大型仪器购置论证与开放共享的互动机制及优化路径

晏旭秀，孟 震，林秋星，章奕晖

（南京大学a.实验室与设备管理处；b.化学化工学院，南京 210023）

0 引言

自2000 年教育部颁布《高等学校仪器设备管理办法》［1］以来，高校仪器设备购置论证工作逐步开展，对明确购置目的，完善采购决策，提升使用效益，降低资源浪费发挥了重要作用，并已成为仪器设备购置前的必要程序［2］。近年来，随着国家对高等教育投入的持续加大，高校大型仪器设备采购规模迅速增长。与此同时，大型科研仪器的重复购置、使用率低、共享困难等问题也仍未解决［3］。为解决上述问题，高校不仅要关注仪器使用管理，推动大型仪器开放共享；还要严格把控源头环节，从采购端入手，在大型仪器购置前加强论证，通过购置论证使大型仪器购置具有充分的必要性、科学性、合理性与共享性［4］，进而充分发挥仪器的教学科研功能，提升其使用效率和共享程度。

1 高校大型仪器设备购置与开放共享现状

1.1 大型仪器设备购置与存量规模不断增长

根据《国家重大科研基础设施和大型科研仪器开放共享管理办法》的规定，国家重大科研基础设施和大型科研仪器主要是指“政府预算资金投入建设和购置的用于科学研究和技术开发活动的各类重大科研基础设施和单台套价值在50 万元及以上的科学仪器设备”［5］。近年来，随着“双一流”建设的深入推进，各学科领域的科学研究工作持续深化，高校大型仪器设备的数量、种类、价值等规模越来越大，高精尖设备不断涌现。我校近几年大型仪器设备数量及建账金额呈逐渐上升趋势，截至2021 年12 月底，50 万元以上大型仪器设备共有1 523 台件，原值总计23.92 亿元（见图1）。近5 年50 万元以上大型仪器占全校仪器设备总金额的比重始终维持在40%左右（见图2）。

图1 南京大学2017—2021年大型仪器设备存量情况

图2 南京大学2017—2021年大型仪器设备占比情况

在教育现代化的发展目标引领下，国家对高等教育的资金投入与支持越来越大，高校用于购置仪器设备的经费明显增长，设备采购有了更多的资金和自主选择权。尤其自2022 年9 月以来，国家出台了一系列专项贴息贷款配套政策，以教育信息化为重点支持领域，扩大补贴力度，支持贷款、减税、扩大市场需求，覆盖高校等10 大领域。这些政策的出台，将进一步拉动高校大型仪器设备采购需求。快速增加的大型设备集群为大型仪器共享平台建设提供硬件基础，也促使高校深入思考如何科学合理地购置大型仪器设备，减少购置盲目性，避免闲置和浪费，让新增设备资产实现最大化利用，更好地服务于学校学科布局、人才培养和科研发展需要［6］。

1.2 大型仪器设备存在重复购置和使用效率不高

国家和地方出台了系列政策引导和支持仪器设备开放共享工作，高校大型仪器开放共享管理也取得了一定成效，但许多高校仍存在仪器设备开放共享情况较差、仪器运行机时较低的问题，大型仪器开放共享管理工作有待加强。根据科技部公开发布的《中央级高校和科研院所等单位重大科研基础设施和大型科研仪器开放共享评价考核结果的通知》，近几年考核结果较差的被通报单位普遍存在重复购置和闲置浪费严重等问题。有些设备重复购置数量过多，机时达不到最低要求，而有些设备使用需求低，或者只是阶段性使用需求，无法长期有效利用。导致这些问题的主要原因之一是仪器设备缺乏前端需求管理，设备购置前论证不充分，未能综合考虑设备的长期使用效益、人员经费保障、是否严格查重等。为了实现仪器资源的合理布局，减少重复购置，提高使用效率，需从购置源头建立相应的管理机制。

2 大型仪器购置论证与开放共享之间的互动机制

2.1 购置论证是开放共享的前提与保障

购置论证指在实施采购前，组织专家对拟申购仪器设备购置的必要性、可行性、合规性、配置的合理性及预期使用效益等进行的综合评价。仪器设备购置论证内容及结果将影响后续招标采购、合同签订、验收入库、开放共享等多个环节，直接关系到实验室的建设和发展。在购置论证环节，高校通过不断完善管理机制，建立健全制度，规范论证流程，严格控制论证的每一个环节与内容，可有效提高设备采购的效率和质量，为学校的教学科研服务提供有力保障［7］。通过设备购置论证，达到统筹优化仪器设备资源、减少重复购置的目的，从采购源头上把控仪器设备的保有量、先进性和配置合理性，进而推动大型仪器开放共享。

