产盘点，忽视了资产领用、入库管理、转借审批、折旧核算、绩效考核、报废处置等环节，造成资产管理不严的问题。

3．缺乏有效的绩效评价机制

完善的绩效评价机制是评估固定资产投入与产出效率的重要手段，但绩效评价机制需要科学的评价指标作为衡量标准。而目前大部分行政单位对固定资产的评价方式和评价指标比较单一，仅从资产使用时间、采购投入成本等方面进行评价，没有考虑到维修频次、产出价值、社会效益等；同时，对固定资产绩效评价的根本目的在于应用，将评价结果应用于下一阶段的采购工作，即基于评价结果实行采购资金配置。但大部分行政单位的固定资产评价工作局限于评价报告，既没有起到对基层人员的奖惩与激励作用，也没有发挥其资源配置作用。

（二）过程管理方面

1．配置不科学

在资产配置方面，很多单位的固定资产预算编制不完善，预算工具对资产统筹效果较差。例如：没有经过事前调研就进行采购活动，存在重复购置的问题；在采购活动中，仅以需求作为采购依据，没有考虑到资产在市场上的价格波幅情况。盲目采购造成大量资产闲置，还造成国有资产的价值流失。

2．使用不合理

固定资产的日常使用过程中，使用人不能遵循该资产的使用规范，且单位不能及时安排固定资产的使用人员学习该项资产的使用及维护工作，使得固定资产不能被规范使用，不能得到及时的维护，资产使用寿命缩减，资产使用效率低下甚至会因为错误地使用危害到资产使用人员的生命安全。

3．处置不规范

实际上，国家针对国有资产报废处置已经制定了相应的规章制度，要求各单位严格履行管理制度。行政单位对资产处置不规范，不仅仅会影响到单位资产价值的稳定性，还会违反国家政策法规[2]。行政单位当下尚未建立完善的资产管理体系，不能对固定资产定期进行盘点和监测，无法及时发现和汇总已经损坏至无法修复使用的固定资产。对于已经损害需要进入报废处置流程的资产，存在着未按照处置审批程序报废等问题；对于待处置的资产，没有引入相关机构进行资产残余价值鉴定，使得资产价值流失。

（三）管理系统方面

1．固定资产管理系统功能不满足需求

由于我国行政单位固定资产数量多，金额巨大，其管理难度相当高。如果要打破以前的固定资产管理的境况，提高固定资产管理效率，当下单位所使用的固定资产管理系统是无法满足管理需求的。现阶段，大部分行政单位针对固定资产建立了固定资产管理模块，以账、实、卡为管理模式，但固定资产的数据信息还需要手动录入，这反而增加了资产管理人员的工作任务，还存在操作失误、数据错录等风险。

2．未搭建共享平台，数据信息难实时共享

由于行政事业单位体系庞大，其固定资产管理的也较为分散，管理难度大。同时，固定资产管理并不仅仅是资产部门的工作，还涉及采购部门、财务部门和其他使用部门。而目前行政单位所使用的固定资产管理系统独立运行，与其他财务管理系统、采购系统、业务系统等缺乏联动性，信息共享程度较低，实时的数据没有办法传递及分析。这导致行政单位的固定资产不能被合理利用，造成资源浪费，闲置资产不能合理流动，重复购买侵占资本性资金等情况频繁发生，也影响了国有资产的安全性。

三、行政事业单位固定资产管理改进建议

（一）优化管理环境

优化固定资产管理环境一般从管理意识、管理制度等方面入手，营造良好的文化氛围，使得行政单位的管理层及执行层人员都能够对固定资产树立战略管理意识，加速我国行政事业单位规范固定资产管理工作的进程。具体来说，优化固定资产管理环境可以从以下三方面入手：

1．树立准确的管理意识

树立正确的管理意识是做好固定资产管理工作的第一步。提高行政单位各个归口部门对固定资产管理的认知，建立全员参与的固定资产管理环境，将固定资产管理工作设置为日常工作中的重要事务，并提高相关领导及固定资产管理人员对于固定资产管理的重视程度。一方面，从管理层人员角度来说，管理层人员应当熟读《国有资产管理办法》等相关的政策文件，了解国家对国有资产管理的重视度，立足于战略高度开展资产管理工作，并带头组织基层人员进行资产管理培训工作；另一方面，从执行层人员角度来说，作为行政单位中的重要组成分子，行政人员也要主动履行行政服务职能，尤其是采购部门、采购部门和业务部门的人员，都应当承担固定资产管理责任，加强与资产部门的协调与沟通，建立良好的固定资产管理环境[3]。

2．完善固定资产管理制度

近年来国家为了规范行政单位固定资产管理工作，并颁布了一些相关的法规条例，行政单位可以在这些条例的指引下优化本单位的固定资产管理制度。例如：在固定资产管理岗位设置方面，行政单位可以参考内部控制管理办法，对职务不相容的岗位进行分离，将资产管理、采购、使用、盘点等职责落实到人；在固定资产采购环节，行政单位可以建立资产采购授权审批制度，即采购活动必须履行审批流程；对于日常管理，可以以固定资产盘点制度作为保障机制，要求相关部门人员定期定点开展盘点工作，出具盘点报告等。通过制定完善的资产管理制度，可以从制度层面约束资产使用人员，强调固定资产管理的严肃性。

