高校档案数字化管理问题及破解手段研究

吴尚谕

摘要：当今社会，已经全面进入到网络强国的时代当中，此种背景下的高校建设也需要紧追时代步伐，将信息化、数字化的优势融入到发展建设当中。档案管理作为高校重要的管理工作，可以积极地引入数字化管理的手段，进一步提升工作效率、质量和安全性。但当前的不少高校都因受到管理制度、技术条件、资金投入以及人才资源的限制，依旧存在着不少问题需要解决，本文重点分析了数字化档案管理问题的破解手段，旨在进一步强化高校的数字化、智能化管理水平。

关键词：高校；档案；数字化管理；问题；破解手段

引言

我国已经进入到信息化、数字化的发展时代当中，高校档案的管理也正朝着数字化的方向发展。数字化的档案管理不仅利于档案原件的保护，节省成本与空间，同时也能有效提升档案管理的效率，丰富管理的手段。此外，数字化档案管理进一步拓宽信息共享，能够为高校师生提供更加优质的服务。但在档案数字化管理的进程当中，不少安全风险以及管理风险也都逐步显露出来，需要高校强化管理控制与问题破解。

一、高校档案数字化管理的问题

（一）档案管理制度不完善

高校在开展各项工作的过程当中，经常会产生不同的数据信息、图片数据、视频数据以及文本信息等，这些信息内容都极具丰富性。在信息数据日益增多的背景下，高校檔案数据的来源具有较大的广泛性，种类也具有一定的复杂性，其中包含着部教研、教学、后勤等多种数据信息，并且不同部门之间的工作内容也存在一定的差异，使得所产生的档案数据也随之表现出一定的差异表现[1]。管理制度相关问题是当前各大高校数字化档案管理中常见问题，不少高校虽然具备一定的档案管理制度，但是缺乏足够的完善性与明确性，直接影响到了高校数字化档案管理工作的顺利开展，

（二）基础设施建设不够完善

相较于传统的高校档案管理模式，数字化档案管理需要有足够先进设备与技术支撑，以此作为依据来完善整个高校的数字化管理系统。但从当前的高校档案管理实际来看，不少高校都忽视了相应的资金投入，比如自动化办公设备、先进的档案管理技术等，这些都是实现数字化档案管理的重要基础。在现有的数字化档案管理实践中，首先需要注意的就是网络方面的问题，因为不少高校没有较为稳定的网络环境，容易产生网络传输不通畅的问题，进而造成信息的丢失；其次需要注意的就是必要的设备与系统设施，比如计算机、扫描仪等，部分高校所使用到的设备都处于老旧的状态当中，没有得到及时的更新与维护，甚至是直接缺少先进设备类型，使得数字化档案管理的工作无法得到顺利开展；最后是技术方面的支持，对于数字化档案管理工作而言，先进的技术是其最为基础的支撑，但目前的不少高校都未重视到技术引进的重要性，整体手段还处于落后的状态当中，容易给数字化档案带来较大的不便，直接影响到工作的效率与质量[2]。

（三）数字资源共享程度较低

在信息技术高速发展的背景下，我国高校的信息化发展已经迎来相应的发展契机，智慧校园、数字校园的相关建设都方兴未艾，不同的管理部门都在陆续采购各种系统化的软件，包括政务、教务、财务、学生管理、档案管理等系统数据库，各种数据库的标准体现出一定的差异化特性，并且在兼容性方面也存在一定的问题，使得不同系统之间的各种信息数据都无法实现相互联通与交流，影响到了高校档案数字化资源的共享[3]。此外，不少高校并未重视数字化资源共享的重要性，校内没有较为完善的数据库支撑，无法实现资源的共享，不仅不便于师生工作与学习，同时也会在一定程度上影响到不同高校之间的信息交流与学习。

（四）网络安全性保障不足

在互联网技术不断发展的今天，各种网络黑客都可以借助网络攻击、网站篡改、信息窃取等方式来威胁到高校的网络信息安全。高校属于学术性机构，内部存有大量的专业技术与前沿信息，若没有健全的安全管理体系，会直接影响到信息数据安全性。不少高校都缺乏足够的安全意识，并且不愿意投入过多的人力、物力来开展数字化建设，未能真正落实到网络系统的安全防护工作当中。此外，大部分的高校档案管理工作的实现多与企业合作，由企业开发相应的软件，若企业出现了技术方面的问题，就会对高校的档案信息管理的安全性产生直接的影响。

