现阶段干部人事档案存在问题及对策建议

□王文娟 张峻峰 刘媛

人事档案关乎每个人的成长历程。干部人事档案是客观反映干部成长经历、学历深造以及在工作中的具体表现等内容。干部人事档案在社会发展中发挥着十分重要的作用，它是组织人事部门评价和选用干部的重要参考，也是干部办理退休、调动等不可或缺的佐证材料。国家出台了一系列的法律法规，来规范干部人事档案的真实性和合法性，《干部人事档案工作条例》以及各组织部门出台的《干部人事档案工作规定》等一系列文件的颁布，成为干部人事档案管理的制度规范。随着社会的发展与时代的进步，干部人事档案管理逐步走向正规化，完善的档案资料在选拔干部、人才使用、人事调整、维护社会公平原则方面发挥着重要作用。因此，每个单位对干部人事档案都非常重视，设置专人进行日常维护，目的就是保持干部人事档案与干部本身发展同步，做到数据更新及时、内容补充完善，为干部的发展而服务。

一、干部人事档案管理的重要性

干部人事档案涵盖了干部的政治信仰、学习经历、工作表现、专业成就、道德品质、奖惩情况以及家庭与社会关系等详细的历史成长资料，是培养教育、选拔任用和评价干部的重要参考，是保障干部干事创业及享受退休待遇的重要依据，是社会信用体系的重要组成部分，是党的重要执政资源，属于党和国家所有。因此，干部人事档案管理工作必须贯彻执行党和国家有关档案和保密的法规与相关制度，严密保管，确保档案的完整、规范和安全。

二、现阶段干部人事档案存在的主要问题

（一）干部人事档案材料不齐全

一是有些用人单位管理不规范，未及时将相关人事档案材料整理归档，如未及时要求干部填写干部履历表、入职情况表以及职务职称晋升时相关任职文件等。二是在学历学位材料方面标准不一，有的高校有学籍表、入学登记表、毕业生登记表，有的高校则只有毕业生登记表；有的高校有学位授予情况，而有的高校则没有，导致档案材料缺少，尤其是在职教育的学籍材料和学历学位复印件缺少比较严重。三是干部荣誉证书、获奖材料等缺失比较多，原因是多数荣誉、获奖授予了干部个人，个人和组织人事部门对接机制不顺畅，个人不主动报，组织人事部门因不知情也没有及时收集整理归档，导致个人发展和档案更新不同步。

（二）干部人事档案中信息记载不一致

一是出生年月记载不一致，可能是因为历史年代的原因，少数老干部档案里的年龄填写比较随意，导致档案中最早形成的材料入团志愿书（或高中毕业生登记表）和最新的干部履历表不一致，有的干部档案里甚至能出现好几个出生年月，前后不一致。二是参加工作时间前后记载不一致。有的干部可能在多个单位履职，部分单位可能没有及时为其缴纳社会保险，导致其自己填写的参加工作时间和人事部门审核的时间不一致。有的干部档案中缺少转正定级表，有的就业报到证(派遣证)记载的就业报到时间与转正定级表记载的参加工作时间不一致，导致其实际参加工作时间和被认可的时间有误差。三是入党时间前后记载不一致。因历史原因，有的入党时间以党员大会通过之日起计算，有的以党委批准之日起计算，还有就是部分党员记忆不准确，填写错误，导致档案材料填写混乱、前后不一致。

（三）干部人事档案因个人原因而导致不一致

一是年龄上不一致。部分干部因上学、入团、入党、入伍、招工等主观原因，故意将干部人事档案早期材料记载的年龄填大，还有的干部因入伍、招工等超过年龄，而故意将干部人事档案早期材料记载的年龄填小，存在涉嫌出生年月造假问题。二是还有的干部存在学历学位造假等。

