信息化时代高校财务部门印章管理探索

文/中山大学财务处 钟思棋 江敏杰（通讯作者）

一、背景

高校财务部门的印章管理是高校财务工作的重要组成部分，具有鲜明的特点，如果管理不善，容易给学校造成巨大损失。信息化时代背景下，运用智能技术手段能有效推动印章管理提质增效，高校财务部门可以此为契机，通过信息化技术手段提升管理水平，加强印章管理内部控制建设。

二、单位印章管理的共性

（一）权威性。单位的印章具有一定的权力象征意义。对内，印章是负责人行使权力、表明其身份与责任的工具；对外，印章起到证明的作用，具有法定约束力。一旦一份材料加盖单位印章，就标志着其内容取得了单位的认可，具有高度权威性、严肃性。

（二）规范性。印章启用、使用等均需建立在制度规范之上，以确保印章使用合法合规，发挥出应有的效力。使用人如有用印需求，需按要求履行审批手续。印章管理员加盖印章也需遵守单位相关规定。

（三）谨慎性。印章审批人员在审批时要谨慎细致，根据专业知识判断是否可以用印。印章管理员在用印时要严格、仔细核对用印材料，并根据审批意见用印，不得未经批准使用印章，或因为与经办人关系好而加盖“人情章”。印章应做到“专人专管”，不能让印章离开管理者视线范围。

三、高校财务部门印章管理的作用

（一）印章种类及数量多。高校财务部门业务广泛，印章的种类和数量较多，包括行政公章、财务专用章、法人印鉴、发票专用章、收款专用章等等。如果出现多校区办学的模式，则同一款的印章还需要刻制多套放在不同的校区，以满足不同校区的用印需求。

（二）印章应用范围宽泛。财务部门的印章使用与学校各项经济业务息息相关，办理银行业务需加盖财务专用章；开具发票需加盖发票专用章；来款确认需加盖收款专用章；在项目收支明细账、经费决算报告、调账申请、项目验收申请书、凭证复印件、公文、合同等文件上需加盖行政公章，校内部门材料的往来、出具不同类型的证明，如工作表现、业绩证明等也需要加盖部门公章。

（三）印章使用频率高。高校经济活动频繁，科研项目众多，再加上应用范围广，因此印章的使用频率非常高。比如科研项目结题时，审计要求项目组提供的财务报销凭证复印件，一次就需要加盖上百个印章。据统计，S高校财务部门一年加盖的行政公章和签名章多达8万个、财务专用章等业务用章1万余个。

四、印章管理中存在的问题

（一）印章被盗用滥用。印章重要且体积小，保管难度大，且出现被盗用、滥用的情况，可能造成严重的损失。如因风险意识不足导致印章保管不善，如印章管理员随意将印章放在抽屉里无人看管，印章可能被其他人滥用、损坏，甚至盗窃。或者单位公章和部门负责人签字章由同一印章管理员保管，则可能会有心怀不轨之人利用职务之便滥用印章。

（二）错误用印。印章审批人把关不严，或是因用印过程缺乏监管，印章管理员盖章时未仔细核对用印材料，造成错误用印的情况。例如，在未经审批的材料上盖“人情”章，或是在空白纸上盖章等。此外，印章管理员用印时仅核对用印材料名称与审批时的一致性，无法对用印材料的内容进行复核，即使被人篡改了材料，印章管理员也无从知晓。

（三）工作效率低。由于高校事务繁杂，用印事项宽泛，内容形式多样且业务边界模糊，以致用印时需要层层审批，效率低下。一般的用印流程至少需要经过业务科室、部门领导进行二级审批，如遇审批人公务外出时只能暂停审批流程；跨校区用印往往还需要在不同校区甚至是不同城市间来回奔波；印章管理员在用印前需对用印要素进行复核，逐份加盖公章；繁忙时段用印申请人轮候审批、盖章的时间较长，整个过程冗长低效。

（四）信息化水平偏低。全过程线下人工操作，信息化水平偏低。申请人申请用印，必须到各业务部门进行材料的现场审核，同时填写用印审批表；到用印阶段又需在用印登记本上进行登记，印章管理员给予用印并将用印审批表和用印登记本这两份材料归档保存。这不仅需要申请人进行重复填写，也导致审批材料和用印登记材料不方便保存，难以统计和检索。

五、高校财务印章内控建设探索——以S高校为例

针对印章管理的特性和问题，S高校财务部门对印章管理现状进行了全面梳理，“对症下药”开展内控建设，切实规范了用印行为，提高了部门的印章管理水平和工作效率。

（一）建章立制，建立台账，梳理流程。S高校财务部门在学校印章管理的大框架下，制定了各类财务印章管理实施细则和使用流程，明确了不同类型印章的刻制和启用、管理和使用范围、使用程序等等，确保印章管理有规可依。

