高校教学秘书工作的应然价值与实然困境——基于实证研究的理论思考

李紫玲（湖北经济学院 法学院，湖北 武汉 430205）

教学管理是指运用科学的原理和方法，对教学过程中的要素加以统筹，使之有序运行，提高效能的过程。包括教学计划管理、教学组织管理、教学质量管理等基本环节[1]。在高校，教学管理主要由教学管理机构教务处或教务部和各教学单位（学院）的教学管理者共同完成。其中教学秘书是最基层的管理人员。查阅文献可知，围绕高校基层教学管理人员的现有研究一方面主要关注其职业倦怠现象及成因；另一方面，关注该群体的能力及素质要求，提出要加强其队伍建设。笔者认为厘清该群体的工作价值、全面认识其现实困境才是针对性促进该群体素质提升、队伍建设、有效消减其职业倦怠的应有之义。

本研究主要运用问卷及访谈的实证研究方法，结合个人工作实践，试对高校教学秘书工作的应然价值、实然困境进行理论思考。

一、高校教学秘书工作的应然价值

（一）多层级教学管理模式的基础

教学工作是学校的中心工作，教学管理是学校工作的基础性工程，是确保学校稳步、健康、可持续发展的基本前提。高校教学管理呈现学校—教务处—学院—系部—教学秘书的多层级管理模式，教学秘书不仅是最基层的执行者，也是教务处和学院，学院和系部等层级的联系中枢。一方面，教务处各科室的具体通知，包括教学计划落实，教学过程各环节的管理，教学质量的监控要求等均由教学秘书传达到学院；另一方面，学院各种教学材料的归档、教学工作的协调、教学过程中的诸多问题等也多通过教学秘书沟通反馈。同时，教学秘书直接面向师生，也承担着将教学过程中师生反映的问题向其他层次传达的工作。因此，教学秘书虽处于管理最底层，实际上又是各层级的联系枢纽和一线执行者，在不同主体、层级间起到上令下达、下情上传的作用，是保障教学管理开展及效率的基础。

（二）以管理促质量的关键因素

教学质量是一个综合性指标，其水平高低取决于多种要素，根据教育部2021年印发的《普通高等学校本科教育教学审核评估实施方案（2021—2025年）》普通高等学校本科教育教学审核评估指标体系（试行），监测一级指标包括办学方向与本科地位、培养过程、教学资源与利用、教师队伍、学生发展、质量保障、教学成效等七个方面。教学质量是多种因素综合发挥作用的结果，而各因素间组合的紧密以及科学程度，对教学质量的高低具有更大的影响，这就是教学管理应起的作用[2]。教学秘书工作在教学管理的第一线，各类教学质量指标的落实，无一不贯穿在其具体工作中。作为教学管理效果的直接反馈者，教学秘书是高等教育质量发展中向管理要质量的关键因素。

（三）落实“三全育人”的重要力量

坚持立德树人，实现“三全育人”是新时代引领各高校办学的总方针，要求高校教育主体应从“单”转向“全”，充分挖掘除任课教师、辅导员、班主任传统主体之外，一些管理岗位的育人要素，实现“教”与“育”“管”与“育”“服”与“育”的融合贯通[3]。教学秘书作为基层教学管理岗位，是教学与管理交叉汇合的岗位，因而是贯彻服务育人、管理育人的重要窗口。通过管理过程中潜移默化的影响，教学秘书的工作可以对学生的学习状态、品行操守、心理等起着积极的引导作用，促进学生健康发展。因此，在“三全育人”的要求下，教学秘书事实上是实现“管”与“育”、“服”与“育”高质量融会贯通的重要力量。

二、高校教学秘书工作的实然困境

本研究通过对某新建本科院校教学秘书群体的初步问卷调查及深度访谈，试图展现当前教学秘书工作的实然困境。研究选取的H高校是于2002年组建的本科院校，该校从2006年即开始引进具有硕士研究生学历的教学管理人员，与一般高校相比，对教学秘书队伍的专业化建设较重视。

