水利工程管理单位数字档案室应用

刘恒清,李海平

（湖北省漳河工程管理局，448156，荆门）

随着水利信息化发展，水利业务工作产生了海量的电子档案。防汛抗旱、应急处置、抢险救灾等对水利科技档案的利用都有应急需求，要求档案资源数字化、档案服务网络化、档案利用知识化。传统档案管理方式有归档不及时、信息孤岛多、标准不统一、数据挖掘少、利用局限多、管理成本大等缺点，不能满足档案管理现代化的需求。依据国家档案局《数字档案室建设指南》《数字档案室建设评价标准》建设数字档案室是满足信息化时代水利工程管理单位档案管理的新要求。

一、数字档案室的概念、特点与功能

国家档案局《数字档案室建设指南》明确的数字档案室是：机关（团体和其他社会组织）在履行职能过程中，运用现代信息技术对电子档案和传统载体档案数字副本等数字档案信息进行采集、整理、存储、管理，并通过不同类型网络提供共享利用和有限公共档案信息服务的档案信息集成管理平台。

数字档案室具有档案资源数字化、档案实体虚拟化、档案管理系统化、信息传递网络化、档案利用知识化的特点。数字档案室系统能集成管理各门类数字档案资源，有收集整理、元数据捕获、数字签名、分类编目、鉴定统计、监督指导、检索利用、多媒体管理、虚拟化库房等诸多功能模块，其智能化、虚拟化、辅助性以及与其他业务系统对接在线归档等，为档案归档管理工作提供了极致体验。数字档案室有严格的档案“四性”（真实性、可靠性、完整性、可用性）保障体系，其高性能网络、软硬件基础设施和安全防护措施，为档案安全、快捷、便利的公众化服务提供了强有力保障。

二、水管单位数字档案室应用场景描述

当前工程管理信息化实践中仍存在着一些问题。工程管理标准化、规范化产生了一系列管理过程记录的工作表格，部分单位一边使用信息化系统生成这些记录表电子档，一边又进行人工填写记录表纸质文件。这种双套制工作模式不仅增加了管理人员工作量和纸张成本，而且纸质文件进行电子档案管理时还需要进行数字化扫描处理，增加了管理成本。只有不断升级和完善业务信息化系统，注重与数字档案室相融合，让工程管理全过程标准化、无纸化，才能进一步提高工程管理现代化水平。

1.电子政务应用

电子政务应用主要对水管单位党政活动业务流程信息化产生的档案进行管理。其与单位协同办公系统（OA）进行数据传输接口相联接，已办结、待归档的公文及其元数据按照电子文件归档与管理规范要求，通过数据传输接口采用中间表或XML 数据封装方式，定时或实时传送至数字档案室，实现在线归档。OA 与数字档案室融合，从文件生产到归档全程控制，保证了档案收集完整、系统、准确。配合电子公文的数字签名和电子印章，使现代化办公从原生电子公文到归档管理全过程无纸化。

数字档案室可鉴定开放档案资源，按流程审批档案利用，实现OA 系统内人员根据权限进行查询和申请利用数字档案室电子档案；数字档案室按照权限开放档案采集方式，单位工作人员可把有价值的照片、录音、视频等提交到数字档案室收集库进行归档，满足向公众广泛征集有价值档案的需求。

2.工程管理业务应用

水管单位信息化业务系统可与数字档案室系统数据传输接口联接，实现业务电子档案和描述档案内容、结构、背景及其整个管理过程信息的元数据一并在线归档。数字档案室的海量存储、深度整合和数据挖掘等技术可使业务档案（科技档案）利用知识化，为水管单位建立海量的业务知识库。

数字档案利用的知识化对工程管理单位十分重要。当防汛抗旱进行水情分析和来水预报，需要水雨情历史统计数据时，当应急处置、抢险救灾现场需要紧急查询工程图纸、设计参数、管理运行记录时，数字档案室能打破时空限制，提供档案知识化利用和网络化服务，满足数字档案的应急需求。

