基于财务风险视角的高校科研助理薪酬管理内部控制研究

舒小燕（高级会计师）莫予（高级会计师）李欢 胡罡

（中山大学 广东广州 510275）

一、研究背景

创新是引领发展的第一动力。抓创新就是抓发展，谋创新就是谋未来。近年来，党中央准确把握新发展阶段、全面贯彻新发展理念，把创新摆在国家发展全局的核心位置，高度重视科技创新，国家各部委先后出台多项关于鼓励支持科技创新的各类政策措施，从人才激励、成果转化、平台搭建以及税收优惠等全方位来鼓励支持科技创新。科技创新作为提高社会生产力和综合国力的战略支撑，被摆在国家发展全局的核心位置。国家对科技创新的重视，最直接的表现就是对科研经费投入的持续增加。根据国家统计局全国科技经费投入统计公报显示，2020年国家财政全年对科学技术的投入高达10 095亿元，相比2015年增长3 089.2亿元，增幅达44.1%。

（一）高校科研经费投入的快速增长需要科研助理参与经费管理。高校是国家科研的重要阵地。近年来，国家对高校的科研经费投入呈逐年上升态势，根据教育部科学技术司统计数据显示，全国各类高校（含附属医院，下同）的科研经费投入和支出持续增长，2014—2019年间，高校科研经费收入和支出平均每年速幅分别达到14.6%和14.2%，尤其是从2016年开始，每年的科研经费收支均呈现快速增长态势，如图1所示。

图1 高等学校（含附属医院）科技经费投入支出情况表

随着国家科研经费投入的快速增长，高校科研经费收支规模的不断攀升，科研项目的事务性负担也越来越重。科研项目一般需要经过立项前资料收集整理、申报立项、项目研究和项目结题等过程，每个过程除了核心研究事务之外，还有各种各样的辅助性事务，且整个过程涉及项目经费的预算、使用和财务报销，以及应对各种审计检查等大量的财务性事务，不仅需要耗费科研人员的大量精力，还需要具备一定的专业水平，这就需要科研助理来分担这些日常事务。随着科研经费的快速增长，对科研助理的需求也越来越迫切。

（二）国家相关科研政策的不断完善为科研助理的聘用提供了政策支持。为创新服务方式，减轻科研人员的事务性负担，使科研人员潜心从事科学研究，在国家近期出台的系列政策中，屡次提到项目承担单位要为科研项目配备相对固定的科研助理，所需人力成本费用可由项目承担单位通过科研项目资金等渠道解决，纳入劳务费科目开支。如《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》（中办发［2016］50号）中提到：“项目承担单位要建立健全科研财务助理制度，为科研人员在项目预算编制和调剂、经费支出、财务决算和验收等方面提供专业化服务，科研财务助理所需费用可由项目承担单位根据情况通过科研项目资金等渠道解决。”《教育部办公厅关于进一步落实优化科研管理提升科研绩效若干措施的通知》（教技厅［2018］5号）中提到：“高校要统筹使用项目间接经费、劳务费，于2019年6月底前建立健全学术助理和财务助理制度，按照“有需即配”原则，满足科研需求，通过购买财会等专业服务，把科研人员从报表、报销等具体事务中解脱出来，让科研人员把主要精力投入到创新活动中来。”《关于改革完善中央财政科研经费管理的若干意见》（国办发［2021］32号）中提到：“全面落实科研财务助理制度。项目承担单位要确保每个项目配有相对固定的科研财务助理，为科研人员在预算编制、经费报销等方面提供专业化服务。科研财务助理所需人力成本费用（含社会保险补助、住房公积金），可由项目承担单位根据情况通过科研项目经费等渠道统筹解决。”上述规定从国家政策层面明确了科研助理存在的必要性和科研助理的经费来源。

二、高校科研助理的现状

（一）科研助理工作内容及聘期不稳定。高校科研助理制度由来已久，通常服务于某些固定的科研团队或是固定的科研项目，其聘期一般根据科研项目周期的长短和科研团队的需要而定，有些科研助理是专门为某个特定的项目聘用，聘期与项目研究周期一致，一般是1—2年，如果某个固定团队有长期的多个项目，需要长期稳定的科研助理，聘期就会相对长一些，可能3—5年或者更长。这些科研助理相对高校其他正式人员来说聘期不稳定，且工作内容具有不确定性。