研究首先通过问卷调查把握H校教学秘书群体的基本特征，即：女性占大多数，约为男性2倍；年龄主要在31-40岁之间，基本呈正态分布；70%具备硕士研究生学历；超过半数有5年以上岗位工作经历。在此基础上，笔者选取了4名研究对象进行深度访谈，试图全面呈现该群体的工作现状（见表1）。

表1 访谈对象教学秘书工作经历

通过分析访谈资料，研究发现当前教学秘书的工作困境可主要概括如下。

（一）多重领导、多角色杂糅，角色冲突明显

如前所述，在多层级教学管理模式中，教学秘书既是一线执行者，也是沟通各层级、不同主体的桥梁和中枢，这就决定了其工作具有多重领导、多角色杂糅的特点。一方面，除了接受教务处处长、学院教学院长等教学管理中层的领导外，教务处的各科室也直接向教学秘书下达工作指令。而在学院，除了教学院长外，其他院领导甚至系部主任等都可以指导其工作，更不用说有些教师也常常提出一些不合理的要求。这都对教学秘书的沟通协调能力提出了极高的要求，以至于他们常常无法明晰角色期望，难以恰当地执行角色工作，而陷入角色冲突。

例如，访谈对象C讲到，“学院希望所有学生都能毕业，好提高就业率，就业率是学院工作的一个红线。但是教务处要求严格要求学生，不该毕业的学生不能让他毕业，因为他要保证教学质量。然后教学秘书又受两个层面的领导，两个层面的目标又是不一样的，很多时候目标不一样，教学秘书夹在中间做不好这个事情，有点混乱……甚至教学院长有时候都很混乱，有的教学院长他受到两边的压力，他就把这个压力传给教学秘书，他（教学院长）都受不了”。这类情况是教学秘书被多重领导而陷入角色冲突的突出表现，这时候教学秘书究竟是单纯的教务员还是学院的行政人员？是根据教务处原则严把教学质量还是“守住学院红线”？

由于冲突情况时有发生，沟通、协调能力也被教学秘书认为是这种多角色杂糅工作下非常重要的岗位素质。被问及教学秘书岗位最重要的能力素质时，几位访谈对象几乎都提到了这一点。“教学秘书是承接上传下达的，是教务处和学院、学院和学生之间的一个沟通和连接作用。你理解学校或学院的意思，然后把它怎么样去传达给别人，传达得是准确的，所以我觉得第一个沟通能力是非常非常重要的”（A）。“需要教学管理人员具有很强的抗压能力，以及协调能力，这个非常重要。还要注意沟通的语气、态度，不然容易造成误会，尤其是QQ上的这种沟通，如果用词不当很有可能会造成误解，所以要格外注意”（D）。访谈对象C更是直言自己不适合教学秘书岗位的一个重要原因就是沟通艺术的欠缺，“相当于我们要承上启下，……有时候这种说话的艺术（很重要）。我专业不是这方面的，再一个我可能也没有这方面的天赋……所以我觉得不太适合”。

基层教务工作繁杂，多重领导下多角色杂糅使教学秘书经常要面对不同的角色要求和角色期望。多重角色的要求和期望的不一致，自身价值观和角色期望的不一致，教学秘书实际工作中的角色冲突问题明显[4]。

（二）负荷重、责任大，工作压力显著

高校基层管理人员的配备一般是按教学、科研、行政分类，每类各设置一个岗位，并不会根据服务比例、实际工作强度等科学配比。H高校共有18个教学单位，除了个别超大规模学院，一般均只有1位教学秘书。对此，70%以上的教学秘书认为所在学院目前的教学秘书人员配置不能满足需要，仅有30%认为能基本满足；超负荷的工作量直接决定了他们对工作压力的评价普遍较高。