S高校实行多校区办学，每个校区配有一套财务印章，总章数多达50余个。印章的启用均有台账登记并独立设置一张印模表，台账列示了每个印章的名称、印模、启用日期、使用范围、管理办法、所在校园、使用科室、保管人等信息，并列明印章的主要用途、使用流程和审批节点。

立足实际，S高校财务部门对各类印章的使用流程进行了全面梳理，包括行政公章使用流程、科研项目结题盖章流程、财务专用章、财务印鉴、发票专用章盖章流程等等。每个流程由流程目标、相关制度、流程图、流程描述组成。流程图明确了流程开始和结束的节点、参与流程的部门/科室/人员。流程描述清晰明了，通俗易懂，用文字详述每一步骤的具体操作。流程的梳理进一步提升了印章管理的规范化和标准化，如图1所示。

图1 S高校财务部门行政公章使用流程（示例）

（二）用信息化手段改进用印流程。S高校财务部门初步建设了用印登记系统，对用印事项实行线上审批。用印申请人登录系统后，选择用印事项，并填写用印材料清单、印章名称、印章数量和申请人信息后，上传用印材料后提交申请。系统收到申请后生成唯一用印识别码，并根据用印事项类型将业务单据流转至对应业务科室。按照预先设置的流程和审批节点，业务科室负责人和财务部门负责人逐级审批后，流转至印章管理员处。

系统会将审批结果发送至用印申请人预留的手机和邮箱。当用印申请人看到审批完成时，即可凭借用印识别码，携带用印材料到印章管理员处盖章，无须重复登记。印章管理员扫码后能查阅审批全过程，现场核对用印材料无误即可盖章，并在系统中确认已完成用印。如用印申请在审批环节中被驳回，用印申请人需在系统中修改材料后再次提交审批，如图2所示。

图2 S高校用印登记系统流转流程

通过信息化技术手段，把传统线下的用印审批和管理模式搬到线上，一是能将用印材料和审批记录完好保存，使流程透明、安全、合规，有效降低审计风险；二是能提高工作人员的审核效率，节省印章使用人的轮候时间，提升服务质量；三是能有效收集各类印章的使用情况数据，便于查询。而大数据分析技术的运用，为财务工作的管理决策、风险防控打下坚实的基础。

六、高校财务部门印章管理的展望和思考

（一）完善相关制度流程并监督执行。高校财务部门首先要建立健全印章管理的相关规章制度、梳理流程、明晰责任、定期检查用印审批情况、监督用印行为、对不规范的行为及时纠正、巩固内控成效、持续提升财务部门印章管理水平，为师生提供优质服务。

（二）加强相关工作人员培训和追责。对印章审批人员和印章管理员从思想上和业务上做好培训，使其树立责任意识，认真履行职责，规范用印。对印章审批人员来说，要仔细检查，认真核对；对印章管理员来说，要妥善保管印章，守好最后一道关卡。如果因工作失误造成损失，需追究相关工作人员的责任。

（三）运用智能技术改进工作方式。在信息化时代下，利用“物联网+互联网”技术，实现印章“刻制、启用、使用、携印、变更、交接、回收、销毁”的印章全生命周期管理是趋势所在。高校财务部门可考虑建立统一印章管理平台，如印章刻制采用线上审批模式，审批完成后自动为其建立档案，使用情况对接用印登记系统的数据，销毁同样需在平台中完成审批。全过程管理便于财务部门掌握每一个印章从诞生到销毁的情况，有效进行日常管理和维护。

目前市场上已经推出将实体印章锁入硬件设备的智能印章机产品。其工作原理是：用印审批结束后系统会生成用印审批码，申请人凭审批码即可在智能印章机上完成盖章。印章机实现了人章分离的目标，较好地解决了滥用印章的问题，多地部署还可解决异地用印的难题，而且每次用印的内容、数据、图像都被全程记录、随时可查，充分实现了印章使用和管理过程中的风险控制、用印效率、用印成本的平衡和统一。未来高校可以根据实际情况选择适合的产品和管理模式，提高用印效率，降低用印成本，实现“让数据多跑路，师生少跑路”的目标。

（四）推广电子印章。电子印章不仅是印章的图片，还包括数字证书、时间戳等电子签名技术，能表明印章的信息、使用时间、防伪信息等。2005年4月1日，《中华人民共和国电子签名法》施行。根据《国务院关于在线政务服务的若干规定》，电子印章与实物印章具有同等法律效力。未来高校可以加大电子印章的推广力度，如在用印登记系统嵌入电子签章，审批完成后用印申请人可直接转发、下载已完成盖章的文件，需要时可进行防伪打印，能有效推动无纸化办公，提高工作效率。

七、结语

信息化时代，印章管理迎来了变革的契机。高校财务部门应该充分认识到印章管理的特性和存在的问题，加强内控建设，用技术解决印章管理的难点和痛点，切实提升工作效率，防范印章使用风险，实现印章全生命周期管理，提高高校财务管理水平。