（二）科研助理薪酬福利待遇难以得到保障。科研助理人员的聘用一般由科研团队自主决定，并从科研项目经费中支出，对短期临时性的科研助理需求，科研团队一般会聘请学生或者具有丰富经验的退休职工兼职，来开展一些辅助性的事务，并为其发放一定的劳务费。如果科研团队需要长期稳定的专职人员来协助科研事务的开展，则需要与科研助理人员签订劳务合同，以确保人员的长期性和稳定性。然而，由于高校的科研团队并不是独立法人，并不具备签订用工合同的法律资格。有些高校由所在学院或院系与科研助理签订劳务合同，但学院或院系也不是独立法人。一方面，无法保障科研助理的薪酬福利待遇，科研助理无法为科研团队提供长期稳定的服务；另一方面，科研团队自主聘任的科研助理水平良莠不齐，高校也无法全面掌握其聘用情况，不利于对人员的规范管理。

（三）高校对科研助理的管理逐步规范。近年来，为加强对科研助理人员的管理，建立长期稳定的科研助理队伍，为科研团队提供持续稳定和专业高效的服务，规避科研团队自主聘请科研助理和签订劳务合同所带来的各种风险，很多高校开始逐步规范科研助理聘用工作，即由高校来统一聘用。当科研团队有需求时，由其向所在院系提出申请，列明聘请理由、聘用条件、拟聘用聘期以及拟开支人员经费来源，院系对相关材料进行审核后再报高校人事部门审批，审核无误后启动招聘流程聘用科研助理，最终由人事部门与科研助理统一签订劳动合同。

三、高校科研助理人员薪酬发放过程中存在的财务风险

高校将科研助理纳入统一管理，由人事部门与科研助理签订劳务合同，统一发放薪酬并缴纳各项社会保险费及住房公积金，在一定程度上规范了对科研助理的管理。但是，这种管理模式也给高校带来了一定的财务风险。

（一）高校用工成本增加。高校将科研助理纳入统一管理，科研助理从之前与项目团队之间的临时劳务关系变成与高校的正式聘用关系，成为了高校的正式职工。相比之前科研团队松散式的自主聘任、往往只支付临时劳务报酬而言，高校在每月支付工资报酬的基础上，还必须按照国家规定缴纳社会保险费和住房公积金等。据统计，单位缴纳的社会保险费及住房公积金等占应付个人工资总额的30%—35%左右，这部分费用均由高校及科研团队经费来承担，势必会带来人工成本的增加。

（二）项目经费临时性不足时需要高校代垫人员薪酬。科研助理人员的薪酬及相关支出主要来源于科研团队的项目经费。高校为保证科研助理的薪酬每月及时足额发放，在科研团队向高校人事部门提交聘用科研助理人员申请时，需要一并提供足够的项目经费来源，足以支撑科研助理整个聘期的薪酬支出。人事部门在对用人需求进行审核时，需要测算整个聘期内的用工成本，对提供的科研项目进行审核并确认该项目有足够的预算，且能够支付人员费用。

然而在实践中，科研团队提供的项目预算往往是整个项目期间的总经费预算，由于科研经费特有的分期下拨机制，科研项目账面上往往只有部分阶段性的经费，在科研助理的聘任过程中，如果提供的科研项目经费不能按阶段及时下拨或者原用于科研助理人员薪酬支出的经费被其他开支挤占，就会出现项目经费不足、暂时无法支付薪酬的情况。这时高校必须用其他经费先行垫付这部分支出，存在一定风险。

（三）项目经费来源不足以支付薪酬时将由高校兜底。用于科研助理人员开支的科研项目如果只是因为经费延时下拨，导致项目经费暂时性不足，高校代垫的薪酬支出在后期项目资金到位时还可以再收回，高校只是发生暂时性的资金代垫。如果这些项目经费改变用途被其他开支挤占，没有后续经费补充，最终将只能由高校为这部分薪酬支出兜底，如果高校找不到合适的经费来支出，将导致长期挂账无法结清。

（四）人员成本预支带来科研项目审计风险。为避免在科研助理聘任过程中科研项目人员经费不足由高校代垫的情况，很多高校在确定聘任科研助理时，就要求科研团队提供足额的科研项目经费来源，足以支付整个聘期的人员费用。为确保这笔经费后期不被挪用或被其他开支挤占，人事部门会协同财务部门将这部分人员费用预先一次性划扣到另外一个类似归集的项目，每月发放科研助理人员工资薪酬时就从该归集项目中列支。这种做法较好地避免了科研经费不足导致高校代垫的问题，但由于该笔费用是在项目初期就全部从科研项目中划扣，体现了科研项目的支出，在科研项目审计时，有可能会被认为是虚列开支。