教学秘书的工作内容不仅包括教学计划管理、教学过程管理、教学质量管理和教学档案管理等基础教务工作，同时还承担联系院系与教务处，直接服务师生等工作，内容琐碎繁杂、涉及面宽广，工作量一般是超负荷的，更不必说一些师生数量超规模的学院。其次，从工作责任来看，其工作事无巨细，且对时效性和准确度要求极高，一个环节的疏漏都可能导致教学事故，这无形中大大加重了他们工作的思想压力。正如访谈对象A所说，“教学管理工作跟空气一样，平时觉得不重要，一旦没了，出了点问题的话，会觉得它非常非常重要。这里面像上课、考试，一旦出错就不是小事……这个影响非常坏”。更重要的是这种压力贯穿整个教学环节，“在整个教学环节中，哪个环节出问题了，就会掉链子……每个环节要做好，需要考虑很多很多细节，因此工作量也非常大”（B）。

在工作量和责任的双重压力下，初到教学秘书岗位一般很难适应和接受。访谈对象B就提到，“我刚来（从其他岗位调到教学秘书）的时候就搞哭了，真是焦头烂额”。担任教学秘书不满一年的D谈到，“当我觉得压力很大的时候，就会想换个工作，比如说课程排错了学期，没有检查出来，或者是工作中犯了一些错误需要其他同事帮忙补救的时候，就会觉得自己是不是太粗心了，没有考虑到位，给别人添麻烦了，这个时候就会觉得很怀疑自己。还有就是在工作中遇到一些难以沟通的事情，需要反复的沟通给我造成了一定的困扰……”。

教学秘书工作贯穿教学各环节始终，事务烦琐、责任重大，加之一般学院只设一个教学秘书岗位，他们往往在超负荷、责任重的双重压力下工作。

（三）激励弱、发展渠道窄，职业倦怠感强烈

正如访谈中提到一些领导对教学管理像“空气”（A）、“螺丝钉”（D）的形象比喻，教学管理无处不在，却非常容易被忽视，教学秘书更是如此。

基层的岗位性质和工作特点决定了教学秘书的工作业绩并不显著，在教学的正常运行中常常被忽略，“很多事情做好了，他（教学秘书）的功劳要加在别人的功劳上，就是说别人把这个事情做好了其实有一部分是他的功劳，但是绝大多数时候，是不会把功劳记到教学秘书头上的，因为教学秘书绝大时候做的是辅助性工作”（C）。“默默无闻”的工作特征下，高校一般对这个群体的积极关注也极少，具体表现为相较于同等条件引进的辅导员群体各种评优评先，教学秘书没有任何专项奖励。前文提到，教学秘书的一点疏漏极易导致教学事故，面临负面影响甚至惩罚，但是做得好也并没有任何奖励。对此访谈对象B直言“跟其他工作不一样，教学秘书有教学事故，但是只有惩罚没有奖励制度，奖惩，有惩罚就应该有奖励”。不仅如此，在学院的年底优秀教职工的评选上也处于劣势，“包括年底评优，无论是学校还是学院都更偏向学工系统一些，资源倾斜上，我承认学工（辅导员）处理的学生事情比较烦琐，但是教学也很不容易呀”（D）。

工作“默默无闻”，又缺乏奖励加持的外部宣传，大大限制了教学秘书的职业发展。“教学秘书岗位的发展潜力肯定不大，因为我们现在的晋升至少要让全校都知道你，特别是领导，领导心里要有你这个人，这方面的话辅导员、专任老师的优势更大一点”（C）。此外，发展渠道狭窄使教学秘书职业发展举步维艰。由于一般高校对教学秘书实行的是高校管理岗位职员制，明确了教学秘书被排除在高校教师职称和专业技术职称的评定之外，只能在行政序列谋求发展，晋升渠道单一。更不必说，还有来自其他系列的同事可随时变道，加入竞争。

在高强度、高易错率的工作压力下，没有荣誉奖励的外部激励，缺乏岗位晋升发展前景的内部驱动，教学秘书难以在工作中获得成就感和满足感，长此以往易催生强烈的职业倦怠。

综前文所述，要改善教学秘书工作中的现实困境，充分发挥其应然价值，需要从高校和教学秘书自身两方面着手，例如科学配备岗位人员、推行轮岗和“双线”晋升、重塑岗位自豪感等等，有待后续进一步研究。