（五）缺乏复合型管理人才

高校档案的数字化管理属于一项极具科技含量的项目，但是不少档案管理人员都缺乏足够专业的技术基础，在一定程度上阻碍了管理工作数字化进程。在高校档案数字化建设的整体进程当中，人才占据到非常重要的地位，不仅需要掌握相应的专业技能，同时要对自动化与网络化技术的应用进行关注。但是从现有的高校档案管理人才的应用来看，复合型人才数量较少，档案管理人员的专业性较差，不少人员为兼职人员[4]。加之信息技术的发展速度较快，不少人员都无法很好地适应当下的数字化发展步伐，在一定程度上影响了数字化档案工作的顺利开展。

二、高校档案数字化管理问题的破解手段

（一）完善高校档案数字化管理相关制度体系

想要进一步提升高校档案管理工作的规范性与科学性，需要制定出档案数字化管理的相关标准，以坚实的制度标准来形成良好的基础。一般来说，可以从两个方面的内容出发：一是要政府及其相关部门来加大管理的力度，制定科学的管理方案与地区的实际发展情况结合在一起，形成数字化的管理模式。针对未达到数字化标准的高校，需要有关部门给予一定的惩罚，进一步促进管理效果的提升；其二，高校需要将高校实际的管理状态与档案工作结合在一起，从管理流程出发做出进一步的优化，进一步明确不同工作岗位所需要的制度要求，让数字化档案管理工作中的标准与工作得到进一步细化[5]。具体来说，需要针对人员分配、管理方式和管理要求以及设备使用等方面的内容，实施全方位的制度管理，让相关管理人员可以进一步提升数字档案管理的重视程度，强化对自身工作的约束，进一步实现数字化档案管理的效率提升。此外，还要由专人实施指导与质量检查的相关工作，以工序交接来说，需要将交接登记工作做到位，将工作制度与管理方法有机地衔接在一起，进一步保障好档案原件的安全性，促进高校数字化档案的质量提升。

（二）加大基础设施建设投入力度

高校数字化档案工作得以实现的重要基础即资金的投入以及各类硬件设备的建设。在数字化档案管理的工作实践中，常用的硬件设备主要包括计算机、网络系统、应用软件等，同时还有配套的仪器设备等，上述硬件设备的质量会直接影响到高校数字化档案管理的综合效率与质量。政府及其相关部门在出台各项优惠政策时，可以将高校数字化硬件设备的置办纳入到其中，给予高校一定的政策支撑。针对条件受限的部分高校，相关部门需要给予一定的资金补助，通过校企合作等方式，让高校的数字化硬件设备可以得到更好的完善。此外，高校需要进一步强化资金管理，从资金预算以及相应的管理工作出发，将建设资金尽可能地投入到先进设备以及技术的应用当中，选择适合本校发展的数字化档案管理方案，逐步形成功能齐全、整体完善、水平较高的数字化档案管理体系。对于信息化、数字化的管理系统而言，专业性和先进性是保证档案管理质量和安全性的重要保障，相关的管理人员必须熟练使用多种软件系统，进一步提升数字化档案管理的安全性[6]。

（三）建设数字化档案安全管理体系

对于高校数字化档案管理工作而言，安全性一直是其关注的重点内容，因此需要构建起完善的安全风险评估体系，通过此种方式来明确档案信息安全威胁的基本诱因。首先，高校档案管理部门需要明确主要的评估内容与指标，通过动态化的评估来实现对数字化信息资源的有效管理。对于高校数字化档案管理而言，灵活性是其重要特点，需要在评估阶段与高校的基本情况与实际问题结合在一起，形成较为完整且具有针对性的评估体系，让高校的档案信息可以得到动态化的管理；其次，高校要進一步强化档案管理人员的保密意识。在数字化档案管理工作开展的过程当中，不少数字化项目都是以外包形式完成，因此需要校方与相关单位签订保密协议，同时还要着重审核外包公司的资质，避免出现数据泄露的问题。此外，无论是学校内部的档案管理人员还是合作公司的管理人员，都需要统一认证身份，并且严格设置离职人员与非法人员的限制功能，进一步规范化管理高校数字化档案，降低各类数据的安全风险。在管理过程中，若是由档案管理人员自身问题所导致的安全风险，需要高校对给予严重的处罚；三是要结合先进技术手段形成安全管理方案。高校在开展数字化档案管理工作时，需要使用专用内网，并且要积极配置相关部门认证过的防火墙与杀毒软件。对不同保密级别的档案来说，需要结合技术设置为不同的授权认证，并且要格外注意信息下载过程中的安全控制。此外，还要在校园网的环境中，设置实名注册的制度，将其应用于相应的查询与管理系统当中，进一步保证档案管理工作的溯源性[7]。