（五）科研项目劳务费开支与政府收支分类存在差异。根据国办发［2021］32号文件，科研项目聘用的人员产生的人员薪酬（含单位缴纳的社会保险费及住房公积金等）纳入科研项目经费的劳务费下预算和列支，而根据财政部制定的《2021年政府收支分类科目》（财预［2020］101号），单位预算支出经济分类中，对单位聘用职工的薪酬及社会保险费、住房公积金等相关支出，要求在“工资福利支出”科目下分设明细科目核算，对向非本单位职工支付的劳务报酬才能在“商品和服务支出”下设的劳务费科目列支。可以看到，科研项目经费列支口径和单位预算支出经济分类口径存在一定的差异，为保持两边一致，部分高校在编制单位预算及实际核算时将这部分支出放在了“商品和服务支出”下设的劳务费下，导致单位的人员工资福利支出与实际不符。

（六）对财务信息管理系统提出更高要求。每个科研助理的聘任都有对应的科研项目，如果聘任科研助理的是单个长期稳定的项目，则该人员薪酬全部从该项目经费中支出，如果聘任科研助理的是多个团队或是服务于一个团队的多个项目时，科研助理人员的薪酬就有可能从多个项目中开支。

高校每月为科研助理人员发放工资时，需要将每个科研助理人员的工资薪酬分别在不同的科研项目中列支，财务人员需要实时检查每个人的工资发放情况，以及每个项目经费的余额，确认项目经费足以发放所聘人员聘期内的工资。当科研助理的人数达到一定规模时，特别是在政府会计制度双分录核算体系下，依靠财务人员手工处理的模式很难做到及时掌握科研经费的余额情况及每个人工资发放的准确数据，要想做到实时统计数据，并根据统计情况进行工资发放数据处理，并代扣代缴社会保险费、住房公积金等相关税费，需借助信息管理系统，将科研项目经费与薪酬发放数据对接，实时统计和监控项目经费余额情况，以便后续的跟踪处理。

四、完善高校科研助理薪酬管理的策略

建立健全科研助理人员聘任管理制度，确保科研助理人员工资及时足额发放，规范高校财务管理，规避在科研助理薪酬管理过程中出现的各种问题，高校可以从以下几方面着手：

（一）建立院校多层级跨部门用工审核管理机制，确保科研助理人员经费合法充足。科研团队在提出科研助理人员需求时必须考虑人员成本支出，结合拟聘用科研助理的时长，充分测算整个聘期内的人员薪酬成本，确保有足额的项目经费可以支撑科研助理的人员开支。科研团队所在院系对整个学院科研团队的科研助理情况进行统筹管理，并切实肩负起建立和培养长期稳定的科研助理队伍的责任，从学院层面培养并综合调配科研助理人员，实现科研助理人员配置最优化。科研团队在有科研助理需求时，首先要向所在院系提出申请，所在院系需要考虑是否可以在院内进行调配和统筹，新增是否必要，如确实有新增人员需求，则由所在院系审核后统一向高校人事部门提出申请。人事部门在接到院系用人需求时，一并要求院系提供可供开支人员费用的科研项目，根据拟聘人员工资标准及拟聘任期限测算聘期内工资薪酬总额，并将该经费项目提交科研管理部门审核是否可以开支人员支出，并提交财务部门审核预计开支金额是否符合经费项目预算要求等，如以上条件均符合，则人事部门启动招聘程序。通过招聘前人工成本测算，建立院系、人事部门、科研管理部门、财务部门等多层级跨部门审核机制，确保科研助理需求合理，并从源头上保障科研助理人员经费来源合规且经费预算充足。