2.2 开放共享为购置论证提供采购需求依据

大型仪器设备开放共享是促进创新型人才培养、支撑高水平科学研究和服务国家战略需求的重要举措［8］，也是高校科学规划、统筹管理、高效运行的重要支撑。①开放共享平台有利于实现学校仪器资源的集约化管理，加强资源的统筹协调，通过完善信息沟通互动机制，可以有效盘活现有仪器资源，最大化利用存量仪器，减少仪器的闲置浪费。②开放共享平台作为仪器资源库，在购置论证环节可作为查重评议的重要依据，引导用户合理提出采购需求，避免出现不必要的重复购置问题。

3 大型仪器购置论证环节存在的问题

现阶段高校对仪器设备的采购需求管理有待加强，在购置论证环节普遍存在论证流程不规范、论证流于形式、论证内容不全面、重复购置严重等问题，未能引起对仪器设备资源合理配置的高度重视，缺乏与大型仪器共享管理相联系的长期考虑。

3.1 论证流程不规范，存在盲目购置

当前大部分高校实施“先批预算、后行论证”的模式，然而，教育部财政司每年批复预算和下达经费的时间较晚，给申购用户留出的论证采购时间相对不足。许多用户在设备购置论证前，未做好充分的采购计划，为落实采购进度，避免出现结余过多、执行率差、经费被收回等情况，经常在经费执行截止日期前“突击性”花钱。导致部分老师盲目购买设备，缺乏规划，没有自行查重，忽视共享平台已有设备。有些仪器只为满足暂时性需求，购置后机时不饱满，造成闲置浪费。与此同时，这种“突击性”论证采购行为，很难在短时间内做好充足的市场调研，用户收集信息不全、技术参数配置不够先进的情况时常发生。另一方面，在申购用户设备经费预算已经落实的情况下，为保障项目计划顺利实施，设备主管部门和论证评审专家难以对设备购置申请提出异议，只能协助明确设备参数、采购方式等，未能发挥购置论证的应有作用。

3.2 论证流于形式，缺乏约束机制

部分高校对仪器设备购置论证工作的重视不足，存在论证流于形式甚至“不论证、只签字”的情况［9］。许多学校要求大型仪器设备必须二级论证，先由申购单位自行组织论证会，经专家组审核通过后，再报送归口管理部门进行第二轮校级论证，从而充分论证其购置必要性、可行性与科学性。而申购单位论证环节缺乏组织制度约束，未能落实责任管理人和论证机制，导致部分申购用户及采购管理人员对论证工作和设备共享的意识不足，将购置论证视为采购过程中的一个简单例行程序，认为只需要“填个表”“跑个腿”“盖个章”［10］，容易出现材料准备不充分、表格填写不认真，对必要性、可行性等内容未进行充分论证等问题。在校级论证环节，负责组织论证会的归口管理部门也存在“走过场”现象，在经费、场地、人员均已落实的情况下，对申购设备的论证草草通过，没有详细论证其是否重复购置、是否开放共享等，论证通过率几乎百分之百，导致论证工作形式大于内容，缺乏约束力。

3.3 论证内容不全面，重复购置严重

目前大部分高校在进行大型仪器购置论证时，主要关注拟购置仪器的必要性、技术参数的科学性与先进性等，大多考虑申购单位使用上的便利或某课题的需要，论证内容缺乏从学校学科建设、人才培养、科学研究等大局和长远考虑，对开放共享论证较少［11］。按照财政部和科技部要求，申购大型科研仪器设备经费预算时，需要提交查重评议报告，内容主要包括：拟购仪器设备基本情况、购置必要性及本单位同类仪器设备保有量和运行开放情况等［12］。然而，许多高校对于重复购置论证不严谨，现有设备情况未有效触达申购方，申购用户对校内仪器设备保有量不了解，查重数据库利用不充分，未能建立严格的查重评议程序，对于校内同类仪器较多、现有同类仪器机时不达标的情况，仍然允许购置，进一步造成资源浪费。