三、优化干部人事档案的对策与建议

（一）加强干部人事档案审核

为确保干部人事档案年龄、工龄、党龄、学历、工作经历和干部身份（简称“三龄两历一身份信息”）等内容的完整和真实，需要全面做好档案的审核工作。要严格按照各级组织部门相关文件精神，对各项档案材料进行仔细核查，针对有疑点的内容要进行前后比对、认真分析，做出判断。对于“年龄问题”，根据国家相关文件精神，执行干部出生日期管理的总体要求是“原则上不改、造假的纠正，且按照公平公正原则，需避免重复得利”。故关于干部出生年月审核时要把握不同时期的政策依据。关于档案里出现的出生年月前后记载不一致情况，需要本人提供说明，组织全面调查、取证后，党委(党组)或组织人事部门按照干部管理权限，集体研究、综合研判，作出认定。对于“工龄问题”，可结合干部档案材料中的转正定级表、年度考核情况，以及社保缴费开始时间等进行综合研判认定。关于“党龄问题”，主要以《入党志愿书》为依据，严格贯彻落实相关部门关于不同历史时期党龄计算的规定。需重点审核的是预备党员考察期未满1 年而提前转正的情况。关于“学历学位方面”，要严格按照教育部规定进行审核，且必须能在学信网中查找到相关证明，确保真实性。重点审核材料是否齐全，如是否有入学考试报名登记表、录取通知书、学籍、毕业生登记表、成绩单以及授予学位的相关材料等。关于“工作经历方面”，需重点结合干部个人履历表、任免审批表、社保缴费年限等进行综合研判。最后，关于“一身份”即干部身份的认定，需要根据不同历史时期的相关文件执行，大中专毕业生需要查看其派遣证和报到证等相关材料，部分提干、聘干的干部则需要查看、审核其相关材料和程序是否规范，在认定过程中，需要结合档案材料相关记录认真核实。

（二）做好干部档案材料的完善和鉴别

加强档案材料收集整理工作。针对档案材料不齐全问题，要严格按照《干部人事档案管理工作规定》等相关文件要求，进行收集补充，如缺少学籍材料的，由干部本人联系其毕业高校，提供最原始资料或由高校出具相关证明材料。学历学位材料或相关荣誉获奖材料缺失的，要建立和完善登记报备制度，可由干部本人提供证书原件，查验无误后复制存入个人档案。原件复制时需要完善相关手续，即必须有经手人签字，并加盖提供原件的单位或者档案部门公章。干部档案管理部门要加强对档案材料的鉴别归档工作。

（三）加强档案的日常管理

严格贯彻执行干部人事档案相关规章制度，对新进干部人事档案，需要逐页逐项核对，档案材料不齐全的不得办理其他入职手续。针对已有档案进行完善时要根据相关标准对材料进行认真审核，确保入档材料的真实性和完整性。同时要完善相关体制机制，档案管理部门要定规立制，相关人员要严格遵守规定，只有党员干部才能查阅档案，且需填写档案查阅审批表，并由负责档案管理的工作人员全程陪同，阅档不得少于两人。

（四）配备优秀的档案管理员并做好培训工作

按照《干部档案工作条例》规定，要选配政治可靠、作风正派、责任心强、业务素质好的中共党员从事干部档案管理工作。这是因为干部档案本身有很高的机密性，档案工作也有严格的管理要求，因此，干部人事档案管理员政治上必须可靠，并有坚定的理想信念，牢记工作职责，能直面问题和矛盾，才能切实做好档案管理工作。此外，还要加强干部人事档案管理员的教育培训工作，可通过专家讲座、外出学习等为其提供更多的学习交流机会，使他们精于业务并掌握最新的人事档案政策水平和国家相关的法律法规，切实提高他们的岗位胜任能力和综合素养。

四、结语

加强干部人事档案管理工作，是落实全面从严治党、从严管理干部要求的重要内容，是维护档案严肃性、真实性和权威性的重要途径。各单位要高度重视并支持干部人事档案工作，加大对档案管理的投入，加强档案管理干部队伍建设和人才培养，提高干部人事档案管理水平，确保干部人事档案建设与单位快速发展相适应。