（二）加强科研助理薪酬发放过程管理，建立全过程闭环管控流程。科研助理一个聘期一般为2—3年，有时可能还会更长，根据中办发［2016］50号文件规定：“项目聘用人员的劳务费开支标准，参照当地科学研究和技术服务业从业人员平均工资水平”，科研助理在整个聘期的人员薪酬支出将是一笔不小的开支。在实际中，经常会出现因各种原因导致最初提供的科研经费不足的情况，为避免经费不足导致停薪引起的劳资纠纷，或由高校代垫薪酬导致的财务风险，高校人事部门及财务部门必须做好配合，实时掌握用于发放科研助理薪酬的项目经费余额情况，建立薪酬发放前保障发放资金来源、发放过程中及时监控、事后跟踪反馈的薪酬发放全过程闭环管控流程，详见下页图2。

图2 科研助理薪酬发放管控流程图

为避免经费不足的情况发生，财务人员在每月工资发放前要检查项目余额，对项目经费余额预计不够发放薪酬的，提前预警并通知人事部门及用人单位尽快补充新的经费来源，或是采取其他应对措施。通过全过程管控，建立科研助理薪酬发放良性循环体系，避免各类风险的发生。

（三）借助信息化手段进行经费冻结和预警，提升科研助理薪酬管理效率和管理精度。建立科研助理人员薪酬管理系统，从科研助理人员的招聘、确定经费来源、薪酬发放到项目经费清算等，通过信息系统实现部门间的信息交流与传递，实现和加强薪酬发放的全过程控制。事前依托信息系统对确定用于人员薪酬发放的经费额度进行冻结锁定处理，限制其只能用于人员经费开支，避免在后续被挪用或被其他开支挤占。在薪酬发放过程中，通过系统自动对经费余额与薪酬发放数据进行比对，在经费余额低于一定额度（如3个月的工资发放总额）时提前自动触发预警信息，预留足够的时间以便用人单位找到新的合适的经费，或是由人事部门及用人单位寻求其他更加合理的解决方案。实践证明这种做法很有必要。在财务核算环节，严格按照政府会计制度和政府收支分类规定，对与高校签订聘用合同的科研助理人员薪酬支出纳入高校职工福利支出的核算范围，制定标准化薪酬账务处理手册和核算流程，加强对财务人员的培训，规范财务核算管理，并将标准化核算处理嵌入系统，通过财务信息系统自动生成会计分录，提升对科研助理人员的薪酬发放管理效率和财务管理精度。

（四）引入劳务派遣灵活用工模式，降低高校人事用工及财务管理风险。根据财政部、科技部、教育部、发展改革委《关于进一步做好中央财政科研项目资金管理等政策贯彻落实工作的通知》（财科教［2017］6号）规定：项目聘用研究人员应该为项目承担单位通过劳务派遣方式或者签订劳动合同、聘用协议等方式为项目聘用的研究人员（包括退休人员）。为分类管理人员，减少劳资纠纷，很多高校对科研助理开始采取劳务派遣的方式，直接将人员费用以劳务费的形式支付给劳务派遣单位，符合科研经费开支劳务费的规定，且不用分开核算工资、社会保险费及住房公积金及代扣代缴各类税费等，简单易操作，减少了人事部门的人员管理压力及财务部门的核算压力，同时由劳务派遣公司负责人员的工资发放及处理聘用解聘等事宜，也在一定程度上规避了高校的风险。但是，高校采取这种方式需要向劳务派遣单位额外支付劳动服务费，无形中增加了科研助理总的用工成本，且科研助理人员与高校正式教职工同工不同酬，归属感也不强，不利于科研助理团队的稳定。

直接签订聘用劳动合同方式和采取劳务派遣方式各有优劣。如果科研经费体量大、对科研助理人员的需求比较多，而且高校的管理水平及信息化程度比较高，高校可以选择直接聘用的方式；如果科研经费规模比较小、对科研助理人员的需求相对较少，在考虑减轻高校管理压力和降低各种财务管理风险的情况下，高校可以选择劳务派遣方式。总之，高校需要结合自身实际情况来考虑和综合平衡管理成本与风险，选择适合高校的最优管理方式。

五、结语

近年来，随着科技创新模式的发展，高校越来越多地承担服务国家重大战略需求和国家关键领域核心技术的任务，越来越多的高校选择聘用学术助理、财务助理、试验技术等人员协助参与科研项目的开展，科研助理岗位设置及实聘人数也成为高校“双一流”建设的指标之一。建立长期稳定的科研助理队伍，规范科研助理薪酬管理，不仅是深化科技管理体制改革、构建与国家科技计划实施相匹配的专业科技支撑队伍的重要举措，也是确保高校财务健康发展的重要手段。