3．健全固定资产管理绩效评价机制

在完善的固定资产管理制度的基础上，行政单位应制定有效的固定资产绩效评价体制，将固定资产管理工作量化、可视化，并定期组织绩效考核。一方面，考核要能落到实处，即落实到具体的资产上。针对不同类型、不同价值的资产制定差异化的考核指标，指标内容可以涉及资产结构、资产质量、资产规模、资产效益、社会声誉等，并细化指标内容，构建完善的考核指标体系，反映固定资产在行政单位中的应用成效[4]。另一方面，绩效评价机制应当联动奖惩制度，对于造成资产丢失、损耗，或出现资产未达寿命期提前报废等问题，应当追责到人。

（二）加强实物管理

1．配置环节

固定资产配置环节是固定资产管理工作中的第一步，当下行政单位大部分固定资产由政府出资采购。在采购环节，采购预算、采购方式等十分关键。为了让资源配置更合理，更好地为单位的工作发挥作用，行政单位制定配置预算时应结合使用部门、采购部门及管理部门的意见。

根据当下我国对行政事业单位固定资产管理的新要求，单位可以将固定资产置换作为行政事业单位的资产配置的方式之一。例如：行政单位可以与同区域的单位建立资产置换平台，用于不同单位之间的资产流转与调拨。这样一来可以大幅度节约在资产购置方面的投资，还能够将闲置资产投入到使用过程中，以达到节约财政资金的目的。在采购环节，单位业务部门应当联动财务部门，预测本年度业务中对资产的实际需求，编制采购预算方案，经审批以后提交至采购部门进行采办；采购部门要注意资产购置成本，以成本指标作为依据，在兼顾质量的基础上选择更合理的供应商，保证满足业务部门的需求，并落实采购预算方案。

2．使用环节

第一，建立固定资产信息库，公布固定资产信息。根据各单位固定资产的实际使用情况对固定资产进行分类，将闲置资产、超标资产、使用效率低下资产等可以用于流动的资产明确标注出来。资产使用过程中可以优先从现有资源库里选择，增强固定资产的流动性，达到合理利用资源且节约资金的目的。为促进各单位之间资产调拨的积极性，可通过建立资产调拨奖励金等方式促进各单位之间资产调拨的积极性。

第二，由于固定资产的特殊性，单位应给固定资产建立合理的适合该项资产的存放地点，定期进行资产盘点，确保国有资产的安全。按照固定资产属性定期对固定资产进行排查，对资产进行必要维护；发现问题时能及时维修，保障资产处于可以正常运行的安全状态，确保资产使用者的人身安全及资产本身的安全，延长资产的使用寿命。如果资产需要更新或者改造，要进行资产使用调研，在确保安全的基础上对资产进行合理的更新或者改造，提高资产的工作效率，使资产更符合单位对于资产的使用需求，让固定资产的使用效能最大化。

第三，落实资产盘点制度。由固定资产管理部门牵头主导，在财务部门的配合下定期对资产数量开展盘点工作，了解固定资产存量、使用情况、价值损益等，录入信息系统当中，及时更新相关数据，并编制资产盘点报告反馈至上级部门，接受管理层人员的检查。

3．处置环节

在此环节中，行政单位需要制定资产报废申报审批流程，合理估算资产残余价值，选择最优的处置方案，及时收回残余价值，保护国有资产，防止国有资产流失。资产的维修及报销要选择专业的有话语权的机构进行评估，保证评估结果的客观性。此外，对于可修复使用的固定资产应及时联系专业人员进行修理，杜绝随意报废问题固定资产的行为。

（三）推进信息系统建设

行政单位可以加大信息化投入工作，利用信息技术开展固定资产管理工作，提高管理效率，保证账目、实际和卡片信息的完全一致。具体来说，在推进信息系统建设进程中，可以从以下两方面入手：

1．优化固定资产管理系统

在加强事务管理环节，本文多次提到信息库及信息平台的使用。实际上，大部分行政单位在会计电算化发展进程中，已经引入了信息技术，也建立了固定资产管理系统。但在后续工作中，应注意系统功能的拓展。固定资产管理系统应当全面覆盖资产购置、资产领用、资产入库、资产盘点、资产处置等环节，并将资产按照种类、价值等进行划分，建立差异化的资产管理档案。行政单位还可以借助系统功能开展线上审批，例如：在资产领用环节，单位业务部门可以在线上提交领用申请，经过审批、查验和证明以后，至仓库签字领用，可以缩短沟通时间。此外，信息系统还能够用于资产信息录入环节，即在资产入库时对资产粘贴二维码，只需要仪器扫描就可以直接录入资产相关的信息，可以大幅度降低相关人员的工作量。

2．加快财务共享中心的建设

近几年，随着经济的发展及科技的不断进步，财务共享中心作为一个可以集中管理财务数据的新型财务管理机构应运而生。财务共享中心的建立可以作用于固定资产折旧核算工作，即固定资产管理系统的信息可以直接传导至共享中心，从业务信息转化为财务信息，在系统中完成资产折旧与摊销等工作。但要注意这一环节需要行政单位做好固定资产管理系统与其他管理模块的信息端口对接工作，确保各项信息能够及时共享、获取，加强固定资产管理与各部门之间的联系。

四、结束语

综上，由于固定资产在行政单位的工作中发挥着重要的作用，且是我国国有资产管理的重要部分，各行政单位应提高对于固定资产管理的认知，增强固定资产管理意识，完善固定资产管理制度，将固定资产管理上升为日常工作中的重要部分；同时，加强固定资产的内部管理绩效考核，争取早日让我国固定资产管理工作形成合理有效的管理体系，让现有国有固定资产能够被充分地利用和流动起来，提高资产使用效率，节约财政资金，让资金可以用到更加需要的地方。