3.工程项目建设应用

《水利工程建设项目档案管理规定》（水办〔2005〕480 号）明确要求，项目法人应按照国家信息化建设的有关要求，充分利用新技术，开展水利工程档案数字化工作，建立工程档案数据库。数字档案室系统为工程建设项目档案管理提供了先进的管理工具。

水利工程档案工作应贯穿于工程建设、运行、管理全过程，档案管理要同工程建设与管理工作同步进行。从项目立项开始，数字档案室系统就可以为项目立卷宗，为建设单位，勘察设计、监理、施工等参建单位档案人员分配账号与权限，使用统一数字档案室管理系统平台进行项目文件归档管理。

各参建单位将本单位项目文件，按要求收集、整理、归档，建设单位档案管理人员除做好自身产生档案的收集、整理、归档工作外，还可以利用数字档案室系统流程化管理模式，加强对各参建单位归档工作的监督、检查和指导，保证档案资料的真实性、可靠性、完整性、可用性。在项目建设的各阶段，各参建单位项目文件档案归口至数字档案室，建设单位档案人员对各分类项目档案进行检查和审核，完成对参建单位项目文件档案归档工作的监督和指导，并对归档档案进行有效组织和整编，促成电子档案上网和纸质档案按号上架，及时提供档案利用。

工程项目有建设管理系统的可以将系统数据传输接口与数字档案室系统接口对接，实现管理系统产生的项目文件在线归档，移交至数字档案室管理。项目电子文件按规范收集、整理，归档至数字档案室，项目纸质文件要进行档案数字化处理后归档至数字档案室。

注重水利工程科技档案与工程管理应用系统的融合，积极采用大数据、云计算、BIM、数字孪生等新技术，有效整合各种平台资源和数字档案资源，服务水利工程建设管理。

三、水管单位数字档案室建设建议

数字档案室建设有较强的专业性，是信息技术与档案管理专业知识的高度结合，水管单位建设数字档案室需要强有力的组织保障和经费支持。在基础设施、应用系统、档案资源及人才队伍等建设方面发力，注重业务系统和数字档案室系统的融合，实现数字档案室最大化应用。

1.加强领导与组织保障

数字档案室建设要遵循“资源为先，标准规范，整体推进，确保安全”的原则，统筹规划，务求实效。明确本单位数字档案室建设分管领导和职能部门，建立档案部门、信息化部门、业务部门联合工作机制，将数字档案室建设纳入本单位信息化建设发展规划，积极争取财政预算编制和项目建设资金，保障数字档案室建设经费。

2.注重接口标准和经验借鉴

注重数据交换接口的标准化。要充分考虑未来业务需求，使数据传输接口具备良好的可扩展性、可重用性、可维护性，避免新上线业务系统再开发。业务系统与档案管理系统联接要采用数据交换标准接口方式，把需要归档的数据生成基于可扩展标记语言（XML）格式的电子文件及其元数据封装数据包，推送到档案系统中间平台（中间数据库）。推送的电子档案格式要符合国家《电子文件归档与电子档案管理规范》标准。

借鉴他人成功建设经验。向已成功创建国家级、省级数字档案室的单位学习，了解各单位使用的数字档案管理系统优缺点，根据本单位档案管理特点，选择市场成熟度高、售后服务优质的品牌数字档案室管理系统。

3.把数字档案资源建设作为数字档案室建设的核心

加快推进“存量档案数字化”进程，制定计划，分步实施。档案数字化质量要符合国家标准和地方规范要求。做好原生电子文件档案在线归档，实现数字档案室资源“收、管、存、用”，确保电子文件应收尽收、应归尽归和应管尽管。新建业务信息系统，在需求规划阶段要征求档案管理部门的意见，与数字档案室管理系统数据接口融合。

4.重视数字档案室管理人才建设

注重档案岗位人员业务知识培训，把档案信息化、计算机应用知识作为重点，采用多种形式开展同行间技术交流，提高档案工作者运用信息化设备设施和数字档案室管理的能力。同时，建立人才激励机制。 ■