（四）实现档案资源的共享共建

在数字化信息时代的背景之下，高校档案数字化管理需要以综合性的应用系统作为主要的依据，将各种信息内容都综合成为一个整体，由工作人员对其进行收集、录入、加工、检索与使用，通过此种方式来实现对各类数据的信息化管理与应用。对于当下的高校信息化、数字化建设工作而言，已经初步获得一定的成果，大多数的自动化办公系统都可以在日常的工作中发挥出自身的价值，让各大高校的教师与学生都可以更加方便地 办公与学习，将以往传统的管理模式进行有效创新。高校在开展信息化建设过程中，可以将不同部门的信息化工程都纳入到一个整体当中，将现有的档案管理系统、自动化办公系统、教学管理系统等融合在一起，打破不同系统之间的数据壁垒，让各类信息数据都可在线实现相应的归档与处理，提升档案信息化处理的效率与质量。此外，高校的档案管理相关部门需要进一步实施馆藏资源的数字化扫描工作，为全校的师生提供更加方便的检索与存储工作，让图书馆内的各项电子资源都可以实现共享，为师生提供一个更好的工作与学习环境。档案资源得以共享的前提即信息化与数字化技术的发展，此种共享成果不仅可以为高校的教育活动的丰富开展提供一个良好的基础，同时也能在最大程度上降低档案闲置问题的发生率。高校还应借助大数据技术，实现对大量非结构化数据的整合与应用，将分散的结构化与非结构化数据资源有机地关联在一起，逐渐形成超大规模的数据库，在此过程中，通过大数据分析的方式来实现数据资源块的有效提炼与优化，进一步提升档案数据的规范性、分享性，让所有的用户都可以依据需求和搜索引擎来获得自身所需的资源，进一步提升数字化档案管理的服务性。

（五）提升档案管理人员的综合素质

“人才”是实现高校档案数字化管理的重要基础，需要相关的管理人员持续处于提升自我能力的状态当中，并且要热爱档案管理的事业，只有这样才能促进高校数字化档案管理工作的有序开展。首先要细化档案管理人员。高校要逐步建立起专门的档案管理岗位与部分，并且要在档案管理部门当中设立更加专业且细致的工作职位，依据工作的内容将不同管理人员按照其自身的优势与能力划分为不同的小组，并选出组长带领组员开展相关的工作内容，进一步细化档案管理的工作内容，将其分配至不同人员的手中，激发起档案工作人员工作积极性与责任心，让所有的工作都可良好的配合中完成，并获得较好的工作效果；其次要积极引进复合型人才。高校在筛选数字化档案管理的工作人员时，需要重视专业的对口程度，提升入职的门槛，从人才引进的过程中就重点把关质量，提升新进工作人员的专业化程度与信息化能力。此外，数字化档案管理人员不仅要具备档案管理的专业性，同时还要积极吸收一批懂计算机技术与数字媒体技术的人员，为高校的数字化档案管理工作开展提供一定的人才保障，促进数字化档案管理工作的有效建设；最后是重视在职工作人员的培训与教育工作。针对已经在岗的高校档案管理人员而言，想要更好地适应当下的信息化时代发展，必须采取多种培训教育方式来提升职员的专业化档案管理水平以及信息化知识，同时也可将相应的奖惩机制应用于其中，通过定期考核的方式来督促老职工的学习，针对不合格者需给予一定的处罚，给予合格者相应的奖励，让档案工作人员时刻注意综合能力的提升。

结语

在信息技术不断发展的大背景下，档案管理的相关工作也开始紧追其发展步伐。特别是高校档案管理工作，因受到高校学术性特征的影响，其中的各项学术科研以及前沿性内容，都是保密等级较高的内容，因此必须以科学、安全、有效的措施给予全面的管理。在具体的高校数字化档案管理当中，不仅要重视相关的制度规范以及基础设施建设，更是要关注安全保障以及人才任用，促进数字化资源的共建与共享。

参考文献：

[1]周书英.“互联网+”环境下高校教学档案数字化管理研究[J].兰台内外，2022，14：1-3.

[2]谢群.高校数字化档案管理的问题及对策探微[J].贵阳学院学报（社会科学版），2022，1702：75-78.

[3]韩卓泉.高校档案数字化管理的安全风险评估研究[J].兰台内外，2021，20：10-12.

[4]黄晓婷.互联网背景下高校档案数字化管理策略分析[J].城建档案，2021，04：16-18.

[5]韩卓泉.大数据下的高校档案数字化管理分析[J].兰台内外，2021，05：13-15.

[6]邱艳.高校档案数字化管理的现状与对策[J].办公室业务，2020，22：191-192.

[7]黄晓鑫.探讨高校档案管理数字化发展面临的问题及对策[J].学周刊，2020，32：175-176.

（作者单位：娄底幼儿师范高等专科学校）

（责任编辑：豆瑞超）