4 大型仪器购置论证环节的优化路径

购置论证是仪器设备实施采购前的首要环节，以规范严格的流程深入开展购置论证工作，加强设备采购的引导、制约与监督，可以在源头上合理统筹规划仪器布局，减少重复购置，进而推进开放共享，提高大型仪器设备使用效益，实现合理配置科研资源，有效支撑人才培养和科学研究工作［7］。针对上述主要问题，从建立规范机制、明确论证责任、严格查重评议、优化论证结果等方面规范大型仪器购置论证，加强对大型仪器设备的采购监管。

4.1 建立规范机制，加强购置合理性

为规范论证流程与操作方法，确保设备采购的合理性与科学性，最大限度提高大型仪器使用效能，应完善高校大型仪器设备可行性论证的制度建设，制定详细的购置论证管理实施细则，推动大型仪器管理规范化、科学化、制度化。

（1）落实“先论证、后预算”模式。各单位在申请购置大型仪器设备预算前，需提请查重评议和可行性论证，只有设备购置的必要性、合理性、可行性、共享性等被论证通过，方可申报该设备预算。将论证工作从相对靠后的购置环节前置为相对靠前的立项、审核、筹划环节，同部署、同研究，提高申购单位的重视程度和主管部门的把控力度，把原来的“已落实预算才论证”的被动工作变成“统筹好需求先论证”的主动工作，从源头上避免不必要和低水平的重复购置。

（2）从分散论证改为集中论证形式。以往的分散论证多由个人申报，未能落实申购单位的组织管理责任。集中论证能够提高各单位对论证工作的重视，实现其对本单位的设备购置加强组织、充分论证、严格把关。集中论证也有利于归口管理部门进行集中管理，对提交的论证报告集中审批，按照学科类别集中组织校级论证会，邀请相关学科领域专家进行评审，避免因分散管理造成的低效管理。

（3）建立“分级论证”原则。大型仪器设备购置论证应按照单价不同进行分级论证。我校对于预算单价10 万元（含）至50 万元的仪器设备，由申购单位邀请3 位以上（单数）专家审核并形成专家论证意见，报送归口管理部门审批。对于预算单价50 万元（含）以上的仪器设备，需完成院系——学校两级论证。申购单位负责组织本单位内论证，邀请5 位以上（单数）专家审核并形成专家论证意见，报送归口管理部门审核。归口管理部门负责组织校级论证会，经5 位以上（单数）校级专家小组论证通过后，报送分管校长审批。

4.2 明确论证责任，提高购置严谨性

为避免论证工作流于形式，减少因论证工作缺位而造成的大型仪器使用率低下的问题，应建立大型仪器设备论证工作责任制。通过建立“申购用户—申购单位—归口管理部门—学校”四级责任体系，明确用户本人、院系单位、主管部门、学校层面在大型仪器购置论证环节应承担的责任［8］。

本着谁申请谁负责的原则，强化组织管理，分阶段落实第一责任人，提升参与论证人员的责任意识。申购用户须对自己提出的设备购置需求负责，要考虑现有设备是否可满足使用需求、拟购置设备是否属于长期规划需要、是否做好充分市场调研等。申购单位须对提交的论证报告内容真实性负责，确保该设备纳入本单位采购规划，满足学科发展，能够按照大型仪器开放共享要求提供对外服务。归口管理部门应当对拟购置设备在学校的分布状况进行核实，遵循“保障基本、统筹规划、合理配置、避免重复、专管共用”的原则：①严格组织校级查重评议和可行性论证程序，确保论证严肃有效；②持续完善大型仪器开放共享管理工作，促使共享平台设备信息有效触达科研人员，提升用户共享意识，减少设备需求提出的不合理性。

购置论证直接影响学校的采购决策，应当立足于学校的发展规划，围绕学校科学研究、人才培养、学科建设等核心工作组织实施。必须落实大型仪器购置论证工作中的各方责任，使购置论证能够发挥采购决策的正面引导作用，减少因决策失误导致的闲置浪费、使用效果差。

4.3 严格查重评议，突出购置必要性

优化仪器设备信息共享机制，实现科研人员便捷查询已有仪器资源与使用条件，高效对接现有设备完成实验测试，辅以严格的查重评议，突出购置必要性论证。申购用户及申购单位需明确同类设备的现存状况、设备购置目的，防止盲目购置、重复购置，为拟购置设备将来的较高使用率奠定基础。

（1）建立仪器设备查重数据库。利用学校和地方科技部门现有的仪器共享平台，扩充建立大型仪器设备数据库，加强信息管理平台之间的联动，优化仪器共享资源。申购用户在提交购置论证申请前，必须在仪器设备数据库中进行查重，在充分了解同类设备现存数量和使用率的基础上，根据设备共享情况对购置必要性作出合理分析。

（2）加强查重评议和论证审核。申购单位应对申购用户的查重结果进行审核，结合学校同类仪器设备的保有及使用情况，对是否同意购置提出明确意见，对学校已有同类仪器且机时不饱和、但仍需购置的作出说明，提出明确、合理、过硬理由［13］。论证主管部门应对申购单位提交的查重评议结果进行复核，参照科技部对于大型仪器设备年使用机时的下限标准，对学校已有同类型仪器且机时不满足要求、无充足购置理由的，原则上不予重复购置。

（3）要求用户承诺开放共享。无论使用何种资金购置大型仪器设备，原则上都要求申购用户在论证报告中承诺大型仪器开放共享并满足相应运行管理规范，主管部门承担对大型仪器软硬件的监管责任。若用户不能承诺开放共享，必须提交申购单位出具的书面说明，并经主管部门审批同意。

4.4 优化论证结果，提高论证有效性

（1）明确论证结论意见。购置论证结果将直接为学校的采购决策提供依据，论证参与人员和部门应当按照相关程序及要求，将结论意见分为建议购置、不建议购置、重新论证3 种。符合下列条件之一的建议购置：①学校无同类仪器设备或有同类仪器设备但其功能无法满足当前研究需要；②学校虽有同类设备但机时饱满，无法满足当前研究需要；③学校虽有同类设备，但由于实验性质和条件所限不适合共享；④拟购仪器设备为在线设备或对已有设备的配套和升级改造等。具有下述情况之一的不建议购置：①学校现存同类仪器设备较多且功能可以满足当前研究需要，可以通过共享支撑当前研究；②拟购仪器设备与本项目的研究方向不符；③对拟购仪器设备刻意拆分、打包或未使用规范名称；④申购单位缺乏合适的专职／兼职实验管理人员、仪器设备操作人员［14］；⑤仅阶段性使用仪器，可通过购买服务解决使用需求。论证材料不全或无法对上述论证要求作出详细说明，且不属于“建议购置”情况的，需重新论证。

（2）强化结果反馈约束机制。申购用户及单位必须充分尊重论证结果，按照专家意见修改报告或重新论证。未按规定开展查重评议和论证审核，将计入有关考核评价结果，直接影响对相关二级单位的资源分配和发展再投入。以上情节严重者，报学校纪检等相关部门处理。此外，设备主管部门应当完善大型仪器使用效益评价指标体系，加强对大型仪器绩效考评执行力度［15］，如发现购置的仪器设备在实际使用中出现适用性不强、使用效益较低、无法达到预期效果等情况，将实施校内调拨等措施，同时限制该设备购置单位的论证购置申请。

（3）建立论证信息档案库。仪器设备的购置可行性论证会应有会议记录或纪要，论证材料应完整保存备查。归口管理部门要进一步完善设备档案管理工作，将设备购置的可行性论证报告、会议纪要、专家论证意见及结论、采购验收等相关材料一并归档，为大型仪器设备开放共享和设备运行管理提供依据。

5 结语

大型仪器设备管理始终是高校实验室管理中的重点工作之一，随着国家教育现代化的深入推进，高校大型仪器设备购置规模持续增长，大型仪器设备开放共享工作迎来新的挑战，如何合理配置大型仪器设备资源，提高仪器使用效率和共享程度逐渐成为高校关注的焦点话题。购置论证作为设备实施采购前的首要环节，可以从源头上把控所购置仪器设备的配置向科学合理的方向发展，避免重复购置，推动资源共建和开放共享。逐步完善大型仪器购置论证模式，是减少重复购置浪费，提高大型仪器使用效益行之有效的手段。通过购置论证环节建立规范机制、明确论证责任、严格查重评议、优化论证结果等方式，发挥购置论证管理的能动作用，推动大型仪器设备开放共享管理工作，为高校教学科研工作的开展提供更为高效专业的服务。